TẠI CễNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC 1
Sau một thời gian kiến tập tại cụng ty, mặc dự cú nhiều hạn chế về thời gian và trỡnh độ nghiệp song dưới gúc độ là một sinh viờn kiến tập em xim đưa ra một số nhõn xột, ý kiến, kiến nghị nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty.
3.1. Những ưu điểm đạt được
Cũng như mọi doanh nghiệp khỏc, cụng ty cổ phần thiết bị giỏo dục 1 bước vào nền kinh tế thị trường với nhiều khú khăn, thỏch thức. từ chỗ được Nhà nước bảo trợ gần như hoàn toàn đến chỗ tự hạch toỏn, tự mỡnh cạnh tranh trờn thương trường là một việc mà khụng phải doanh nghiệp nào cũng làm được. Tuy nhiờn, cụng ty đó biết phỏt huy những thế mạnh sẵn cú của mỡnh và tỡm được chỗ đứng của mỡnh trong mụi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, trở thành một địa chỉ cung cấp thiết bị giỏo dục tin cậy của hầu hết cỏc đơn vị của ngành giỏo dục trong cả nước.
Phũng kế toỏn, là một bộ phận quan trọng của cụng ty, cũng đang từng bước phỏt triển, hoàn thiện cựng với sự lớn mạnh của cụng ty và luụn là một cụng cụ đắc lực của cỏc nhà quản lý. Trong những năm vừa qua, phũng kế toỏn về cơ bản đó hoàn thành tốt nhiệm vụ phản ỏnh hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp thụng tin cho lónh đạo, cho cỏc cơ quan Nhà nước cú thẩm quyền.
Cụng ty đó tổ chức cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn phự hợp với năng lực hiện cú cũng như trỡnh độ của nhõn viờn kế toỏn của cụng ty dực trờn chế độ tài chớnh kế toỏn do Bộ tài chớnh ban hành cũng như quy mụ, tỡnh hỡnh hoạt động sản xuất, kinh doanh thực tế. Hoạt động của cụng ty đa dạng, vừa cú cả bộ phận hạch toỏn độc lập, vừa cú cả cỏc phõn xưởng sản xuất hạch toỏn phụ thuộc nờn việc ghi chộp, phản ỏnh được đủ cỏc hoạt động
của cụng ty rất vất vả và mất nhiều thời gian. Với khối lượng cụng việc này, 9 người đảm đương là rất vất vả. Nhưng do cú sự phối hợp hoạt động hợp lý, thường xuyờn liờn tục và cú sự trợ giỳp của hệ thống mỏy tớnh, phần mềm kế toỏn nờn cụng việc của phũng núi chung là hoàn thành tốt.
Một thành cụng của phũng kế toỏn trong những năm gần đõy là ứng dụng tốt phần mềm kế toỏn Fast Accounting vào cụng việc của mỡnh, giảm khối lượng cụng việc đỏng kể và tăng độ chớnh xỏc trong tớnh toỏn. Nú cũn giỳp cho việc nhập số liệu kế toỏn, cỏc khõu cộng sổ. chuyển sổ được giảm bớt. Số liệu kế toỏn sổ chi tiết với sổ tổng hợp luụn đảm bảo được đối chiếu đỳng khớp, sổ sỏch kế toỏn luụn được rừ ràng, sạch đẹp. Thờm vào đú cỏc mỏy tớnh trong phũng kế toỏn được nối mạng với nhau làm tăng hiệu quả của cụng tỏc kế toỏn trỏnh được việc nhập dữ liệu trựng lặp giữa cỏc phần hành kế toỏn. Cú được điều này là nhờ đội ngũ kế toỏn của cụng ty được đào tạo tốt (cỏc kế toỏn viờn đều cú trỡnh độ đại học) và cú khả năng tiếp nhận cỏi mới.
Cụng ty đó lựa chọn hỡnh thức ghi sổ là Chứng từ ghi sổ là phự hợp với quy mụ vừa của cụng ty và việc dựng kế toỏn mỏy. Cỏc chứng từ ban đầu được ghi chếp một cỏch chặt chẽ, và được bảo quản đỳng quy định. Hệ thống tài khoản núi chung được sử dụng khỏ hợp lý, mặc dự cũn cú những tài khoản dựng khụng đỳng chế độ. Việc hạch toỏn ở cỏc phần hành nhỡn chung là đỳng chế độ, phự hợp với tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh của cụng ty. Cỏc bỏo cỏo tài chớnh được lập và gửi lờn lónh đạo và cỏc cấp cú thẩm quyền đầy đủ.
3.2. Những hạn chế
Mặc dự về cơ bản hệ thống hạch toỏn kế toỏn của cụng ty đó hoàn thành tốt nhiệm vụ của mỡnh nhưng nú khụng thể trỏnh khỏi những sai sút
3.2.1. Về hỡnh thức ghi sổ:
Cụng ty đó sử dụng phương phỏp chứng từ ghi sổ nhưng khụng lập chứng từ ghi sổ cho tất cả cỏc nghiệp vụ phỏt sinh mà chỉ lập cho một số
nghiệp vụ nhất định. Như thế thỡ cụng ty sẽ khụng thể kiểm soỏt được cỏc nghiệp vụ xảy ra thụng qua chứng từ ghi sổ. Một thiếu sút nữa của cụng ty đú là khụng lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Như vậy kế toỏn sẽ khụng theo dừi được cỏc nghiệp vụ theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh.
3.2.2. Về sử dụng tài khoản:
Việc sử dụng hệ thống tài khoản cũn một số điểm chưa đỳng cới quy định của chế độ kế toỏn. Thứ nhất, cụng ty đó sử dụng tài khoản 156 để phản ỏnh thành phẩm tồn kho. Như vậy, cả hàng húa mua về và thành phẩm nhập kho đều được phản ỏnh trong cựng một tài khoản. Trước hết, việc sử dụng tài khoản như vậy là rất sai chế độ kế toỏn đó ban hành. Và việc này cũng gõy khú khăn trong việc quản lý thành phẩm và hàng húa, người ta khú cú thể theo dừi phõn biệt được tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn của hàng húa và thành phẩm trờn sổ tổng hợp.
Trong hạch toỏn thuế GTGT thỡ tài khoản thuế GTGT đầu ra 3331 cụng ty cũng chi tiết khụng đỳng chế độ.
Mặt nữa, cụng ty sử dụng tài khoản 6111 để ghi nhận chi phớ mua hàng húa phỏt sinh trong kỳ, trong khi đú thỡ chế độ quy định là TK1562.
3.2.3. Về kế toỏn chi tiết doanh thu
Cụng ty đó khụng hạch toỏn chi tiết doanh thu bỏn thành phẩm. Hạch toỏn chi tiết doanh thu theo từng loại hàng húa giỳp cho ta biết được rừ ràng tỡnh hỡnh tiờu thụ từng loại hàng húa như thế nào, doanh thu bao nhiờu, giỏ vốn bao nhiờu, từ đú cú cỏc chớnh sỏch tiờu thụ cho phự hợp.
3.2.4. Cỏc khoản giảm trừ doanh thu
Về cỏc khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại và hàng bỏn bị trả lại), cụng ty đó khụng theo dừi cỏc khoản này trờn hệ thống sổ sỏch và tài khoản kế toỏn, mà đó giảm trừ doanh thu ngay khi phỏt sinh nghiệp vụ. Theo chế độ kế toỏn do Bộ Tài Chớnh ban hành thỡ chiết khấu thương mại và hàng bỏn bị trả lại phải được theo dừi bởi hai tài khoản 521- Chiết khấu thương mại và tài khoản 531- Hàng bỏn bị trả lại.
3.2.5. Về bỏo cỏo tài chớnh
Cụng ty chưa cú hệ thống thụng tin tài chớnh và phõn tớch tỡnh hỡnh tài chớnh phục vụ cho cụng tỏc quản trị doanh nghiệp. Ban lónh đạo hàng năm cũng chỉ nhận được những bỏo cỏo về tỡnh hỡnh tài chớnh như cỏc cơ quan bờn ngoài.
3.3. Một số ý kiến đề xuất
Để hoàn thiện hơn cụng tỏc kế toỏn của cụng ty, em xin nờu ra một số giải phỏp nhằm khắc phục những tồn tại trờn.
3.3.1. Về việc sử dụng phương phỏp đỏnh giỏ thành phẩm xuất kho
Với sự trợ giỳp của mỏy vi tớnh cụng ty cú thể sử dụng phương phỏp tớnh giỏ xuất kho là phương phỏp giỏ bỡnh quõn sau mỗi lần nhập. Theo phương phỏp này thỡ cụng ty sẽ tớnh được đơn giỏ xuất ngay sau mỗi lần nhập thành phẩm vào kho. Cụng ty cú thể theo dừi được giỏ trị hàng xuất bất cứ lỳc nào. Việc đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp cú thể là hàng thỏng để giảm bớt cụng việc dồn vào cuối năm.
Cũng để giảm bớt khối lượng cụng việc dồn vào cuối năm và tăng độ chớnh xỏc cho việc ghi sổ thành phẩm, cụng ty nờn hàng thỏng đối chiếu giữa kho và kế toỏn, giữa bảng kờ chứng từ và cỏc chứng từ phỏt sinh trong thỏng, nếu cú sự chờnh lệch thỡ sữa chữa kịp thời và việc phỏt hiện sai sút sẽ dễ dàng hơn.
3.3.2. Về việc sử dụng tài khoản
Trước hết, cụng ty phải sử dụng tài khoản 155 để hạch toỏn thành phẩm chứ khụng được sử dụng tài khoản 156 như hiện nay. Do thành phẩm của cụng ty rất nhiều chủng loại và được nhập từ nhiều phõn xưởng khỏc nhau, nờn để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý thành phẩm cụng ty nờn chi tiết tài khoản 155 theo cỏc phõn xưởng sản xuất.
Với tài khoản 3331 khụng được chi tiết thành cỏc tiểu khoản như trờn, nếu cụng ty muốn phản ỏnh thuế GTGT đầu ra chi tiết theo cỏc mức
thuế suất thỡ phải chi tiết tài khoản 33311- Thuế GTGT đầu ra như sau (khụng sử dụng tài khoản 33314)
TK 333111- Thuế GTGT 5% TK 333112- Thuế GTGT 10%
Cuối cựng cụng ty nờn hạch toỏn chi phớ thu mua hàng húa vào tài khoản 1562 đỳng như chế độ quy định.
3.3.3. Về hạch toỏn chi tiết doanh thu
Như đó núi hạch toỏn chi tiết doanh thu là thực sự cần thiết nhưng việc hạch toỏn theo từng mặt hàng là khụng thể được vỡ cụng ty cú quỏ nhiều chủng loại hàng húa khỏc nhau và với số lượng lớn. Tuy nhiờn cụng ty cú thể chi tiết theo nhúm hàng húa thành phẩm. Vớ dụ như phõn nhúm theo cỏc đối tượng sử dụng như thiết bị giỏo dục cho lớp 1, 2, 3…
Vớ dụ: Với nhúm hàng lớp 7, cụng ty cú thể lập sổ chi tiết doanh thu như sau ( xem biểu số 19)
3.3.4. Về hạch toỏn cỏc khoản giảm trừ doanh thu
Cụng ty nờn theo dừi riờng cỏc khoản chiết khấu thương mại cho khỏch hàng hưởng và hàng bỏn bị trả lại, khụng nờn trừ thẳng vào doanh thu như từ trước đến nay đó từng làm.
3.3.5. Về cỏc khoản phải thu khú đũi
Nếu cụng ty cú những khoản nợ lõu mà khụng đũi được hoặc thấy khỏch hàng khụng cú khả năng trả nợ thỡ cụng ty nờn lập dự phũng phải thu khú đũi ( theo thụng tư 13 ngày 27/02/2006) Tài khoản sử dụng là tài khoản 139 Dự phũng phải thu khú đũi.
3.3.6. Về việc lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn
Hiện nay cụng ty chỉ cú cỏc bỏo cỏo tài chớnh, cũn cỏc bỏo cỏo lưu hành nội bộ thỡ cụng ty chưa sử dụng. Điều này sẽ gõy nhiều khú khăn cho cụng tỏc quản lý của ban lónh đạo. khụng nắm bắt được bộ phận nào làm ăn hiệu quả, bộ phận nào gõy ra lỗ cho cụng ty. Chớnh vỡ vậy, cụng ty nờn tổ chức việc lập cỏc bỏo cỏo nội bộ như: bỏo cỏo quản trị, bỏo cỏo bộ phận…