1) Vai trò, nhiệm vụ của thư ký giám đốc
- Hỗ trợ giám đốc trong công tác điều hành và đôn đốc các cá nhân, phòng ban, bộ phận... hoàn thành kế hoạch công việc đã đề ra, tổng hợp báo cáo từ các bộ phận.
- Sắp xếp và bố trí lịch làm việc, lịch họp và nội dung làm việc của giám đốc. - Tham gia tổ chức hội nghị, hội thảo, ghi biên bản.
- Truyền tải thông tin chỉ đạo của giám đốc đến các đơn vị trong toàn công ty. - Trình ký văn bản, hợp đồng, soạn thảo văn bản tài liệu, quản lý lưu trữ hồ sơ, giấy tờ.
- Phiên dịch cho giám đốc trong trường hợp cần thiết.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và hành chính văn phòng. - Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của giám đốc.
2) Chức năng của phòng thư ký
- Là nơi làm việc của thư ký, nơi thư ký thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình như lên lịch họp, lịch làm việc của giám đốc, dịch các tài liệu, soạn thảo văn bản, sao in tài liệu, fax,…
Yêu cầu: Phòng làm việc của thư ký phải đầy đủ các trang thiết bị cần thiết để thư ký có thể thực hiện công việc một cách thuận lợi, bố trí phải gọn gàng và thuận tiện trong di chuyển. Công việc của thư ký đòi hỏi tính chuẩn xác, tính cẩn thận và tính linh hoạt, do đó phòng làm việc phải sáng sủa, yên tĩnh, thoáng đãng và nhẹ nhàng.
- Là nơi quản lý và lưu trữ các tài liệu của giám đốc. Khi giám đốc cần những tài liệu này chỉ cần sang phòng thư ký tìm.
Yêu cầu: Có tủ để tài liệu chắc chắn, ngăn nắp, gọn gàng và thuận tiện cho việc lấy ra, đặt vào.
3) Thiết kế phòng thư ký
a) Trang thiết bị trong phòng thư ký
Bộ bàn ghế làm việc của thư ký
+ Bàn chữ L mặt gỗ thanh lịch và thoải mái cho thư kí. Mặt bàn màu vàng nhẹ vừa tạo sự tập trung trong công việc mà không gây ức chế thần kinh.
+ Ghế xoay có bánh xe với kiểu dáng hiện đại, màu xám, chân ghế và tay vịn màu đen. Bộ bàn ghế rất gọn, linh hoạt mà vẫn chắc chắn, tạo cảm giác an tâm lại tiết kiệm không gian.
- Để văn phòng của thư ký được ngăn nắp và gọn gàng thì không thể thiếu tủ văn phòng. Tủ văn phòng lưu trữ có nhiều ngăn có chức năng lưu trữ tài liệu giúp thư ký xử lý hồ sơ một cách thuận tiện và nhanh chóng. Tủ bằng gỗ, màu nâu, cùng màu với tử phòng giám đốc vừa nhẹ nhàng, vừa thể thiện được sự quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ.
- Trong phòng thư kí có một phòng nhỏ để thư kí pha trà nước cho giám đốc cũng như các vị khách chờ ở bên ngoài để vào gặp giám đốc. Phòng này có tủ đồ, bồn nước rửa tay và một vài đồ dùng cần thiết.
b) Màu sắc phòng thư kí
- Sàn màu nâu gỗ nhạt (giống như màu sàn trong phòng giám đốc), tạo sự nhẹ nhàng. Tường có màu kem sáng khiến căn phòng có vẻ sáng sủa và rộng hơn.
- Cửa sổ đón ánh sáng tự nhiên cùng với dàn đèn sáng trắng làm cho không gian rộng hơn. Rèm cửa màu kem nhẹ nhàng và thanh thoát.
- Tổng hợp: Phòng thư ký vừa là phòng tiếp khách của giám đốc sẽ có khung màu kem sáng, thỏa mãn hệ số phản chiếu 75%, giúp người thư ký làm việc hiệu quả nhờ tập trung hơn và giáp bớt áp lực trong công việc. Đồng thời, khung màu này cũng phù hợp với việc đón tiếp các đối tác và các nhân viên trong công ty, giúp các buổi gặp gỡ, trao đổi thân thiện và nhanh nhạy hơn.
VII. Phòng họp
Bàn hình chữ nhật kích thước lớn. Ghế được xếp xung quanh bàn, thiết kế kiểu dáng hiện đại. Ghế có màu xám đen, ghế giám đốc là ghế xoay, to hơn và khác biệt những cái còn lại để tạo sự uy nghi và quyền thế.
Trần nhà màu trắng, tường màu trắng, sàn ốp gỗ cùng màu với khu vực phòng giám đốc.
Trong phòng có bố trí máy chiếu, tivi để trình chiếu tư liệu trong các buổi họp, hội nghị, hội thảo v.v… Ngoài ra còn có thêm một vài chậu cây cảnh giúp không khí trong
lành và tươi mát. Xung quanh tường có thể treo một số hình ảnh về công ty, hình ảnh tập thể lao động trong công ty.