Chi phí nguyên vật liệu là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành sản phẩm nên Công ty cần phải quan tâm nhiều hơn nữa. Để tăng cường tính kiểm tra, Giám đốc, vật tư, phòng kế toán công ty cần bố trí nhân viên thường xuyên theo dõi chi phí vật tư tại các đội công trình đồng thời cầc tăng cường kiểm tra giám sát việc ghi chép chứng từ ban đầu của nhân viên, có biện pháp xử lý thích hợp những trường hợp vi phạm.
Vật tư mua từng đợt theo yêu cầu sử dụng và tiến độ thi công nên nguồn cung cấp, giá thị trường thường không ổn định. Do đó, mua bán vật tư phải được lập kế
hoạch chặt chẽ, vật tư mua về ngoài hoá đơn mua hàng cần phải có biên bản giao nhận vật tư giữa người cung cấp và người mua. Biên bản giao nhận vật tư có thể được lập như sau:
BIÊN BẢN GIAO NHẬN VẬT TƯ:
Ngày 20 tháng 10 năm 2007 Thành phần:
1. Đơn vị (người) cung ứng: Công ty cát vàng Sông Lô Ông (bà) : Đinh Thu Hằng
Địa chỉ : 2. Người nhận :
Ông (bà) : Lê Văn Dũng Địa chỉ :
Tiến hành bàn giao khối lượng vật tư như sau:
STT Tên, quy cách chủng loại vật tư Đơn vị tính Khối lượng Ghi chú
1 Cát đúc hạt thô m3 5.500
Tổng 5.500
3.2.3. Về kế toán chi phí sử dụng máy thi công
Tại Công ty máy thi công đựơc tập trung tại phòng vật tư thiết bị, các kế hoạch về sửa chữa máy thi công được lập định kỳ, dù vậy kế toán không phản ánh những chi phí dự toán này vào chi phí trích trước sửa chữa lớn TSCĐ mà thực tế lại hạch toán qua TK 142 – Chi phí trả trước. Thực tế tại Công ty khi phát sinh chi phí sửa chữa lớn máy thi công kế toán tập hợp trên TK 142 rồi sau đó phân bổ vào các kỳ sản xuất kinh doanh như sau:
Khi phát sinh các chi phí sửa chữa lớn, nâng cấp: Nợ TK 142
Có TK 111, 112, 152….
Sau khi hoàn thành kế toán phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh các kỳ như sau:
Nợ TK 623 Có TK 142
Hạch toán trên chỉ áp dụng cho các chi phí sửa chữa lớn, phát sinh ngoài dự toán còn đối với chi phí sửa chữa đã được lập kế hoạch nên hạch toán vào tài khoản trích trước chi phí.