i/ Các chức năng được phân quyền cho cán bộ văn phòng toàn soạn được Tổng biên tập chỉ định (sau đây gọi là Thư ký)
- Xem và cập nhật thông tin cá nhân.
- Quản lý tạp chí: Có chức năng tạo mới tạp chí, xem thông tin những tạp chí đã được tạo theo kế hoạch xuất bản được duyệt.
- Đối với mỗi số tạp chí, mỗi chuyên san, đặc san được tạo mới, các chức năng dành cho Thư ký bao gồm:
+ Tiếp nhận bài báo do tác giả gửi lên.
+ Phân loại các bài đủ điều kiện (đáp ứng được nội dung, hình thức và kinh phí) và các bài không đủ điều kiện (trong đó có xác định rõ lý do không đủ điều kiện). + Chuyển các bài đủ điều kiện lên Trưởng Ban biên tập chuyên san.
+ Tiếp nhận các bài báo kèm theo chỉ định người phản biện từ Trưởng Ban biên tập chuyên san.
+ Chuyển bài báo cho phản biện trong danh sách chỉ định (cho cả lần 1 và lần 2 nếu lần 1 không đạt).
+ Tiếp nhận kết quả phản biện.
+ Phân loại những bài viết có chất lượng tốt, khá, trung bình, không đạt. + Chuyển kết quả phản biện cho tác giả.
+ Chuyển bài báo đã chỉnh sửa kèm theo các giải trình từ tác giả đến các phản biện.
+ Chuyển bài báo đã được tác giả chỉnh sửa lên Trưởng ban biên tập chuyên san (Đối với các bài sửa chữa không cần gửi lại cho phản biện).
+ Tiếp nhận ý kiến từ Trưởng ban biên tập chuyên san về bài báo được tác giả chỉnh sửa (Đối với các bài sửa chữa không cần gửi lại cho phản biện), ý kiến về danh mục chọn đăng.
+ Xem nội dung và tình trạng bài báo của Tác giả.
+ Tập hợp các bài báo được chấp nhận đăng trình lên Trưởng ban biên tập chuyên san.
+ Tập hợp các bài báo được chấp nhận đăng trình lên Tổng biên tập và tiếp nhận ý kiến về danh mục đăng từ Tổng biên tập.
+ Tạo số cho các bài báo được Tổng biên tập duyệt.
- Cập nhật thông tin phản biện.
- Thống kê người phản biện kèm theo số bài báo đã phản biện.
ii/ Các chức năng được phân quyền cho Phản biện
- Xem và cập nhật thông tin cá nhân.
- Xem và tải nội dung bài báo mời phản biện.
- Gửi nhận xét và kết quả phản biện đến Văn phòng tòa soạn: Tóm tắt nội dung bài báo, những kết quả nghiên cứu mới, ý nghĩa khoa học và thực tiễn, các nội dung chính của bài báo đã được công bố trên các ấn phẩm khác hay chưa, kết luận không đăng hay đăng ở các mức độ khác nhau, đánh giá, nội dung sửa lại.
iii/ Các chức năng được phân quyền cho Trưởng Ban biên tập chuyên san
- Xem và cập nhật thông tin cá nhân.
- Đối với mỗi số tạp chí, mỗi chuyên san, đặc san được tạo mới, các chức năng dành cho Trưởng Ban biên tập chuyên san:
+ Tiếp nhận các bài đủ điều kiện từ Thư ký.
+ Chuyển danh sách các bài báo kèm theo chỉ định người phản biện tới Thư ký. + Tiếp nhận các bài báo đã được tác giả chỉnh sửa từ thư ký (Đối với các bài sửa chữa không cần gửi lại cho phản biện).
+ Gửi ý kiến tới Thư ký về bài báo được tác giả chỉnh sửa (Đối với các bài sửa chữa không cần gửi lại cho phản biện)
+ Tiếp nhận các bài báo được chấp nhận đăng.
iv/ Các chức năng được phân quyền cho Tổng biên tập
- Xem và cập nhật thông tin cá nhân.
- Đối với mỗi số tạp chí, mỗi chuyên san, đặc san được tạo mới, các chức năng dành cho Tổng biên tập:
+ Xem nội dung và tình trạng các bài báo được gửi đến từ các tác giả. + Tiếp nhận các bài báo được chấp nhận đăng từ Thư ký.
+ Gửi ý kiến tới Thư ký về danh mục đăng.
+ Xem tổng số bài đã gửi, tổng số bài được chấp nhận đăng, tổng số bài không được đăng, tổng số bài được chấp nhận đăng nhưng phải chỉnh sửa.
- Theo dõi quản lý tạp chí: + Các số đã xuất bản
+ Đối với mỗi số xuất bản cho mỗi chuyên san: Xem tổng số bài đã gửi, tổng số bài được chấp nhận đăng, tổng số bài không được đăng, tổng số bài được chấp nhận đăng nhưng phải chỉnh sửa.
v/ Chức năng lựa chọn phản biện
Mỗi nhà khoa học có thể tham gia hoạt động chuyên môn nhiều lĩnh vực khác nhau. Vì tính chất đa ngành đa lĩnh vực của tạp chí, nên việc chọn người phản biện cho bài báo đôi khi còn thực sự chưa bám sát vào hướng nghiên cứu của người phản biện và vấn đề mà bài báo đề cập tới. Ví dụ, cùng là lĩnh vực Công nghệ Thông tin nhưng nội dung bài báo viết về chuyên môn hẹp là Khai phá luật kết hợp, nếu ta chọn một nhà khoa học phản biện cho bài báo này mà chỉ căn cứ vào lĩnh vực chuyên môn là Công nghệ Thông tin rất có thể dẫn đến việc ta chọn một người phản biện có hướng nghiên cứu về An toàn thông tin mà không am hiểu về nội dung bài báo đề cập đến (mặc dù cũng hoạt động trong lĩnh vực Công nghệ Thông tin). Vì vậy, việc chọn ra người phản biện có cùng hướng nghiên cứu với nội dung bài báo từ cơ sở dữ liệu các nhà khoa học đảm bảo tính chất khách quan, đúng vấn đề cần phản biện là điều hết sức cần thiết. Muốn vậy, việc phân loại và chọn phản biện cần phải dựa vào các từ khóa cho mỗi bài báo hay số lượng bài báo thuộc hướng nghiên cứu mà tác giả đăng…. Chính vì lý do này, giải pháp xây dựng phần mềm lựa chọn phản biện tự động dựa trên các phương pháp tìm kiếm xấp xỉ sẽ đem lại cho tạp chí một phương án tối ưu nhất khi Thư ký hay Tổng biên tập chọn phản biện và các nhà phản biện cho một bài báo sẽ được liệt kê theo mức độ ưu tiên về chuyên môn gần với bài báo nhất, đó cũng là
thông tin hỗ trợ, gợi ý cho Thư ký tạp chí khi phân phản biện bài báo sao cho phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh cụ thể. Chức năng lựa chọn phản biện thực hiện các việc chính sau:
- Bổ sung, cập nhật thông tin về người phản biện, gồm các thông tin sau: Họ tên, ngày sinh, giới tính, đơn vị công tác, lĩnh vực chuyên môn, số điện thoại, địa chỉ email, từ khóa hướng chuyên môn.
- Lập danh sách các nhà phản biện cho một bài báo theo thứ tự ưu tiên gần với hướng nghiên cứu của bài báo nhất.
- Cho phép xem hồ sơ phản biện để làm căn cứ khi quyết định lựa chọn phản biện cho bài báo. Hồ sơ khoa học gồm các thông tin theo mẫu biểu sau:
LÝ LỊCH KHOA HỌC I. LÝ LỊCH SƠ LƯỢC
Họ và tên: ………... Giới tính: ………..
Ngày sinh: ……… Nơi sinh: ……..……….
Quê quán: ………... Dân tộc: ………
Đơn vị công tác: ……….………
Địa chỉ liên lạc: ……….………
Điện thoại liên hệ: ………
E-mail : ………..
Học hàm, học vị: ………Chuyên ngành: ……….
Số tài khoản: ……… tại ngân hàng: ………
Mã số thuế: ……….
II. QUÁ TRÌNH ĐÀO TẠO 1. Đại học:
Ngành học: ………..…... Hệ đào tạo: ………....
Nơi đào tạo: ………. Năm tốt nghiệp:……….
2. Thạc sĩ:
Chuyên ngành:………..…….. Nơi đào tạo: ………...
Năm cấp bằng: ………
3. Tiến sỹ
Chuyên ngành:………..…….. Nơi đào tạo: ………...
Năm cấp bằng: ………
Tên luận án tốt nghiệp: ……… ……….. ……….. ……….. 3. Ngoại ngữ:
2. ……… Mức độ sử dụng: ………...
III. QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC
Thời gian Nơi công tác Công việc đảm nhiệm
IV. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 1. Các đề tài nghiên cứu khoa học đã tham gia:
TT Tên đề tài nghiên cứu / lĩnh vực ứng
dụng Năm hoàn thành Đề tài cấp (NN, Bộ, Ngành, trường) Trách nhiệm tham gia trong
đề tài
2. Các công trình khoa học (bài báo khoa học, báo cáo hội nghị khoa học, sách chuyên khảo…) đã công bố
TT Tên công trình Thể loại Năm công bố Nơi công bố
3. Để thuận lợi cho việc lựa chọn phản biện, đề nghị các nhà khoa học cung cấp cho Ban biên tập Tạp chí từ 05 – 10 từ khóa thể hiện sở trường chuyên môn của mình, sắp xếp theo thứ tự giảm dần.
Ví dụ:
STT Từ khóa tiếng Việt Từ khóa tiếng Anh
1 Hệ có tham số phân bố Distributed parameter system
2 Điều khiển tối ưu Optimal control
3 Thiết kế PID PID design
4 Điều khiển mờ Fuzzy control
5 Đại số gia tử Hedge algebras
7 Phương pháp số Numerical methods 8 Truyền thông qua đường dây điện lực Power line communication
9 ……
Xác nhận của đơn vị ………, ngày …… tháng …… năm 2016
Người khai ký tên
(Ghi rõ họ tên)