Chương 5 QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG LOGISTICS HỖ TRỢ
5.4.1. Khỏi niệm, mụ hỡnh hệ thống thụng tin logistics
Nghiờn cứu cỏc hoạt động logistics trong những chương trước cho thấy vai trũ của thụng tin và quản trị thụng tin logistics với mục tiờu rỳt ngắn thời gian, nõng cao chất lượng cho chuỗi cỏc hoạt động logistics. Thụng tin trong quản trị logistics là chất kết dớnh cỏc hoạt động logistics trong cỏc nỗ lực hợp nhất của nhà quản trị. Thụng tin logistics cung cấp cơ sở cho cỏc quyết định lập kế hoạch, thực thi và kiểm tra logistics hiệu quả. Nếu khụng quản lý tốt thụng tin, cỏc nhà quản trị logistics khụng thể biết được khỏch hàng muốn gỡ, cần dự trữ bao nhiờu, khi nào cần sản xuất và vận chuyển…Thụng tin giỳp doanh nghiờp thấy được cỏc hoạt động logistics một cỏch rừ nột, nhờ đú nhà quản trị cú thể cải tiến tốt hơn trong quỏ trỡnh thực hiện. Hệ thống thụng tin logistics là một bộ phận của hệ thống thụng tin toàn doanh nghiệp và nú hướng tới những vấn đề đặc thự của quỏ trỡnh ra cỏc quyết định logistics về số lượng và qui mụ của mạng lưới cơ sở logistics, về hoạt động mua và dự trữ hàng hoỏ, về việc lựa chọn phương thức vận chuyển và đơn vị vận tải phự hợp, v.v.
Hệ thống thụng tin Logistics(LIS) được hiểu là một cấu trỳc tương tỏc giữa con người, thiết bị, cỏc phương phỏp và quy trỡnh nhằm cung cấp cỏc thụng tin thớch hợp cho cỏc nhà quản trị logistics với mục tiờu lập kế hoạch, thực thi và kiểm soỏt logistics hiệu quả.
LIS giỳp nắm vững thụng tin về biến động của nhu cầu, thị trường và nguồn cung ứng, iiỳp cho cỏc nhà quản trị chủ động được kế hoạch mua hàng, giao hàng, dự trữ, thuờ
dịch vụ vận tải… một cỏch hợp lớ thoả món yờu cầu của khỏch hàng với mức chi phớ thấp nhất. LIS gúp phần đảm bảo việc sử dụng linh hoạt cỏc nguồn lực logistics, xõy dựng chương trỡnh logistics hiệu quả, chỉ rừ thời gian, khụng gian và phương phỏp vận hành cỏc chu kỳ hoạt động trong logistics. Tại cỏc doanh nghiệp phỏt triển, mụ hỡnh cấu trỳc của LIS được chuyờn mụn húa theo một số hoạt động chủ đạo (hỡnh 5.6).
Mụi trường logistics - Hoạt động kinh doanh - Quản trị logistics - Hoạt động logistics Hệ thống thụng tin Logistics Hệ lập kế Hệ nghiờn cứu và tỡnh hoạch bỏo Hệ thực thi Hệ bỏo cỏo
và kết quả Cỏc chức năng quản trị logistics - Lập kế hoạch - Thực thi - Kiểm soỏt Hỡnh 5.5: Hệ thống thụng tin Logistics
Hỡnh 5.6 cho thấy mối quan hệ trong hệ thống thụng tin logistics bao gồm cỏc yếu tố về mụi trường Logictisc, quỏ trỡnh ra quyết định Logictisc, 4 hệ thống con chủ yếu cấu tạo nờn hệ thống thụng tin Logictisc là hệ thống hoạch định, hệ thống thực thi, hệ thống nghiờn cứu và thu thập tin tức, hệ thống bỏo cỏo kết quả. Cỏc hệ thống đú sẽ phối hợp cung cấp cho nhà quản lý logistics những thụng tin chớnh xỏc và kịp thời để lờn kế hoạch, thực thi và điều chỉnh cỏc hoạt động logistics của doanh nghiệp.
Hệ thống lập kế hoạch: Bao gồm một loạt cỏc kỹ thuật liờn quan đến việc thiết kế cỏc kế hoạch tầm chiến lược như thiết kế mạng lưới, lập kế hoạch và dự đoỏn nhu cầu, phối hợp cỏc nguồn lực, kế hoạch húa cung ứng, sắp xếp và lờn kế hoạch sản xuất, kế hoạch phõn phối, cỏc kế hoạch tầm chiến thuật như quản trị dự trữ, vận tải, và cỏc tỏc nghiệp như nghiệp vụ kho, quỏ trỡnh đặt hàng và cỏc sự kiện xảy ra hàng ngày
Hệ thống thực thi: Hệ thống thực thi logistics bao gồm cỏc kỹ thuật đảm nhiệm cỏc chức năng triển khai logistics trong thời gian ngắn hoặc hàng ngày về quản lý nhà kho, vận tải, mua sắm, dự trữ, quản lý hiệu quả cỏc đơn hàng của khỏch.
Hệ thống nghiờn cứu và thu thập thụng tin: Để thớch nghi với cỏc nhõn tố mụi trường vĩ mụ, mụi trường kờnh và nguồn lực bờn trong cụng ty. Hệ thống nghiờn cứu và thu thập thụng tin cú vai trũ quan sỏt mụi trường, thu thập thụng tin bờn ngoài, thụng tin cú sẵn trong lĩnh vực logistics và trong nội bộ cụng ty
Hệ thống bỏo cỏo kết quả: Hệ thống bỏo cỏo là thành phần cuối cựng trong LIS. Nếu cỏc bỏo cỏo và kết quả khụng được truyền đạt hiệu quả thỡ cỏc tư tưởng, nghiờn cứu hữu ớch và giải phỏp quản lý sẽ khụng thể đạt được. Cỏc bỏo cỏo hỗ trợ quyết định quản trị logistics tập trung vào 3 loai. (1) Bỏo cỏo để lập kế hoạch gồm cỏc thụng tin cú tớnh
lịch sử và thụng tin trong tương lai như thụng tin về xu hướng bỏn, khuynh hướng dự bỏo, cỏc thụng tin thị trường, cỏc yếu tố chi phớ của dự ỏn kinh doanh. (2) Bỏo cỏo hoạt động cung cấp những thụng tin sẵn cú cho nhà quản lý và người giỏm sỏt về hoạt động thực tế như việc nắm giữ hàng tồn kho, thu mua, đơn hàng vận tải, kế hoạch sản xuất và kiểm soỏt, vận chuyển; (3) Bỏo cỏo kiểm soỏt cụ thể tổng kết chi phi và thụng tin họat động ở cỏc giai đoạn thịch hợp, so sỏnh ngõn sỏch và chi phớ hiện tại, chỳng tạo ra nền tảng cho việc tiếp cận chiến lược họat động và cỏc sỏch lược.