Đứng trước tình hình mới của công ty In Tài Chính sẽ có nhiều thuận lợi và không ít khó khăn. Để đạt được những mục tiêu đề ra, phát huy kết quả đạt được năm 2010, em xin đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty trong năm tới như sau:
3.2.1 Xác định chính sách tài trợ, xây dựng cơ cấu vốn hợp lý
Mục tiêu chính sách kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn nhất định là khác nhau nhưng mục tiêu cao nhất vẫn là tối đa lợi ích của chủ sở hữu – tức là tối đa tỷ suất lợi nhuận trên vốn sở hữu trong phạm vi mức độ rủi ro cho phép. Chính vì thế, xây dựng một cơ cấu tài chính tối ưu sẽ đảm bảo cho mức độ rủi ro tài chính của công ty thấp. Việc trong năm 2010 công ty vẫn phải chi trả lãi vay của các khoản vay và nợ từ những năm trước, đặc biệt là phần chi phí khá lớn phải thanh toán tiền thuê cho các tài sản cố định thuê tài chính đã làm suy giảm lợi nhuận kéo theo các chi tiêu tỷ suất lợi nhuận của công ty bi giảm so với năm 2009. Trong năm tiếp theo công ty nên đặt ra những mục tiêu, kế hoạch nhằm:
• Sử dụng vốn một cách linh hoạt tiết kiệm và tận dụng tối đa những nguồn vốn nhàn rỗi có chi phí sử dụng thấp.
• Sử dụng nguồn lợi nhuận để lại một cách tối ưu và có hiệu quả nhất. Nguồn vốn này có ý nghĩa lớn vì chỉ khi công ty làm ăn có lại thì mới bổ sung được nguồn vốn này. Nếu làm ăn thua lỗ không những không
bổ sung được mà còn làm giảm nguồn vốn này. Để tăng lợi nhuận công ty cần tăng mọi nguồn thu và giảm thiểu các chi phí không cần thiết.
• Trong năm tới công ty nên điều chỉnh tăng nguồn vốn chủ sở hữu và giảm thiểu dần nguồn vốn vay nợ, đặc biệt là vay dài hạn để giảm sức ép về thanh toán nhằm tránh những rủi ro biến động lãi suất. Bên cạnh đó, công ty cũng cần tích cực trả các khoản nợ dài hạn từ việc thuê tài chính hay vay nợ dài hạn để mua tài sản cố định.
• Việc xác định nhu cầu vốn lưu động trong năm tiếp theo là cực kỳ quan trọng.
3.2.2 Quản lý dự trữ hàng tồn kho
Việc quản lý hàng tồn kho sao cho vừa đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra bình thường không bị gián đoạn vừa giảm được tổng chi phí tồn kho dự trữ ở mức thấp nhất luôn là vấn đề cần thiết được đặt ra đối với nhà quản trị. Đối với công ty In Tài Chính nói riêng hàng tồn kho chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong tổng tài sản lưu động (hàng tồn kho của công ty chủ yếu là các sản phẩm bằng giấy – chất liệu khá đặc biệt, chống ẩm mốc và cháy) nên đòi hỏi trong công tác quản lý hàng tồn kho cần phải chú trọng những điểm sau:
• Kho bãi thường xuyên vệ sinh sạch sẽ, không giột nát, khô ráo.
• Với lượng hàng tồn kho khá lớn và chủ yếu là các sản phẩm bằng giấy, công ty nên mua bảo hiểm tài sản cho lượng tồn kho này.
• Không được để các sản phẩm bằng giấy trực tiếp xuống nền đất, phải bố trị kệ cách mặt đất từ 15cm – 20cm để tránh sản phẩm bị ẩm mốc do thời tiết.
• Kho bãi bảo quản cần đảm bảo tiêu chuẩn an toàn phòng cháy chữa cháy do giấy là nguyên liệu dễ bén lửa và cháy rất nhanh, có thể gây thiệt hại lớn.
Để vừa giảm được lượng hàng tồn kho và chi phí dự trữ hàng tồn kho ở mức thấp mà vẫn đảm bảo được việc thực hiện sản xuất hàng ngày của công ty diễn ra liên tục, công ty cũng cần
• Xác định đúng đắn lượng nguyên vật liệu, hàng hóa cần mua trong kỳ và lượng tồn kho dự trữ thường xuyên.
• Xác định lựa chọn nhà cung cấp thích hợp, ta nên lựa chọn những nhà cung cấp lớn có khả năng cung ứng nguyên vật liệu nhanh để bớt phải dự trữ quá nhiều nguyên liệu.
• Thường xuyên theo dõi biến động của thị trường vật tư, hàng hóa từ đó dự đoán điều chỉnh việc dự trữ vật tư hàng hóa một cách hợp lý.
• Tổ chức tốt việc dự trữ bảo quản nguyên nhiên vật liệu, hàng hóa không để xảy ra mất mát hư hỏng gây lãng phí cho doanh nghiệp.
• Thường xuyên kiểm tra nắm vững tình hình dự trữ hàng tồn kho, phát hiện kịp thời ứ đọng vật tư, hàng hóa có biện pháp giải phóng ứ đọng vốn.
3.2.3 Tăng cường biện pháp quản lý các khoản công nợ
a. Đối với công nợ phải trả: Lượng vốn đi chiếm dụng của công ty trong năm 2010 có xu hướng tăng lên. Các khoản vốn này là các khoản vốn nhàn rỗi, được công ty huy động phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh với chi phí thấp hoặc không mất chi phí như phải trả cho người bán, phải trả công nhân viên… Để nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn đi chiếm dụng này công ty cần:
• Tổ chức công tác quản lý các khoản vốn đi chiếm dụng theo từng đối tượng công nợ. Đối với những khách hàng lớn, phải theo dõi khoản nợ phải trả theo từng hợp đồng. Đảm bảo theo dõi thời hạn phải trả để thanh toán kịp thời, giữ uy tín với nhà cung cấp.
• Khi sử dụng tín dụng thương mại của nhà cung cấp cần phải cẩn trọng vì lãi suất tín dụng thương mại cao, cần phải cân nhắc kỹ lưỡng các điều kiện
tín dụng do nhà cung cấp đưa ra và tình hình tài chính của doanh nghiệp để đi đến quyết định huy động phù hợp.
b. Đối với công nợ phải thu: Đây là khoản vốn doanh nghiệp bị chiếm dụng và tại công ty, công nợ phải thu vẫn còn chiếm tỷ trọng lớn. Năm 2010, số lượng khách hàng nhỏ lẻ của công ty tăng cao, đầu đối tượng công nợ phải thu vì thế cũng tăng, gây khó khăn trong công tác quản lý. Để đảm bảo việc thu hồi các khoản phải thu, công ty cần
• Tăng cường nguồn lực hỗ trợ việc quản lý và theo dõi đầu công nợ phải thu về cả thiết bị và con người. Tiến hành theo dõi công nợ phải thu theo từng đối tượng khách hàng và tới từng hợp đồng nếu khách hàng có lượng đặt hàng lớn.
• Tìm hiểu đối tượng khách hàng phù hợp và có uy tín để thực hiện chính sách tín dụng thương mại thích hợp (thời hạn bán chịu, tỷ lệ chiết khấu thanh toán). Cần phải có sự đánh giá khả năng trả nợ và uy tín của khách hàng, nhất là với những khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đấy cần có biện pháp nhắc nhở và đôn đốc khách hàng để có thể thu được các vốn bị chiếm dụng.
• Cuối năm tài chính cần xem xét lại các đối tượng khách hàng cho nợ, tình hình thu nợ và có thể trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi (nếu cần thiết)
• Với lượng khách hàng riêng lẻ có xu hướng tăng mạnh trong những năm tiếp theo thì việc theo dõi và đánh giá khả năng của từng khách hàng là khá khó khăn, công ty cần phải sử dụng những căn cứ pháp lý và những ràng buộc tài chính nhất định với khách hàng như quy định tỷ lệ ứng trước
với các hợp đồng đặt hàng sản phẩm, tỷ lệ ký quỹ có thể lên tới 100% giá trị đơn đặt hàng.
3.2.4 Quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí phát sinh không thể thiếu trong quá trình hoạt động sản xuất. Tuy nhiên, nếu không có biện pháp quản lý thích hợp với những khoản mục này sẽ gây ra lãng phí nguồn lực và làm suy giảm lợi nhuận thu được của công ty. Để có thể gia tăng tỷ suất chi phí bán hàng (chi phí quản lý doanh nghiệp) trên doanh thu thuần công ty cần sử dụng các nguồn lực một cách tiết kiệm và hiệu quả.
Công ty nên lập dự toán chi phí đầu năm và từ đó có kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng như sử dụng chi phí phù hợp với lượng dự toán sẽ bỏ ra trong kỳ.
Chi phí bán hàng của doanh nghiệp chủ yếu tập trung ở chi phí lưu thông sản phẩm và chi phí bao gói.
Công ty có thể tiết kiệm chi phí lưu thông bằng việc:
Đổi mới phương thức nhận hàng trong hợp đồng – giao hàng tại kho thay vì giao trực tiếp đến khách hàng (đã được thỏa thận hợp lý trong hợp đồng giao nhận hàng)
Thực hiện vận chuyển theo lô hàng, sắp xếp thời gian giao hàng và vận chuyển hợp lý sao cho lượng hàng giao được là nhiều nhất.
Bảo quản các phương tiện vận tải để chúng có thể hoạt động hết công suất và tiết kiệm chi phí về nhiên liệu…
Nắm rõ và theo dõi chặt chẽ số lượng sản phẩm mà khách hàng đặt để có thể chọn mẫu bao gói phù hợp. Không dùng mẫu bao gói lớn cho những khối lượng sản phẩm nhỏ và không nhiều.
Đặt khuôn bao gói chuẩn so với kích thước của sản phẩm và đặt với số lượng lớn để được chiết khấu về giá.
Bảo quản bao gói một cách cẩn thận, tránh ẩm mốc hay phai màu.
Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty nằm ở lương quản lý, khấu hao tài sản quản lý, xe – các phương tiện quản lý, tiếp khách… Với chi phí quản lý doanh nghiệp công ty nên
Theo dõi tình trạng hoạt động của các phương tiện quản lý, sửa chữa kịp thời nếu có hỏng hóc nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động.
Tránh tình trạng phương tiện công sử dụng cho mục đích riêng của từng cá nhân trong công ty.
Tinh giảm bộ máy quản lý một cách phù hợp mà vẫn duy trì được hiệu quả…
3.2.5 Đầu tư đổi mới công nghệ
Trong cơ chế thị trường hiện nay, khả năng cạnh tranh quyết định bởi chất lượng hàng hóa trên một đơn vị chi phí thấp nhất. Những giai đoạn trước do máy móc thiết bị không theo kịp nhu cầu thị trường nên chất lượng sản phẩm của công ty chưa được cao. Vài năm trở lại đây, công ty đã từng bước hiện đại hóa công nghiệp sản xuất và đã mang lại những hiệu quả kinh tế nhất định. Tuy nhiên mức đổi mới máy móc công nghệ của công ty còn chưa được chú trọng nhiều.
Nhiệm vụ trước mắt của công ty là đổi mới công nghệ, nhanh chóng nắm bắt và ứng dụng khoa học công nghệ kỹ thuật hiện đại vào sản xuất kinh doanh.
Để thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ đổi mới công nghệ nhằm góp phần thiết thực vào việc nâng cao kết quả và hiệu quả kinh doanh, công ty cần chú ý đổi mới đồng bộ các yếu tố cấu thành công nghệ như: từ máy móc thiết bị, nguyên nhiên vật liệu, đến nâng cao trình độ, kỹ năng kỹ xảo của người lao động, đổi mới tổ chức sản xuất và quản lý. Trong thời gian tới, công ty thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp cụ thể như:
• Công ty cần tính toán để đầu tư vào các bộ phận thiết yêu trước. Từng bước thay thế một cách đồng bộ thiết bị cho phù hợp với nhu cầu thị trường bằng việc đầu tư có hiệu quả vào công nghệ sản xuất hiện đại hơn. Việc đổi mới công nghệ đảm bảo cân đối giữa phần cứng và phần mềm để phát huy hiệu quả của công nghệ mới. Khi mua các thiết bị máy móc cũng như bí quyết công nghệ công nghệ công ty có thể thương lượng với các đối tác để được thanh toán theo phương thức trả chậm.
• Tận dụng trang thiết bị máy móc hiện đại có trong công ty, ngoài ra tiến hành bảo dưỡng máy móc theo định kỳ thay cho việc cứ khi nào phát sinh sự cố thì công ty mới cử cán bộ kỹ thuật đến sửa chữa như hiện nay nhằm đảm bảo các trục trặc được sửa chữa kịp thời giúp cho dây chuyền sản xuất hoạt động liên tục và tiết kiệm thời gian công sức cho người trực tiếp lao động sản xuất.
• Đẩy mạnh phong trào phát huy sáng kiến của cải tiến kỹ thuật, hợp lý hóa sản xuất. Để nâng cao năng lực công nghệ, công ty cần phải xây dựng mối quan hệ với các cơ quan nghiên cứu, ứng dụng khoa học kỹ thuật trong và ngoài nước để phát triển công nghệ theo chiều sâu và từng bước hoàn chỉnh công nghệ hiện đại.
• Tích cực đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật, khoa học quản lý, công nhân lành nghề trên cơ sở đảm bảo bồi dưỡng vật chất thỏa đáng cho họ.
• Nâng cao trình độ quản lý, trong đó chú trọng đến vai trò của quản lý kỹ thuật.
• Tiến hành các nghiên cứu, phân tích về thị trường, nhu cầu thị trường, năng lực công nghệ của công ty để lựa chọn máy móc thiết bị công nghệ phù hợp nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho công ty.
Đổi mới công nghệ một cách hợp lý, không lãng phí, đồng thời tận dụng hết hiệu suất làm việc cuả máy móc sẽ giúp quy mô sản xuất tăng , tăng doanh thu, tăng lợi nhuận, do đó khả năng hoạt động của công ty cũng được cải thiện, sản phẩm sản xuất ra cũng có chất lượng cao hơn nên tiêu thụ tốt hơn vì vậy khả năng sinh lời của công ty cũng tăng lên. Ngoài ra đổi mới công nghệ còn làm cho cơ cấu của công ty hợp lý hơn, và để thực hiện được tôt hơn nữa giải pháp này, công ty cần:
• Công ty phải tiến hành những nghiên cứu, phân tích đánh giá xem đầu tư vào một trang thiết bị công nghệ cụ thể nào đó có khả thi hay không, có thật sự cần thiết không, có đem lại hiệu quả không.
• Công ty có đủ khả năng huy động vốn của nguồn vốn trung và dài hạn để tài trợ cho hoạt động đổi mới thiết bị công nghệ của mình.
• Công ty phải thiết lập được mối quan hệ với công ty tư vấn về công nghệ để lựa chọn được thiết bị hiện đại phù hợp với giá cả phải chăng.
• Công ty cần tăng cường nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ công nhân kỹ thuật để có đủ kiến thức điều khiển, làm chủ công nghệ mới.
3.2.6 Đào tạo bồi dưỡng đội ngũ lao động
Đội ngũ lao động là một yếu tố có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Đây là nguồn lực vô cùng cần thiết giúp biến những nguồn lực vô tri khác thành những sản phẩm hoàn thiện và có chất lượng. Trong quá trình sản xuất kinh doanh lao động tác động đế mọi phía, đến mọi quá trình hoạt động từ khâu thu mua nguyên vật liệu, chế tạo ra sản phẩm đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, hay nói cách khác lao động là nguồn gốc sáng tạo ra mọi của cải vật chất cho xã hội. Do đó công ty cần phải phát huy được sức mạnh của đội ngũ lao động, cũng như tạo điều kiện để cho họ có cơ hội thăng tiến và phát triển. Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, công ty cần:
• Công ty cần nâng cao tiêu chuẩn tuyển chọn lao động, đảm bảo chất lượng lao động tuyển thêm.
• Khuyến khích người lao động không ngừng học hỏi nâng cao kiến thức để đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật.
• Có chính sách lương thưởng công bằng, làm theo năng lực, hưởng theo nhu cầu. Luôn động viên và có sự quan tâm, hỗ trợ kịp thời đối với cán bộ công nhân viên và lao động trong công ty.
Nhìn chung công ty đã nhận thức được vai trờ quan trọng của vấn đề phát triển nguồn nhân lực thông qua đào tạo, thể hiện bằng việc công ty đã có những chương trình đào tạo công nhân trực tiếp sản xuất về những kiến thức có liên quan đến công nghệ, tổ chức công tác thi đua, khen thưởng, nâng bậc cho công