2. Tổ chức kế toán chi phí sản xuất theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
1.2.4. Các loại sổ kế toán sử dụng trong kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính
và tính giá thành.
Trong các doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toná khác nhau thì các loại sổ kế toán sử dụng trong tập hợp chi phí và tính giá thành cũng khác nhau.
* Đối với các doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung” Sổ kế toán tổng hợp gồm: sổ cái TK 621,622,627,111,112,154,155,335,142. Sổ Nhật ký chung TK 611,138,821 TK632 TK631 TK 621 TK611 TK154 TK 622 TK 627 (1)Kết chuyển chi phí SXDD đầu kỳ (2) Chi phí NVL TT (3) CPNCTT (4) CPSXC (6) Phản ánh CP SXDD cuối kỳ
(5)Phế liệu SP hỏng thu hồi
Trị giá SP hỏng bắt bồi thường , tính vào CP bất thường
(7)Giá thành thực tế SP hoàn thành SX trong kỳ
* Sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ chi tiết TK 621,622,627,154,155 , các thẻ tính… giá thành
* Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ Kế toán “ Nhật ký sổ cáI” + Sổ tổng hợp : sổ nhật ký sổ cái
+ Sổ chi tiết gồm : Sổ chi tiết TK 621, 622, 627, 154,155, ,các thẻ tính giá… thành.
* Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức “ Chứng từ ghi sổ “ + Sổ tổng hợp: Sổ cái TK 621, 622, 627, 335, 142, 155,154.
+ Sổ kế toán chi tiết : Sổ chi tiết TK 621, 622, 627, 142, 335, 155, 154, các thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.
* Doanh nghiệp áp dụng hình thức “ Nhật ký chứng từ”
+ Sổ tổng hợp: Nhật ký chứng từ số 7, sổ cái TK 621,622,627,335,142, 155,154 Bảng kê số 3, 4
+ Sổ chi tiết : Sổ chi tiết TK 621,622,627,154,155,142,335, các thẻ tính giá thành.
phần ii
tình hình thực tế về kế toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính gía thành sản phẩm
tại công ty vận ô tô số 3 giới thiệu khái quát chung về công ty.
- Tên công ty: Công ty vận tải ô tô số 3.
- Tên giao dịch quốc tế: The lorry transport company No3. - Trụ sở chính: Số 1 phố Cảm Hội - Hai Bà Trng - Hà nội.
* Ngành nghề kinh doanh chủ yếu:
- Vận tải hàng hoá đờng bộ
- Sửa chữa phơng tiện vận tải đờng bộ - Đại lý vận tải hàng hoá
- Kinh doanh vật t xăng dầu - Xuất nhập khẩu trực tiếp
- Cải hoán đóng mới phơng tiện vận tải đờng bộ. - Du lịch lữ hành, tổ chức hội chợ quốc tế.
- Đào tạo cấp phép bằng lái xe mô tô..
I/. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
/. Lịch sử hình thành
Công ty vận tải ô tô số 3 đợc thành lập tháng 03 năm 1983 trên cơ sở sáp nhập 3 xí nghiệp.
- Xí nghiệp vận tải hàng hoá quá cảnh C1 - Xí nghiệp vận tải ô tô số 2
- Xí nghiệp vận tải ô tô số 20
Lý do sáp nhập 3 xí nghiệp trên là do các xí nghiệp vận chuyển hàng hoá trong cùng một khu vực. Xí nghiệp vận tải hàng hoá quá cảnh C1 vận chuyển hàng hoá cho Bắc Lào, xí nghiệp vận tải ô tô số 2 và xí nghiệp vận tải ô tô số 20 vận chuyển hàng hoá cho tuyến Tây Bắc chủ yếu phục vụ cho hai tỉnh Sơn La và
Lai Châu cho nên 3 xí nghiệp này đợc sáp nhập và trở thành công ty vận tải ô tô số 3.
2.Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty
Nhiệm vụ chủ yếu là vận chuyển hàng hoá phục vụ các tỉnh Tây Bắc và Bắc Lào. Là một doanh nghiệp nhà nớc trong suốt thời kỳ bao cấp đảm nhận toàn bộ khối lợng hàng hoá cho Sơn La và Lai Châu, tuyến Bắc Lào. Từ khi nhà nớc chuyển đổi cơ chế công ty vẫn giữ đợc vai trò chủ đạo trên tuyến Tây Bắc và Bắc Lào phục vụ kinh tế miền núi ngày càng phát triển.
Là một doanh nghiệp vận tải hàng hoá quốc doanh có số phơng tiện và lao động lớn của Bộ giao thông vận tải vì vậy khi chuyển sang cơ chế thị trờng công ty gặp không ít những khó khăn, lao động quá lớn gần 2000 ngời mang nặng t t- ởng bao cấp, phơng tiện vận tải trên 600 xe toàn bộ là xe zil 130 dùng nhiên liệu xăng, xe cũ nát, hiệu quả kinh tế thấp. Tuyến hoạt động chủ yếu là đèo dốc, khí hậu khắc nghiệt. Hàng hoá từ tập trung khối lợng lớn chuyển sang phân tán và giảm mạnh, hình thái hoạt động từ vận chuyển phục vụ nhiệm vụ chính trị chuyển sang hạch toán kinh doanh vì vậy đã đặt công ty vào một tình thế cực kỳ khó khăn. Từ năm 1990 nhà nớc giao vốn kinh doanh cho công ty do đó bắt buộc công ty phải tính toán theo cơ chế thị trờng hiện nay. Là một doanh nghiệp nhà nớc công ty vừa phải quán triệt đờng lối đổi mới của Đảng là chuyển sang nền kinh tế thị trờng, vừa phải tiếp tục vận chuyển hàng hoá phục vụ các tỉnh miền núi theo tinh thần nghị quyết 22 của Bộ chính trị, nghị quyết 72 của Thủ tớng chính phủ vì vậy quá trình đổi mới diễn ra khá phức tạp trên nhiều lĩnh vực kinh tế xã hội. Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trờng công ty đã tiến hành nhiều biện pháp đồng bộ nh kiện toàn tổ chức, sắp xếp lại lao động cho phù hợp yêu cầu của sản xuất kinh doanh, thực hiện chơng trình hiện đại hoá nhằm nâng cao năng lực vận chuyển, hạ giá thành sản phẩm đủ sức cạnh tranh trong nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, xây dựng phơng án sản xuất kinh doanh nhằm tự chủ trong sản xuất, bảo toàn và phát triển vốn nhà nớc giao, triển khai các hình thức khoán theo tinh thần chỉ thị 36/VT của Bộ giao thông vận tải, áp dụng nhiều hình thức huy động vốn của cán bộ công nhân viên để giải quyết những khó khăn về vốn và gắn ngời lao động với kết quả sản xuất kinh doanh, đa dạng hoá sản phẩm nh xuất nhập khẩu, dịch vụ nhà nghỉ, đào tạo cấp bằng lái xe, dịch vụ du lịch lữ hành, sửa chữa, cải hoán đóng mới phơng tiện vận tải..vv nhằm tạo thêm việc làm và thu nhập cho ngời lao động vì vậy trong quá trình đổi mới công ty đã cơ bản chuyển từ cơ chế quản lý bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa.
3. Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy tài chính của Công ty. a. Tổ chức bộ máy quản lý:
Tổ chức bộ máy theo chế độ một thủ trởng.
* Hỗ trợ cho giám đốc là 2 phó giám đốc: 1 phó giám đốc kinh doanh và 1 phó giám đốc kỹ thuật.
* Các phòng ban có chức năng tham mu cho ban giám đốc trong quản lý và điều hành.
- Phòng tổ chức lao động: Đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công
ty, làm nhiệm vụ xây dựng bộ máy quản lý, quản lý nhân sự, xây dựng bồi dỡng đội ngũ cán bộ quản lý, tổ chức lao động khoa học cho cán bộ công nhân viên, lập kế hoạch và quản lý quĩ tiền lơng, tiền thởng, làm thủ tục và chi trả BHXH, giải quyết bảo hiểm lao động, an toàn giao thông, phù hợp với chính sách chế độ nhà nớc và đặc điểm của công ty.
- Phòng kế toán tài chính: đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Có chức năng phản ánh với giám đốc tất cả các hoạt động kinh tế trong toàn công ty. Phòng kế toán tài chính là một phòng giữ vị trí quan trọng trong việc điều hành quản lý kinh tế, thông tin kinh tế trên mọi lĩnh vực kinh doanh vận tải, xuất nhập khẩu và các dịch vụ khác. Phòng có chức năng kiểm tra việc sử dụng tài sản, vất t, tiền vốn đa vào sản xuất phải đảm bảo đúng chế độ nhà nớc sao cho mang lại hiệu quả kinh tế cao, bảo toàn và phát triển đợc vốn nhà nớc giao.
- Phòng kế hoạch điều độ: đặt dới sự chỉ đạo của phó giám đốc kinh doanh. Có nhiệm vụ xây dựng hệ thống định mức kinh tế, kỹ thuật phù hợp với từng thời điểm cụ thể của các lĩnh vực sản xuất vận tải, sản xuất công nghiệp và các ngành nghề dịch vụ kinh doanh đợc giao, trình giám đốc phê duyệt. Ký kết và soạn thảo hợp đồng vận tải, tổ chức điều động phơng tiện thực hiện các hợp đồng vận chuyển, thanh lý hợp đồng và giải quyết thơng vụ (nếu có). Mở sổ sách theo dõi tổng hợp, phân tích tiến độ và kết quả các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Phòng kỹ thuật: đặt dới sự sự chỉ đạo của phó giám đốc kỹ thuật. Có nhiệm vụ quản lý phơng tiện, quản lý khoa học, công nghệ thiết bị cơ điện, bảo dỡng sửa chữa các loại máy móc, phơng tiện. Duy trì và phát triển trình độ kỹ thuật cho cán bộ kỹ thuật từ phòng đến các đội xe về nghiệp vụ và đổi mới phơng tiện thiết bị để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh ngày một tăng.
- Phòng cung ứng dịch vụ vật t nhiên liệu: đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp
của phó giám đốc kỹ thuật làm nhiệm vụ tổ chức hệ thống cung ứng, mua bán vật t, mở sổ sách theo dõi các hoạt động mua bán vật t nhiên liệu và báo cáo quyết toán với công ty kịp thời, chính xác. Hàng tháng làm quyết toán nội bộ về thu, chi trong mua bán vật t với công ty.
- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của
giám đốc công ty. Có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp hàng thủ công mỹ nghệ, phụ tùng thiết bị, vật t, xe máy, từng kỳ kế hoạch để giám đốc đa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Liên hệ với Bộ thơng mại, hải quan và các cơ quan hữu quan khác làm thủ tục xuất nhập khẩu nhằm
thực hiện kế hoạch đã lập. Tìm kiếm thị trờg trong nớc và ngoài nớc để xuất nhập các mặt hàng đã ghi trong giấy phép kinh doanh phục vụ ngành giao thông vận tải và sản xuất tiêu dùng của nhân dân.
- Phòng hành chính quản trị: dặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám
đốc kinh doanh. Có nhiệm vụ làm tham mu cho giám đốc trong việc quản lý nhà cửa, đất đai, hộ khẩu, sức khoẻ và các tài sản khác phục vụ sinh hoạt, đời sống của công nhân viên chức.
- Xởng bảo dỡng sửa chữa: đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc
kỹ thuật. Trong lĩnh vực quản lý kinh tế, kỹ thuật xởng bảo dỡng sửa chữa là đơn vị sản xuất và dịch vụ của công ty. Xởng chịu trách nhiệm trớc giám đốc về công tác bảo dỡng sửa chữa nhằm duy trì tính năng kỹ thuật của xe, góp phần nâng cao ngày xe tốt nhằm hoàn thành kế hoạch vận tải. Xởng là đơn vị hạch toán nội bộ lấy thu từ bảo dỡng sửa chữa xe và các dịch vụ khác...để chi các khoản tiền lơng, khấu hao, thuế. Quản lý và sử dụng tài sản đợc giao đúng pháp luật, mở sổ sách hạch toán kinh tế nội bộ làm tròn nghĩa vụ với công ty.
- Đội xe
Trong lĩnh vực quản lý kinh tế, đội xe là một đơn vị sản xuất của công ty, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị theo quy chế của công ty và luật pháp của nhà nớc.
Đội xe đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc kinh doanh.
Nhiệm vụ nắm và quản lý chắc tình hình lao động, phơng tiện hằng ngày, hàng tháng. Trên cơ sở đó cùng phòng kế hoạch điều độ xây dựng mức khoán theo kỳ kế hoạch. Sau khi nhận kế hoạch công ty giao, phải triển khai kế hoạch đó đến từng lái xe. Đôn đốc công nhân lái xe thực hiện nghiêm chỉnh kế hoạch vận tải, kế hoạch bảo dỡng sửa chữa, nộp đúng, nộp đủ mức khoán hàng tháng.
Phối hợp với các phòng nghiệp vụ giải quyết tai nạn giao thông, tai nạn lao động, tai nạn kỹ thuật khi xảy ra.
Quản lý toàn bộ tài sản nh: phơng tiện, đất đai, nhà cửa... theo đúng luật pháp của nhà nớc và quy chế của công ty.
- Trạm vận tải đại lý
Trong lĩnh vực quản lý kinh tế, trạm vận tải đại lý là một bộ phận nghiệp vụ của công ty. Trạm chịu trách nhiệm trớc giám đốc về công tác thơng vụ, khai thác hàng hoá vận chuyển đồng thời làm dịch vụ kỹ thuật, đời sống. Trạm là đơn vị hạch toán kinh tế nội bộ tự trang trải lấy thu để chi, nộp khoán theo định mức.
Ban kiến thiết cơ bản: đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc kỹ thuật.
Có nhiệm vụ lập kế hoạch đầu t xây dựng cơ bản và cải tạo công trình đợc giám đốc phê duyệt. Lập luận chứng kinh tế kỹ thuật công trình, giải quyết các thủ tục đất đai, các thủ tục ký kết hợp đồng thiết kế thi công, theo dõi giám sát công trình, quyết toán bàn giao công trình.
b. Tổ chức bộ máy tài chính kế toán:
Xuất phát từ quy mô kinh doanh, Công ty vận tải ô tô số 3 tổ chức bộ máy tài chính kế toán theo chế độ kế toán thờng xuyên. Phòng tài chính kế toán giữ một vị trí quan trọng trong việc điều hành kinh tế, thông tin trên khắp mọi lĩnh vực kinh doanh vận tải xuất nhập khẩu và các dịch vụ khác. Ghi chép phản ánh các số liệu hiện có về tình hình vận động toàn bộ tài sản của Công ty, giám sát việc sử dụng bảo quản tài sản của các đơn vị. Phản ánh chính xác về tổng số vốn hiện có và các nguồn hình thành vốn, xác định hiệu quả sử dụng đồng vốn đa vào sản xuất kinh doanh, tham gia vào các dự toán phải kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ kinh doanh kiểm tra chặt chẽ các chi phí trong xây dựng, thiết kế công trình.
Bộ máy tài chính kế toán thực hiện đầy đủ các nội dung quy định của năm pháp lệnh kế toán thống kê, chế độ tài chính của Nhà nớc. Hàng quý, năm cung vơi các cơ quan tài chính thuế tổ chức xét duyệt quyết toán quý, năm cho Công ty.
Hiện nay phòng tài chính có 7 ngời bao gồm:
* Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm và nộp đúng hạn các báo cáo thống kê, tổ chức kiểm kê, định kỳ tài sản, vật t tiền vốn. Tổ chức bộ máy kế toán thống kê phù hợp với quy mô phát triển của công ty và yêu cầu đổi mới cơ chế, tổ chức luân chuyển chứng từ, lựa chọn hình thức kế toán thích hợp ....
* Phó kế toán trởng: Thay mặt kế toán trởng giải quyết các việc mà kế toán trởng uỷ quyền khi tạm thời vắng mặt. chịu trách nhiệm theo dõi hạch toán doanh thu khoán vận tải, trực tiếp thanh toán cớc với các chủ hàng và lái xe, theo dõi công nợ và tiền cớc chi phí, phụ trách trực tiếp bộ phận thống kê, sản lợng, tiền lơng...
* Kế toán tổng hợp: Ghi chép tổng hợp các số liệu trên cơ sở nhật ký bảng kê của các kế toán chi tiết. Hàng tháng lên bảng cân đối các tài khoản, tính toán tổng hợp doanh thu, tổng chi phí, giá thành vận tải, lãi lỗ trong kinh doanh, cân đối phát sinh phải nộp và số đã nộp ngân sách. Lên báo cáo quyết toán quý, 6 tháng, năm. Theo dõi kinh doanh vật t tổng hợp trực tiếp lên các nhật ký 7,8 và bảng kê số 5, ghi sổ cái.
* Kế toán thanh toán: Viết phiếu thu chi lên các bảng tạm ứng cho các đơn vị và cán bộ CNV, thanh toán với ngân hàng, lập các chứng từ thanh toán, séc uỷ nhiệm chi, chuyển tiền cho khách hàng, mở th tín dụng theo dõi các lô hàng
nhập khẩu, xác định các khoản nộp thuế nhập khẩu, thuế doanh thu, xác định lợi nhuận kinh doanh ... trực tiếp lên các nhật ký bảng kê số 1,2,3,5,6 thu chi tiền