a ) Chứng từ sổ sách và TK sử dụng :
Các chứng từ hạch toán ban đầu nh : Phiếu thu, phiếu chi, các chứng từ Ngân hàng (báo nợ, báo có )...
Các sổ sách sử dụng : Sổ quỹ tiền mặt, sổ tổng hợp TK 111, 112 để theo dõi sự biến động của tiền mặt tại quỹ, về tiền gửi Ngân hàng.
TK sử dụng :
- TK 111 “ Tiền mặt ”
Bên nợ : Số tiền mặt đã thu trong kỳ Bên có : Số tiền mặt đã chi trong kỳ D có : Số tiền mặt hiện còn cuối kỳ. - TK 112 “ Tiền gửi Ngân hàng ”
Bên nợ : Các khoản tiền gửi vào Ngân hàng Bên có : Các khoản tiền rút ra từ Ngân hàng D có : Số tiền mặt hiện còn gửi tại Ngân hàng. - Các TK liên quan nh : 511, 131 ,333, 334 . . .
b) Phơng pháp kế toán
* Đối với tiền mặt tại quỹ :
- Khi thu tiền bán hàng, thu hồi công nợ, rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ kế toán ghi :
Nợ TK 111
Có TK 511, 131, 112
- Khi chi tiền mặt để trả nợ ngời bán, xuất quỹ gửi vào Ngân hàng, chi trả CBCNV, chi nộp Ngân sách . . . tuỳ từng trờng hợp cụ thể mà kế toán ghi :
Có TK 111
- Thu tiền mặt từ các hoạt động khác ( nh nhợng bán TSCĐ, tiền thu lãi đầu t . . . ) nhập quỹ ghi :
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Có TK 721 - Thu nhập hoạt động khác * Đối với tiền gửi Ngân hàng :
- Khi nhận điện báo có của Ngân hàng về các khoản tiền thu bán hàng, thu nợ kế toán ghi :
Nợ TK 112
Có TK 511, 131
- Dùng tiền gửi Ngân hàng để trả nợ, mua hàng . . . kế toán ghi : Nợ TK 331, 156
Có TK 112
- Khi nộp tiền vào Ngân hàng nhng cha nhận đợc giấy báo kế toán ghi : Nợ TK 113
Có TK 111
- Khi nhận đợc giấy báo có của Ngân hàng về số tiền nộp ở trên kế toán ghi: Nợ TK 112
Có TK 113