7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.4. Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi
Mục tiêu của việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi là:
· Đảm bảo chi phí về nguyên vật liệu và các nguồn lực khác cần thiết cho quá trình sản xuất là thấp nhất.
21
· Khai thác năng lực sản xuất một cách tối ưu, tận dụng tối đa các nguồn lực hiện có, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực và giảm thiểu sai sót trong quá trình sản xuất.
· Đảm bảo chất lượng sản phẩm
· Xác định một cách đầy đủ và chính xác chi phí và tính giá thành sản phẩm cho một đơn hàng hoặc một đối tượng tính giá thành cụ thể.
· Phân tích biến động chi phí phục vụ công tác quản trị chi phí trong doanh nghiệp.
Mối quan hệ về thông tin giữa các bộ phận chức năng trong chu trình chuyển đổi được thể hiện thông qua Hình 1.5.
Kế hoạch sản xuất Nhu cầu NVL Cung ứng, quản lý NVL Tổ chức sản xuất Kiểm soát Nhập kho TP Bán hàng BP Nhân sự Nhân công BP Kế toán Hàng tồn kho Phải trả NCC Chi phí SX xuất Phải thu KH Lương Tiếp nhận ĐĐH Thiết kế Kỹ thuật Quản lý HTK Tổ chức sản xuất Sản xuất chung Đơn đặt hàng Định mức BP Quản lý SX
22
Tiến trình thực hiện các bước công việc trong chu trình chuyển đổi có thể được biểu hiện thông qua sơđồ dòng dữ liệu ở Hình 1.6
Dữ liệu bán hàng Đơn đặt hàng Dữ liệu thiết kế Định mức vật tư và Định mức nhân công Công đoạn SX Dữ liệu kế hoạch SX Dữ liệu lệnh SX Dữ liệu tồn kho NVL Phiếu xuất Kho vật tư Dữ liệu phân xưởng SX Xuất NV L
Phân công máy móc và lao động Dữ liệu Chi phí SX Nhập TP Dữ liệu tồn kho Thành phẩm Thị trường Khách hàng Thiết kế sản phẩm Lập kế hoạch SX Lệnh sản xuất Thực hiện sản xuất Bộ phận Kỹ thuật Bộ phận Kế hoạch Kho NVL Kế toán chi phí Phân xưởng SX Kho Thành phẩm
23
a. Tổ chức thông tin về định mức vật tư
Bộ phận kỹ thuật lập định mức vật tư cho sản xuất dựa trên các đặc tính và tiêu chuẩn kỹ thuật. Định mức vật tư được nhập vào chương trình và lưu trữ trên tập tin Định mức vật tư với các thuộc tính như: Mã sản phẩm, Mã vật tư, Mã công đoạn, Mã phân xưởng, Số lượng định mức.
Trên cơ sở dữ liệu đã lưu trên tập tin Định mức vật tư, chương trình cho phép in bảng định mức vật tư gửi đến các bộ phận có liên quan trong quá trình sản xuất để theo dõi và kiểm soát quá trình sản xuất. Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản trị trong toàn hệ thống thì thông tin định mức vật tư sẽ được các bộ phận có liên quan truy cập, xem thông tin thông qua việc phân quyền sử dụng chương trình. Và định mức vật tư là công cụ hỗ trợ
cho kế toán vật tư thực hiện xuất kho vật tư nhanh chóng, chính xác.
b. Tổ chức thông tin về các công đoạn sản xuất
Bảng công đoạn sản xuất là tài liệu kỹ thuật quy định rõ trình tự hoạt
động sẽ được thực hiện qua các phân xưởng, bộ phận sản xuất. Ở mỗi phân xưởng sản xuất, tài liệu này chỉ ra các loại máy móc nào sẽ được sử dụng, thời gian định mức để hoàn thành một loại sản phẩm (bao gồm thời gian chuẩn bị máy và thời gian thao tác trên máy), chủng loại vật tư sử dụng tại từng phân xưởng. Mỗi sản phẩm được thực hiện qua nhiều công đoạn sản xuất, mỗi công đoạn được thực hiện tại một phân xưởng nhất định. [8]
Dữ liệu về công đoạn sản xuất được lưu trữ trên tập tin Công đoạn sản xuất với các thuộc tính sau: Mã sản phẩm, Mã hoạt động, Mã phân xưởng, Mã thiết bị, Định mức thời gian chuẩn bị, Định mức thời gian hoạt động, Mã vật tư, Số lượng.
c. Tổ chức thông tin trong khâu lập kế hoạch sản xuất
Kế hoạch sản xuất được xây dựng trên cơ sở các đơn đặt hàng của khách hàng (đối với doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng) hoặc trên cơ sở tình
24
hình thực tế của kỳ trước kết hợp với dự đoán nhu cầu tiêu thụ trong kỳ hiện tại.
Cơ sở số liệu để lập kế hoạch sản xuất là các công đoạn sản xuất, đơn đặt hàng và định mức sản xuất bao gồm định mức vật tư và định mức thời gian, số lượng nguồn lực hiện có sẵn sàng sử dụng tại Công ty.
Để lưu dữ liệu về kế hoạch sản xuất phục vụ cho việc xử lý, điều hành và kiểm soát hoạt động sản xuất, có thể tổ chức tập tin Kế hoạch sản xuất. Tập tin này bao gồm các thuộc tính như: Số lệnh sản xuất, Mã sản phẩm, Số lượng sản xuất, Sốđơn đặt hàng, Ngày bắt đầu, Ngày hoàn thành.
Trên cơ sở dữ liệu đã được lưu trữ trên tập tin này, chưng trình cho phép in Kế hoạch sản xuất với đầy đủ các nội dung cần thiết cho quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất được phê duyệt là cơ sở để xác định nhu cầu nguyên vật liệu và tổ chức sản xuất.
d. Tổ chức thông tin trong khâu lập lệnh sản xuất
Lệnh sản xuất do bộ phận kế hoạch lập dựa trên kế hoạch sản xuất sản phẩm để giao nhiệm vụ cho các xưởng sản xuất tiến hành sản xuất theo số
lượng, chất lượng và loại sản phẩm xác định. Lệnh sản xuất liệt kê các bước công việc cần thực hiện để sản xuất ra một loại sản phẩm, số lượng sản phẩm cần sản xuất. Dựa vào lệnh sản xuất này, các bộ phận xác định nhu cầu nguyên vật liệu và phân công công nhân làm việc.
Để lưu các dữ liệu về lệnh sản xuất, cần tổ chức tập tin Lệnh sản xuất
với các thuộc tính như: Số lệnh sản xuất, Mã hoạt động, Ngày bắt đầu, Thời gian bắt đầu, Ngày hoàn thành, Thời gian hoành thành
e. Tổ chức thông tin trong khâu xuất kho vật tư
Trên cơ sở lệnh sản xuất và định mức vật tư cho sản xuất, bộ phận kế
toán hoặc phân xưởng sản xuất tiến hành lập phiếu xuất kho vật tư. Phiếu xuất kho là chứng từ cấp nguyên vật liệu cho các công đoạn sản xuất tại mỗi phân
25
xưởng và là căn cứ để thủ kho xuất kho vật tư cho sản xuất. Để lưu trữ dữ liệu về xuất kho vật tư, có thể sử dụng tập tin Phiếu xuất kho và Chi tiết Phiếu xuất kho với cấu trúc như sau:
Tập tin Phiếu xuất kho
Số phiếu xuất Ngày Mã kho Mã nhân viên nhận hàng
Tập tin Chi tiết Phiếu xuất kho
Số phiếu xuất Mã vật tư Số lượng Đơn giá
Phiếu xuất kho được in ra từ việc liên kết dữ liệu trên các tập tin Kế
hoạch sản xuất, Lệnh sản xuất và Định mức vật tư. Liên kết dữ liệu giữa hai tập tin Kế hoạch sản xuất và Định mức vật tư thông qua khóa “Mã sản phẩm”. Liên kết dữ liệu giữa hai tập tin Kế hoạch sản xuất và Lệnh sản xuất thông qua khóa “ Số lệnh sản xuất”.
Phiếu xuất kho vật tư là chứng từ kế toán vật tư ghi nhận biến động giảm tồn kho vật tư và phải được cập nhật kịp thời vào hệ thống ngay khi phát sinh. Sau mỗi lần xuất kho, kế toán hàng tồn kho sẽ tính toán và cập nhật số lượng hàng tồn kho tại thời điểm. Trong trường hợp số lượng tồn kho của một loại vật tư nào đó giảm xuống dưới mức tồn kho tối thiểu thì hệ thống sẽ thông báo ngay đến bộ phận quản trị tồn kho để bắt đầu thực hiện chu trình cung
ứng. Đồng thời phiếu xuất kho vật tư là căn cứđể kế toán chi phí sản xuất tập hợp chi phí nguyên vật liệu cho các đối tượng tính giá thành. Trong điều kiện tin học hóa, thông qua việc sử dụng các phần mềm, việc cập nhật số lượng hàng tồn kho cũng như công tác tập hợp chi phí nguyên vật liệu được thực hiện một cách tựđộng.
26
Một trong những vấn đề cần quan tâm trong công tác xuất kho vật tư cho sản xuất là phải xác định giá trị của vật tư xuất kho. Các phương pháp tính giá hàng xuất thường được sử dụng: Nhập trước xuất trước (FIFO), Nhập sau xuất trước (LIFO), bình quân gia quyền, bình quân thời điểm, thực tế đích danh, giá hạch toán. Trên cơ sởứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hạch toán, việc tính toán trị giá hàng xuất kho trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn.
f. Tổ chức thông tin trong về thời gian lao động và chi phí nhân công
Có nhiều hình thức trả lương cho nhân viên: trả lương cố định theo tháng, trả lương theo sản phẩm, trả lương theo giờ lao động.
Hình thức trả lương theo tháng: Thường áp dụng đối với mỗi nhân viên làm việc có tính chất quản lý hay không thể đo lường chính xác khối lượng công việc. Doanh nghiệp có thể sử dụng bảng chấm công để ghi nhận số ngày làm việc thực tế của nhân viên. Bảng chấm công là cơ sở để kế toán tiền lương tính và thanh toán lương theo hình thức trả lương tháng.
Hình thức trả lương theo giờ: Hình thức trả lương này thích hợp trong trường hợp công nhân làm việc có tính thời vụ. Thông thường doanh nghiệp sử dụng thẻ thời gian để ghi chép thời gian lao động của mỗi công nhân được phân công thực hiện các công việc được giao. Tùy thuộc vào cách thức ghi chép bằng thủ công hoặc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, việc ghi vào thẻ thời gian có thể được thực hiện bằng tay bởi tổ trưởng, quản đốc xưởng, hoặc đưa thẻ vào thiết bị vào thời điểm bắt đầu và kết thúc phiên làm việc để máy ghi nhận và tính toán thời gian lao động trong ngày. Trên cơ sở
thẻ thời gian, bộ phận tính lương sẽ tính lương phải trả cho mỗi công nhân. Trường hợp một công nhân làm nhiều loại công việc khác nhau trong kỳ
hoặc di chuyển đến làm việc ở nhiều phân xưởng khác nhau, doanh nghiệp thường sử dụng thẻ thời gian theo công việc để ghi nhận thời gian mà người lao
27
động thực hiện từ công việc để kế toán chi phí dễ dàng hạch toán chi phí nhân công theo từng trung tâm trách nhiệm hoặc theo từng đối tượng tính giá thành.
Căn cứ vào thẻ thời gian theo công việc, cuối mỗi tuần hoặc mỗi tháng kế toán tiền lương sẽ tính và thanh toán lương cho công nhân dựa vào số giờ
làm việc và đơn giá lương tương ứng với công việc.
Hình thức trả lương theo kết quả công việc: Cách tính lương này phù hợp với những công việc có thể đo lường kết quả chính xác hoặc những công việc cần khuyến khích tăng năng suất và hiệu quả làm việc (tính lương dựa trên cơ sở doanh thu bán hàng). Trong trường hợp này các dữ liệu liên quan
đến kết quả lao động cần được theo dõi cụ thể và chính xác.
Để ghi nhận thời gian làm việc của từng nhân viên theo công việc, trên cơ sở đó tính toán, tập hợp chi phí nhân công cho có thể tổ chức tập tin Nhân công như sau:
g. Tổ chức thông tin trong khâu phân bổ chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung tại Công ty bao gồm nhiều yếu tố chi phí như chi phí tiền lương quản lý xưởng, chi phí vật liệu, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao, các chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác như chi phí sử dụng điện, điện thoại…Ngoài ra còn có chi phí của bộ phận phụ và phụ
trợ như chi phí quản lý nhà máy, chi phí tiền lương cho nhân viên hành chính xưởng, chi phí nhà ăn cũng được tính vào chi phí sản xuất chung.
Tập tin Nhân công
Số lệnh sản xuất Mã nhân viên Mã hoạt động Mã sản phẩm Ngày làm việc Thời gian bắt đầu Thời gian kết thúc Số lượng SP hoàn thành
Tập tin Nhân viên
Mã nhân viên Tên nhân viên Mã số thuế Ngày sinh Bộ phận Đơn giá tiền lương theo giờ Đơn giá tiền lương theo SP …
28
Chi phí sản xuất chung sau khi được tập hợp sẽđược phân bổ cho tác đối tượng cụ thể để phục vụ cho việc tính giá thành theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, giờ công lao động, phân bổ theo hệ số, theo tỷ lệ của doanh thu…
Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, các bút toán phân bổ chi phí sản xuất chung được thực hiện một cách tự động trên phần mềm thông qua việc khai báo tiêu thức phân bổ.
h. Tổ chức thông tin trong khâu tập hợp chi phí và tính giá thành
Giá thành sản phẩm là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản hao phí về lao động có liên quan đến toàn bộ khối lượng công tác, sản phẩm, lao vụ đã hoàn thành. Trong giá thành sản phẩm chỉ bao gồm chi phí liên quan đến quá trình sản xuất không bao gồm những chi phí phát sinh trong kì kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu kế toán tính toán chủ quan, không phản ánh
đúng các yếu tố giá trị trong giá thành đều có thể dẫn tới việc phá vỡ các quan hệ hàng hóa - tiền tệ, không xác định được hiệu quả kinh doanh và không thực hiện được tái sản xuất giản đơn và tái sản xuất mở rộng.
v Tập hợp chi phí sản xuất:
Trong điều kiện tin học hóa, việc tập hợp chi phí được thực hiện một các tự động thông qua việc khai báo các bút toán kết chuyển chi phí từ tài khoản 621, 622, 627 sang tài khoản 154. Chương trình sẽ tự động lấy tổng số phát sinh bên Nợ của các tài khoản 621, 622, 627 ghi vào bên Nợ của tài khoản 154 theo từng đối tượng tập hợp chi phí đồng thời sẽ tạo ra một phiếu kế toán thể hiện đầy đủ nội dung đã thực hiện. Có thể sử dụng tập tin Tổng hợp chi phí sản xuất dở dang với các thuộc tính: Lệnh sản xuất, Mã sản phẩm, số
lượng và tập tin Chi tiết chi phí sản xuất dở dang với các thuộc tính: Lệnh sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (Ngày, Số Phiếu xuất, Số tiền), chi phí nhân công trực tiếp (Ngày, Phân xưởng, Số tiền), chi phí sản xuất chung
29
(Ngày, Số Phiếu kế toán, Số tiền). Cấu trúc của các tập tin như sau: Tập tin Tổng hợp chi phí sản xuất dở dang
Lệnh sản xuất Mã sản phẩm Số lượng Tập tin Chi tiết chi phí sản xuất dở dang
Lệnh sản xuất Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sản xuất chung
Tập tin Chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên
vật liệu trực tiếp Ngày Số Phiếu xuất Số tiền
Tập tin Chi tiết chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân
công trực tiếp Ngày Phân xưởng Số tiền
Tập tin Chi tiết chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất
chung Ngày
Số Phiếu kế
toán Số tiền
v Đánh giá sản phẩm dở dangcuối kỳ:
Đánh giá sản phẩm dở dang là việc xác định phần chi phí sản xuất tính vào trị giá sản phẩm dở dang cuối kỳ.
Tuỳ đặc điểm về loại hình doanh nghiệp, tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp, kế toán vận dụng
30
phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ thích hợp như: đánh giá sản phẩm dở dang theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, đánh giá sản phẩm dở
dang theo sản lượng sản phẩm hoàn thành tương đương, đánh giá sản phẩm dở dang theo chi phí sản xuất định mức.
v Tính giá thành sản phẩm:
Do có sự khác nhau cơ bản giữa đối tượng kế toán chi phí sản xuất và
đối tượng tính giá thành mà có sự phân biệt kế giữa phương pháp kế toán chi phí và phương pháp tính giá thành sản phẩm. Về cơ bản phương pháp tính giá thành bao gồm những phương pháp: phương pháp trực tiếp, phương pháp hệ
số, phương pháp tỷ lệ, phương pháp loại trừ sản phẩm phụ, phương pháp tính