Phân loại kiểm soát

7. Kết cấu của luận văn

1.1.3. Phân loại kiểm soát

1.1.3.1.Kiểm soát phòng ngừa

Đây là thủ tục kiểm soát được thực hiện trước khi cho phép nghiệp vụ tiến hành để ngăn ngừa, phát hiện những điều kiện có thể dẫn đến sai phạm, rủi ro. Ví dụ: Trong nghiệp vụ cho vay, trước khi cho vay, cán bộ tín dụng thực hiện thẩm định yêu cầu vay, dự án đầu tư, tình hình tài chính… của khách hàng vay. Tuy vậy không có kiểm soát phòng ngừa nào có thể giảm rủi ro xuống bằng không.

1.1.3.2. Kiểm soát thực hiện

Kiểm soát thực hiện được tiến hành cùng với quá trình thực hiện công việc để phát hiện ra những sai phạm, rủi ro để ngăn chặn. Các thủ tục kiểm soát, các chốt kiểm soát được cài đặt trong chính quy trình thực hiện nghiệp vụ. Ví dụ: trong nghiệp vụ cho vay, cán bộ tín dụng xem xét xem hợp đồng tín dụng, chứng từ giải ngân có hợp lệ, hợp pháp không; việc quyết định cho vay có đúng thẩm quyền không; đối tượng giải ngân có đúng với đơn xin vay không…

1.1.3.3. Kiểm soát bù đắp

Đây là thủ tục kiểm soát được thiết kế để bù đắp hoặc bổ sung cho những thủ tục kiểm soát còn thiếu hoặc còn yếu. Trong thiết kế các thủ tục kiểm soát, thường thiết kế các thủ tục có tính bổ sung cho nhau, nghĩa là một

24

số thủ tục kiểm soát tồn tại đồng thời để thoả mãn cùng một mục tiêu kiểm soát. Mục đích của việc này là nhằm đề phòng một thủ tục kiểm soát có thể không phát huy được tác dụng do những nhầm lẫn của nhân viên, do các tình huống bất ngờ… Khi đó thủ tục còn lại sẽ giúp ngăn chặn và phát hiện các sai sót hay gian lận. Ví dụ: trong hoạt động tín dụng, việc thường xuyên theo dõi, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, tài chính của khách hàng vay, kiểm soát quá trình sử dụng vốn vay… chính là kiểm soát bù đắp.

1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI THANH TOÁN QUỐC TẾ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI

1.2.1. Đặc điểm thanh toán quốc tế trong Ngân hàng thương mại

Trước hết, TTQT diễn ra trên phạm vi toàn cầu, phục vụ các giao dịch thương mại, đầu tư, hợp tác quốc tế thông qua mạng lưới NH trên thế giới. TTQT khác với thanh toán trong nước vì nó liên quan đến việc trao đổi tiền của quốc gia này lấy tiền của quốc gia khác. Vì vậy, khi ký kết các hợp đồng mua bán ngoại thương, các bên phải thỏa thuận với nhau lấy đồng tiền của nước nào là tiền tệ tính toán và thanh toán trong hợp đồng, đồng thời phải tính toán thận trọng để lựa chọn các biện pháp phòng chống rủi ro khi tỷ giá hối đoái biến động.

Tiền tệ trong TTQT thường không phải là tiền mặt mà nó tồn tại dưới hình thức các phương tiện thanh toán như thư chuyển tiền, điện chuyển tiền, hối phiếu, kỳ phiếu và séc ghi bằng ngoại tệ.

Thanh toán giữa các nước đều được tiến hành thông qua NH, về bản chất chính là các nghiệp vụ NH quốc tế. Chúng được hình thành và phát triển trên cơ sở các hợp đồng ngoại thương và các trao đổi tiền tệ quốc tế. TTQT giữ mối quan hệ mật thiết với các nghiệp vụ NH quan trọng khác:

Với nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ: nhằm phục vụ nhu cầu TTQT bằng các loại ngoại tệ khác nhau, hạn chế rủi ro hối đoái trong thanh toán và kinh doanh

25

của khách hàng và cũng nhằm mục đích kinh doanh vì lợi nhuận của NH.

Với hoạt động tài trợ ngoại thương: nhằm hỗ trợ nguồn tài chính cho khách hàng xuất nhập khẩu trong quá trình thực hiện nghiệp vụ TTQT.

Với các nghiệp vụ bảo hiểm rủi ro: như thông tin tín dụng, bảo lãnh NH…

Với hoạt động NH đại lý: chỉ khi mạng lưới các NH tại nước ngoài và các NH đại lý rộng khắp thì hoạt động TTQT mới thực sự được tiến hành và phát triển.

TTQT được thực hiện dựa trên nền tảng pháp luật và các tập quán thương mại quốc tế, đồng thời nó cũng bị chi phối bởi luật pháp các quốc gia, bởi chính sách kinh tế, chính sách ngoại thương, chế độ quản lý ngoại hối của mỗi quốc gia.

1.2.2. Mục tiêu kiểm soát thanh toán quốc tế

Kiếm soát thanh toán quốc tế của NHTM nhằm đánh giá tính nghiêm túc, đúng đắn trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện nghiệp vụ thanh toán quốc tế, như: các điều kiện khung trong thanh toán quốc tế, phân chia về chức năng hoạt động.

Kiểm soát thanh toán quốc tế nhằm giúp phát hiện những sơ hở trong thanh toán quốc tế, những rủi ro và tiềm ẩn rủi ro hoạt động thanh toán quốc tế của NHTM từ đó đề xuất với Hội đồng quản trị, ban lãnh đạo các biện pháp nhằm giảm thiểu rủi ro trong thanh toán quốc tế của ngân hàng.

Xác định tính phù hợp của các thanh toán quốc tế, tính chính xác, trung thực, phù hợp với số liệu kế toán.

1.2.3. Đánh giá rủi ro trong thanh toán quốc tế

Nhóm các rủi ro mang tính chất vĩ mô:

Rủi ro chính trị: môi trường chính trị trong hầu hết các nước có khuynh hướng hỗ trợ tổng quát đối với những nỗ lực trong thương mại quốc tế. Chính

26

phủ có thể giảm hàng rào thương mại hoặc tăng cơ hội thương mại thông qua những mối quan hệ thương mại song phương hoặc đa phương. Ngoài ra đối với một số nước còn có những luật lệ và quy định cụ thể để hạn chế kinh doanh giữa các quốc gia như lệnh cấm vận hoặc đạo luật thương mại có thể làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.

Rủi ro kinh tế: trong thương mại quốc tế, vấn đề thanh toán sẽ gặp rủi ro khi tình hình kinh tế quốc gia của các bên có liên quan hoặc tình hình chung trên thế giới có nhiều biến động như khủng hoảng về kinh tế hoặc khủng hoảng về tài chính. Khủng hoảng kinh tế thường gắn liền với sức mua của người tiêu dùng. Khi sức mua giảm thì việc tiêu thụ hàng hoá trên thị trường gặp khó khăn ảnh hưởng đến việc thu hồi vốn và khả năng thanh toán của nhà nhập khẩu, đặc biệt đối với những thương vụ mua hàng trả chậm. Khủng hoảng tài chính tạo ra sự khan hiếm ngoại tệ mạnh được dùng trong thanh toán quốc tế giữa các quốc gia dẫn đến tình trạng khát ngoại tệ để thanh toán, ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của nhà nhập khẩu và uy tín của ngân hàng.

Rủi ro về pháp luật: rủi ro về pháp luật chủ yếu thường do các quốc gia có những hệ thống pháp luật riêng, do đó trong quá trình thực hiện thanh toán quốc tế sẽ dẫn đến tình trạng khó khăn cho các bên thực hiện. Ngoài ra, một số quốc gia còn có những quy định về pháp lý đối với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và quy chế quản lý ngoại hối. Những quốc gia thiếu ngoại tệ sẽ có khuynh hướng kiểm soát việc di chuyển vốn vào và ra khỏi đất nước. Với quy chế quản lý ngoại hối, việc chuyển tiền ra nước ngoài sẽ gặp khó khăn và sẽ ảnh hưởng đến quá trình thanh toán giữa các quốc gia.

Nhóm các rủi ro gián tiếp:

27

trong thanh toán quốc tế. Rủi ro về tỷ giá hối đoái trong thanh toán quốc tế được coi là rủi ro tài chính đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Trong trường hợp tỷ giá biến động, rủi ro có thể đến với nhà xuất khẩu hay nhà nhập khẩu tùy theo tình hình biến động tại nước xuất khẩu hoặc nước nhập khẩu vào thời điểm thanh toán. Nếu rủi ro ảnh hưởng rộng lớn đến doanh nghiệp thì có thể ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp.

+ Rủi ro lãi suất: trong kinh doanh, người ta thường so sánh tỷ lệ lợi nhuận thu được với tiền gởi ngân hàng. Nếu tỷ lệ này lớn hơn lãi suất ngân hàng thì nhà kinh doanh mới quyết định kinh doanh (trừ những trường hợp vì mục đích khác ngoài lợi nhuận như thâm nhập thị trường, mở rộng thị phần…). Do đó, nếu trong quá trình kinh doanh, lãi suất thay đổi theo chiều hướng tăng lên thì có thể nhà nhập khẩu hay nhà xuất khẩu quyết định tham gia vào thương vụ kinh doanh và khả năng về rủi ro có thể xảy ra.

+ Rủi ro do gian lận của nhà nhập khẩu hoặc nhà xuất khẩu: theo thống kê của các chuyên gia xuất nhập khẩu trên thị trường thế giới, người ta thống kê được khoản 25-27% các rủi ro trong thanh toán quốc tế là do các bên có chủ ý gian lận với nhau trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương. Việc gian lận do chủ ý của một trong hai bên xuất khẩu hay nhập khẩu diễn ra rất phức tạp, lúc ở khâu này, lúc ở khâu khác. Chính vì thế loại rủi ro này chiếm rất cao, trong đó chủ yếu là nhà xuất khẩu thường gian lận về hàng hoá và bộ chứng từ thanh toán.

Nhóm các rủi ro trực tiếp:

+ Rủi ro tác nghiệp: rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện nghiệp vụ của ngân hàng, theo đó sự sai sót hoặc bất cẩn làm cho ngân hàng phải gánh chịu những tổn thất cả về tài chính và uy tín.

28

thanh toán hay thực hiện những cam kết của mình. Nguyên nhân gây ra rủi ro này là do sai sót trong khâu thẩm định tín dụng khách hàng của cán bộ ngân hàng hoặc do những nguyên nhân khách quan từ môi trường như lãi suất, môi trường kinh doanh…

+ Rủi ro hối đoái: là rủi ro bắt nguồn từ sự biến động bất lợi về tỷ giá và quy chế quản lý ngoại hối của chính phủ. Các yếu tố này tác động mạnh mẽ đến loại tài sản bằng ngoại tệ cũng như các dịch vụ kinh doanh ngoại hối của ngân hàng.

+ Rủi ro uy tín: là những rủi ro phát sinh từ cách thức quản trị hoặc cơ cấu tổ chức bất hợp lý hoặc những yếu tố tương tự khiến cho ngân hàng mất uy tín trên thị trường tài chính và giảm niềm tin của khách hàng vào ngân hàng.

Trên đây là những rủi ro hết sức cơ bản mà một ngân hàng khi tham gia vào thanh toán quốc tế có thể gặp phải. Tùy từng trách nhiệm của các ngân hàng mà có thể phát sinh rủi ro cụ thể và chuyên biệt hơn.

Trong việc thanh toán xuất nhập khẩu, khả năng rủi ro xảy ra không những đối với người bán, người mua mà còn ảnh hưởng đến các ngân hàng tham gia. Tùy vào từng phương thức thanh toán mà có mức độ rủi ro khác nhau. Thông thường giảm dần theo thứ tự TTR -> D/P -> L/C, tất nhiên đây chỉ là trên lý thuyết, trên thực tế nó còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nữa (quan hệ với khách hàng, Ngân hàng thanh toán, ràng buộc của hợp đồng,...):

+ TTR : Người mua có khả năng không thanh toán tiền mà vẫn nhận được hàng của mình. Việc thanh toán hoàn toàn phụ thuộc vào ý muốn của người mua. Người bán có kiện được cũng khó khăn.

+ D/P : Khi người mua không trả tiền thì cũng sẽ không nhận được chứng từ để lấy hàng. Nhưng người bán cũng khó lấy được hàng về, khả năng thanh toán chậm là dễ xảy ra. Rủi ro của người mua sẽ dẫn theo rủi ro cho

29 người bán.

+ L/C : Gần như hiếm có rủi ro xảy ra, nếu có thì đa phần là do người bán sai sót khi lập bộ chứng từ thanh toán hoặc do người mua cố tình lừa đảo ràng buộc các điều kiện về chứng từ không thể thực hiện được trên L/C mà cả phía ngân hàng và người bán không phát hiện được cho đến khi hàng đã giao nhưng bộ chứng từ bị từ chối.

1.2.4. Các hoạt động kiểm soát trong thanh toán quốc tế

Thanh toán quốc tế của ngân hàng phát triển vừa đáp ứng được nhu cầu thanh toán của nền kinh tế đồng thời thoả mãn nhu cầu thanh toán của chính các ngân hàng. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, tỷ trọng thanh toán quốc tế ngày càng tăng vì tính tiện ích của nó. Sự phát triển đó đặt ra yêu cầu đối với các ngân hàng phải nâng cao hiệu quả KSNB thanh toán quốc tế

Khái niệm hiệu quả có thể hiểu là khả năng thực hiện được mục tiêu đề ra và với mức chi phí thấp nhất có thể, không lãng phí nguồn lực của đơn vị. KSNBđược thiết kế trước, trong và sau quy trình thực hiện thanh toán quốc tế. KSNB hoạt động có hiệu quả khi với một cơ cấu hợp lý, KSNB có thể bao quát toàn bộ nghiệp vụ thanh toán quốc tế từ trước khi khởi tạo lệnh cho đến khi kết thúc quy trình và lưu dữ liệu chứng từ trong ngân hàng. Trong quá trình đó, KSNB đảm bảo cho thanh toán thanh toán quốc tế diễn ra nhanh chóng, kịp thời, chính xác, an toàn và quản lý chặt chẽ về thanh toán quốc tế cho ngân hàng. KSNB phải phát hiện kịp thời các sai sót, gian lận và tìm cách khắc phục, đảm bảo an toàn cho tài sản và thông tin của ngân hàng.

- Kiểm soát các văn bản quy định phân cấp uỷ quyền của lãnh đạo. Việc tổ chức quy trình thanh toán quốc tế, uỷ quyền cán bộ được phép tham gia và thanh toán quốc tế, hạn mức giao dịch, kiểm soát việc phân công cán bộ có đảm bảo kiểm soát toàn diện các giao dịch trong thanh toán quốc tế …

30 hàng người thụ hưởng…

- Kiểm soát việc tuân thủ chế độ, quy trình, quy định trong thanh toán quốc tế: Việc chấp hành chế độ bảo mật, lựa chọn kênh thanh toán, xử lý sai sót khi phát sinh…

- Kiểm soát việc thực hiện đối chiếu cuối ngày các giao dịch của giao dịch viên, cán bộ hậu kiểm, cán bộ kiểm toán nội bộ…

1.2.5. Thông tin và truyền thông trong thanh toán quốc tế:

Thông tin và truyền thông liên quan đến việc tạo lập một hệ thống thông tin và truyền thông hữu hiệu thanh toán quốc tế, phục vụ việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát. Thông tin và truyền thông cần được thực hiện xuyên suốt theo chiều từ trên xuống và từ dưới lên, giúp cho mọi nhân viên đều nhận được những thông tin cần thiết, hiểu rõ thông điệp từ nhà quản lý cấp cao. Chất lượng hệ thống thông tin thanh toán quốc tế chỉ đạt được khi các nội dung sau được đảm bảo:

- Ngân hàng thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.

- Hệ thống truyền thông của Ngân hàng đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức; đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định về thanh toán quốc tế.

- Ngân hàng đã thiết lập các kênh thông tin nóng về thanh toán quốc tế, cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho Ngân hàng.

- Ngân hàng đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền đối với thanh toán quốc tế.

- Ngân hàng đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu nghiệp vụ

31

thanh toán quốc tế. Một hệ thống KSNB về thanh toán quốc tế đòi hỏi phải có các kênh thông tin hiệu quả, đảm bảo truyền tải đúng đối tượng.

Kênh thông tin theo chiều từ dưới lên đảm bảo thông tin được báo cáo tới HĐQT và Ban TGĐ để họ nhận biết được thanh toán quốc tế của ngân hàng. Kênh thông tin theo chiều từ trên xuống đảm bảo các mục tiêu, chiến