Trong qua trình chuyển đổi định dạng cho file PDF chúng ta sẽ gặp khá nhiều vấn đề rắc rối nhưng có ba lỗi thường gặp nhất đó là: lỗi Font chữ và lỗi công thức toán học.
a. Lỗi font chữ.
Đây được xem là lỗi thường hay gặp nhất khi chúng ta chuyển đổi định dạng cho file PDF. Nguyên nhân của hiện tượng này do ba nguyên nhân chính: Do bản thân phần mềm hay website chuyển đổi định dạng không tốt, do không chọn đúng Font khi mở văn bản và cuối cùng là do máy tính thiếu Font chữ.
- Do bản thân phần mềm hay website chuyển đổi định dạng không tốt.
- Do không chọn đúng Font khi mở văn bản.
Đây là một nguyên nhân rất phổ biến nhưng rất ít người để ý đến. Nên nhiều khi việc khắc phục lỗi này trở nên khá khó khăn cho phần lớn người dùng. Ta sẽ hiểu lỗi này cụ thể như sau:
Ví dụ: File PDF chúng ta cần chuyển đổi định dạng được soạn thảo bởi phần mềm soạn thảo văn bản dạng PDF được người soạn thảo văn bản với Font Vn Time nhưng khi chúng ta cài Microsoft Office thì Font mặc định không phải Vn Time mà là Times New Roman chẳng hạn.
Do đó khi chúng ta chuyển đổi định dạng xong thì sẽ bị lỗi Font. Việc khắc phục vấn đề này hết sức đơn giản là ta chỉ cần bôi đen toàn bộ văn bản và chọn Font phù hợp với Font của file PDF đó xong.
Nhưng vấn đề đặt ra chúng ta cần quan tâm là phải biết được file PDF đó được soạn thảo với Font gì. Điều này chúng ta xem lại phần 4.1.
Đây cũng là một nguyên nhân gây lỗi Font vì Font mặc định của Window thường chưa đầy đủ do vậy sẽ gây ra hiện
tượng lỗi Font chữ khi chuyển đổi định dạng cho file PDF. Để khắc phục hiện tượng này ta cần cài thêm Font cho máy tính.
Cũng có khá nhiều cách cài Font nhưng chúng ta có thể tham khảo thêm ba cách dưới đây:
Đầu tiên chúng ta tải bộ Font tại đây: http://fontchu.com/
Hay bộ font Tiếng Việt mình thường dùngcũng khá đầy đủ:http://www.mediafire.com/?g57a2lzudmy5fkd
Sau đó giải nén ra và làm theo một trong ba cách dưới.
+ Cách 1: Ta tiến hành theo các bước như các hình dưới đây:
+ Cách 2: Ta tiến hành theo các bước như các hình dưới đây:
+ Cách 3: Sử dụng phần mềm Font Install & Backup. Trước tiên chúng ta tải phần mềm tại
đây: :http://www.eskiso.net/files/FontInstalBackup.rar
- Ngoài ra chúng ta có thể dùng Uconvert để để khắc phục lỗi font rất hiệu quả.
+ Cách cài đặt: Chúng ta tải Uconvert tại
đây http://www.mediafire.com/?tib2lmamq6pig90 và tiến hành cài như trong hình hướng dẫn:
+ Cách sử dụng: Đầu tiên ta mở văn bản cần chuyển đổi font => add-ins => Uconvert 1.3 => chuyển đổi mã/font văn bản => chọn mã và font cần chuyển => chuyễn đổi => chờ thông báo thành công và lưu văn bản lại là được. Chi tiết ta xem hình minh họa ở dưới.
c. Lỗi công thức toán học.
Đây được xem là lỗi khó xử lý nhất trong quá trình chuyển đổi định dạng cho file PDF bởi hầu hết phần mềm hay website chuyển đổi định dạng cho file PDF đều chưa khắc phục triệt để vấn đề này. Đối với những công thức toán học đơn giản thì Solid Converter Pdf, Nitro Professional hay ABBYY FineReader 11 PE xử lý khá tốt. Nhưng với một số công thức toán học có những ký tự phức tạp thì việc sử dụng
những phần mềm này đạt hiệu quả chưa cao. Do vậy trong một số trường hợp chúng ta phải chỉnh sửa thủ công bằng phần mềm Microsoft Office kết hợp với phần mềm viết công thức toán học và một số thủ thuật của Microsoft Office để chỉnh sửa phần tài liệu chưa hoàn thiện.
Phần năm: Kết luận. 5.1. Kết luận.
Mỗi phần mềm hay website đều có ưu điểm và nhược điểm riêng trong việc chuyển đổi định dạng cho file PDF. Do vậy mỗi người dùng tùy theo nhu cầu cũng như điều kiện cho phép để chọn cho mình một giải pháp hợp lý.
Thông thường rất ít người sử dụng phương pháp chuyển đổi định dạng online vì tính bất tiện của nó là yêu cầu phải có mạng và tốc độ của phương pháp này là khá chậm vì vừa phải upload file lên, vừa phải chuyển đổi định dạng và vừa phải tải file khi chuyển đổi định dạng về máy tính để xem. Do đó tốc độ của nó phụ thuộc dung lượng của file PDF và tốc độ đường truyền của mạng. Bên cạnh đó chất lượng file khi chuyển đổi còn nhiều hạn chế như thường lỗi font, các bảng biểu hay ô chữ thường không giống với bản gốc hay có thể không chuyển đổi được tùy thuộc vào sự phức tạp của từng bảng biểu, ô chữ có trong văn bản đó. Bên cạnh đó việc
xử lý công thức toán học thường đều thất bại. Cho nên chúng ta cần cân nhắc khi lựa chọn phương pháp này.
Vì vậy việc sử dụng phần mềm để chuyển đổi định dạng cho file PDF là hợp lý nhất. Thế nhưng việc sử dụng phần mềm nào là tốt nhất là câu hỏi của rất nhiều người. Thực ra việc so sánh giữa các phần mềm cũng mang tính chất tương đối, tùy thuộc vào hoàn cảnh tài chính của mỗi người cũng như cấu hình máy tính của người dùng hay tùy vào văn bản muốn chuyển đổi định dạng... Nhưng chúng ta cũng có thể tóm lược như sau:
- Đối với văn bản PDF đơn giản, chủ yếu là dạng chữ thì ta nên sử dụng Foxit Reader và Anybizsoft-pdf-to-word bởi vì hai phần mềm này việc cài đặt và sử dụng hết sức đơn giản. - Đối với văn bản PDF phức tạp hơn có chứa nhiều bảng biểu, biểu đồ hay có thêm công thức toán học thì ta có thể sử dụng Solid Converter Pdf và Nitro Professional. Hai phần mềm này xử lý khá tốt cho việc này tuy nhiên cũng sẽ phát sinh một số lỗi như trên nhưng chúng ta có thể khắc phục nó dễ dàng.
- Riêng đối với ABBYY FineReader 11 PE thì đây thường là giải pháp cuối cùng khi những phần mềm trên không xử lý được. Đây có thể nói là phần mềm chuyển đổi định dạng cho
PDF mạnh mẽ và tốt nhất hiện nay. Tuy nhiên hạn chế của nó là bộ cài khá lớn cũng như việc cài đặt có phần phức tạp hơn. Điểm mạnh của phần mềm này là chuyển đổi rất tốt định dạng PDF dạng ảnh mà các phần mềm khác làm không được.
Vậy trước khi chúng ta muốn chuyển đổi định dạng cho file PDF thì chúng ta phải chú ý những điểm trên để có thể lựa cho cho mình một giải pháp phù hợp nhất.