7. Bố cục của đề tài
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
Nhìn chung, công tác tổ chức hội họp tại UBND huyện Hạ Lang thực thiện đúng theo quy định của nhà nước.
Thời gian qua việc tổ chức các cuộc họp từ trung ương đến cơ sở đã hướng tới nâng cao chất lượng, nội dung và hình thức phong phú, thường xuyên thay đổi cho phù hợp với điều kiện cụ thể như triển khai thông qua hình thức gửi văn bản, thông tin trên mạng nội bộ, trên trang web, họp trực tuyến... đã giảm được việc tổ chức họp tập trung đông người, hạn chế giấy tờ, văn bản, tiết kiệm thời gian đi lại, kinh phí; sử dụng các phương tiện công nghệ hiện đại trong tổ chức cuộc họp, hướng đến tổ chức các cuộc họp thật sự quan trọng, giảm bớt những cuộc họp không cần thiết; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong tổ chức các cuộc họp.
Các công tác chuẩn bị được chú trọng: Chuẩn bị kỹ nội dung, chương trình; trình bày các slide hoặc video clip thay cho việc trình bày các báo cáo để các đại biểu dễ tiếp thu, nắm bắt vấn đề; tăng cường phối hợp xử lý công việc như lấy ý kiến bằng văn bản, trao đổi công việc qua điện thoại, thư điện tử, cập nhật các thông tin về tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ vào phần mềm dữ liệu để chủ động kiểm tra, khai thác, chia sẻ thông tin; điều phối, lồng ghép các cuộc họp phù hợp với tính chất, nhiệm vụ của cơ quan.
23
Hiện tại tình hình dịch bệnh COVID-19 tại huyện Hạ Lang đang diễn biến phức tạp nên một số cuộc họp chuyển sang họp trực tuyến, qua đó đã giảm được số lượng và kinh phí tổ chức các cuộc họp, giảm được 30% so với năm 2019.
3.1.2. Hạn chế
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc tổ chức họp đang có những tồn tại, hạn chế đó là:
Việc tổ chức các cuộc họp nói chung và các cuộc họp ở cơ sở nói riêng cũng còn bộc lộ những bất cập, hạn chế như nội dung cuộc họp chưa chuẩn bị chu đáo, ý kiến phát biểu dàn trãi, chưa đúng trọng tâm;
Số lượng cuộc họp ngày càng tăng, nhiều cuộc họp không thật sự cần thiết vẫn được tổ chức; việc chuẩn bị nội dung họp, ý kiến phát biểu, báo cáo tham luận của một số cuộc họp chất lượng chưa cao; chấp hành kỷ luật, nội quy cuộc họp của một số cán bộ, công chức chưa thực sự nghiêm túc như đi muộn, về sớm, làm việc riêng trong thời gian họp,..
Chưa có nhiều sự đổi mới trong điều hành, tổ chức họp; nhiều cuộc họp diễn ra một chiều là nghe trình bày báo cáo, phát biểu của lãnh đạo mà chưa dành thời gian hợp lý để các đại biểu phát biểu ý kiến, nhất là các ý kiến phản biện; việc thực hiện kết luận, thông báo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo có thẩm quyền đối với không ít cuộc họp chưa được đầy đủ, kịp thời…
3.1.3. Nguyên nhân
Tồn tại, hạn chế nêu trên, bên cạnh nguyên nhân khách quan như: Khối lượng công việc ngày càng tăng, yêu cầu chất lượng xử lý ngày càng cao, nhiều nhiệm vụ đột xuất, cấp bách… nên cần tổ chức họp để chỉ đạo xử lý.
24
Thủ trưởng một số các cơ quan, đơn vị chưa thật sự quan tâm chỉ đạo nâng cao chất lượng, giảm số lượng, đổi mới cách thức tổ chức họp, hội nghị; công tác phối hợp, trao đổi, chia sẻ, xử lý thông tin của các cơ quan, đơn vị chưa được thường xuyên, liên tục; tham mưu xử lý công việc của một số cán bộ, công chức có những việc hiệu quả chưa cao, chậm tiến độ; chưa quyết liệt trong xây dựng và ứng dụng đồng bộ công nghệ thông tin trong công tác chỉ đạo, điều hành…
3.2. Một số giải pháp
Để nâng cao hơn nữa chất lượng, giảm số lượng và kinh phí tổ chức các cuộc họp, hội nghị phục vụ kịp thời, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành thực hiện các nhiệm vụ được giao cần thực hiện một số giải pháp sau đây:
- Đối với chủ tọa cuộc họp. Cần xác định nội dung, xây dựng chương trình cuộc họp, chuẩn bị bài khai mạc, bế mạc (nếu có yêu cầu), thông báo thời gian và thành phần cuộc họp.
Chủ toạ cuộc họp cần có sự định hướng rõ ràng, trình bày ngắn gọn nội dung cuộc họp, gợi ý nội dung cần tập trung thảo luận như nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện, những vấn đề người dân đang quan tâm, định hướng phát triển kinh tế - xã hội của địa phương. Điều quan trọng nữa là chủ toạ cuộc họp phải nắm bắt, tổng hợp đầy đủ, kịp thời các ý kiến thảo luận của đại biểu. Sau khi kết thúc mỗi cuộc họp, chủ tọa cần kết luận cuộc họp, phân công nhiệm vụ và thông báo thời gian, tiến độ thực hiện từng nội dung công việc.
Đối với đại biểu tham dự. Các đại biểu dự họp cần nâng cao ý thức trách nhiệm, nghiên cứu tài liệu, chuẩn bị nội dung trước khi dự họp để tham gia phát biểu ý kiến đúng trọng tâm. Người đi họp cần đúng giờ và dự họp nghiêm túc. Quá trình phát biểu thảo luận phải thể hiện được ý thức trách nhiệm trên tinh
25
thần xây dựng, giữ gìn đoàn kết nội bộ, tránh làm chệch hướng nội dung và ảnh hưởng đến thời gian của cuộc họp.
Về công tác chuẩn bị cuộc họp
Để cuộc họp thật sự hiệu quả cần có sự chuẩn bị chu đáo về nội dung, tài liệu, phương tiện, cơ sở vật chất…. Trước khi cuộc họp diễn ra cần chuẩn bị tài liệu đầy đủ. Tùy vào tính chất của từng cuộc họp sẽ có sự chuẩn bị riêng. Cần chuẩn bị phòng họp; trang trí, sắp xếp bàn ghế; đón tiếp và bố trí vị trí ngồi; hỗ trợ các thiết bị âm thanh, ánh sáng, phương tiện cần thiết… Đối với các cuộc họp dân cần chọn ngày, giờ, địa điểm thích hợp để tổ chức họp dân đạt hiệu quả.
Cuối cùng, hiện một số yêu cầu để cuộc họp đạt hiệu quả. Bắt đầu cuộc họp đúng giờ, đảm bảo đầy đủ nội dung cuộc họp và đi đúng trọng tâm; phân bổ thời gian tương ứng cho các nội dung, kết thúc cuộc họp đúng giờ quy định; áp dụng công nghệ thông tin, các phương tiện hiện đại phục vụ cuộc họp. Các cơ quan, địa phương nên chú trọng triển khai họp trực tuyến, những cuộc họp không thật sự cần thiết thì có thể giải quyết, triển khai thông qua hình thức gửi văn bản, thông tin trên mạng nội bộ, trên trang web...
Tiểu kết chƣơng 3
Nhìn chung, UBND Huyện Hạ Lang đã tổ chức hội họp hiệu quả theo đúng quy định. Song vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần phải khắc phục để nâng cao chất lượng các cuộc hội họp. Nếu tổ chức cuộc họp không hiệu quả thì sẽ làm mất thời gian, công sức của rất nhiều người. Vấn đề là làm thế nào để tổ chức cuộc họp nói chung và họp ở cấp huyện nói riêng đảm bảo nội dung, nâng cao hiệu quả công tác, tránh phô trương hình thức, gây lãng phí, tốn kém về thời gian, công sức, tiền bạc.
26
KẾT LUẬN
Có thể nói, hội họp là một yếu tố quan trọng trong doanh nghiệp và cơ quan hành chính nhà nước. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều người cùng một lúc. Là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình làm quyết định.
Hội họp giúp phát huу tối đa ᴠai trò, ѕự tham gia ᴄủa kháᴄh mời tham dự, nhân ᴠiên ᴄông tу, thành ᴠiên ᴄáᴄ tổ ᴄhứᴄ, ᴄáᴄ ᴄơ quan, đơn ᴠị,… từ đó tạo ra ѕự phối hợp hành động trong ᴄông ᴠiệᴄ. Ngoài ra, hội họp nhằm khai tháᴄ trí tuệ ᴄủa tập thể, nâng ᴄao tinh thần làm ᴠiệᴄ tập thể, tạo ᴄơ hội thể hiện ѕự đoàn kết ᴄủa tập thể, tạo điều kiện ᴄho ᴄáᴄ thành ᴠiên trong ᴄông tу ᴄó thể đóng góp ý kiến, хâу dựng tập thể.
Bài viết đã làm rõ về cơ sở lý luận về công tác tổ chức hội họp làm căn cứ cho việc nghiên cứu UBND huyện Hạ Lang. Đồng thời, bài viết cũng đã trình bày khái quát thực tiễn công tổ chức hội họp tại UBND Huyện Hạ Lang từ đó đưa ra những giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội họp tại cơ quan.
Do kiến thức và kỹ năng của tôi còn nhiều hạn chế, bài tiểu luận được viết trên cơ sở nhận thức, ý kiến chủ quan của bản thân tôi và tham khảo trên internet, nên không tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được sự giúp đỡ và ý kiến đóng góp quý báu của các quý thầy cô để bài tiểu luận có thể hoàn thiện hơn./.
27
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Cổng thôn tin điện tử huyện Hạ Lang < https://halang.caobang.gov.vn> 2. GS.TS.Nguyễn Thành Độ (2012), Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh
tế Quốc dân.
3. Trang thông tin điện tử UBND Huyện Hạ Lang.
4. Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hành chính nhà nước;