7 Kết cấu của đề tài:
3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ
3.2.1 Hoàn thiện cơ chế quản lý chi phí
BIDV hiện nay vừa ho n th nh việc chuyển đổi m hình tổ chức theo hƣớng tách b ch giữa các chức năng: inh doanh, quản ý rủi ro, tác nghiệp. Trong đó, tách b ch các hối ngân h ng bán bu n, hối bán ẻ v m ng ƣới, hối vốn v inh doanh vốn. Để có thể quản ý, điều h nh hiệu quả ho t động inh doanh một cách hiện đ i v hiệu quả đến từng sản phẩm, hách h ng v từng hối tham gia trong quá trình ho t động của Ngân h ng, BIDV cần xây dựng hệ thống t p hợp v phân bổ thu nh p, chi phí chi tiết đến từng đối tƣợng, sản phẩm. Cùng với đó, BIDV cần chỉnh sửa cơ chế quản ý chi phí hƣớng tới chi tiết đến từng đối tƣợng sản phẩm/ hách h ng/ hối inh doanh
Xu hƣớng các ngân h ng hiện đ i đã v đang đƣợc áp dụng tr n thế giới thì việc đầu tƣ một hệ thống t p hợp v phân bổ thu nh p – chi phí nhằm đánh giá hiệu quả inh doanh theo từng dòng sản phẩm, hách h ng, đơn vị inh doanh cực ỳ
94
cần thiết, nhằm quản ý ho t động inh doanh chặt chẽ v hiệu quả hơn. Trong đó, hƣớng tới các mục ti u:
+ Đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng sản phẩm, dịch vụ, khách hàng hay từng phòng/ban, xác định đƣợc sản phẩm/dịch vụ/khách hàng/kênh phân phối n o đang sinh lời hoặc thua lỗ để có hƣớng đầu tƣ inh doanh đúng đắn, giúp gia tăng thu nh p, tiết kiệm chi phí, nâng cao quy mô lợi nhu n cho ngân hàng.
+ Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, kết quả kinh doanh theo từng đơn vị để m cơ sở phân phối thu nh p, hen thƣởng.
+ căn cứ để ngân h ng xây dựng ế ho ch inh doanh, ế ho ch t i chính tới từng đối tƣợng cụ thể. Qua đó, nâng cao chất ƣợng c ng tác p ế ho ch, giúp cho quá trình p ế ho ch sát thực hơn, đồng thời giúp cho Ban ãnh đ o trong việc chủ động điều h nh từ đó có định hƣớng đúng đắn cho ho t động inh doanh của ngân hàng.
+ m cơ sở để xây dựng các định mức chi phí, ợi nhu n nhằm định giá sản phẩm/dịch vụ.
+ Nâng cao năng ực quản ý t i chính của Ngân h ng, từ việc chỉ t p trung hoàn tất trách nhiệm t i chính th nh iểm soát t i chính v xa hơn nữa iểm soát ho t động quản ý (chất ƣợng, rủi ro, p ế ho ch).
Để xây dựng cơ chế quản ý chi phí đến từng đối tƣợng hách h ng/sản phẩm/ hối inh doanh, trƣớc hết BIDV cần xác định đƣợc chi phí tới từng đối tƣợng n y. Các c ng việc cần thực hiện :
- Xác định danh mục, đối tƣợng cần quản ý, để trả ời câu hỏi, thế n o sản phẩm/dịch vụ ngân h ng, thế n o hách h ng, thế n o phòng/ban nghiệp vụ…
- Định nghĩa các “ho t động”: cần xác định danh mục các ho t động đƣợc thực hiện để t o ra sản phẩm/dịch vụ. Để xác định đƣợc hiệu quả kinh doanh của một đối tƣợng quản lý, cần phải chỉ rõ, đối tƣợng n y đƣợc t o ra từ các ho t động nào.
Nhiều ho t động i n quan đến không chỉ một mà nhiều các đối tƣợng tính toán thu nh p chi phí khác nhau, chính vì thế việc xác định các đầy đủ các ho t
95
động liên quan khi t o ra một sản phẩm, dịch vụ hay khi phục vụ một khách hàng là cần thiết. Từ đó mới có thể tính toán đƣợc đầy đủ các chi phí cho ho t động đó.
- Định nghĩa các trung tâm chi phí, trung tâm ợi nhu n, m căn cứ để xây dựng danh mục trung tâm chi phí, trung tâm lợi nhu n của ngân hàng.
- Định nghĩa các nhân tố phát sinh chi phí (cost drivers). Nhân tố phát sinh chi phí là cầu nối giữa các ho t động v đối tƣợng tính chi phí. Các nhân tố phát sinh chi phí có thể lựa chọn theo những tiêu chí nhất định, chẳng h n:
o Phải có mối quan hệ nhân quả giữa nhân tố phát sinh chi phí và sự tiêu hao nguồn lực và/hoặc các ho t động hỗ trợ. Ví dụ: khi có ngày càng nhiều khách hàng muốn mở tài khoản thanh toán thì cái m tăng hối ƣợng công việc hay các nguồn lực bổ sung hác để tiếp nh n, xử lý và t o l p tài khoản mới là số ƣợng đơn đăng ký mở tài khoản. Do đó, số đơn đăng ý mở tài khoản là nhân tố phát sinh chi phí.
o Phải có dữ liệu về nguồn gốc ho t động và dữ liệu này phải đƣợc c p nh t thƣờng xuyên.
- Xác định hệ thống tài khoản kế toán chuẩn để hỗ trợ cho việc chiết suất dữ liệu về thu nh p, chi phí đối với từng đối tƣợng t p hợp và phân bổ thu nh p – chi phí.
- Xây dựng công thức chung cho việc t p hợp và phân bổ thu nh p – chi phí, xác định lợi nhu n tới từng đối tƣợng quản lý (là các khách hàng/sản phẩm/khối kinh doanh).
Với việc xác định chi phí tới từng đối tƣợng quản ý, BIDV sẽ có căn cứ để xác định hiệu quả inh doanh tới từng sản phẩm/ hách h ng/ hối inh doanh.
3.2.2 Đổi mới công tác lập kế hoạch chi phí
Việc l p kế ho ch phải mang tính khả thi và phù hợp với thực tế ho t động của BIDV. Kế ho ch chi phí quá cao hay quá thấp đều ảnh hƣởng đến lợi nhu n của ngân hàng. Ngoài ra, l p kế ho ch chi phí quá cao d n đến không triệt để tiết kiệm, không sử dụng hết chi phí. Khi đó, ợi nhu n thực tế và kế ho ch có sự khác biệt sẽ làm ảnh hƣởng tới quỹ ƣơng của ngân h ng. Để hoàn thiện công tác l p kế ho ch chi phí cần:
96
- Xây dựng nhiều kịch bản để chủ động áp dụng cho các biến động thị trường
Trƣớc tình hình hó hăn phức t p, đảo chiều của m i trƣờng kinh doanh, trong quá trình xây dựng các kịch bản phát triển, tái cơ cấu v xác định các chỉ tiêu quy mô, lợi nhu n chi phí thì phải có nhƣng ịch bản phụ để ƣờng đón những bất lợi có thể xảy ra.
- Thực hiện phân giao chỉ tiêu thu chi tới từng khối kinh doanh, đơn vị phòng ban
Để gắn trách nhiệm của các Ban chức năng t i Hội sở chính trong điều hành, chỉ đ o thực hiện thắng lợi kế ho ch tài chính toàn hệ thống, thực hiện chủ trƣơng đổi mới công tác kế ho ch cũng nhƣ tiến tới việc phân bổ kế ho ch ngân sách nhƣ dự án TA2, cần thiết l p và phân giao chỉ tiêu chi phí quản ý đến từng đơn vị phòng Ban t i Hội sở chính. Với mô hình TA2, dự kiến quy mô của Hội sở chính sẽ dần đƣợc mở rộng, việc quản lý sẽ dần đƣợc chuyển theo hƣớng dọc theo khối kinh doanh. Vì v y, việc phân giao chỉ ti u thu v đặc biệt là chỉ tiêu chi phí quản lý cho từng khối kinh doanh
- Tiếp tục kế hoạch tiết kiệm chi phi
Để đ t đƣợc kế ho ch lợi nhu n đề ra, thì chi phí quản lý kinh doanh phải đƣợc chú trọng tiết kiệm ngay từ đầu năm.Việc thực hiện tiết giảm chi phí quản lý kinh doanh góp phần tăng ợi nhu n, đồng thời thực hiện nghiêm túc theo chƣơng trình h nh động thực hành tiết kiệm chống lãng phí của Chính phủ, của Ngành và của Ngân h ng. Do đó BIDV cần tiếp tục tổ chức theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện mức tiết kiệm chi phí quản lý công vụ theo văn bản số 2931/QĐ-TC1 ngày 6/1/2006, định kỳ rà soát, kiểm tra v báo cáo Ban ãnh đ o tình hình thực hiện và biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
Thực hiện tiết kiệm đến từng khoản mục chi phí để giảm thiểu tối đa những khoản chi không cần thiết, đặc biệt đối với những khoản chi v n chƣa th t sự tiết kiệm nhƣ chi xăng dầu, chi công tác phí, chi mua tài liệu sách báo, chi điện nƣớc vệ sinh,..
97
- Về kế hoạch chi phí quảng cáo, tiếp thị
Đối với ho t động quảng cáo tiếp thị cần nghiên cứu kỹ, chú ý đến phƣơng thức thực hiện sao cho hiệu quả để đảm bảo gắn với hiệu quả kinh doanh; có thể không tiến hành trực tiếp mà thông qua việc tham gia các ho t động xã hội,…v quảng bá cho việc tham gia các ho t động đó, từ đó cũng góp phần quảng bá cho hình ảnh BIDV. Cần có hƣớng d n cụ thể các chi nhánh trực tiếp thực hiện các ho t động truyền thông quảng cáo trên một số nh nhƣ biển tấm lớn, tài trợ một số sự kiện t i địa phƣơng (triển lãm, lễ hội,…), quảng cáo tr n các phƣơng tiện truyền th ng địa phƣơng, thay đổi hệ thống biển hiệu hi BIDV thay đổi tên gọi, g ,… nhằm thống nhất trong tổ chức thực hiện v tăng hiệu quả ho t động truyền thông.
- Về hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học:
Trên nguyên tắc xem đ o t o là ho t động đầu tƣ, chi phí ho t động của BIDV thì để c ng tác đ o t o đ t hiệu quả cao, do v y, BIDV cần nghiên cứu phƣơng án thu tƣ vấn để xây dựng chiến ƣợc đ o t o và phát triển nguồn nhân lực, đảm bảo nguồn nhân lực có chất ƣợng cao cho công tác cổ phần hoá Ngân hàng. Tổ chức nghiên cứu thực tr ng chất ƣợng, trình độ chuyên môn từng chuyên ngành để từng bƣớc hoàn thiện, cải tiến chƣơng trình học,cần xây dựng các ti u chí để thực hiện chi trả thù lao giáo viên phù hợp, nghiên cứu phƣơng thức đ o t o hiệu quả nhƣng tiết kiệm chi phí.
3.2.3Đ i với việc hạch toán, theo dõi chi phí
Tính toán chi phí v theo dõi tới từng bộ ph n, từng sản phẩm
Xây dựng đƣợc ti u chí phân bổ chi phí cho từng bộ ph n inh doanh, từng sản phẩm, từng hách h ng.
Cần h ch toán v theo dõi ở cấp độ chi tiết các chi phí gián tiếp nhƣ chi ƣơng, cho quảng cáo, tiếp thị, chi ễ tân hánh tiết, chi t i sản, chi v t iệu, giấy tờ in
3.2.4 Chỉnh s a định mức chi phí
Để định mức chi phí phù hợp với đặc điểm ho t động kinh doanh của từng cụm chi nhánh, phù hợp với biến động về giá cả của từng năm. Cần thiết phải chỉnh
98
sửa một số định mức chi phí quản lý:
- Bổ sung các định mức trang bị điện tho i cho đối tƣợng là cố vấn cao cấp HĐQT; Đối chiếu chức năng nhiệm vụ cũng nhƣ hối ƣợng công việc thƣờng xuy n đảm nh n. Đề xuất các định mức trang bị điện tho i nhƣ sau:
+ Định mức trang bị điện tho i: dƣới 7triệu đồng
+ Mức thanh toán cƣớc điện tho i cố định: tối đa h ng quá 200.000đ/tháng + Thanh toán cƣớc thu bao v cƣớc điện tho i h ng tháng nhƣng tổng chi phí không quá mức 600.000 đồng/tháng
- Chỉnh sửa điều kiện trang bị điện tho i cho giám đốc phòng giao dịch: Hiện nay, đang quy định theo điều kiện giám đốc Phòng giao dịch có quy mô tổng tài sản trên 300 tỷ. Quy định nhƣ v y chƣa phù hợp với tính chất ho t động của Phòng giao dịch. Về mặt h ch toán kế toán, phòng giao dịch không có cân đối riêng, do v y không thể xác định chỉ tiêu tài sản đối với phòng giao dịch. Để đánh giá hiệu quả ho t động và quy mô của phòng giao dịch có thể sử dụng chỉ tiêu dƣ nợ, huy động hoặc dịch vụ ròng. Do v y, đề xuất đƣa ra điều kiện quy m dƣ nợ/huy động vốn hi xác định điều kiện trang bị điện tho i cho Giám đốc Phòng giao dịch.
3.2.5 Nâng cao mức độ tuân thủ khi vận dụng thủ tục kiểm soát và giám sát
Tăng cƣờng công tác kiểm tra, nâng cao tính tuân thủ trong việc thực hiện các chế độ thu – chi t i chính, tăng tính chủ động trong công tác quản ý chi phí đối với các đơn vị thành viên.
Để nâng cao hiệu quả công tác quản lý, BIDV cần thực hiện một số biện pháp về công tác kiểm tra kiểm soát nhƣ sau:
+ Hoàn thiện mô hình tổ chức quản ý theo hƣớng tách bộ ph n kiểm tra ho t động độc l p và trực thuộc Hội sở chính. Qua việc tách biệt với các chi nhánh đã t o l p đƣợc hệ thống kiểm tra nội bộ chuyên trách và các cán bộ kiểm tra ho t động độc l p với các bộ ph n nghiệp vụ v đƣợc độc l p đánh giá, ết lu n, kiến nghị trong ho t động kiểm tra kiểm toán.
99
trình kiểm tra định kỳ qua việc xây dựng chƣơng trình tin học về quản lý khai thác thông tin giữa Ban kiểm tra, kiểm toán nội bộ với các phòng, ban t i Hội sở chính v các đơn vị, chi nhánh trực thuộc trong toàn hệ thống. Coi trọng việc kiểm tra giám sát từ xa nhằm thu th p các thông tin cảnh báo để ngăn chặn các sai sót có thể ảnh hƣởng xấu đến ho t động của ngân hàng để giám sát phòng ngừa ngăn chặn mọi sai sót, mọi hành vi vi ph m pháp lu t để bảo đảm an toàn ho t động kinh doanh toàn hệ thống và từng đơn vị thành viên. Chủ động kiểm tra kiến nghị xử lý các trƣờng hợp sai ph m, đảm bảo mọi ho t động của ngân h ng đều đƣợc kiểm tra kiểm soát chặt chẽ. Bên c nh đó, BIDV cũng cần tổ chức kiểm tra, giám sát t i chỗ, mỗi năm ít nhất kiểm tra trực tiếp chi nhánh một lần.
+ Tổ chức kiểm tra thƣờng xuy n, đột xuất mọi ho t động kinh doanh của các đơn bị trực thuộc; hƣớng d n thực hiện đúng quy trình, quy định; đề phòng, ngăn chặn những rủi ro có thể phát sinh, tránh xảy ra mất mát, thất thoát tài sản của ngân hàng.
Thực hiện các đo n iểm tra thực tế đối với các chi nhánh thƣờng xuyên có mức chi vƣợt định mức.Định kỳ 6 tháng có báo cáo đánh giá tổng thể về công tác thực hiện chi phí quản lý của to n ng nh, qua đó đề xuất các biện pháp điều chỉnh định mức và kế ho ch chi phí cho phù hợp.
3.2.6 Tăng cƣờng khả năng đáp ứng công việc của nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng trong việc hoàn thiện công tác quản lý chi phí của ngân h ng vì con ngƣời là yếu tố quyết định v i n quan đến các yếu tố khác, các giải pháp khác. Do v y, muốn hoàn thiện công tác quản lý chi phí thì vấn đề nâng cao chất ƣợng nguồn nhân lực không thể bỏ qua. Để xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý chi phí giỏi, cần thực hiện các giải pháp sau:
* Đào tạo và nâng cao trình độ, phẩm chất của đội ngũ cán ộ hiện có
- Đối với cán bộ hiện có: Thƣờng xuy n đ o t o v đ o t o l i đội ngũ cán bộ nhân viên đáp ứng yêu cầu trong ho t động kinh doanh của ngân hàng. Khi quy m inh doanh tăng trƣởng không ngừng, công nghệ ngân h ng đƣợc đầu tƣ hiện đ i thì trình độ nguồn nhân lực cũng phải đƣợc hoàn thiện để có thể làm chủ đƣợc
100
ho t động inh doanh cũng nhƣ hệ thống công nghệ mới.
- Tiếp tục củng cố bộ máy quản ý điều h nh theo hƣớng gọn nhẹ và chuyên sâu, đ o t o đội ngũ cán bộ kế c n nhằm đảm bảo u n có đội ngũ cán bộ ãnh đ o giỏi để điều hành ho t động kinh doanh của ngân h ng đ t hiệu quả cao.
- Xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý và viên chức ngân h ng có đủ đ o đức và