Nội dung khảo sát

7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu

2.2.2. Nội dung khảo sát

Nội dung khảo sát được thiết kế thành bảng câu hỏi tập trung vào công tác kế toán mà các đơn vị đang sử dụng.

2.2.3. Phương pháp khảo sát

Bảng câu hỏi được gửi trực tiếp đến bộ phận kế toán ở các đơn vị và được thực hiện bằng phương pháp phỏng vấn trực tiếp. Thông qua kết quả thu thập được tác giả tiến hành tổng hợp ý kiến trả lời của các đơn vị được khảo sát, tiến hành phân tích các số liệu được tổng hợp theo nội dung trong phiếu khảo sát, đánh giá thực trạng, nhận xét và tìm hiểu nguyên nhân từ đó đề xuất các giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán tại các trường trung học phổ thông công lập trên địa bàn tỉnh Phú Yên.

2.2.4. Kết quả khảo sát

Việc khảo sát được thực hiện trực tiếp với kế toán 10 trường trung học phổ thông công lập chiếm tỷ lệ 100% số phiếu khảo sát. Vì khảo sát được thực hiện được các trường trải đều các huyện thị xã thành phố nên tác giả tin rằng kết quả khảo sát có độ tin cậy cao.

2.2.4.1. Về vận dụng chế độ chứng từ kế toán

Qua khảo sát hầu như 100% trả lời rằng đơn vị sử dụng hầu như toàn bộ các biểu mẫu chứng từ bắt buộc và 100% cho rằng đơn vị sử dụng toàn bộ và có điều chỉnh cho phù hợp trong biểu mẫu chứng từ hướng dẫn trong danh mục chứng từ kế toán theo thông tư 107/2017/TT-BTC. Trong đó gồm 4 chỉ tiêu cơ bản là: chỉ tiêu tiền lương, chỉ tiêu vật tư, chỉ tiêu tiền tệ và chỉ tiêu tài sản cố định. Tại điều 3 chương II của Thông tư này có quy định "Các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc. Trong quá trình sử dụng

các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc" Theo đó chứng từ thuộc loại bắt buộc gồm 4 loại là: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, Biên lai thu tiền với kết quả khảo sát trên cho thấy các trường tuân thủ nghiêm Thông tư này.

Ở phần câu hỏi khảo sát thì tất cả các đơn vị cho rằng có mở sổ mẫu chữ ký của hiệu trưởng, kế toán trưởng và cập nhật kịp thời khi có sự thay đổi nhân sự ở bộ phận kế toán. Chữ ký trên chứng từ đúng chữ ký của người có trách nhiệm liên quan.

Phần biên lai thu tiền hầu hết đều sử dụng biên lai tự in và không sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng của Bộ tài chính ban hành.

Quy trình lập, ký, luân chuyển kiểm tra chứng từ đều được các đơn vị thực hiện đúng nội dung được quy định trong Thông tư 107/2017/TT- BTC. Việc lập chứng từ hầu hết bằng máy vi tính. Tuy nhiên vẫn còn một số chứng từ lập theo tính tự phát không theo mẫu làm cho bộ chứng từ chưa được hoàn chỉnh. Có đơn vị vẫn còn chứng từ viết tay làm mất tính thẩm mỹ của chứng từ kế toán lập tại đơn vị. Hầu hết các trường trên địa bàn tỉnh đều được ngân sách nhà nước cấp kinh phí hoạt động, thanh quyết toán qua kho bạc tỉnh nên chứng từ kế toán tại các trường đều đảm bảo yêu cầu theo quy định của chứng từ kế toán, được lập theo đúng mẫu quy định của pháp luật, đúng nội dung quy định trên chứng từ. Tuy vậy cũng có các chứng từ trước khi đi kho bạc thanh quyết toán lại hay bị trả đi trả lại nhiều lần vì các biểu mẫu thanh quyết toán tại kho bạc thay đổi các đơn vị chưa cập nhật kịp thời.

Qua khảo sát tác giả lập sơ đồ luân chuyển chứng từ ở các trường trung học phổ thông công lập trên địa bản tỉnh qua sơ đồ tổng quát sau:

Sơ đồ 2.1. Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ tại các trường THPT công lập trên địa bàn tỉnh Phú Yên

Sơ đồ chi tiết trình tự luân chuyển chứng từ tại các trường Trường trung học phổ thông công lập trên địa bản tỉnh Phú Yên như sau:

Bảng 2.1. Trình tự luân chuyển từng loại chứng từ tại trường THPT công lập trên địa bàn tỉnh Phú Yên

Loại chứng từ Lập Kiểm tra Phân

loại Vào sổ

Lưu trữ

1. Phiếu thu; Biên lai thu tiền học phí Kế toán các khoản thu Kế toán trường; Thủ trưởng (Hiệu phó) Kế toán trường Kế toán các khoản thu Kế toán trưởng 2. Phiếu chi; Bảng kê thanh toán tiền lương; Bảng kê thanh toán khối lượng giảng dạy (cơ hữu, thuê ngoài) Kế toán thanh toán Kế toán trưởng; Thủ trưởng (Hiệu phó) Kế toán thanh toán Kế toán các khoản thu Kế toán trưởng Nghiệp vụ kinh

tế phát sinh

Lập chứng từ (ghi nghiệp vụ kinh tế phát

sinh vào chứng từ)

Phân loại sắp xếp chứng từ Ghi sổ kế toán

Lưu trữ và bảo quản chứng từ

3. Giấy đề nghị tạm ứng

Người tạm ứng

Thủ trưởng, Kế toán thanh toán Kế toán thanh toán Kế toán thanh toán Kế toán trưởng 4. Cụm chứng từ lao động tiền lương Kế toán thanh toán Kế toán trưởng, Thủ trưởng Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Kế toán trưởng 5. Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ Kế toán trưởng Kế toán trưởng; Thủ trưởng; phó thủ trưởng Kế toán thanh toán Kế toán thanh toán Kế toán trưởng 6. Cụm chứng từ vật tư, TSCĐ khác Kế toán thanh toán Kế toán trưởng, Thủ trưởng; phó thủ trưởng Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán trưởng 7. Các chứng từ khác Kế toán trưởng Kế toán trưởng; Thủ trưởng Kế toán trưởng Kế toán trưởng Kế toán trưởng

Nguồn: Phòng kế toán các trường THPT công lập tỉnh Phú Yên

Trong chứng từ kế toán ở các trường: Chứng từ thu chi chiếm tỉ trọng lớn (khoảng 60 – 70%); chứng từ xuất nhập tài sản, vật tư chiếm khoảng 3 – 6%; còn lại các chứng từ khác chiếm 12 – 14%. Để phục vụ cho yêu cầu quản lý và để xem xét mối liên hệ giữa phân loại chứng từ với công tác kế toán, toàn bộ chứng từ kế toán của các trường được chia làm hai loại: Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu) và chứng từ tổng hợp (chứng từ trung gian). Chứng từ gốc có số lượng lớn hơn và phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình hoạt động của trường. Còn chứng từ tổng hợp có số lượng ít hơn và trên cơ sở tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại để thành

chứng từ tổng hợp.

Bảng 2.2. Bảng danh mục chứng từ kế toán sử dụng tại các trường THPT Công lập trên địa bàn tỉnh Phú Yên

STT TÊN CHỨNG TỪ

Mức độ sử dụng Đối tượng sử dụng Thường xuyên Thỉnh thoảng A Chứng từ kế toán ban hành theo

CĐKT HCSN

I Chỉ tiêu lao động tiền lương

1 Bảng chấm công x PTC-

HC

2 Giấy báo làm thêm giờ x PTV

3 Bảng kê thanh toán tiền lương x PTV

4 Giấy đi đường x PTV

5 Hợp đồng giao khoán công viêc, sản phẩm

x PTV

6 Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán

x PTV

7 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương

x PTV

8 Bảng kê thanh toán công tác phí x PTV

II Chỉ tiêu vật tư

1 Phiếu nhập kho x PTV

2 Phiếu xuất kho x PTV

3 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

x PTV

4 Bảng kê mua hàng x PTV

5 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

x PTV

III Chỉ tiêu tiền tệ

2 Phiếu chi x PTV

3 Biên bản kiểm kê quỹ x PTV

4 Giấy đề nghị thanh toán x PTV

5 Biên bản thu tiền x PTV

IV Chỉ tiêu tài sản cố định

1 Biên bản giao nhận TSCĐ x PTV

2 Biên bản thanh lý TSCĐ x PTV

3 Biên bản đánh giá lại TSCĐ x

4 Biên bản kiểm kê TSCĐ x

5 Bảng tính hao mòn TSCĐ

6 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

x PTV

B Một số chứng từ tự thiết kế

1 Bảng kê và thanh toán khối lượng giảng dạy (thuê ngoài)

x PTV,

PĐT 2 Bảng kê và thanh toán khối lượng

giảng dạy (cơ hữu)

x PTV

3 Biên lai thu tiền học phí x PTV

4 Giấy đề nghị tạm ứng x PTV

5 Phiếu thanh toán tiền lương cho cán bộ, giáo viên

x PTV

6 Hợp đồng thuê ngoài x PTV

Nguồn: Phòng kế toán các trường THPT công lập tỉnh Phú Yên

Kiểm soát tình hình nhập, xuất trong suốt quá trình sử dụng vật tư là một vấn đề phức tạp, bởi lẽ vật tư sử dụng tại các trường bao gồm nhiều loại, có nhiều phẩm cấp, chất lượng, số lượng là khác nhau. Tuy nhiên với phiếu xuất kho các nội dung trên chứng từ chưa kiểm soát được tình hình sử dụng vật tư. Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ các trường đa số thực hiện nhưng

do kho lưu trữ và bảo quản chứng từ chật hẹp nên một số chứng từ không được bảo quản cẩn thận, xếp lộn xộn. Việc ghi chép chứng từ ban đầu tại các trường cơ bản được thực hiện theo đúng quy trình, đảm bảo hợp lý theo từng chỉ tiêu của hệ thống chứng từ kế toán. Các trường đã đề ra một số quy định trong tổ chức chứng từ kế toán như: Kế toán lập chứng từ gốc qua phê duyệt của ban giám hiệu theo phân cấp, phân công và kiểm tra chứng từ kế toán về các yếu tố, tính pháp lý, tính chính xác của thông tin phản ánh trên chứng từ.

Nhìn chung mục chứng từ kế toán hầu hết các đơn vị đều tuân thủ các quy định trong thông tư 107/2017/TT-BTC chỉ có vài trường hợp chứng từ lập bằng viết tay, một số nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ chưa tổng quát được nội dung chứng từ gốc kèm theo, một số chứng từ chưa thực hiện ghi ngày tháng số hiệu chứng từ gốc chưa được điền đầy đủ. Đa số chứng từ được đánh số liên tục, thuận lợi cho việc tra cứu khi cần.

2.2.4.2. Về vận dụng hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán

Qua khảo sát hầu hết các trường trung học phổ thông công lập trên địa bàn tỉnh Phú Yên đều sử dụng hầu như toàn bộ và có điều chỉnh cho phù hợp các mẫu sổ kế toán cập nhật theo thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017. Sổ kế toán dùng để ghi chép, tổng hợp hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế, trình tự thời gian tùy vào đặc điểm, thông tin quản lý tài chính của từng đơn vị. Mỗi năm các đơn vị xây dựng hệ thống sổ cho một kỳ kế toán năm.

Các loại sổ thường đa số các đơn vị sử dụng là: Sổ quỹ tiền mặt, số tiền gửi ngân hàng, số tài sản cố định, sổ chi tiết hoạt động. Các loại sổ được thiết kế trên phần mềm kế toán, Theo khảo sát các đơn vị hầu như không thiết kế thêm mẫu sổ kế toán dùng trong việc quản lý tại đơn vị mình. Theo tác giả nếu cần thiết cho công việc đơn vị có thể mở thêm sổ theo thiết kế của mình cho phù hợp.

Tất cả các đơn vị được khảo sát đều dùng hình thức kế toán Nhật ký sổ cái theo hình thức này thì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Sổ Nhật ký – Sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ nhật ký – sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Theo đó hình thức kế toán này có ưu điểm là số lượng sổ ít, mẫu số đơn giản dễ ghi chép, việc kiểm tra đối chiếu số liệu có thể thực hiện thường xuyên trên sổ tổng hợp Nhật ký – sổ cái nhưng hình thức này cũng có nhược điểm khó thực hiện việc phân công lao động kế toán. Nhưng lại là phù hợp với các trường trung học phổ thông trên địa bàn tỉnh Phú Yên qua khảo sát bộ máy kế toán tại các trường chỉ duy nhất có một kế toán. Cụ thể các trường sử dụng hình thức kế toán qua sơ đồ sau:

Ghi chú: Ghi hằng ngày

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 2.2. Hình thức kế toán áp dụng tại các trường THPT Công lập Phú Yên

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký sổ cái

Nhìn chung việc sử dụng các loại sổ, xây dựng kết cấu các loại sổ quan hệ đối chiếu kiểm tra trình tự phương pháp ghi chép các loại sổ tại các trường trung học phổ thông công lập trên địa bàn tỉnh Phú Yên đều tuân thủ chế độ quy định của nhà nước. Việc sử dụng hình thức kế toán Nhật ký sổ cái là phù hợp với thực trạng bộ máy kế toán đơn giản ở các trường trung học phổ thông công lập trên trên địa bàn tỉnh như hiện nay.

2.2.4.3. Về vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Hiện nay theo khảo sát hầu hết các Trường sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC theo đánh giá của các đơn vị hệ thống này đáp ứng đầy đủ về yêu cầu quản lý và kiểm soát, phản ánh được đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh cũng như đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán thủ công hoặc thông qua máy tính; đáp ứng được nhu cầu quản lý của các đơn vị trường và của các cơ quan quản lý nhà nước và theo khảo sát thì đa số cho rằng không cần bổ sung thêm tài khoản kế toán vào hệ thống tài khoản hiện tại, hệ thống tài khoản hiện nay tại các đơn vị đã góp phần ghi nhận, phản ánh thường xuyên, liên tục về tình hình hoạt động của các trường nhưng chủ yếu phục vụ cho mục đích báo cáo cấp trên và báo cáo hoạt động chung của đơn vị, phục vụ thông tin kế toán tài chính, chưa quan tâm đến nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý nội bộ. Đồng thời các đơn vị cũng cho rằng nên xây dựng một hệ thống tài khoản kế toán áp dụng chung cho kế toán doanh nghiệp và kế toán hành chính sự nghiệp.

Trên cơ sở các tài khoản cấp 1 có sẵn các đơn vị đã bổ sung thêm tài khoản chi tiết cấp 2. Tài khoản doanh thu chi phí chưa theo dõi chi tiết đến từng hoạt động mà mới dừng lại ở phí và lệ phí chung. Các trường chưa theo dõi chi tiết đối với tài khoản 211, 213 nên còn gặp khó khăn trong vấn đề hạch toán và theo dõi tài sản cố định, khấu hao cũng như hao mòn TSCĐ. Đặc

biệt là việc quản lý TSCĐ các trường còn quản lý lỏng lẻo, không có hồ sơ theo dõi riêng TSCĐ, chỉ quản lý trên sổ sách dẫn đến không quản lý được hiệu quả sử dụng của tài sản thiết bị. Đối với hạch toán hao mòn tài sản cố định vì hao mòn mất đi nên các trường không quan tâm đến việc thu hồi giá trị để tái đầu tư TSCĐ. Mặc khác các trường là đơn vị sự nghiệp hoạt động không vì mục đích lợi nhuận nên phần hành theo dõi trừ khấu hao tài sản cố định cũng như theo dõi tài sản vần còn nhiều bất cập.

Đối với các công cụ dụng cụ văn phòng phẩm được cấp hoặc mua sắm các đơn vị trường không hạch toán qua tài khoản 153 mà hạch toán trực tiếp vào chi phí mà cụ thể là tài khoản 661 gây khó khăn cho việc quản lý và kiểm kê công cụ dụng cụ dẫn đến xảy ra thất thoát công cụ dụng cụ của các đơn vị. Vì không quản lý chặt chẽ tài sản cố định và công cụ dụng cụ nên các đơn vị trường chưa phản ánh được chi tiết số hư hỏng, thanh lý tài sản cố định vào báo cáo tài chính. Bộ phận kế toán không quản lý được các tài sản cố định