6. Kết cấu đề tài
1.3.3 Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu
Sơ đồ 1.1 Trình tự giao nhận hàng nhập khẩu
1.3.3.1. Chuẩn bị để nhập hàng nhập khẩu
Bước đầu tiên trong công tác chuẩn bị để nhập khẩu hàng nhập khẩu là kiểm tra và đảm bảo có đầy đủ những chứng từ sau, bao gồm hai tờ khai (customs declaratio), một bảo copy hợp đồng thương mại (dontract), bản chính hóa đơn thương mại (commercial invoice), bản chính của phiếu đóng gói hàng hóa( packling list), vận đơn (bill of lading) và giấy giưới thiệu của công ty đại diện.
Thông thường nghiệp vụ xin giấy phép nhập khẩu hàng sẽ được quản lý chặt chẽ hơn so với xin giấy phép hàng xuất khẩu, nguyên nhân vì những rào cản về thuế quan cũng như những đảm bảo về mặt kĩ thuật khi xuất khẩu hàng hóa. Sau khi kí hợp đồng ngoại thương, người nhập khẩu phải xin giấy phép nhập khẩu , đây là một yếu tố quan trọng trong quy trình nhập khẩu và bộ chứng từ. Tùy thuộc vào loại hàng hóa nhập khẩu mà giấy phép sẽ được quản lý ở mức độ khác nhau. Những mặt hàng thực phẩm, dược phẩm sẽ được quản lý chặc chẽ hơn.
Dựa vào điều kiện được thỏa thuận trong hợp đồng mà người nhập khẩu sẽ tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa ngay sau khi nhận được thông báo giao hàng từ người gửi hàng. Từ đó sẽ lập phương án giao nhận, chuẩn bị phương tiện vận tải phù hợp, kho bãi,nhân công sao cho phù hợp .
Ngoài ra , đối với trường hợp người giao nhận là đại diện của chủ hàng thì phải thông báo bằng lệnh giao hàng (delivery order) để doanh nghiệp nhập khẩu làm thủ tục nhận hàng.
Chuẩn bị để nhận hàng
Lập tờ khai Hải quan và khai báo
từ xa
Mở tờ khai Hải quan tại các Chi cục Hải
quan cửa khẩu Lập chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi chủ hàng dỡ và nhận hàng Quyết toán
1.3.3.2. Lập tờ khai hải quan và khai báo từ xa
a) Lập tờ khai Hải quan
Để lập tờ khai hải quan cần các thông tin trong bộ chứng từ: Hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói chi tiết, vận đơn đường biển.Trước khi đăng kí tờ khai nhập khẩu , người khai hải quan khai thác các thông tin như tên người nhận, người gửi, tên hàng, số lượng, phẩm chất, quy cách, ngày vận đơn, số hóa đơn, trị giá tính thuế và thuế bằng nghiệp vụ IDA. Khi đã khai đầy đủ các chỉ tiêu trên màn hình IDA ( bao gồm 113 chỉ tiêu) người khai hải quan sẽ gửi đến hệ thống VNACCS, hệ thống sẽ tự động cấp số, tự động xuất ra các chỉ tiêu liên quan đến thuế suất, tên tương ứng với các mã nhập vào, tự động xuất ra các chỉ tiêu liên quan đến thuế suất, tên tương ứng với các mã nhập vào, tự động tính toán các chỉ tiêu liên quan sau đó phản hồi lại cho người khai hải quan. Khi hệ thống cấp số thì bản khai thông tin nhập khẩu IDA được lưu trên hệ thống VNACCS.
Khi nhận được màn hình đăng kí tờ khai (IDC) do hệ thống phản hồi, người khai hải quan kiểm tra các thông tin đã khai báo, các thông tin do hệ thống tự động xuất ra, nếu khẳng định các thông tin là chính xác thì gửi đến hệ thống để đăng kí tờ khai. Trong trường hợp phát hiện có những thông tin khai báo không chính xác, cần sửa đổi thì phải sử dụng nghiệp vụ IDBgọi lại màn hình khai thông thông tin nhập khẩu (IDA) để sửa các thông tin cần thiết.
Ngoài ra , nội dung của tờ khai còn có thêm phần phụ lục tờ khai và phần khai báo xác định trị giá tính thuế , tùy vào số lượng , chủng loại và xuất xứ hàng hóa đề cung cấp thông tin xác định trị giá tính thuế cho Hải quan cửa khẩu .
Sau khi đăng kí tờ khai đến trước khi thông quan hàng hóa nhân viên công ty cần khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan. Để thực hiện khai bổ sung thông quan người khai hải quan sử dụng nghiệp vụ IDD gọi lại thông tin tờ khai nhập khẩu IDA (lần đầu sửa đổi bổ sung) hoặc IDA01 (sửa đổi bổ sung lần hai trở lên) . Sau khi nhận được thông tin sửa đổi , bổ sung hệ thống sẽ gửi lại tờ khai tại màn hình IDE .
b) Khai bảo từ xa
Hệ thống sẽ thông báo các doanh nghiệp có nợ quá hạn quá 90 ngày , doanh nghiệp tạm dừng hoạt động giải thể hoặc phá sản sẽ không đủ điều kiện đăng ký tờ
khai. Sau khi khai báo tờ khai hải quan sẽ được truyền tới máy tính của bộ phận tiếp nhận tờ khai của các cán bộ hải quan cửa khẩu bằng tài khoản của chính doanh nghiệp . Hệ thống sẽ tiếp nhận và gửi lại kết quả phân luồng .
1.3.3.3. Mở tờ khai Hải quan tại các Chi cục Hải quan cửa khẩu
Sau khi tiếp nhận thông tin khai báo , hệ thống sẽ cho ra các kết quả phân luồng nhằm quyết định mức độ kiểm tra hàng hóa. Đây là hình thức để hải quan có thể kiểm tra và giám sát hàng hóa nhập vào nước ta.
Sơ đồ 1.2 Quy trình phân luồng hải quan
Luồng xanh :
Các doanh nghiệp thực hiện tốt các quy định của pháp luật về hải quan sẽ được phân vào luồng xanh. Trong trường hợp này , doanh nghiệp được miễn kiểm tra chi tiết chứng từ và miễn kiểm chi tiết hàng hoá . Thông thường thì các hàng xuất đi đều đặn vào luồng xanh khá nhiều . Hàng hóa nhập khẩu được chấp nhận thông quan từ nguồn thông tin khai hải quan điện tử . Hàng hóa được miễn kiểm tra chỉ tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế , sau đó có thể tiến hành nộp thuế và đóng dấu.
Phân luồng
Luồng xanh Luồng vàng Luồng đỏ
Kiểm tra chứng từ
Kiểm tra
chứng từ Kiểm tra thực tế Tiếp nhận thông tin khai báo và tiến hành sử lí thông tin
Luồng vàng :
Nếu doanh nghiệp được phân vào luồng vàng , doanh nghiệp sẽ phải kiểm tra chỉ tiết hồ sơ (chứng từ) , nếu doanh nghiệp chấp hành tốt luật pháp về hải quan sẽ được miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa . Sau khi việc kiểm tra được tiến hành tại nếu không phát hiện thêm bất kỳ vi phạm nào, hàng hóa nhập khẩu được chấp nhận thông quan và sau đó có thể tiến hành nộp thuế và đóng dấu.
Luồng đỏ :
Nếu doanh nghiệp được phân vào luồng đỏ , cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra chi tiết hồ sơ đồng thời kiểm tra thực tế chi tiết hàng hóa. Có 3 mức độ kiểm tra thực tế : Kiểm tra toàn bộ lô hàng, kiểm tra thực tế 10 % lô hàng nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm và kiểm tra thực tế 5 % lô hàng , nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra , nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm .
Ngoài ra vẫn có một số trường hợp ngoại lệ như sau khi máy tính cho ra kết quả phân luồng , mức độ kiểm tra nhưng cán bộ hải quan xét thấy việc xác định của máy tính là chưa chính xác (do thông tin về các quy định , chính sách hàng hóa tại thời điểm làm thủ tục chưa được cập nhật đầy đủ) , cán bộ công chức hải quan sẽ đề xuất lệnh hình thức và mức độ kiểm tra khác phù hợp hơn , việc phân luồng sẽ được ghi nhận lại (Có ghi rõ lý do điều chỉnh) , sau đó chuyển cho lãnh đạo chi cục Hải quan xem xét và quyết định .
Thông quan
Sau khi nhận kết quả phân luồng , chủ hàng hoặc người được ủy thác xuất trình bộ chứng tử hàng nhập tới chỉ cục hải quan của khẩu tiến hành thông quan hàng hóa. Sau khi làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu chủ hàng hoặc người được ủy thác tiến hành nộp thuế nhập khẩu và tiến hành kiểm hóa (nếu có) , sau cùng là rút tờ khai và thanh lý tờ khai .
1.3.3.4 . Theo dõi quá trình dỡ và nhận hàng
Bảng đăng ký hàng về bằng đường biển giao cho cảng sẽ được chủ hàng hoặc người được ủy thác lập . Nếu là tàu chuyển thì phải nhận và ký NOR sau đó thông
báo cho chủ hàng nội địa thời gian giao hàng (nếu giao hàng tay ba) , kiểm tra lại kho bãi chứa hàng (nếu đưa về kho riêng) .
Người giao nhận xuất trình vận đơn gốc (B/L) tới hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O) , làm thủ tục hải quan và nộp thuế nhập khẩu . Kiểm tra sơ bộ hàm tàu, công cụ vận tải và tình trạng hàng hóa xếp bên trong trước khi dỡ hàng (nếu nhận nguyên tàu hoặc nguyên containe) . Tiến hành tổ chức dỡ hàng , nhận hàng và quyết toán với tàu theo từng vận đơn hoặc toàn bộ tàu .
Đối với hàng lưu kho bãi tại cảng
+Khi cảng nhận hàng từ tàu: Cảng sẽ tiến hành dỡ hàng và nhận hàng từ tàu . Nhân viên giao nhận phải lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận ( phải cùng lập ROROC và NOR ) , sau đó hàng sẽ được đưa về kho bãi của cảng .
+Khi cảng giao hàng cho chủ hàng : Khi nhận được thông báo tàu đến chủ hàng mang vận đơn giấy gới thiệu cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O – delivery order). Chủ hàng đóng phí lưu kho, chi phí xếp dỡ hàng và lấy biên lai, sau đó mang bản D/O để cảng ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng . Tiếp theo làm thủ tục hải quan , khi hải quan xác nhận hoàn thành thủ tục hải quan thì chủ hàng có thể mang hàng ra khỏi cảng chở về kho riêng của mình .
Đối với hàng không phải lưu kho bãi tại cảng
Trong trường hợp này , chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu . Để tiến hành xếp dỡ hàng trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu người giao nhận phải trao cho cảng một số chứng từ như sau gồm bản lược khai hàng hóa sơ đồ xếp hàng , chi tiết hầm hàng . Người giao nhận xuất trình vận đơn cho đại diện của hãng tàu và nhận lệnh giao hàng sau đó trực tiếp nhận hàng từ hãng tàu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhận hàng bao gồm : biên bản giám định hầm tàu (lập trước khi dỡ hàng) nhằm quy trách nhiệm cho tàu về những tổn thất xảy ra sau này: biên bản hàng bị hư hỏng tổn thất (COR) , thư dự kháng (LOR) đối với hàng tổn thất không rõ rệt , biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) , biên bản giám định , giấy chứng nhận hàng thiếu (do đại lý nhập). Sau đó tiến hành làm thủ tục hải quan và vận chuyển về kho hoặc nơi phân phối hàng hóa .
Đối với hàng nhập bằng container
+ Hàng nguyên cont (FCL)
Khi nhận được Notice of Arrival, người nhận mang vân đơn và giấy giới thiệu đến hãng tàu lấy D/O và cược cont, sau đó mang D/O đến hải quan làm thủ tục và nộp thuế, kiểm hóa(nếu có), sau khi hoàn thành thủ tục chủ hàng mang bộ chứng từ đến văn phòng quản lý tàu để xác nhận D/O, cuối cùng lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
+ Hàng lẻ (LCL/LCL)
Nhân viên giao nhận mang O.B/L hoặc H.B/L đến hang tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định, nộp tiền lưu kho, phí bốc xếp và lấy biên lai. Mang biên lai phí lưu kho, 3 bản D/O, Invoice, P/L đến văn phòng quả lý tàu tại cảng để xác nhận D/O. Nhân viên giao nhận xuống kho tìm vị trí hàng, tại kho lưu 1 D/O, mang 2 bản D/O còn lại đến phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ lại 1 D/O và lập 2 phiếu xuất kho cho nhân viên giao nhận. Đem 2 phiếu xuất kho đến xem và lấy hàng.
1.3.3.5 Lập chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi chủ hàng
Ngay khi giao nhận hàng chủ hàng hoặc người giao nhận kiểm tra hàng hóa nếu cần tiến hành lập các chứng từ sau: biên bản kiểm tra sơ bộ, thư dự kháng, biên bản đổ vỡ biên bản quyết toán nhận hàng với tàu, giấy chứng nhận hàng thừa thiểu so với lược khai và biên bản giám định. Sau khi nhận hàng mời cơ quan, đơn vị giám định giám định tổn thất nhằm xác định tổn thất vả làm cơ sở cho khiếu nại .
1.3.3.6 Quyết toán
Quyết toán hoạt động nhập hàng thanh toán các chi phí liên quan đến công tác giao nhận. Tập hợp các chứng từ cần thiết tiến hành khiếu nại các đơn vị liên quan về tổn thất hàng hóa (nếu có) và theo dõi kết quả khiếu nại của mình
1.3.3.7 Các chứng từ trong giao nhận hàng nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển
Thông báo sẵn sàng ( Notice of readiness):Là một văn bản do thuyền trưởng gửi cho người gửi hàng hoặc người nhận hàng để thông báo là tàu đến cảng , văn bản này là căn cứ để xác định thời gian tính “laytime”.
Bản lược khai hàng hóa – Cargo manifest:Là bản liệt kê tóm tắt về hàng vận chuyển trên tàu, do người vận chuyển lập khi đã hoàn thành việc xếp hàng xuống tàu là căn cứ để lập bản thanh toán các loại phí liên quan đến hàng (phí xếp dỡ, phí kiểm đếm,đại lý phí), làm cơ sở để lập bản kết toán giao nhận hàng (ROROC)
Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (report on receipt of cargo – roroc):Sau khi hoàn tất việc dỡ hàng nhập khẩu từ tàu vào bờ, cảng (đại diện cho chủ hàng) phải cũng với thuyền trưởng ký một văn bản xác nhận số lượng kiện hàng đã giao và đã nhận gọi là ROROC , đây là một trong những căc cứ để khiếu nại hãng tàu hay người bán, đồng thời dựa vào nó để cảng giao hàng cho chủ nhập khẩu.
Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O):Do người chuyên chở hoặc đại lý của họ ký phát với mục đích giao quyền cầm giữ hàng hoá cho người nhận hàng.
Vận đơn đường biển (Bill of lading – B/L):Vận đơn đường biển (Bill ofLading/ Ocean Bill of Lading/ Marine Bill of Lading) là chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng dường biển do người vận chuyển hoặc đại diện của người vận chuyển cấp phát cho người giửi hàng sau khi hàng hóa đã dược xếp lên tàu.
b) Chứng từ phát sinh khi xuất hiện tình trạng thiếu hàng, hư hỏng hàng hóa.
Phiếu thiếu hàng: Khi dỡ xong hàng nhập, nếu phát hiện thấy thiếu hàng,đại lý tàu biển, căn cứ vào biên bản kết toán ROROC, cấp cho chủ hàng một giấychứng nhận việc thiếu hàng là Shortage bond (SB) hay certificate shortlanded cargo, đây là chứng từ khiếu nại hãng tàu về trách nhiệm bảo quản của tàu đối với số lượng hàng
Giấy chứng nhận hàng hư hỏng (Cargo outturn report – COR):Khi dỡ kiện hàng từ trên tàu xuống, nếu thấy hàng bị hư hỏng đổvỡ, cảng và tàu cùng lập một biên bản về tình trạng đó của hàng gọi tắt là COR
Biên bản đổ vỡ mất mát:Khi nhận hàng ở kho cảng, nếu thấy hàng bị hư hỏng, đổ vỡ, mất, thiếu chủ hàng có thể yêu cầu cơ quan liên quan phải lập biên bản về tình trạng của hàng hóa gọi là “Biên bản đổ vỡvà mất mát”. Biên bản này được lập
với sự có mặt của 4 cơ quan: hải quan, bảo hiểm, cảng và công ty xuất nhập khẩu (chủ hàng).
1.4. KINH NGHIỆM TRONG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
Vì có vị trí địa lý khác nhau nên mỗi quốc gia sẽ chọn cho mình những mô hình quản lý và ưu tiên đầu tư khác nhau trong quá trình phát triên dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển.
1.4.1. Kinh nghiệm trên Thế giới
Các công ty Logistics thường thiết lập hệ thống các trung tâm hàng hóa (cargo hub system) ở các trung tâm kinh tế chính trên thế giới . Hàng hóa từ các vùng phụ cận được các chi nhánh gởi về trung tâm để gom thành những lô hàng lớn và gởi đến các trung tâm nhận hàng thuộc các châu lục trên thế giới . Tại đây, hàng hóa được tiếp tục phân đến các điểm đến sau cùng . Ở Châu Á có ba cảng biển đứng đầu thế giới về việc chuyển tải hàng hóa là Singapore , Hồng Kông và Kaoshiung
1.4.2. Kinh nghiệm tại Việt Nam
1.4.2.1 Công ty TNHH Dịch Vụ Và Vận Tải và Thương Mại Việt Hoa
Công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải và Thương Mại Vịêt Hoa là công ty tư nhân hoạt động hạch toán độc lập tự chủ về mặt tài chính có tư cách pháp nhân hoạt động theo quy định hiện hành của nhà nước, công ty chuyên cung cấp dịch vụ Logistic,