Hệ thống tài liệu học tập được thu thập, tích hợp, chọn lọc từ nhiều nguồn khác nhau như Internet, những cơ sở thông tin bao gồm trung tâm thông tin, thư viện, trường học, từ các cá nhân khác như giảng viên, sinh viên, đối tượng NCKH…Mỗi tài liệu sẽ được sắp xếp và phân loại theo nội dung dựa trên các chủ đề thuộc các nhóm lĩnh vực khác nhau và theo hình thức tài liệu. Mỗi lĩnh vực được biểu diễn thành các nhóm lĩnh vực con phân cấp thuộc về lĩnh vực đó. Hệ thống tạo sẵn một cấu trúc cây thư mục lưu trữ các tài liệu học tập lĩnh vực CNTT bao gồm các cấp như sau:
Hình 3.12. Cấu trúc phân cấp thư mục lưu trữ kho tài liệu: o Cấp 1: Thư mục gốc Information Technology
o Cấp 2: Phân theo ngành học, có 5 thư mục đại diện cho 5 ngành trong lĩnh vực CNTT và một thư mục dành riêng cho các kiến thức đại cương.
Hình 3.13. Cấu trúc thư mục gốc Information Technology
thạc sĩ, luận án tiến sĩ, đồ án ngành, đề tài NCKH và các thư mục tương ứng với các chuyên ngành hay bộ môn thuộc về ngành đó.
Hình 3.14. Cấu trúc thư mục ngành Computer Science
o Cấp 4: Trong mỗi thư mục chuyên ngành/bộ môn chứa các thư mục tương ứng với từng môn học, chuyên đề. Trong trường hợp một ngành không có phân cấp chuyên ngành hay bộ môn thì thư mục con của ngành là các môn học, chuyên đề. o Cấp 5: Trong mỗi môn học hay chuyên đề, tài liệu được phân theo hình thức tài liệu như: giáo trình, slide bài giảng, ebook, paper, báo cáo kỹ thuật, đồ án môn học, đề cương, đề thi, bài tập, bài tập SV nộp, tool, ...Mỗi loại tài liệu lưu ở một thư mục riêng.
Hình 3.16.Cấu trúc thư mục môn học Object oriented analysis and design with UML