2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức quản lý tại Công ty
Công ty TNHH Hóa Chất áp dụng cơ cấu tổ chức quản lý theo mô hình trực tiếp
Sơ đồ 2.1 : Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty
l2.1.2.2 Nhiệm vụ từng phòng ban
Hội đồng thành viên : có quyền quyết định cao nhất trong Công ty, đề ra các phƣơng
hƣớng chiến lƣợc kinh doanh dài hạn của Công ty.
Hội đồng thành viên Giám đốc Phó Giám đốc P. Hành chính P. Kinh doanh P. Tài chính
Giám đốc : ngƣời trực tiếp lãnh đạo, tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trƣớc hội đồng thành viên về hoạt động kinh doanh của công ty.
Phó Giám đốc : ngƣời tham mƣu cho Giám đốc về hoạt động kinh doanh thƣơng mại,
tài chính của Công ty, ký quyết định liên quan đến công việc hoạt động, kinh doanh tại Công ty trong lúc Giám đốc vắng mặt.
Phòng hành chính : nhận và lƣu văn bản pháp quy, chỉ thị, công văn…của Công ty, soạn thảo các văn bản, các hợp đồng kinh tế của công ty, lƣu giữ toàn bộ hồ sơ giấy tờ liên quan đến doanh nghiệp, thực hiện việc trình ký, đóng mộc các giấy tờ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Phòng kinh doanh: thu thập thông tin trên thị trƣờng về các mặt hàng kinh doanh của
Công ty, nghiên cứu nhu cầu thị trƣờng và bán hàng.
Phòng kế toán : quản lý các loại vốn, thực hiện việc giám sát mọi hoạt động kinh doanh
thƣơng mại của Công ty, theo dõi và tiến hành hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh một cách kịp thời, chính xác. Chịu trách nhiệm thực hiện công tác kế toán đúng với chính sách của Nhà nƣớc, đồng thời cung cấp các thông tin kế toán phù hợp với yêu cầu của cấp lãnh đạo, Nhà nƣớc, cơ quan Thuế…. khi cần.
Bộ phân kho : quản lý tình hình xuất-nhập-tồn kho, bảo quản hàng hóa trong kho, phụ
trách giao hàng.
2.1.3 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty
Phòng kế toán là bộ phận trực thuộc Công ty, tổ chức thực hiện bộ máy kế toán theo phƣơng thức tập trung.
Sơ đồ 2.2 : Cơ cấu tổ chức phòng kế toán
- Kế toán trƣởng: ngƣời đƣợc hội đồng thành viên bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trƣớc
giám đốc và hội đồng thành viên về hoạt động tài chính-kế toán của Công ty.
- Kế toán tổng hợp: ngƣời tổng hợp, kiểm tra lại tính đúng đắn và hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã đƣợc hạch toán, thực hiện đối chiếu các chứng từ sổ sách kế toán.
- Kế toán hàng hóa: theo dõi các hoạt động mua- bán hàng, dự trữ hàng tồn kho tại
công ty.
- Kế toán công nợ : theo dõi các khoản nợ phải trả, khoản phải thu tại Công ty
- Thủ quỹ: theo dõi và quản lý đối với tiền của doanh nghiệp, có trách nhiệm trong quá trình bảo quản tiền.
Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp
- Chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính;
- Kỳ kế toán bắt đầu ngày 01/01 đến ngày 31/12;
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán tại doanh nghiệp là đồng Việt Nam;
- Hình thức kế toán trên máy vi tính (phần mềm Fast) thiết kế theo hình thức kế toán sổ nhật ký chung;
Hình 2.1: Phần mềm kế toán FAST
- Nguyên tắc kế toán áp dụng
Theo nguyên tắc giá gốc đƣợc quy định cụ thể cho từng loại hàng theo chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”;
Hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên, tính giá xuất kho theo phƣơng pháp nhập trƣớc – xuất trƣớc (FIFO);
Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển;
Khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ƣớc tính, thời gian hữu dụng theo thông tƣ 45/2013/TT-BTC của Bộ Tài Chính;
2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2013 – 2014
Bảng 2.1 : Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2013-2014
Đơn vị : Đồng
Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014
So sánh năm 2014 và 2013 Số tiền Tỷ lệ (%) Tổng doanh thu, thu nhập 120.011.056.820 167.444.293.162 47.433.236.340 +39,5 Tổng chi phí 101.687.883.418 152.138.970.217 50.451.086.800 +49,6 Lợi nhuận trƣớc thuế TNDN 18.323.173.400 15.305.322.950 (3.017.850.450) -16,5 Lợi nhuận sau thuế TNDN 14.292.075.250 11.938.151.900 (2.353.923.350) -16,5
Bảng 2.1 cho thấy, năm 2014 so với 2013
- Tổng doanh thu bán hàng, thu nhập khác tăng 39,5% (tƣơng đƣơng tăng 47,4 tỷ đồng);
- Tổng chi phí tăng 49,5% (tƣơng đƣơng tăng 50,4tỷ đồng);
- Lợi nhuận trƣớc thuế giảm 16,5% (tƣơng đƣơng giảm 3 tỷ đồng); - Lợi nhuận sau thuế giảm 16,5% (tƣơng đƣơng giảm 2,3 tỷ đồng).
Năm 2014, Công ty không kinh doanh hiệu quả so với năm 2013. Do mức tăng chi phí trong năm 2014 tăng cao hơn mức tăng của doanh thu bán hàng tại Công ty.
2.1.5 Thuận lợi, khó khăn, phƣơng hƣớng phát triển của Công ty 2.1.5.1 Thuận lợi 2.1.5.1 Thuận lợi
Sau hơn 10 năm hình thành và phát triển, Công ty là đại lý của nhiều Công ty hóa chất nƣớc ngoài có uy tín, có mạng lƣới phân phối rộng khắp các tỉnh phía Nam. Công nghiệp hóa chất hiện tại là một trong những ngành công nghiệp mũi nhọn của Việt Nam, vì vậy¸ Công ty không ngừng cải tiến chất lƣợng, đa dạng hóa các loại sản phẩm để đáp ứng nhu cầu sử dụng hóa chất ngày càng nhiều của khách hàng.
2.1.5.2 Khó khăn
Khó khăn đối với công ty TNHH Hóa Chất OXY trong những ngày đầu thành lập là tìm kiếm nguồn hàng chất lƣợng từ các nhà cung cấp uy tín từ thị trƣờng nội địa, Châu Âu và đầu ra cho sản phẩm. Cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới cũng tác động mạnh đến hoạt động kinh doanh của công ty. Hiện nay, đối thủ cạnh tranh trong ngành công nghiệp hóa chất ngày càng nhiều, sức cạnh tranh của thị trƣờng này càng gây gắt ảnh hƣởng rất lớn đến doanh thu bán hàng tại Công ty.
2.1.5.3 Phƣơng hƣớng phát triển
Để khẳng định vị trí chỗ đứng trên thị trƣờng, Công ty không ngừng nâng cao chất lƣợng sản phẩm, đa dạng hóa các chủng loại sản phẩm, đề ra các chính sách ƣu đãi khách hàng hấp dẫn để duy trì và mở rộng mạng lƣới tiêu thụ sản phẩm. Mục tiêu dài hạn của Công ty là tiến ra khu vực miền Trung, đây là một thị trƣờng khó tính, đầy tiềm năng.
2.2 Tìm hiểu công tác kế toán luân chuyển hàng hóa tại Công ty TNHH Hóa Chất OXY 2.2.1 Kế toán mua hàng 2.2.1 Kế toán mua hàng
2.2.1.1 Phƣơng thức mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty 2.2.1.1.1 Các phƣơng thức mua hàng áp dụng tại Công ty 2.2.1.1.1 Các phƣơng thức mua hàng áp dụng tại Công ty
a) Mua hàng nội địa
- Công ty TNHH Hóa Chất OXY áp dụng phƣơng thức mua hàng chuyển hàng. Trong hợp đồng thƣơng mại giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp ký kết, đặc biệt hợp đồng phải thể hiện rõ các điều khoản liên quan đến chiết khấu thanh toán, số lƣợng hàng hóa hao hụt cho phép,…, vì hàng hóa là hóa chất dễ bị hao hụt, hƣ hỏng trong trƣờng hợp nhà cung cấp đóng gói, bảo quản hàng không tốt. Nhà cung cấp thƣờng chuyển hàng đến kho của công ty hoặc giao đến kho khách hàng (là trƣờng hợp doanh nghiệp bán hàng chuyển thẳng cho khách hàng).
Nhận hàng tại kho doanh nghiệp, thủ kho kiểm tra hàng hóa, kế toán ký vào hóa đơn, nhận liên dành cho khách hàng (liên 2).
Nhận hàng tại kho khách hàng, khách hàng kiểm tra hàng hóa, thông báo chấp nhận thanh toán cho doanh nghiệp. Trong trƣờng hợp hàng hóa không đúng nhƣ đã thỏa thuận trong hợp đồng, khách hàng thông báo để doanh nghiệp tìm hƣớng giải quyết.
b) Mua hàng nhập khẩu
- Hiện tại, Công ty áp dụng phƣơng thức nhập khẩu trực tiếp là chủ yếu. Doanh nghiệp trực tiếp tìm kiếm, liên hệ, đàm phán, kí kết hợp đồng với nhà cung cấp nƣớc ngoài.
2.2.1.1.2 Phƣơng thức thanh toán tiền hàng áp dụng tại công ty
a) Trƣờng hợp mua hàng trong nƣớc, tùy vào nhà cung cấp, doanh nghiệp áp dụng một trong ba phƣơng pháp thanh toán sau
- Ứng trước tiền hàng, thanh toán ngay sau khi nhận hàng
Với những nhà cung cấp kinh doanh loại hàng hóa khan hiếm hoặc những nhà cung cấp mới hợp tác lần đầu: Công ty OXY ứng trƣớc 30% giá trị hợp đồng sau khi kí kết hợp đồng thƣơng mại. Khi nhận hàng, thủ kho kiểm tra hàng hóa, kế toán kí hóa đơn, nhận liên dành cho khách hàng (liên 2) và làm thủ tục thanh toán ngay cho nhà cung cấp (thanh toán bằng TGNH với các hóa đơn từ 20 triệu trở lên).
- Thanh toán ngay sau khi nhận hàng
Với nhà cung cấp thƣờng chỉ cung cấp một vài loại hàng đặc biệt, số lƣợng ít, không thƣờng xuyên: Khi nhận hàng, thủ kho kiểm tra hàng hóa, kế toán kí và nhận hóa đơn liên 2, làm thủ tục thanh toán ngay cho nhà cung cấp.
- Thanh toán trả chậm
Hình thức thanh toán chủ yếu tại doanh nghiệp, áp dụng với những nhà cung cấp thƣờng xuyên, số lƣợng hàng hóa: Nhà cung cấp chuyển hàng hóa thẳng đến kho của doanh nghiệp hoặc đến kho khách hàng của doanh nghiệp, tiền hàng đƣợc thanh toán cho nhà cung cấp sau 15 ngày kể từ ngày nhận hàng.
b)Trƣờng hợp nhập khẩu trực tiếp, doanh nghiệp áp dụng phƣơng thức thanh toán tín dụng chứng từ
Doanh nghiệp và nhà xuất khẩu nƣớc ngoài đàm phán các điều kiện số lƣợng, chất lƣợng, hao hụt cho phép, hình thức giao hàng và ký kết hợp đồng thƣơng mại. Doanh nghiệp làm thủ tục yêu cầu ngân hàng mở L/C cho ngƣời xuất khẩu hƣởng
thụ. Sau khi ngân hàng nhập khẩu mở L/C, doanh nghiệp yêu cầu ngân hàng chuyển trƣớc 30% số tiền ghi trên L/C cho nhà xuất khẩu theo yêu cầu của hợp đồng thƣơng mại hai bên ký kết.
Nhận đƣợc thông báo từ ngân hàng xuất khẩu, nhà xuất khẩu giao hàng, gửi trƣớc cho nhà nhập khẩu bộ chứng từ để nhận hàng từ nhà vận chuyển, bộ chứng từ gồm :
Hối phiếu (Bill of Exchange);
Hóa đơn thƣơng mại (Invoice), vận đơn đƣờng biển, chứng từ bảo hiểm;
Phiếu đóng gói (Packing List), giấy chứng nhận xuất xứ ( C/O);
Các chứng từ liên quan khác (tùy vào từng loại hàng hóa mà doanh nghiệp nhập).
Khi hàng nhập cảng, nhà nhập khẩu dùng bộ chứng từ này để nhận hàng, khai báo thông tin lô hàng cho hải quan, giấy phép nhập lô hàng và kiểm tra hàng, thông báo cho ngân hàng nhập khẩu thanh toán tiền hàng cho nhà xuất khẩu.
2.2.1.2 Phƣơng pháp tính giá hàng bán xuất kho áp dụng tại Công ty
Công thức tính giá gốc thực tế nhập kho
- Giá mua ghi trên hóa đơn (hay Invoice đối với trƣờng hợp nhập khẩu);
- Chi phí mua hàng: chi phí hao hụt hàng hóa, chi phí hải quan, chi phí vận chuyển khi nhập khẩu, chi phí mở L/C, các chi phí liên quan khác;
- Các loại thuế không đƣợc hoàn lại : Thuế nhập khẩu, thuế tài nguyên môi trƣờng; - Các khoản chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.
Cách phân bổ chi phí mua hàng, theo tiêu thức số lượng
- Trƣờng hợp mua (trong nƣớc hoặc nhập khẩu) 1 loại hàng hóa, kế toán tính chi phí mua hàng vào giá nhập kho;
- Trƣờng hợp mua từ 2 mặt hàng trở lên, kế toán áp dụng tiêu thức phân bổ theo số lƣợng hàng mua.
Ngày 09/10, Theo Invoice số 50161, nhập khẩu 5 tấn Butanox, giá nhập khẩu 212.950.000 đồng (tƣơng đƣơng 10.000 USD), thuế nhập khẩu 6%, phí mở L/C là 2.023.025 đồng (tƣơng đƣơng 95 USD), chi phí vận chuyển hàng về kho 550.000 đồng (bao gồm thuế GTGT).
Giá gốc thực tế nhập kho= Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí mua hàng +Các loại thuế không đƣợc hoàn lại – Các khoản chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng mua, hàng bán bị trả lại
Tính giá nhập kho sản phẩm Butanox - Giá nhập khẩu : 212.950.000 đồng - Chi phí mua hàng: 15.300.0025 đồng Thuế nhập khẩu : 12.777.000 đồng Phí mở L/C : 2.023.025 đồng Phí vận chuyển : 500.000 đồng Tổng trị giá nhập kho : 228.250.025 đồng Giá nhập kho 1 kg: 45.650 đồng/kg
Trƣờng hợp ngày 09/10, nhập kho 5 tấn Butanox (gồm 3.500 kg Butanox loại 1 đơn giá 48.000 đồng, 1.500kg Butanox loại 2 đơn giá 40.167 đồng). Tính giá nhập kho 2 loại sản phẩm
đồng đồng đồng
Giá nhập kho 1 kg Butanox loại 1 : 51.060 đồng/kg
Giá nhập kho 1 kg Butanox loại 2 : 43.227 đồng/kg 2.2.1.3 Kế toán chi tiết quá trình mua hàng tại Công ty
2.2.1.3.1 Chứng từ kế toán và tài khoản sử dụng tại Công ty
Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn, phiếu nhập kho;
- Ủy nhiệm chi, giấy báo có, biên bản giao nhận hàng.
Sổ kế toán sử dụng
- Thẻ kho; sổ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa; - Sổ nhật ký chi tiền, nhật ký chung, sổ cái.
Tài khoản sử dụng
Công ty OXY không sử dụng tài khoản 151_ Hàng
- Tài khoản 156 : Hàng hóa;
- Tài khoản 1331: thuế GTGT đƣợc khấu trừ;
- Tài khoản 331 : Phải trả ngƣời bán;
- Các tài khoản phát sinh khác có liên quan : tài khoản 111 “Tiền mặt”, tài khoản 112 “TGNH”, tài khoản 515 “Doanh thu hoạt động tài chính”,…
2.2.1.3.2 Kế toán chi tiết theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Tại kho, nghiệp vụ mua hàng phát sinh trong kỳ, thủ kho nhận hóa đơn (liên 2) từ nhà cung cấp, thủ kho căn cứ vào hóa đơn của nhà cung cấp, lập phiếu nhập kho (gồm 2 liên), ghi nhận chi tiết hàng nhập kho vào thẻ kho. Chuyển hóa đơn, phiếu nhập kho (liên 2) đến phòng tài chính.
- Tại phòng tài chính, căn cứ vào phiếu nhập kho (liên 2), hóa đơn nhận từ thủ kho, kế toán hạch toán chi tiết vào sổ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, và tổng hợp số liệu ghi vào sổ nhật ký đặc biệt, sổ nhật ký chung và sổ cái. Cuối kỳ, đối chiếu sổ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa với thẻ kho, sổ cái.
Sơ đồ 2.4 : Trình tự ghi sổ kế toán mua hàng áp dụng tại Công ty OXY
Thủ kho Kế toán hàng hóa
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Đối chiếu 2.2.1.3.2 Các trƣờng hợp mua hàng cụ thể của doanh nghiệp
a) Nhà cung cấp giao hàng tại kho Cty TNHH HC OXY có ứng trƣớc tiền hàng, và thanh toán ngay khi nhận hàng
- Nghiệp vụ 1: Ngày 01/10, hợp đồng thƣơng mại ký kết với Công ty TNHH HC Đại Hƣng trị giá 30.203.800 đồng, giao hàng ngày 02/10, kế toán lập ủy nhiệm chi số 1216 ứng trƣớc 30% giá trị hợp đồng: 9.061.140 đồng.
- Ngày 02/10, theo hóa đơn GTGT số 013674 của Công ty Đại Hƣng, nhập kho 1 tấn Than Hoạt Tính với giá bán 27.458 đồng/kg. Thủ kho sau khi kiểm tra hàng, dựa vào hóa đơn lập phiếu nhập kho, ghi nhận chi tiết hàng nhập vào thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho liên 2 cho phòng tài chính.
- Tại phòng tài chính, nhận hóa đơn liên 2 và phiếu nhập kho từ thủ kho, kế toán ghi nhận số lƣợng, trị giá hàng nhập kho vào sổ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (TK 156). Căn cứ vào hợp đồng thƣơng mại, hóa đơn số 013674, kế toán lập ủy nhiệm chi số 1217 thanh toán phần tiền còn lại cho Công ty Đại Hƣng.
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Sổ chi tiết hàng hóa
Sổ cái
Hóa đơn
Sổ nhập ký chi tiền Sổ nhật ký chung
Công ty TNHH Hóa Chất OXY Số quyển 57 Phù Đổng Thiên Vƣơng P11, Q5 TP.HCM Số : UNC1216
ỦY NHIỆM CHI Nợ 331 9.061.140
Ngày 01/10/2014 Có 1121 9.061.140 Đơn vị nhận tiền: Cty TNHH Hóa Chất Đại Hƣng
Số tài khoản:
Tại ngân hàng : Ngân hàng TMCP NGOAI THUONG TP Hồ Chí Minh Nội dung : Ứng trƣớc tiền hàng
Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B
Kế toán Chủ TK Ghi sổ ngày / / Ghi sổ ngày / /