Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho.Để phản ánh tình hình nhập vật liệu kế toán sử dụng những tài khoản sau:
+TK 152 Phản ánh tình hình hiện có và sự vận động của vật liệu
+TK 331 Phản ánh quan hệ thanh toán giữa công ty với ngời bán, ngời nhận thầuvề các khoản vật t hàng hoá, lao vụ dịch vụ nh hợp đồng đã ký kết.
+TK 141 dùng để theo dõi từng ngời nhận tạm ứng và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng.
Công ty áp dụng hình thức nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế
Ngoài các Tk sử dụng nh trên KT còn sử dụng một số TK khác để phản ánh nh TK 133, TK 111,112, TK 311...
*Nội dung của kế toán tổng hợp nhập vật liệu:
Khi trúng thầu nhận thầu công trình, các đội sản xuất nhận tạm ứng để mua vật liệu. Công ty sẽ theo dõi khoản tạm ứng mà nhân viên kinh tế của đội sản xuất nhận trên sổ cái, sổ chi tiết TK141 và các sổ cái có liên quan.
Căn cứ vào các chứng từ: giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi, báo cáo thanh toán tạm ứng..., kế toán mã hoá chứng từ, nhập số liệuvào máy theo định khoản:
Nợ TK141 – Chi tiết cho từng ngời nhận tạm ứng
Có TK111
Ví dụ nh trờng hợp nhận tạm ứng của ông Hoàng văn Hoan tháng 12/2001. Kế toán mã hoá chứng từ và in ra sổ chi tiết TK141 nh sau:
Sau khi nhận xong khoản tạm ứng, các đội sản xuất tiến hành mua vật t. Có hai tr- ờng hợp xảy ra:
+Mua vật t về nhập kho
+ Mua vật t về không nhập kho mà dùng trực tiếp cho sản xúât.
*Trờng hợp mua về nhập kho
Công ty xây dựng Sông Đà 2 là công ty xây dựng cơ bản nên vật liệu mua về th- ờng đợc xuất dùng ngay. Vật liệu nhập kho của công ty thờng là những vật liệu đợc sử dụng cho mục đích sửa chữa, thay thế các máy móc thiết bị phục vụ cho thi công công trình, và một số các vật liêụ mang tính chất đặc thù của công ty cũng đợc nhập kho nh: xi măng, sắt thép...Vật liệu nhập kho của công ty thờng là các loại dầu, gioăng phớt , nhựa thông...
- Khi tiến hành mua vật liệu, căn cứ vào hoá đơn mua hàng , biên lai cớc phí vận chuyển,hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, kế toán mã hoá và nhập số liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK152 Nợ TK 133
Có TK 141 (chi tiết cho từng đối tợng nhận tạm ứng) -Trờng hợp mua vật liệu mà cha thanh toán ngay thì định khoản nh sau:
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Có TK 331( Chi tiết cho từng ngời bán)
*Trờng hợp mua về không qua kho mà sử dụng ngay cho thi công công trình hạng mục công trình.
Kế toán phản ánh trên TK 621 chi tiết cho tứng công trình. Nếu vật liệu dùng trực tiếp kế toán căn cứ vào chứng từ xuất nguyên vật liệu, phiếu chi, mã hóa nhập số liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK 621 Nợ TK 133
Có TK 331 – nếu cha trả tiền ngời bán Có TK 141 _ nếu thanh toán bằng tạm ứng. Vật liệu mua về không qua kho, đợc sử dụng gián tiếp nh bảo dỡng, sửa chữa máy móc thiết bị phục vụ thi công công trình hạng mục công trình. Kế toán cũng căn cứ vào phiếu xuất kho vật t, phiếu chi tiền mã hoá nhập số liệu vào máy theo định khoản tơng tự nh trờng hợp trên.
Nợ TK 627 Nợ TK 133
Có TK 331,141
Quá trình tạm ứng mua vật t phục vụ cho sản xuất, thi công công trình, hạng mục công trình sẽ đợc quyết toán vào cuối mỗi kỳ. Căn cứ vào các chứng từ sau:
+ Giấy đề nghị tạm ứng. + Phiếu chi tiền
+ Báo cáo thanh toán tạm ứng
+ Các chứng từ gốc : hoá đơn mua hàng, biên lai cớc phí vận chuyển .... Thông qua các số liệu trên chứng từ, kế toán kết chuyển số d tạm ứng với ngời phụ trách công trình theo định khoản:
Nợ TK 331
Có TK 141
Cũng có trờng hợp vật liệu mua về đợc trả bằng tiền vay nhắn hạn thì đợc định khoản nh sau:
Nợ TK 331
Có TK 311
Tất cả quá trình từ khâu nhận tạm ứng để thu mua vạt liệu nhập kho mua vật t để thi công công trình hạng mục công trìnhđợc kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc, mà cụ thể là các phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, UNC, Phiếu chi...Sau đó mã hóa và nhập số liệu vào máy. Từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc tổng hợp và phân loại sau đó đợc in ra các mẫu sổ có liên quan của hình thức sổ nhật ký chung.
+ Sổ cái TK 141 + Sổ chi tiêt TK 141
Đây là sổ thể hiện việc nhận tạm ứng và tình hình quyết toán tạm ứng +Sổ cái TK 331
+ Sổ chi tiết TK 331
Loại sổ này đợc sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán với ngời bán và đợc chi tiết cho từng đối tợng thanh toán liên quan.