Xây dựng xong các KPI chỉ là một phần của công việc xây dựng hệ thống quản lý BSC – KPI tại Công ty. Để hệ thống này thực sự đi vào “cuộc sống doanh nghiệp”, ta cần phải xây dựng thêm hệ thống theo dõi và cập nhật kết quả thực hiện các chỉ tiêu KPI. Hiện tại phương pháp đo của công ty sử dụng các phần mềm cơ bản như: Excel, Google form, BSC Designer. Những phần mềm này có một ưu điểm là những phần mềm không tính phí (trừ BSC Designer), do đó cho phép Công ty giảm được một khoản lớn chi phí để đầu tư xây dựng hệ thống BSC – KPI. Tuy nhiên, bên cạnh ưu thế về chi phí, việc sử dụng quy trình gồm những phần mềm này còn một số nhược điểm gây khó khăn cho việc thu thập và xử lý dữ liệu các KPI:
- Việc sử dụng nhiều form google để thu thập thông tin sẽ khiến cho các trưởng khu vực dễ bị nhầm lẫn hoặc nhập sót.
- Việc chuyển dữ liệu từ file Excel vào phần mềm BSC Designer còn mang tính thủ công, nếu áp dụng trên cách thức trên để theo dõi khi áp dụng theo dõi trên toàn Công ty sẽ gặp nhiều khó khăn.
- Rủi ro khi máy tính đặt tại Công ty gặp trục trặc sẽ gây mất mát dữ liệu và làm gián đoạn quá trình theo dõi của hệ thống BSC – KPI.
Để khắc phục nhược điểm trên, ta có thể thay đổi hệ thống theo dõi hiện tại bằng phiên bản BSC Designer Online (hình 5.2) với tất cả dữ liệu được lưu trữ sever. Tăng tính
bảo mật, đồng bộ, đảm bảo dữ liệu về KPI luôn được an toàn, quá trình theo dõi diễn ra một các xuyên suốt, đơn giản hóa bỏ qua các thủ tục rườm rà, giảm thời gian nhập liệu cho các trưởng khu vực và phòng ban.
Ngoài ra, phần mềm còn có phiên bản cho các thiết bị di động (hình 5.3), cho phép ban lãnh đạo và bất cứ ai được cấp quyền theo dõi tình trạng của các KPI vào bất cứ lúc nào ở bất kì nơi đâu. Ta có thể thiết lập để phần mềm tự động cảnh báo khi một KPI nào đó thấp hơn mức cho phép với người có liên quan. Đảm bảo thông tin được cập nhật tức thời, tăng cao hiệu quả của hệ thống BSC – KPI.
Hình 5.2 Quản lý hệ thống BSC – KPI thông qua phần mềm BSC Designer Online
5.3.5 Xây dựng hệ thống lương, thưởng dựa trên mức độ hoàn thành các KPI.
Như đã nhiều lần đề cập trong bài, hệ thống BSC – KPI được xây dựng là tiền đề để Công ty triển khai thành KPI cấp cá nhân. Dựa trên mức độ hoành thành KPI và công việc được giao, ta sẽ xây dựng một hệ thống lương thưởng. Trong quas trình xây dựng thiết lập các mục tiêu cho các tổ đội, cá nhân, đặc biệt là các nhân viên quản lý, nhóm xây dựng KPI phải đảm bảo rằng các KPI này gắn với KPI của từng khu vực và mục tiêu chiến lược mà Công ty đã đề ra. Cơ chế lương thưởng sẽ được điều chỉnh theo hướng phân bổ tiền thưởng dựa trên mức độ hoàn thành các KPI của các cá nhân và tổ đội. Hệ thống đãi ngộ dựa trên thành tích sẽ là một trong những công cụ vô cùng quan trọng để nâng cao sự nỗ lực của toàn bộ nhân viên trong Công ty nhằm hoàn thành những mục tiêu chiến lược đã được xây dựng.
KẾT LUẬN
Với 6 viễn cảnh: Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ, Môi trường/Cộng đồng, Đào tạo và phát triển, Sự hài lòng của nhân viên; hệ thống quản lý BSC – KPI là một công cụ quản trị hiện đại chuyển tầm nhìn và chiến lược của một tổ chức thành những mục tiêu, hành động cụ thể ở các cấp phòng ban. Thông qua sự cân bằng của 6 viễn cảnh, doanh nghiệp có thể phân bổ nguồn lực để cải thiện các thước đo tài chính và phi tài chính sao cho phù hợp nhất; giúp cho doanh nghiệp phát triển ổn định và bền vững. Thông qua việc nghiên cứu và xây dựng hệ thống quản lý BSC – KPI tại Công ty TNHH đóng gói và cung ứng nhân sự Green Speed, bài báo cáo có những đóng góp chủ yếu sau đây:
- Thứ nhất: Báo cáo đưa ra những kiến thức nền tảng cơ bản về hệ thống BSC – KPI, giúp cho người đọc có được cái nhìn tổng quan về hệ thống BSC- KPI.
- Thứ hai: Báo cáo đã xây dựng được một bản đồ chiến lược cho Công ty TNHH
Green Speed, gồm 6 viễn cảnh và những mục tiêu cụ thể cho từng viễn cảnh. - Thứ ba: Báo cáo đã xây dựng hệ thống 13 KPI để đo lường những mục tiêu
chiến lược đề ra trong từng viễn cảnh, xác định rõ công thức, tần suất, cáchthức nhận dạng,…
- Thứ tư: Xây dựng quy trình báo cáo KPI thông qua Google Form, Excel, BSC Designer,… để tổng hợp các thông tin KPI từ các phòng ban, khu vực thành một file thống nhất.
Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian nghiên cứu, báo cáo chỉ đưa ra được những KPI cơ bản cho doanh nghiệp mà chưa thể đặt ra được mục tiêu (target) và đường cơ sơ
(baseline) cho từng chỉ số KPI để hệ thống quản lý này trở nên hoàn thiện.
Việc thực hiện và áp dụng hệ thống BSC – KPI sẽ làm mất rất nhiều thời gian cũng như chi phí cho việc tính toán và điều chỉnh lại những KPI chưa phù hợp. Tuy nhiên những lợi ích mà hệ thống này mang lại trong thời gian áp dụng thử nghiệm là cơ sơ để Công ty Green Speed thực hiện các nghiên cứu tiếp theo và kết hợp việc phát triển các phần mềm trong quy trình báo cáo để hỗ trợ việc triển khai hệ thống BSC – KPI.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng thành phố Hồ Chí Minh, Đo lường hiệu suất theo KPI – Key Performance Indicators, tháng 9/2013
2. David Parmenter, Các chỉ số đo lường hiệu suất: Xây dựng và ứng dụng các chỉ số hiệu suất cốt yếu có tính thuyết phục, Người dịch: Nguyễn Thị Kim Thương
3. David Parmenter, Key Performance Indicator
4. IMC LEADERS – Bản tin truyền thông nội bộ, Số 26, Tổng quan về chỉ số KPI 5. Ngô Quý Nhâm, Thẻ điểm cân bằng và kinh nghiệm triển khai thẻ điểm
cân bằng trong các doanh nghiệp Việt Nam
6. Nguyễn Tuân – Viện Kinh tế và Thương mại quốc tế , Cơ bản về BSC Balanced Scorecard – Công cụ quản trị doanh nghiệp
7. Nguyễn Tuân - Viện Kinh tế và Thương mại quốc tế, 08/2012, Quản lý chiến lược sử dụng Balanced Scorecard
8. Robert S.Kaplan & David P.Norton, Thẻ điểm cân bằng biến chiến lược thành hành động
PHỤ LỤC
BẢNG TỔNG HỢP ĐÁNH GIÁ AN TOÀN, CHẤT LƯỢNG VÀ Ý THỨC LÀM VIỆC HÀNG NGÀY
Tuần: ... Năm: ... Khu vực: ...
NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ Xác nhận Ghi chú
Ngày/tháng Ca Lý do cần khắc phục
An toàn Chất lượng Ý thức Trưởng ca GSPC Trưởng ca PVM
Tốt BT KTốt Tốt BT KTốt Tốt BT KTốt 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 Tổng