NHÂN VIÊN VÀ KHOẢN PHẢI THU - PHẢI TRẢ KHÁCH HÀNG CỦA XÍ NGHIỆP XÂY LẮP CÔNG TRÌNH SỐ 1
I. Khái quát về vốn bằng tiền
1. Nguồn tiền của Xí nghiệp
Vì Xí nghiệp thuộc Công ty Cp Địa Ốc Tân Bình nên toàn bộ nguồn vốn đầu tư được Công ty cấp, mặt khác phần lớn các công trình hoàn thành mà Xí nghiệp xây lắp chủ yếu là bàn giao lại cho Công ty, chính vì vậy nguồn tiền của Xí nghiệp là nhận từ Công ty, dùng cho xây dựng các công trình mà đã nhận thi công từ Công ty Cổ phần Địa Ốc Tân Bình.
Công ty chuyển tiền cho Xí nghiệp thi công đều được chuyển qua bằng tài khoản ngân hàng.
Ngoài ra trong quá trình hoạt động kinh doanh tiền của Xí nghiệp cũng là do lợi nhuận mà Xí nghiệp đem lại từ các dự án công trình xây dựng đã hoàn thành mà Xí nghiệp đã nhận thầu.
Các hoạt động kinh doanh đều xảy ra ở trong nước nên doanh nghiệp không có tồn quỹ bằng ngoại tệ,…
2. Quản lý vốn bằng tiền
Tiền mặt tồn tại xí nghiệp thì không nhiều, chủ yếu chi cho các khoản mua vật tư, thiết bị đều bằng tiền gửi ngân hàng chính vì vậy tiền lưu tại ngân hàng vẫn nhiều hơn so với tiền mặt.
Thủ quỹ luôn tính một mức tồn tiền mặt tại quỹ một cách hợp lý vì tính an toàn trong việc quản lý.
Thường xuyên kiểm kê, đối chiếu tức thời với sổ kế toán tiền mặt, tiền gửi tại ngân hàng để đối chiếu thu, chi một cách hợp lý.
II. Tiền mặt tại quỹ
1. Đặc điểm
Ở tại Xí nghiệp Tiền mặt dùng để giao dịch, phát sinh các nghiệp vụ thu, chi chủ yếu là đồng Việt Nam.
Như tính chất vốn bằng tiền thì tiền mặt tại xí nghiệp có tính thanh khoản cao dùng cho các công việc, chi phí phát sinh trực tiếp cần thanh toán ngay mà không có thể thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Dùng để chi cho các công việc hàng ngày như: chi mua nguyên vật liệu, tạm ứng, tiếp khách, tiền điện, tiền nước, điện thoại,…Tuy nhiên tồn quỹ tiền mặt tại xí nghiệp không nhiều nhưng đủ đáp ứng cho các khoản chi phát sinh thường xuyên.
Tiền mặt được thủ quỹ quản lý và cất giữ trong két sắt tại xí nghiệp, thủ quỹ thực hiện đúng theo các quy định của pháp luật.
Mọi nghiệp vụ thu, chi được thủ quỹ thực hiện.
Các ngiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu là chi tiền ra để sử dụng. 2. Chứng từ và sổ sách sử dụng
a. Chứng từ làm căn cứ hạch toán Phiếu thu
Khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền Kế Toán Trưởng hoặc Thủ quỹ tiến hành in phiếu thu tiền.
Phiếu thu gồm 2 phiếu: một phiếu giao cho người nộp, một phiếu để Thủ quỹ làm cơ sở ghi vào sổ quỹ và lưu vào hồ sơ lưu trữ, (mẫu ở bên
dưới đối chiếu với phần phụ lục).
Phiếu chi
Khi phát sinh các nghiệp vụ chi tiền Kế Toán Trưởng tiến hành in phiếu chi tiền.
Phiếu chi được tiến hành in thành 2 phiếu: một phiếu giao cho người nhận, một phiếu giao cho Thủ quỹ để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán và lưu sổ (mẫu ở bên dưới đối chiếu
với phần phụ lục).
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỊA ỐC TÂN BÌNH Xí Nghiệp Xây Lắp Công Trình Số 1 08-09 Vườn Lan, Phường 10, Quận Tân Bình, TPHCM
PHIẾU THU
Số 05/01/2009
Ngày 20/01/2009
Họ tên TRẦN THANH THÙY NGUYÊN SỐ TIỀN GHI NỢ GHI CÓ
Đơn vị TRẦN THANH THÙY NGUYÊN 1,110,000 1111 3336
Lý do thu tiền Thu thuế thu nhập cá nhân tháng 13/2008 -Giám sát Số tiền 1,110,000 đ.
Bằng chữ Một triệu một trăm mười ngàn đồng chẵn Ctừ l.hệ
Người nộp tiền Thủ quỹ Kế Toán Trưởng Giám Đốc
Trần Thanh Thùy Nguyên Hồ Quốc Bình Trần Hữu Thanh CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỊA ỐC TÂN BÌNH
Xí Nghiệp Xây Lắp Công Trình Số 1 08-09 Vườn Lan, Phường 10, Quận Tân Bình, TPHCM
PHIẾU CHI
Số 02/01/2009
Ngày 05/01/2009
Họ tên TRẦN THANH THÙY NGUYÊN SỐ TIỀN GHI NỢ GHI CÓ
Đơn vị TRẦN THANH THÙY NGUYÊN 1,600,000 6271 1111
Lý do chi tiền Thanh toán tiền trực Tết Dương lịch năm 2009 -CT Lô A Số tiền 1,600,000 đ.
Bằng chữ Một triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn Ctừ l.hệ
Người nộp tiền Thủ quỹ Kế Toán Trưởng Giám Đốc
Đề nghị nộp tiền
Kiểm tra, đối chiếu
Lập phiếu thu
Ký và duyệt thu
Ký và nộp tiền
Hóa đơn thuế GTGT, các hóa đơn liên quan,…
Giấy đề nghị chi (Phụ lục)
Phiếu đề nghị thanh toán
b. Sổ sách sử dụng liên quan
Sổ Số dư chi tiết
Sổ Cái tài khoản tiền mặt (phụ lục)
Dùng để ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu, chi tiền mặt tại quỹ của xí nghiệp.
Sổ Nhật ký chung
3. Tài khoản sử dụng
Xí nghiệp thực hiện các nghiệp vụ thu, chi chủ yếu bằng đồng Việt Nam nên tài khoản dùng để sử dụng và phản ánh là: TK 1111-Tiền mặt tại xí nghiệp
4. Quy trình luân chuyển và hạch toán chứng từ
a. Quy trình luân chuyển chứng từ
Quy trình thu tiền tại Xí nghiệp
Bước thực
hiện Người thực hiện Quy trình thực hiện Chứng từ liên quan
Bước 1 Người nộp tiềnhoặc nhân viên Giấy đề nghị nộptiền
Bước 2 Kế toán trưởng,thủ quỹ Giấy đề nghị nộptiền
Bước 3 Kế toán trưởnghoặc thủ quỹ Phiếu thu
Bước 4 trưởng, Giám đốcThủ quỹ, Kế toán Phiếu thu
Bước 5 Người nộp tiền hoặc nhân viên
Phiếu thu và tiền mặt
Ghi sổ quỹ
Ghi sổ kế toán tiền mặt
Lưu trữ phiếu thu vào hồ sơ
Bước 6 Thủ quỹ Phiếu thu và tiền
mặt
Bước 7 Thủ quỹ Phiếu thu
Bước 8 Kế toán trưởng Phiếu thu
Bước 9 Kế toán trưởng,
thủ quỹ Phiếu thu
Lưu đồ B.II.4.a.1 – Quy trình thu tiền Giải thích quy trình:
Bước 1: Người nộp tiền hoặc nhân viên sau khi bán hàng thu được tiền mặt, thu tiền nợ của khách hàng,... sẽ phát sinh đề nghị nộp tiền cho kế toán trưởng;
Bước 2: Kế toán trưởng hoặc Thủ quỹ sau khi nhận được đề nghị nộp tiền từ nhân viên hoặc người nộp tiền sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu các chứng từ sổ sách liên quan;
Bước 3: Kế toán trưởng hoặc Thủ quỹ sau khi đối chiếu số liệu thì sẽ tiến hành lập phiếu thu;
Bước 4: Kế toán trưởng, Giám đốc và Thủ quỹ ký và duyệt phiếu thu;
Bước 5: Giao phiếu thu cho người nộp ký vào Phiếu thu và nộp tiền, giao 1 phiếu thu cho người nộp;
Ký vào phiếu chi và nhận tiền Đối chiếu
Ký và duyệt chi
Lập giấy đề nghị chi
Lập phiếu chi
Nhận phiếu chi và chi tiền
Bước 6: Thủ quỹ nhận lại Phiếu thu và thu tiền của người nộp; Bước 7: Thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ;
Bước 8: Kế toán trưởng ghi sổ kế toán tiền mặt;
Bước 9: Kế toán trưởng hoặc thủ quỹ cất phiếu thu kèm theo các chứng từ liên quan vào hồ sơ.
Quy trình chi tiền tại Xí nghiệp
Bước
thực hiện Người thực hiện Quy trình thực hiện Chứng từ liên quan
Bước 1 Nhân viên hoặcngười được nhận tiền Đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, các hóa đơn chứng từ liên quan,..
Bước 2 Kế toán trưởng
Đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, các hóa đơn chứng từ liên quan,..
Bước 3 Kế toán trưởng Phiếu chi
Bước 4 Kê toán trưởng,Giám đốc Phiếu chi
Ghi vào sổ quỹ
Ghi vào sổ kế toán tiền mặt
Lưu trữ các chứng từ liên quan vào hồ sơ
Bước 6 Nhận viên hoặcngười nhận tiền Phiếu chi
Bước 7 Thủ quỹ Phiếu chi
Bước 8 Kế toán trưởng Phiếu chi
Bước 9 Kế toán trưởnghoặc thủ quỹ
Phiếu chi, Đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, các hóa đơn chứng từ liên quan,..
Lưu đồ B.II.4.a.2 – Quy trình chi tiền Giải thích quy trình:
- Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu mua hàng hóa, vật tư, TSCĐ hoặc thanh toán tiền công tác phí cho nhân viên,... người có nhu cầu sẽ lập Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán, sau đó chuyển cho kế toán trưởng;
- Bước 2: Kế toán trưởng sau khi nhận được Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán rồi tiến hành kiểm tra đối chiếu, kiểm tra thông tin;
- Bước 3: Kế toán trưởng sau khi nhận được Giấy đền nghị tạm ứng, thanh toán và kiểm tra xong (nếu không hợp lệ thì sẽ không xuất phiếu chi) sẽ tiến hành lập Phiếu chi;
- Bước 4: Kế toán trưởng và giám đốc tiến hành ký và duyệt phiếu chi; - Bước 5: Sau đó giao phiếu chi cho thủ quỹ, ký và chi tiền;
- Bước 6: Thủ quỹ giao phiếu chi cho người nhận tiền ký và nhận tiền, giao 1 liên chi cho người nhận tiền;
Ghi vào sổ quỹ
TK 1111 Ghi vào sổ kế toán tiền mặt
ĐK vào sổ Nhật ký chung Ghi vào Sổ cái Phiếu thu,
phiếu chi
- Bước 8: Chuyển chứng từ, phiếu chi cho kế toán trưởng tiến hành ghi sổ kế toán tiền mặt;
- Bước 9: Kế toán trưởng hoặc thủ quỹ sắp xếp chứng từ liên quan đến nghiệp vụ chi tiền lưu vào hồ sơ lưu trữ.
b. Quy trình hạch toán chứng từ
Hạch toán trên phần mềm kế toán:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Sơ đồ B.II.4.b – Quy trình hạch toán tiền mặt trên phần mềm
5. Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Quá trình hạch toán chứng từ phát sinh đều được kế toán ghi lại và hạch toán bằng phần mềm kế toán và cho phép xuất ra những sổ sách cần thiết để lưu trữ trong hồ sơ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau sẽ được máy tính ghi lại và phản ánh trên Sổ cái tài khoản 111 đính kèm ở phần phụ lục.
- Theo Phiếu chi số 01/01/2009 ngày 05/01/2009 thanh toán tiền trực tết Dương lịch năm 2009-VPXN:
NỢ TK 6421 600,000
CÓ TK 1111 600,000
- Theo Phiếu chi số 02/01/2009 ngày 05/01/2009 thanh toán tiền trực Tết Dương lịch năm 2009-CT Lô A (Phiếu chi đính kèm phần phụ
lục).
NỢ TK 6271 1,600,000
CÓ TK 1111 1,600,000
- Theo Phiếu chi số 03/01/2009 ngày 05/01/2009 thanh toán tiền mua BH tai nạn-Đội 1:
NỢ TK 1388 847,000
CÓ TK 1111 847,000
- Theo Phiếu chi số 04/01/2009 ngày 06/01/2009 thanh toán tiền điện sản xuất CT Lô A than kỳ 1/2009:
NỢ TK 6278 718,275 NỢ TK 1388 5,137,820 NỢ TK 1331 585,610
- Theo Phiếu chi số 05/01/2009 ngày 06/01/2009 thanh toán tiền giữ xe CB CNV XN quí 4/2008:
NỢ TK 64299 234,000
CÓ TK 1111 234,000
- Theo Phiếu chi 06/01/2009 ngày 07/01/2009 thanh toán tiền xăng tháng 01/2009-VPXN:
NỢ TK 64296 2,631,909 NỢ TK 1331 250,091
CÓ TK 1111 2,882,000
- Theo Phiếu thu 01/01/2009 ngày 12/01/2009 rút tiền gửi NH SGCT Tân Bình về nhập quỹ:
NỢ TK 1111 100,000,000
CÓ TK 112A 100,000,000
- Phiếu chi số 07/01/2009 ngày 12/01/2009, thanh toán tiền nạp bột, thay ti, lắp ống bình PCCC CT Lô A:
NỢ TK 6278 960,000 NỢ TK 1331 96,000
CÓ TK 1111 1,056,000
- Phiếu chi số 08/01/2009 ngày 12/01/2009, thanh toán tiền cước điện thoại tháng 12/2008:
NỢ TK 6427 392,825 NỢ TK 1331 39,283
CÓ TK 1111 432,108
- Phiếu chi số 09/01/2009 ngày 13/01/2009, thanh toán cước điện thoại tháng 01/2009:
NỢ TK 6278 136,364 NỢ TK 1331 13,636
CÓ TK 1111 150,000
- Phiếu chi số 10/01/2009 ngày 13/01/2009, thanh toán tiền cước điện thoại tháng 12/2008:
NỢ TK 6278 272,727 NỢ TK 1331 27,273
CÓ TK 1111 300,000
- Phiếu chi số 11/01/2009 ngày 13/01/2009, trả tiền bảo hành chống nức sàn bê tông Lô M:
NỢ TK 3388 6,426,000
CÓ TK 1111 6,426,000
- Phiếu chi số 12/01/2009 ngày 14/01/2009, thanh toán cước điện thoại tháng 11+12/2008 và tháng 01+02/2009.
NỢ TK 6427 545,455 NỢ TK 1331 54,545
CÓ TK 1111 600,000
- Phiếu chi số 13/01/2009 ngày 15/01/2009, thanh toán lương đợt 1 tháng 01/2009 – VPXN
NỢ TK 3341 14,000,000
CÓ TK 1111 14,000,000
- Theo Phiếu thu số 05/01/2009 ngày 20/01/2009 Thu thuế thu nhập cá nhân tháng 13/2008-Giám sát (đính kèm ở phụ lục)
NỢ TK 1111 1,110,000
CÓ TK 3336 1,110,000 - ……….
Xí nghiệp xây lắp công trình số 1
111-Tiền mặt Đơn vị tính: VND
STT Chứng từ
Tên khách hàng Diễn giải Tài khoản
đối ứng Nợ Có
Số CT Ngày
Số dư đầu kỳ 16,186,212
1 01/01/2009 05/01/2009 Trần Thanh Thùy Thanh toán tiền trực tết Dương… 6421 600,000
2 02/01/2009 05/01/2009 -nt- Thanh toán tiền trực tết Dương… 6271 1,600,000
3 03/01/2009 05/01/2009 Trần Cao Quỳnh Thanh toán tiền mua BH tai nạn… 1388 847,000
… ……. ……. ………….. ……….. …….. …………
11 01/01/2009 12/01/2009 Trần Thanh ThùyNguyên Rút tiền gửi NH SGCT Tân Bìnhvề nhập quỹ 112A 100,000,000
….. ………. …….. …………. ………. ……….. ……… …………
Tổng hợp số phát sinh 2,996,341,550 2,976,928,291
Số dư cuối kỳ 35,599,471