7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.1.2.5 Giám sát các kiểm soát
- Giám sát các kiểm soát là quá trình người quản lý đánh giá chất lượng hoạt động của kiểm soát nội bộ. Nhằm xác định KSNB có vận hành đúng theo thiết
kế và
cần phải điều chỉnh gì cho phù hợp với tình hình của từng giai đoạn. Giám sát
giúp cho
KSNB duy trì tính hữu hiệu qua các thời kì. Có hai loại giám sát:
- Giám sát thường xuyên: Được thực hiện trong các hoạt động, do nhà quản lý và các nhân viên thực hiện trong trách nhiệm của mình thông qua việc tiếp nhận
các ý
kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp.... hoặc xem xét các báo cáo hoạt động
và phát hiện các biến động khác thường.
- Giám sát định kì: Được thực hiện thông qua các đánh giá riêng biệt thông qua các đánh giá định kì, hay các cuộc kiển toán định lỳ do kiển toán viên nội bộ
hoặc kiểm
toán viên độc lập thực hiện.
1.1.3 Nguyên tắc thiết kế, hạn chế vốn có KSNB
1.1.3.1 Nguyên tắc thiết kế KSNB
Một số nguyên tắc cơ bản mà nhà quản lý cần phải xem xét khi phát triển hệ thống KSNB:
- Nguyên tắc toàn diện: Mọi lĩnh vực hoạt động đều phải được kiểm soát Các bộ phận khác nhau của đơn vị có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. → Sai phạm ở
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Tùy thuộc vào quy mô và cơ cấu tổ chức của đơn vị, các công việc và trách nhiệm cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận
và cho nhiều người. Tránh các xu hướng tập trung quyền hành hoặc quá phân tán.
- Phân chia trách nhiệm thích hợp (nguyên tắc bất kiêm nhiệm): Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số hành vi khác nhau trong quá
trình quản lý ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Ủy quyền là người quản lý ủy quyền cho cấp dưới được quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất
định. Phê
chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết công việc trong phạm vi
quyền hạn được giao.
1.1.3.2 Hạn chế vốn có KSNB
- Khi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng thì các kiểm toán viên cần nhận thức rằng, một hệ thống kiểm soát nội bộ dù cho có hoàn hảo đến đâu, thì
cũng không thể nào ngăn ngừa phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra, đó là hạn
chế cố
hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ:
- Quan hệ giữa Chi phí- Lợi ích: Hệ thống kiểm soát nội bộ thường bị xem xét trong mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra với lợi ích đem lại. Yêu cầu của nhà quản lý là
những chi phí bỏ ra cho kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là phải ít tốn hơn tổn thất do
soát nội bộ thưởng chỉ đặt ra các thủ tục kiểm soát bên trong đơn vị mà ít có tác động đối với các nghiệp vụ ở bên ngoài đơn vị.
- Vấn đề con người: Sai phạm của nhân viên có thể xảy ra do thiếu tính thận trọng, sai lầm trong xét đoán hoặc hiểu sai hướng dẫn của cấp trên.
1.2 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG.
1.2.1 Khái niệm tiền lương, các khoản trích theo lương và các hình thức trả lương.
* Khái niệm về tiền lương.
Tiền lương là bộ phận cơ bản trong thu nhập của người lao động, đồng thời là một trong các chi phí đầu vào của sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Quan niệm hiện
nay của Nhà nước về tiền lương như sau: “Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị
sức lao động, là giá của yếu tố lao động mà người sử dụng (Nhà nước, Doanh nghiệp) phải trả cho người cung ứng sức lao động, tuân theo nguyên tắc cung - cầu, giá cả thị trường và pháp luật hiện hành của Nhà nước”. Theo quan niệm của kinh tế học:
“Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của phần thù lao lao động mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng công việc và chất lượng công việc mà người lao động đã đóng góp cho doanh nghiệp”
Trong cơ chế mới, cũng như toàn bộ các loại giá cả khác trên thị trường, tiền lương hay tiền công của người lao động ở khu vực sản xuất kinh doanh do thị trường quyết định. Tuy nhiên, sự quản lý vĩ mô của Nhà nước về tiền lương đối với khu vực sản xuất kinh doanh buộc các doanh nghiệp phải đảm bảo cho người lao động có thu nhập tối thiểu bằng mức lương tối thiểu do Nhà nước ban hành để người lao động có thể ăn ở, sinh hoạt và học tập ở mức cần thiết. Còn với những người lao động hoạt động trong khối hành chính sự nghiệp được hưởng chế độ tiền lương do Nhà nước quy định theo chức danh và tiêu chuẩn, trình độ nghiệp vụ cho từng đơn vị công tác. Nguồn chi trả lấy từ Ngân sách Nhà nước.
<ỉ*Khái niệm các khoản trích theo lương
• Bảo hiểm xã hội:
Theo khái niệm của Tổ chức lao động quốc tế ILOS, “Bảo hiểm xã hội được
hiểu là sự bảo vệ của xã hội với các thành viên của mình thông qua một loạt các biện pháp công cộng để chống lại tình trạng khó khăn về kinh tế- xã hội, bị giảm thu nhập do ốm đau, mất khả năng lao động, tuổi già ”. Quỹ Bảo hiểm xã hội (BHXH) là quỹ tài chính độc lập, tập trung nằm ngoài ngân sách Nhà nước. Quỹ có mục đích và chủ thể riêng, mục đích tạo lập quỹ BHXH là dùng để chi trả cho người lao động, giúp họ ổn định cuộc sống khi gặp các biến cố rủi ro. Chủ thể của BHXH chính là những người tham gia đóng góp hình thành nên quỹ, do đó có thể bao gồm cả: Người lao động, người sử dụng lao động và Nhà nước.
Nguồn hình thành quỹ BHXH: Căn cứ theo khoản 2 điều 3 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định quỹ BHXH được hình thành từ các nguồn sau:
- Doanh nghiệp đóng 17, 5% so với tổng quỹ tiền lương của những người tham gia BHXH trong đơn vị. Trong đó, 14% để chi trả các chế độ hưu trí, tử tuất và
3% và
quỹ ốm đâu và thai sản, 0,5% vào quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
- Người lao động đóng bằng 8% tiền lương tháng để chi các chế độ hưu trí và tử tuất.
- Nhà nước đóng góp và hỗ trợ thêm để bảo đảm việc thực hiện các chế độ HBXH
-Các nguồn khác: được viện trợ từ các tổ chức trong và ngoài nước. • Bảo hiểm y tế:
Nhằm xã hội hóa việc khám chữa bệnh, người lao động còn được hưởng các khoản khám chữa bệnh không mất tiền bao gồm các khoản: viện phí, thuốc men trong thời gian sinh đẻ nếu họ có bảo hiểm y tế và các khoản khám chữa bệnh đó nằm trong phạm vi bảo hiểm.
- Doanh nghiệp chịu 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh do chủ doanh nghiệp (người sử dụng lao động) trả.
- Người lao động chịu 1,5% trừ vào thu nhập của người lao động, BHYT mang tính bắt buộc đối với mỗi cán bộ công nhân viên trong mọi Doanh nghiệp.
• Kinh phí công đoàn:
Công đoàn là một tổ chức dành cho người lao động, do người sử dụng lao động lập ra, hoạt động vì lợi ích người lao động. Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích kinh phí công đoàn là 2% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh do chủ doanh nghiệp chịu. Trong 2% này, thì 1% nộp cho các hoạt động cấp trên, 1% còn lại dành cho hoạt động công đoàn cơ sở.
• Bảo hiểm thất nghiệp:
Được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương tháng của công nhân viên chức, người lao động tham gia đóng bảo hiểm thất nghiệp. Tỷ lệ trích vào quỹ bảo hiểm thất nghiệp là 2%, trong đó:
- Doanh nghiệp chiu 1% tính vào chi phí kinh doanh và nộp cùng một lúc vào quỹ bảo hiểm thất nghiệp cho cơ quan quản lý quỹ.
- Người lao động chịu 1% trừ vào thu nhập của người lao động.
Ngoài ra, quỹ Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) còn được hỗ trợ từ Ngân sách Nhà nươc hàng năm ( 1 lần ) bằng 1% quỹ tiền lương của người lao động tha m gia đóng BHTN. Quỹ BHTN dùng để thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ thất nghiệp và hỗ trợ đào tạo nghề cũng như tìm việc làm mới thích hợp.
&Các hình thức trả lương
• Hình thức trả lương theo thời gian
Lương theo thời gian là việc tính trả lương cho nhân viên theo thời gian làm việc, có thể là theo tháng, theo ngày, theo giờ.
Tiền lương theo thời gian = (Lương thỏa thuận/ Ngày công thỏa thuận) x Ngày đi làm thực tế.
Tổng lương = tiền lương theo thời gian + các khoản phụ cấp.
• Hình thức trả lương theo sản phẩm:
Hình thức trả lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao động theo số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành. Đây là hình thức trả lương gắn chặt năng suất lao động với thù lao, có tác dụng khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động góp phần tăng sản phẩm hoàn thành.
Lương sản phẩm= Sản lượng sản phẩm x Đơn giá sản phẩm
• Hình thức trả lương khóan
Là hình thức trả lương khi người lao động hoàn thành một khối lượng công việc theo đúng chất lượng được giao
Lương= Mức lương khoán x tỉ lệ % hoàn thành công việc
• Hình thức trả lương/ thưởng theo doanh thu:
Là hình thức trả lương/ thưởng mà thu nhập người lao động phụ thuộc vào doanh số đạt được theo mục tiêu doanh số và chính sách lương/ thưởng doanh số của Công ty. Thường áp dụng cho nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng... hưởng lương theo doanh thu:
Các hình thức lương/ thưởng theo doanh thu: - Lương/ thưởng doanh số cá nhân
- Lương/ thưởng doanh số theo nhóm
- Các hình thức thưởng kinh doanh khác: Công nợ, phát triển thị trường.
1.2.2 Sai sót, rủi ro thường gặp của chu trình tiền lương và các khoản trích theo
lương
1.2.2.1 Sai sót thường gặp đối với khoản mục tiên lương và các khoản trích theo
lương
sót. Ngoài ra, nhân viên kế toán cấu kết với người lao động chấm công nhiều ngày hơn so với ngày công thực tế.
- Bảng tính lương sai: Do nhân viên kế toán tiến hành các phương pháp tính toán sai. Bên cạnh đó, tình trạng khai khống giờ làm việc, khai khống nhân viên dẫn
đến chi phí tiền lương tăng cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến bảng tính
lương sai.
- Quy trình hạch toán sổ, sách bị nhầm lẫn: Việc hạch toán nhầm các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, cũng là những sai sót
thường gặp
của khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương.
- Ngoài các sai sót rủi ro trên, doanh nghiệp cũng thường xuyên gặp phải các sai sót, rủi ro như: trả lương nhầm cho các nhân viên với nhau, nộp các khoản trích
theo lương chậm...
1.2.2.2 Sai sót thường gặp trong kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương và các
khoản
trích theo lương.
-Sai phạm có thể xảy ra do nhân viên viết các phiếu chi cho từng nhân viên đã thôi việc hoặc không có thực dẫn đến các khoản chi phí không hợp lý:
+ Tiền chi có thể chi ra cho những dịch vụ không có thật, dẫn đến các khoản chi phí không đúng với thực tế.
+ Các sổ sách, báo cáo, tài liệu có thể được sử dụng bởi những nhân viên không có thẩm quyền cho những mục đích vụ lợi, dẫn tới những khoản chi phí phi lý và chi phí nhân công tăng quá nhiều so với thực tế.
+ Sai phạm trong ghi chép tính toán giờ công, sản phẩm, dịch vụ hoàn thành (không theo dõi chính xác thời gian làm việc, hoặc không đúng quy định của Công ty, hay biên bản kiểm tra chất lượng chưa thực sự chính xác.)
- Sai phạm trong cập nhật dữ liệu nhân sự:
Ke toán có thể thắc mắc sai phạm trong cập nhật dữ liệu: Không đầy đủ số nhân viên hiện có trong kỳ tính lương. Không chính xác về chức danh, chức vụ, cấp bậc, bộ phận. Không kịp thời so với tình hình nhân sự trong kỳ tính lương (nhân viên đã nghỉ việc, nhân viên mới, nhân viên điều chuyển, nhân viên được tăng lương, bị giảm lương.)
- Sai phạm có thể xảy ra trong quá trình tính lương, thưởng và các khoản khấu trừ:
Sai phạm trong các chứng từ (theo dõi thời gian hoạt động và kế quả công việc, sản phẩm, dịch vụ hoàn thành và các chứng từ có liên quan.) sẽ dẫn đến tính sai tiền lương nhân viên. Tính lương không chính xác do sai cấp bậc, chức vụ, hệ số lương, các bảng lương mang tính đối phó, tính lương khống.
-Sai phạm xảy ra trong quá trình nộp tiền cho Nhà nước:
Công ty nộp chậm hoặc không nộp các khoản khấu trừ từ tiền lương cho Ngân sách Nhà nước, không chủ động kê khai đúng thời gian quy định của luật thuế, bị cơ quan thuế nhắc nhở, xử phạt hành chính. Việc tính lương không đúng làm sai lệch các khoản nộp cho Nhà nước.
- Sai phạm có thể xảy ra trong quá trình trả lương cho nhân viên: Châm trễ hay sai sót trong quá trình trả lương.
1.2.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương và các khoản trích theo
lương.
- Nghiệp vụ phê chuẩn:
+ Các nhân viên cần được tuyển dụng dựa trên các tiêu chuẩn do Ban quản lý phê chuẩn.
+ Các khoản tiền lương, thưởng, các khoản trích theo lương cũng như các khoản khấu trừ cần phải được thực hiện tuân theo sự phê chuẩn của Ban quản lý.
+ Các điều chỉnh đối với việc ghi chép sổ sách hay báo cáo về tiền lương và các khoản trích theo lương nhất thiết phải được thực hiện tuân theo sự phê duyệt của Ban quản lý.
- Ghi sổ:
+ Các khoản trích chỉ liên quan đến tiền lương, thưởng, các khoản trích theo lương, các khoản khấu trừ, thuế, phúc lợi phải được ghi chép chính xác về số học, đúng thời kỳ và thích hợp về phân loại.
- Thực chi:
+ Thiết lập các thủ tục tiền lương và các khoản trích theo lương cần phải được tuân theo sự phê chuẩn của Ban quản lý.
+ Tất cả các khoản chi tiền lương đều phải căn cứ các khoản nợ đã được ghi nhận.
+ Tiếp cận hệ thống sổ sách, tiếp cận tới sổ tiền lương và nhân sự, cũng như các báo cáo và tài liệu cần phải giới hạn ở những nhân viên đã được phân công.
- Xác định được mức lương phù hợp cho từng nhân viên (hợp pháp, hợp lệ, hợp tình):
- Tiền lương của từng nhân viên được tính toán một các đầy đủ, chính xác và kịp thời.
+ Nhân sự của Công ty luôn được cập nhật một các đầy đủ, chính xác và kịp thời.
+ Sức lao động của từng nhân viên luôn được đánh giá theo quy địn về chấm công của Công ty.
- Tiền lương của nhân viên toàn Công ty luôn được chi trả một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời.
- Ghi nhận và báo cáo một cách đúnng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu về tất cả các chức năng của Công ty quy định.
1.2.4 KSNB khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương
1.2.4.1 Môi trường kiểm soát:
- Bảng chấm công được trưởng các bộ phận lập, cuối tháng được đưa đến kế toán
- Dựa vào bảng chấm công, kế toán tính lương cho nhân viên. Bảng tính lương được giám đốc xét duyệt.
1.2.4.2 Đánh giá rủi ro
Các nhóm rủi ro thường gặp: - Rủi ro về xác định mức lương