Cách này sẽ giúp chia sẻ file, folder Google Drive cho email bạn bè, khách hàng,…tức chỉ ai được thêm email vào đó mới xem được file
Bước 1: Truy cập vào Google Drive và click chuột phải vào file bạn muốn chia sẻ và Bấm vào Chia sẻ (Share)
31
Bước 2: Nhập email người bạn muốn chia sẻ, có thể nhập nhiều email (cách nhau dấu phẩy)
Bước 3: Tùy chỉnh quyền của người đó, cuối cùng nhấn Gửi
32 a. Cho người dùng cá nhân:
Chọn tùy chọn này để chia sẻ các mục với nhiều người mà thậm chí bạn còn không quen biết. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các liên kết này để đăng lên Facebook, Twitter hoặc LinkedIn hay chia sẻ trong email hoặc IM. Bất cứ ai lấy liên kết đều có thể xem hoặc chỉnh sửa mục, tùy thuộc vào quyền mà bạn đặt. Người dùng có liên kết không thể tải lên các mục mới. Hãy nhớ rằng liên kết cũng có thể được chuyển tiếp và không bắt buộc đăng nhập.
1. Truy nhập trang web OneDrive và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft, hoặc tài khoản cơ quan hay trường học của bạn.
Lưu ý: Đối với người dùng OneDrive cho cơ quan hoặc trường học không sử dụng
Microsoft 365, hãy thử Chia sẻ tài liệu hoặc thư mục trong Máy chủ SharePoint.
2. Chọn tệp hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ bằng cách chọn hình tròn ở góc trên của mục. Bạn cũng có thể chọn nhiều mục để chia sẻ chúng cùng nhau (tính năng chia sẻ nhiều mục cùng một lúc không sẵn dùng cho các tài OneDrive cho cơ quan hoặc trường học khác nhau).
3. Chọn Chia sẻ ở đầu trang.
4. Chọn Bất cứ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa để tùy chỉnh các tùy chọn liên kết. Đặt các tùy chọn bạn muốn đối với liên kết của bạn, rồi chọn Áp dụng khi bạn hoàn tất.
▪ Cho phép chỉnh sửa - Khi bạn chia sẻ mục bằng loại liên kết này, mọi người có
thể chỉnh sửa tệp và có thể thêm tệp vào thư mục dùng chung nếu họ đã đăng nhập bằng tài khoản Microsoft. Người nhận có thể chuyển tiếp liên kết, thay đổi danh sách những người chia sẻ tệp hoặc thư mục, cũng như thay đổi quyền cho người nhận. Nếu bạn chia sẻ thư mục, những người có quyền Chỉnh sửa cũng có thể sao chép, di chuyển, chỉnh sửa, đổi tên, chia sẻ và xóa mọi nội dung trong thư mục.
33
▪ Bỏ chọn hộp này có nghĩa là mọi người có thể xem, sao chép hoặc tải xuống các
mục của bạn mà không cần đăng nhập. Họ cũng có thể chuyển tiếp liên kết đến những người khác. Tuy nhiên, họ không thể thực hiện thay đổi với phiên bản trên OneDrive của bạn.
▪ Đặt ngày hết hạn - Liên kết sẽ chỉ hoạt động cho đến ngày bạn đặt. Sau đó, liên
kết sẽ không hợp lệ và bạn sẽ cần tạo một liên kết mới cho người dùng yêu cầu quyền truy cập vào tệp hoặc thư mục của bạn.
▪ Đặt mật khẩu - Khi người dùng nhấp vào liên kết, họ sẽ được nhắc nhập mật
khẩu trước khi có thể truy nhập tệp. Bạn sẽ phải cung cấp riêng mật khẩu này cho người dùng.
b. OneDrive cho cơ quan hoặc trường học tùy chọn bổ sung
Những người dùng OneDrive cho cơ quan hoặc trường học cũng có tùy chọn giới hạn mức độ quyền truy nhập (bất kỳ ai có liên kết, chỉ những người trong tổ chức của bạn, chỉ những người hiện có quyền truy nhập vào tệp hoặc chỉ những cá nhân do bạn chỉ định). Ngoài ra, nếu bạn chọn vô hiệu hóa chỉnh sửa, bạn cũng có thể chọn ngăn người xem tải tệp xuống.
▪ Bất kỳ ai cấp quyền truy nhập cho bất kỳ người nào nhận được liên kết này, dù họ
nhận được trực tiếp từ bạn hay được chuyển tiếp từ ai khác. Có thể bao gồm cả những người bên ngoài tổ chức của bạn.
34
▪ Những người trong <Tổ chức của Bạn> cấp cho bất kỳ ai trong tổ chức của bạn có
quyền truy cập liên kết vào tệp, cho dù họ nhận được trực tiếp từ bạn hoặc chuyển tiếp từ ai đó.
▪ Mục Những người có quyền truy nhập hiện có có thể được sử dụng bởi những
người đã có quyền truy nhập vào tài liệu hoặc thư mục. Nó sẽ không thay đổi các quyền trên mục đó. Sử dụng thao tác này nếu bạn chỉ muốn gửi liên kết cho ai đó đã truy nhập.
▪ Những người cụ thể chỉ cấp quyền truy nhập cho những người mà bạn chỉ định, dù
những người khác có thể đã có quyền truy nhập. Nếu mọi người chuyển tiếp lời mời chia sẻ, chỉ những người đã có quyền truy nhập vào mục mới có thể sử dụng liên kết. Lưu ý rằng để theo dõi truy nhập và đảm bảo bảo mật, bạn chỉ có thể chia sẻ với người trong tổ chức của bạn hoặc có Tài khoản Microsoft.
▪ Cho phép chỉnh sửa - Khi bạn chia sẻ mục bằng loại liên kết này, mọi người có thể
chỉnh sửa tệp, có thể thêm tệp vào thư mục dùng chung và có thể xóa tệp trong thư mục dùng chung nếu họ đã đăng nhập. Người nhận có thể chuyển tiếp liên kết, thay đổi danh sách những người chia sẻ tệp hoặc thư mục, cũng như thay đổi quyền cho người nhận. Nếu bạn chia sẻ thư mục, những người có quyền Chỉnh sửa cũng có thể sao chép, di chuyển, chỉnh sửa, đổi tên, chia sẻ và xóa mọi nội dung trong thư mục.
Theo mặc định, Cho phép chỉnh sửa sẽ được bật.
Nếu bạn muốn mọi người chỉ xem các tệp của mình, hãy bỏ chọn hộp kiểm này. Với OneDrive cho tài khoản cơ quan hoặc trường học, bạn cũng có thể nhanh chóng chọn quyền chỉnh sửa mà không cần phải mở cài đặt liên kết chia sẻ. Chỉ cần chọn biểu tượng bút chì bên cạnh tên, nhóm hoặc hộp email, sau đó cấp quyền cho người nhận chỉnh sửa hoặc chỉ đọc. Nếu bạn muốn chọn hoặc sửa đổi thêm tùy chọn, chọn Cài đặt liên kết để truy nhập các tùy chọn bổ sung.
Ở cuối cửa sổ Gửi nối kết, danh sách Đã chia sẻ với hiển thị cho tất cả mọi người có quyền truy nhập vào tệp. Mỗi mục hình tròn có một ảnh của một cá nhân hoặc tên viết tắt của một nhóm mà tệp đã được chia sẻ. Nếu bạn muốn chỉnh sửa mức truy nhập cho
một cá nhân hoặc nhóm, hãy chọn ảnh hoặc tên viết tắt nhóm để mở trang Quản lý
Access.
Bạn sẽ không nhìn thấy danh sách Đã chia sẻ với trong cửa sổ này nếu tệp hoặc thư
35
Lưu ý: Nếu tùy chọn chia sẻ bị mờ đi, thì người quản trị của tổ chức của bạn có thể đã
hạn chế chúng. Ví dụ: họ có thể chọn tắt tùy chọn Bất kỳ ai để ngăn các liên kết có thể sử dụng được chuyển tiếp đến người khác.
Quyền có thể được hạn chế hơn nữa bằng cách chọn tùy chọn Chặn tải xuống,có nghĩa
là họ không thể lưu bản sao cục bộ. Đối với các tệp Word, bạn cũng có thể chọn Chỉ mở
trong chế độ đánh giá để giới hạn cho mọi người chỉ được viết nhận xét và đưa ra đề
xuất trong tệp. Lưu ý rằng nếu ai đó đã có quyền chỉnh sửa cho mục đó, việc chọn Mở trong chế độ xem lại sẽ không ngăn không cho họ thực hiện chỉnh sửa. Đối với các trường hợp đó, tài liệu sẽ mở trong chế độ chỉnh sửa.
Lưu ý: Khi bạn bật Chỉ mở trong chế độ xem lại cho một tài liệu được chia sẻ, những
người nhận mở tài liệu trong ứng dụng Word trên máy tính sẽ được chuyển hướng đến Word trên web để thực hiện các chỉnh sửa được theo dõi hoặc để lại chú thích.
2. Khi bạn trở lại hộp Chia sẻ chính, chọn Sao chép liên kết để sao chép liên kết vào bảng tạm.
Lưu ý: "https://1drv.ms” là URL rút ngắn của OneDrive. Các URL rút ngắn hữu
1.6. SỬ DỤNG APPS CỦA DỊCH VỤ LƯU TRỮ TRỰC TUYẾN TRÊN PC VÀ TRÊN THIẾT BỊ MOBILE PC VÀ TRÊN THIẾT BỊ MOBILE
1.6.1. Google Drive
36 Đầu tiên để sử dụng Google Drive trên Android bạn cần phải có tài khoản Gmail của Google.
Truy cập trang mail.google.com để tạo một tài khoản người dùng.
Tiếp theo để sử dụng được bạn cần có ứng dụng Google Drive, nếu chưa có có thể tải tại CH Play: Google Drive
Sau đó đăng nhập hoặc nếu bạn đã có tài khoản Google trên máy nó sẽ tự động đăng nhập.
Tại giao diện chính bạn sẽ thấy được các thư mục trong Drive như Truy cập nhanh, Thư mục và các file.
Ở thanh công cụ bên trái là các menu về các Cài đặt tài khoản, hệ thống, các chức năng khác.
37
Bước 1: Tạo thư mục muốn lưu trữ
Nhấn vào biểu tượng dấu cộng trên màn hình chính của Drive. Chọn vào Tạo mới "Thư mục".
38
Bước 2: Đưa file cần lưu trữ lên Drive
Sau khi tạo thư mục xong, bạn chọn vào thư mục vừa mới tạo và nhấn vào biểu tượng dấu cộng, chọn "Tải lên". Ứng dụng sẽ hỏi cấp quyên để truy cập bộ nhớ, bạn bấm chọn cho phép.
Quá trình tải sẽ tùy thuộc vào dung lượng file và tốc độ mạng.
Bước 3: Tải file cần tải xuống.