II. Nội dung chi tiết
1. Những câu hỏi thường gặp
1.29. Kiểm tra chi phí chiết khấu (sau khi final settlement) thì làm như thế nào?
Trả lời:
Thực hiện tương tự như xem trích trước, nhưng nhập tài khoản sau để xem: - Tài khoản: o 5211100000 o 5211200000 o 5212100000 o 5212110000 o 5212120000 o 5212200000 o 5213100000 o 5213200000
1.30. Khóa chức năng Settement khi một hợp đồng chiết khấu chưa tập hợp đầy đủ giấy tờ thì làm như thế nào? Khi đã đầy đủ giấy tờ thì mở khóa để ghi nhận chiết khấu cho khách hàng như thế nào?
Trả lời:
Nguyên nhân là do kinh doanh chưa tập hợp kịp thời chứng từ, nên chưa thể ghi nhận số chiết khấu cho khách hàng được (đặc biệt là đối với chính sách cho trại). Vì vậy cần phải Lock Settlement số trích trại khi chốt số chiết khấu cuối kỳ, và mở Lock khi đã tập hợp đủ chứng từ để ghi nhận chiết khấu.
31
User sử dụng Tcode Wcoco và nhập số hợp đồng cần lock Bấm Change Edit Lock settement
User sử dụng Tcode Wcoco và nhập số hợp đồng cần Unlock Bấm Change Edit Release settement.
Việc hạch toán số chiết khấu sẽ được ghi nhận vào ngày cung cấp đủ chứng từ.
1.31. Chính sách chiết khấu phức tạp thì tạo hợp đồng chiết khấu như thế nào?
Trả lời:
Có rất nhiều trường hợp chiết khấu phức tạp, tương ứng với các cách xử lý khác nhau trên hệ thống:
Trường hợp 1: Chiết khấu chi trả cho trại khách hàng (Không quản lý mã trại, mà chi trả chiết khấu thông qua mã của đại lý).
DVKH và NVKD phối hợp với nhau ước tính sản lượng đạt được của trại, sản lượng của mã đại lý. Sau đó ước tính số trích trước của trại trên tổng sản lượng của mã đại lý.
Rồi cập nhật hợp đồng chiết khấu theo các nội dung sau: - Mã khách hàng: Mã đại lý
- ZRA1- Accural: Số trích trước của trại / Tổng sản lượng của đại lý (đ/kg hoặc %) - ZRS1- Rebate: Dạng Fix amount = 0
Khi nào tập hợp đủ chứng từ và tính toán đúng số chiết khấu của trại thì cập nhật giá trị tiền vào ZRS1.
32
DVKH và NVKD phối hợp với nhau tính toán số chiết khấu chi trả theo VNĐ, sau đó quy đổi tỷ lệ trích trước về đ/kg hoặc %.
Rồi cập nhật hợp đồng chiết khấu theo các nội dung sau: - ZRA1- Accural: Số trích trước theo (đ/kg hoặc %)
- ZRS1- Rebate: Dạng Fix amount = Số tiền chiết khấu nếu đạt được
Trường hợp 3:
Đề bài:
Điều kiện Thưởng (đ/kg) DVT Ghi chú
Đạt 2 tấn trở lên 200 VND Cho tổng SL
Đạt 3 tấn trở lên 300 VND Cho tổng SL
Từ 3 tấn trở lên 500 VND
Cho phần vượt Phương án: Tạo hợp đồng chiết khấu như sau:
- Trích trước ZRA1- Accurals theo con số xác nhận với kinh doanh - Chiết khấu:
To scale (ZRS4) Thưởng (đ/kg) DVT
1,999 kg 0 VND
2,999 kg 200 VND
Base Scale (ZRS1) Fix value
3,000 kg 900,000 VND
Interval Scale (ZRS3) Thưởng (đ/kg)
3,000 kg 0 VND 99,999 kg 500 VND Trường hợp 4: Đề bài: Điều kiện Thưởng (đ/kg,%) DVT Ghi chú Nếu KH đạt 100 tấn 200 VND Cho tổng SL Phần vượt trên 100 tấn 3 % Cho phần vượt Phương án: Tạo hợp đồng chiết khấu như sau:
- Trích trước ZRA1- Accurals theo con số xác nhận với kinh doanh - Chiết khấu:
Base scale (ZRS1) Fix value DVT
10,000 kg 20,000,000 VND
Interval Scale (ZRS3) Thưởng (đ/kg,%)
10,000 kg 0 %
33
Trường hợp 5: Chương trình chiết khấu cho đại lý cấp 1 hưởng trên sản lượng doanh thu của đại lý cấp 2
Với chương trình này mã Customer trên hợp đồng chiết khấu là mã đại lý cấp 1, Mã customer tại tab Business volume selection Criteria là mã đại lý cấp 2.
Trích trước:
- Trên từng giao dịch: Sẽ ghi nhận số trích trước theo Billing vào mã đại lý cấp 2 - Trên hđck: Khi chạy hđck ghi nhận số trích thiếu hoặc thừa sẽ ghi nhận vào hạch toán
cho mã đại lý cấp 1.
Trường hợp 6: Hàng tặng trả sau
DVKH và NVKD phối hợp với nhau tính toán số chiết khấu chi trả theo VNĐ, sau đó quy đổi tỷ lệ trích trước về đ/kg hoặc %.
Rồi cập nhật hợp đồng chiết khấu theo các nội dung sau: - ZRA1- Accural: Số trích trước theo (đ/kg hoặc %) - ZRS1- Rebate: Dạng Fix amount = 0
Cuối kỳ chi trả sẽ chạy WB2R_SC để hủy số trích trước và sử dụng đơn hàng ZFD2- FOC Order để chi trả hàng tặng.
- Lưu ý cập nhật trường Customer Reference Date trên Sales Order = Ngày cuối cùng của chương trình.
2. Những lỗi hay phát sinh.
2.1. Khi tạo Sales Order/Billing phát sinh Pricing Error thì xử lý như thế nào?
Trả lời:
Khi Sales Order/Billing mà báo Pricing Eror thì cần thông báo cho Kế Toán/DVKHTT để khai báo giá bán.
34
2.2. Khi tạo Billing mà báo lỗi thì kiểm tra nội dung lỗi phát sinh như thế nào?
Trả lời:
Nguyên nhân lỗi của Billing có thể là: - Đơn hàng chưa được hoàn thiện
35 - Đã tạo Full Billing
Vì vậy khi tạo Billing (Tcode VF01) mà báo lỗi thì theo đường dẫn sau để kiểm tra: Edit Log.
36
Hệ thống sẽ hiển thị lỗi như dưới đây, User có thể biết được lỗi và hướng xử lý.
2.3. Hủy Billing mà bị lỗi thì xử lý như thế nào? Tại sao lại xuất hiện thông báo?
Trả lời:
Khi bị lỗi hủy hóa đơn thì User thực hiện theo đường dẫn Edit Log để kiểm tra lỗi phát sinh.
37 Màn hình log lỗi sẽ xuất hiện như màn hình dưới.
Nguyên nhân lỗi và hướng xử lý: - Kỳ hạch toán đã đóng
Trao đổi với kế toán có thể mở kỳ không. Nếu không thì hạch toán hủy vào kỳ hiện tại
- Billing document is already cleared
Hóa đơn đã được cleared công nợ, cần báo kế toán hủy clear công nợ trước rồi mới thực hiện hủy Billing được.
2.4. Hủy Billing mà xuất hiện thông báo “You need to cancel FI doc XXX, company code XXX, Fiscal Year XXX ” thì xử lý như thế nào? Tại sao lại xuất hiện thông báo? XXX, Fiscal Year XXX ” thì xử lý như thế nào? Tại sao lại xuất hiện thông báo?
Trả lời:
Nguyên nhân xuất hiện thông báo này là do khi tạo hóa đơn bán hàng có chi trả chiết khấu trên hóa đơn bán hàng, hệ thống tự động sinh ra bút toán kết chuyển số tiền chiết khấu phải trả với tài khoản chiết khấu khách hàng được hưởng.
Nợ 3359000000 CP chiết khấu PT
38
Nhưng khi hủy, hệ thống không tự động hủy bút toán này, nên cần phải báo kế toán hủy thủ công bút toán này, sau đó mới thực hiện hủy Billing được.
Thông báo khi chưa hủy chứng từ kết chuyển.
2.5. Phát hành/Hủy HDDT bị lỗi trên SAP, chưa phát sinh HDDT/Hủy trên VNPT thì xử lý như thế nào? lý như thế nào?
Trả lời:
Nguyên nhân là do hệ thống SAP kết nối lỗi với hệ thống VNPT, nên không phát hành/hủy được hóa đơn điện tử.
39
Màn hình chứng từ bị lỗi sẽ xuất hiện. User thực hiện chọn chứng từ cần Phát hành/Hủy lại hóa đơn Bấm Re-Issue Invoice.
2.6. Phát hành/Hủy HDDT bị lỗi trên SAP, đã phát sinh HDDT/Hủy trên VNPT thì xử lý như thế nào? như thế nào?
Trả lời:
Nguyên nhân là do lỗi kết nối hệ thống khi VNPT trả thông tin Invoice về SAP, nên không phát hành/hủy được hóa đơn điện tử.
Để khắc phục tình trạng này và đồng bộ chứng từ giữa 2 hệ thống User thực hiện phát hành/hủy lại hóa đơn trên Tcode ZSDI054.
40
Màn hình chứng từ bị lỗi sẽ xuất hiện. User thực hiện chọn chứng từ cần Phát hành/Hủy lại hóa đơn Bấm Re-Issue Invoice.
Sau khi thực hiện xong hệ thống không sinh ra hóa đơn mới mà chỉ đồng bộ trạng thái từ VNPT/SAP để khớp số liệu giữa 2 hệ thống.
2.7. Khi nội dung trên HDDT không thể hiện đúng bản chất nghiệp vụ thì xử lý như thế nào? nào?
Trả lời:
Đây là lỗi không xác định của hệ thống, lỗi này rất hy hữu mới xảy ra. Vì vậy khi phát sinh lỗi này, User cần báo ngay cho CoreTeam để kiểm tra xử lý. Sau đó User chỉ cần hủy và phát hành lại hóa đơn là được.
Ví dụ: Tại Nghệ An xảy ra trường hợp xuất hóa đơn bán thông thường, nhưng HDDT lại thể hiện bán hàng khuyến mại.
41
2.8. Không phát hành HDDT được cho hóa đơn điều chỉnh thì xử lý như thế nào?
Trả lời:
Nguyên nhân là do chưa cập nhật số chứng từ kế toán gốc lên chứng từ kế toán của hóa đơn điều chỉnh. Nên hệ thống không thể xác định được điều chỉnh chứng từ cho hóa đơn nào. User sử dụng Tcode VF03 Nhập số Billing Accounting Accounting Document Click Change document Click đúp vào Mã khách hàng.
42