2.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty
Tên đầy đủ: CÔNG TY TNHH SÀI GÒN TÂN TRƯỜNG. Tên viết tắt: TTIGroup
Logo
MAKE THINGS EASIER
Giấy đăng ký kinh doanh số 0313214955 Ngày cấp: 16/04/2015
Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh Giám đốc: Ông Lê Vũ Thư
Trụ sở: 99F Trần Văn Đang - Phường 9 - Quận 3 - TP. Hồ Chí Minh Loại hình kinh doanh: Công ty thương mại
Lĩnh vực kinh doanh: Kinh doanh văn phòng phẩm và các thiết bị văn phòng cũng như đồ dùng gia đình.
Điện thoại: 098 940 9429 Fax: (024) 36320563 Mã số thuế: 0313214955
Email: vanphongpham@tantruong.com
Slogan: “TTI - Giải pháp MỘT NGUỒN CUNG cho mọi nhu cầu đồ dùng văn phòng
phẩm của bạn. Tiết kiệm hơn, chuyên nghiệp hơn”.
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 35 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG Công ty TNHH Sài Gòn Tân Trường được thành lập vào năm 2015, khởi đầu bằng việc bán các thiết bị phục vụ cho văn phòng và trường học, giờ đây công ty đã phát triển và vươn lên trở thành nhà cung cấp dịch vụ Văn phòng phẩm cho các Tập đoàn, công ty, trường học, các tổ chức tại TP. Hồ Chí Minh.
Tuy mới thành lập không lâu nhưng với sự nỗ lực không ngừng nghỉ cùng với
đội ngũ nhân viên trẻ, năng động sáng tạo, tràn đầy nhiệt huyết và không ngừng học hỏi Sài Gòn Tân Trường đang cố gắng phấn đấu để trở thành đơn vị cung cấp văn phòng phẩm hàng đầu tại khu vực phía Nam.2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Nguồn: Công ty TNHH Sài Gòn Tân Trường.
Ghi chú:
Quan hệ chỉ đạo ---► Quan hệ phối hợp ◄---►
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:
+ Tổng giám đốc: Đây là người đại diện theo pháp luật của công ty, có quyền quyết định và quản lý mọi hoạt động của công ty. Ngoài ra, tổng giám đốc còn là nhười đưa ra phương hướng phát triển, xây dựng tầm nhìn và chiến lược cho công ty. Tổng giám đốc giống như một vị thuyền trưởng chèo lái con thuyền đi đúng hướng và cũng là người chịu trách nhiệm trước pháp luật và các cơ quan có thẩm quyền khác
về những vấn đề của công ty.
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 36 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG + Bộ phận mua hàng: Đây là bộ phận phụ trách nguồn hàng cung ứng cho hoạt
động kinh doanh của công ty. Bộ phận mua hàng có trách nhiệm tìm kiếm những nhà
cung cấp với giá cả hợp lý và chất lượng hàng đảm bảo nhất. Đồng thời bộ phận mua
hàng cũng cần phối hợp với bộ phận kinh doanh, bộ phận kho và kế toán nhằm đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng, nắm bắt được những mặt hàng kinh doanh tốt và không tốt để có thể lên kế hoạch nhập hàng hay đổi nhà cung cấp khác một cách hợp lý, cung cấp số liệu và chứng từ cho kế toán để tiến hành tính giá vốn hàng bán cũng như
thanh toán công nợ với nhà cung cấp.
+ Bộ phận kinh doanh: Đây là bộ phận chịu trách nhiệm chính đến hoạt động bán hàng, tạo ra doanh thu của công ty. Bộ phận kinh doanh sẽ lên kế hoạch bán hàng,
tìm kiếm khách hàng mới, chăm sóc khách hàng. Đồng thời sẽ xây dựng chiến lược kinh doanh, chiến lược Marketing giúp quảng bá các sản phẩm của công ty. Đây cũng
là bộ phận sẽ giải đáp các thắc mắc và khiếu nại của khách hàng, tiến hành đòi nợ và đảm bảo đạt được hoặc vượt qua doanh số đã đề ra. Bộ phận kinh doanh cũng sẽ phối
hợp với các bộ phận khác để đạt được kết quả cao nhất trong công việc như bộ phận mua hàng, bộ phận kho để nắm bắt tình hình về hàng tồn kho; bộ phận kế toán để nắm bắt được giá bán và chiết khấu, cũng như cung cấp chứng từ cho kế toán tiến hành hạch toán doanh thu và theo dõi công nợ.
+ Bộ phận kế toán: Đây là bộ phận chịu trách nhiệm về số liệu và đưa ra các báo cáo về tình hình hoạt động của công ty. Nhiệm vụ của bộ phận kế toán là kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế toán do các bộ phận khác gửi đến; quản lý, hướng dẫn và thực hiện theo các quy định về kế toán đã được ban hành;
tiến hành ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh và lập các báo cáo tài chính, tờ khai quyết
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 37 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG toán để tính tiền lương của người lao động và thực hiện những công việc khác được giám đốc giao phó.
+ Bộ phận kho: Quản lý, ghi chép hàng hóa xuất nhập kho, đảm bảo hàng hóa tránh bị hư hỏng, thất thoát trong quá trình lưu giữ. Luôn thông báo về tình hình hàng
tồn kho cho bộ phận kinh doanh và bộ phận mua hàng. Ngoài ra còn phụ trách giao hàng hóa cho khách theo hóa đơn được chuyển xuống.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Sài Gòn Tân Trường được tổ chức theo hình
Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: Công ty TNHH Sài Gòn Tân Trường
Ghi chú;
Quan hệ chỉ đạo ---► Quan hệ phối hợp. ◄---►
Dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng, các thành viên thực hiện các công việc phù hợp với chức năng của mình.
* Chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận kế toán
+ Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm trước toàn bộ hoạt động kế toán tại công ty. Tổ chức công tác kế toán, phương pháp kế toán, kiểm tra, đôn đốc hoạt động của kế toán viên. Lập các báo cáo tài chính, thực hiện quyết toán thuế cuối kỳ. Là người kiểm tra cuối cùng toàn bộ các số liệu của công ty, đảm bảo số liệu đưa ra là chính xác, đầy đủ và kịp thời trước khi cung cấp thông tin cho người
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 38 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG sử dụng. Tiến hành báo cáo và tư vấn cho Giám đốc về tình hình tài chính của công ty, phối kết hợp với các bên liên quan để cùng lên kế hoạch kinh doanh cho công ty.
+ Thủ quỹ: tiến hành thu, chi tiền và các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi tiền.
Đảm bảo thu, chi tiền chính xác và hợp lý. Lưu giữ các chứng từ liên quan và hạch toán vào sổ sách và phần mềm.
+ Kế toán công nợ: Lập hóa đơn và hạch toán bán hàng dựa theo hợp đồng, danh sách hàng hóa khách hàng mua mà phòng kinh doanh đưa lên, theo dõi công nợ
và thực hiện các công việc kế toán khác mà kế toán trưởng giao.
2.1.3.2 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
+ Chế độ kế toán áp dụng: theo Thông tư 133/2016 - TT/BTC dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
+ Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào 31/12 theo năm dương lịch.
+ Đơn vị tiền tệ: VND.
+ Hình thức kế toán tại công ty: Nhật ký chung. Đây là hình thức được các doanh nghiệp áp dụng phổ biến tại Việt Nam vì nó đơn giản, dễ hiểu, dễ theo dõi và ghi chép. Nó cũng phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
+ Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
+ Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. + Tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ.
+ Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
+ Phần mềm kế toán sử dụng: Phần mềm Misa 2019/R16. Công ty lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán Misa vì trước hết đây là phần mềm dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cũng khá phổ biến tại Việt Nam. Phần mềm khá là dễ sử dụng, có
đầy đủ các chức năng từ lập hóa đơn điện tử, kê khai thuế,... cũng như có đầy đủ các loại sổ theo hình thức đã lựa chọn (tuy nhiên hình thức sổ có thể không giống với mẫu ghi bằng tay). Việc sử dụng phần mềm trong quá trình thực hiện kế toán giúp giảm công việc ghi chép và tính toán thủ công của kế toán. Để số liệu kế toán được thực hiện bởi phần mềm là chính xác thì đòi hỏi người làm kế toán cần thực hiện
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 39 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính:
+ Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái hoặc Nhật ký - Sổ cái ...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
+ Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán trên máy tính
Nguồn: Phụ lục 4 - Thông tư 133/2016/TT-BTC.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày ---► In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra ►
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 40 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
Bảng 2.1 Giao diện phần mềm kế toán tại công ty
Nguồn: Công ty TNHH Sài Gòn Tân Trường.
+ Tài khoản, chứng từ và sổ sách sử dụng: công ty sử dụng hệ thống tài khoản đầy đủ theo TT 133/2016 - TT/BTC ban hành cũng như có đầy đủ các chứng từ và sổ sách theo Hình thức Nhật ký chung như sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ nhật ký đặc biệt, sổ kế toán chi tiết bao gồm sổ và thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp.
2.1.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty TNHH Sài Gòn Tân Trường hoạt động trong lĩnh vực thương mại, các sản phẩm kinh doanh chủ yếu là văn phòng phẩm và các thiết bị văn phòng như giấy in, mực in, sách vở, các loại sổ, bút, kẹp - bấm ghim, băng dính,.. .Đây là ngành đã xuất hiện ở Việt Nam khá lâu, có hàng ngàn doanh nghiệp lớn nhỏ đăng ký sản xuất và kinh doanh. Chỉ tính riêng trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh đã có gần 2.800 doanh nghiệp, trong đó có khoảng 100 công ty trực tiếp sản xuất. Công ty hiện nay chủ yếu là nhập hàng từ các doanh nghiệp sản xuất trong nước hoặc nhập từ nước ngoài mà cụ thể là từ Trung Quốc sau đó bán lại mà không phải là tự sản xuất. Công ty luôn cố gắng đảm bảo chất lượng hàng hóa của mình là tốt nhất cũng như luôn có đầy đủ giấy tờ chứng minh nguồn gốc của hàng hóa.
Hiện nay Công ty TNHH Sài Gòn Tân Trường đang là đơn vị cung cấp đồ dùng văn phòng cho các công ty, tập đoàn, trường học, các khu công nghiệp,. tại
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 41 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
thành phố Hồ Chí Minh và trên cả nước, có thể kể đến một vài khách hàng lớn của công ty như Công ty cổ phần Giao hàng tiết kiệm, Công ty cổ phần Tiki, Công ty TNHH Lốp Kumho VN, Công ty TNHH Jones Lang Lasalle Việt Nam,...
Phương thức bán hàng chủ yếu của công ty là bán buôn, cụ thể là bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng. Công ty không mở cửa hàng văn phòng phẩm mà việc bán hàng chủ yếu là qua điện thoại. Ngoài ra, với sự phát triển của công nghệ cùng với đó là sự đi lên của các trang thương mại điện tử, công ty TNHH Sài Gòn Tân Trường đã mở một cửa hàng trên Shopee và bước đầu cũng thu được kết quả khả quan. Công ty bán hàng dựa trên hợp đồng, hóa đơn,.
Hình thức thanh toán: khách hàng có thể lựa chọn phương thức thanh toán là thanh toán ngay hoặc thanh toán trả chậm trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận hàng hay chấp nhận thanh toán. Khách hàng có thể thanh toán cho công ty bằng tiền mặt hoặc thanh toán qua ngân hàng tới số tài khoản của công ty.
2.2 Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
tại Công ty TNHH Sài Gòn Tân Trường
2.2.1 Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Sài Gòn Tân Trường
2.2.1.1 Quy trình bán hàng
Nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ, tìm kiếm và làm việc trực tiếp với khách hàng. Nhân viên kinh doanh chủ yếu nhận đơn hàng của khách qua điện thoại, với những khách hàng mới có thể sẽ đến văn phòng để làm việc trực tiếp và xem mẫu hàng hóa. Nhân viên kinh doanh tiến hành báo giá cho khách dựa trên bảng báo giá đã được đưa ra và thương lượng hình thức thanh toán. Sau khi đã đạt được thỏa thuận chung, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng. Lúc này nhân viên kinh doanh sẽ chuyển hợp đồng sang phòng kế toán để lập hóa đơn. Sau khi nhận được hợp đồng và kiểm tra, kế toán công nợ sẽ tiến hành lập hóa đơn và bảng kê hàng hóa (nếu có). Dựa theo hóa đơn mà kế toán chuyển xuống, thủ kho sẽ xuất hàng và vận chuyển đến địa điểm giao hàng cho khách. Đồng thời tiến hành lập phiếu xuất kho, ghi vào sổ kho và sau đó chuyển phiếu xuất kho về phòng kế toán. Kế toán sau khi nhận được phiếu xuất
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 42 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG hàng chưa thanh toán, kế toán công nợ sẽ nhắc nhân viên kinh doanh gọi điện giục khách hàng trả nợ.
2.2.1.2 Thực trạng kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp chủ yếu đều đến từ việc bán văn phòng
phẩm và đồ dùng văn phòng cho các công ty, tập đoàn. * Chứng từ sử dụng
+ Hợp đồng + Hóa đơn GTGT + Phiếu xuất kho
+ Biên bản giao nhận hàng hóa + Phiếu thu, giấy báo Nợ
Các chứng từ có liên quan khác. * Tài khoản sử dụng:
Doanh nghiệp sử dụng TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để theo dõi doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh.
TK 131 “Phải thu khách hàng” để theo dõi công nợ của khách hàng.
Ngoài ra còn có TK 3331 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp”; TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” để theo dõi các khoản tiền hàng mà khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp, và các tài khoản khác.
VD: Ngày 08/04/2020, xuất hàng bán cho Công ty cổ phần phân phối thiết bị điện KTG 100 cuộn băng dính với giá chưa VAT là 21.300 đồng/ cuộn, 50 gam Giấy A4 với giá chưa VAT là 50.000 đồng/gam, VAT 10%, theo HĐ số 0004295, chưa thu tiền.
Căn cứ vào Hợp đồng, Hóa đơn và Phiếu xuất kho cùng với các chứng từ liên quan khác, sau khi đã xác định tất cả đều hợp lệ, kế toán tiến hành nhập dữ liệu kế toán vào phần mềm kế toán. Tại phần mềm kế toán, kế toán cần kê khai danh mục khách hàng, nhà cung cấp cũng như danh mục vật tư hàng hóa. Để nhập dữ liệu bán hàng vào phần mềm, kế toán vào Phân hệ Bán hàng chọn Chứng từ bán hàng. Khi nhập chứng từ bán hàng thì đồng thời Phiếu xuất khi và Hóa đơn cũng được lập.