Hóa đơn thương mại (tiếng anh là Commercial Invoice) là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán và do người bán hàng phát hành để yêu cầu người mua hàng trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Hóa đơn thương mại ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán hay phương thức vận chuyển. Hóa đơn thương mại dùng để xuất trình cho ngân hàng khi đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm trong trường hợp tính phí bảo hiểm khi mua hàng hóa, xuất trình cho cơ quan hải quan để tính tiền thuế, thông quan hàng hóa.
Hóa đơn thương mại bao gồm: - Tên người mua/bán - Địa chỉ
- Địa điểm giao hàng - Chất lượng hàng hóa - Đơn giá hàng
- Khối lượng Chức năng:
- Chức năng thanh toán: hóa đơn thương mại được sử dụng để thanh toán, là chứng từ hợp pháp để bên bán đòi tiền bên mua. Chứa nội dung liên quan đến số lượng, giá trị hàng hóa, và có đầy đủ con dấu, chữ ký để chắc chắn các nghĩa vụ thanh toán.
- Chức năng khai giá hải quan: Giá được ghi trên hóa đơn thương mại là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu
- Chức năng tính số tiền bảo hiểm: giá trên hóa đơn thương mại được dùng để làm cơ sở tính số tiền bảo hiểm.
2.3.Quy trình xử lý của phương thức thanh toán Telegraphic Transfer Remittance
Bước 1: Chuyển hàng và chứng từ
Đây là bước đầu tiên trong quy trình thanh toán T/T. Bên xuất khẩu sẽ đóng hàng, giao hàng cùng với bộ chứng từ cần thiết cho bên nhập khẩu. Bạn lưu ý rằng trước khi gửi hàng cần phải kiểm tra các thông tin về đơn hàng và chứng từ xem đã chính xác chưa để tránh việc sai sót không đáng có.
Bước 2: Yêu cầu ngân hàng chuyển tiền
Sau khi đã gửi hàng và chứng từ đi, bên nhập khẩu nhận được sẽ tiến hành làm lệnh chuyển iền đồng thời gửi hồ sơ kèm bộ chứng từ đến ngân hàng yêu cầu chuyển tiền cho người xuất khẩu. Lúc này sẽ có 2 phương được đưa ra để bạn lựa chọn là chuyển trả trước và chuyển trả sau.
- Nếu bạn chọn chuyển tiền trả trước thì hồ sơ bạn cần chuẩn bị bao gồm: lệnh chuyển tiền, hợp đồng mua bán ngoại thương, hợp đồng mua bán ngoại tệ (Nếu tài khoản ngoại tệ của bạn không đủ). Sau khi nhận được hàng thì bạn cũng phải bổ sung thêm tờ khai hải quan, vận đơn cùng với hóa đơn thương mại.
- Nếu bạn chọn hình thức chuyển tiền trả sau thì bạn cần chuẩn bị: lệnh chuyển tiền, hợp đồng mua bán ngoại thương, hợp đồng mua bán ngoại tệ (nếu cần), tờ khai hải quan, vận đơn cùng với hóa đơn thương mại.
Bước 3: Ngân hàng thông báo cho bên nhập khẩu
Sau khi đã nhận được đủ các giấy tờ cần thiết từ người nhập khẩu thì ngân hàng sẽ thực hiện trích tiền cho bên xuất khẩu và đồng thời gửi giấy báo nợ cho bên này.
Bước 4: Chuyển tiền
Đây là bước cuối cùng, ngân hàng đại lý sẽ thực hiện chuyển tiền trả và báo lại cho bên xuất khẩu. Lúc này quy trình thanh toán T/T được hoàn thành.
2.4. Cách thức xét duyệt tính hợp lệ của bộ chứng từ
Chứng từ hợp lệ là văn bản ghi lại nội dung giao dịch phát sinh phải đảm bảo:
- Tính pháp lý: trong trường hợp các bên tham gia vào giao dịch phải ký xác nhận để nếu có xảy ra tranh chấp giữa các bên thì đây sẽ là bằng chứng, là cơ sở để phân xử đúng sai mà các bên không thể chối cãi được.
- Đảm bảo tính pháp luật: tuân thủ theo đúng các quy định của nhà nước, kể cả về mặt hình thức.
- Đảm bảo tính trung thực: sự kiện ghi lại phải có thực, không được bịa đặt. - Tính rõ ràng: đầy đủ nội dung, cụ thể, dễ hiểu, không đa nghĩa.
Tùy theo từng nghiệp vụ phát sinh khác nhau mà có các chứng từ khác nhau. Có thể chỉ một văn bản chứng từ đi cùng với nhau tạo thành một bộ chứng từ đầy đủ.
- Hợp đồng ngoại thương cần quy định chi tiết và rõ ràng những nội dung như: đối tượng hợp đồng, số tiền phải thanh toán, thời hạn thanh toán, cách thức thanh toán… Hợp đồng ngoại thương gồm: Mô tả hàng hóa Mã số thuế Phẩm chất hàng Số lượng, trọng lượng hàng
Đơn giá hàng (kèm theo điều kiện thương mại)
Thời hạn, địa điểm giao hàng
Phương thức, thời hạn thanh toán - Hóa đơn thương mại cần có các mục:
Tên & logo của hãng vận tải
Số vận đơn (B/L No.)
Số lượng bản gốc (No. of Originals)
Người gửi hàng (Shipper)
Người nhận hàng (Consignee)
Tên tàu & Số chuyến (Vessel & Voyage No.)
Cảng xếp (Port of Loading), cảng dỡ (Port of Discharge)
Mô tả bao kiện, hàng hóa (Description of Packages and Goods)
Trọng lượng toàn bộ (Gross Weight), Dung tích (Measurement)
Cước và phí (Freight and Charges)
Ngày và địa điểm phát hành B/L (Place and Date of Issue)
Nội dung khác...
- Lệnh chuyển tiền có các khoản mục:
Đơn vị nhận
Số tiền chuyển (Kiểm tra số dư trong tài khoản đủ thanh toán cho người nhận)
Chữ ký của đơn vị chuyển - Tờ khai hải quan: Là tờ khai đã thông quan
(Lưu ý: tờ khai hải quan được hiểu tối thiểu gồm 3 trang A4 và tối đa 52 trang A4, 2 trang đầu mỗi tờ khai luôn là nội dung cơ bản liên quan đến người xuất khẩu và nhập khẩu cũng như các thông tin khác như số invoice, contract, trị giá……và bắt đầu từ trang thứ 3 sẽ là dòng tên hàng đầu tiên. Trong khi đó, mỗi tờ khai chỉ được phép tối đa 50 dòng hàng. Như vậy đó là lý do tại sao một tờ khai tối thiểu và tối đa chỉ là 3 và 52 trang. Trong thực tế, một lô hàng khi nhập hay xuất khẩu thì có thể có nhiều tờ khai.)
- Vận đơn: Vận đơn bao gồm:
Tên và địa chỉ người vận tải, những chỉ dẫn khác theo yêu cầu
Cảng xếp hàng
Cảng dỡ hàng
Tên và địa chỉ người gửi hàng
Tên và địa chỉ người nhận hàng, (rất quan trọng)
Đại lý, bên thông báo chỉ định
Tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng cả bì hoặc thể tích
Cước phí và phụ phí trả cho người vận tải, điều kiện thanh toán
Thời gian và địa điểm cấp vận đơn
Số bản gốc vận đơn
Chữ ký của người vận tải (hoặc của thuyền trưởng hoặc người đại diện của thuyền trưởng, hoặc đại lý)