Ngoài phần mở dầu, mục lục, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, cấu trúc của đề tài được chia làm 3 chương:
Chương 1: cơ sở lý luận về phần mềm Libol và hoạt động của Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học FPT
Chương 2: Thực trạng ứng dụng phần mềm Libol 6.0 tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học FPT
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Libol 6.0 tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học FPT
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHẦN MỀM LIBOL VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC FPT
1.1 Các khái niệm cơ bản
1.1.1 Khái niệm phần mềm
Phần mềm (Software) có thể hiểu là một tập hợp các tập tin có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, đảm bảo thực hiện một số nhiệm vụ, chức năng nào đó trên thiết bị điện tử. Các tập tin này có thể bao gồm: các file mã nguồn viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình, các file dữ liệu, các file hướng dẫn.
1.1.2 Khái niệm phần mềm Libol
Libol (Library Online) là một bộ phần mềm giải pháp thư viện điện tử - thư viện số được công ti tin học Tinh Vân phát triển từ năm 1997. Sau nhiều năm nghiên cứu, triển khai cùng với những thành cồn nhất định, hiện Phần mềm Libol được đánh giá là giải pháp thư viện điện tử hiện đại và phù hợp với các Thư viện ở Việt Nam.
Phần mềm Libol hiện được sử dụng rộng rãi tại rất nhiều các thư viện lớn trong cả nước, được đưa vào chương trình giảng dạy chính thức cho sinh viên khối thư viện và văn thư lưu trữ. Trải qua rất nhiều lần hoàn thiện, nâng cấp, phiên bản hiện tại được Libol xây dựng hoàn toàn trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, đặc biệt giúp các thư viện số hóa nguồn tài nguyên đồ sộ, hỗ trợ đắc lực các công tác nghiệp vụ và giúp tài nguyên thư viện được liên kết với nhau.
từ các TV và được các TTTT-TV tư liệu đánh giá rất cao do tính năng ưu việt của nó.
Năm 1997, phiên bản đầu tiên của phần mềm quản lý nghiệp vụ TV được xây dựng, ban đầu phần mềm Libol phiên bản 1.0 chỉ có 3 phân hệ bao gồm phân hệ “Phân hệ biên mục”, “Phân hệ tra cứu”, và “Phân hệ quản trị”. Với 3 phân hệ này phần mềm Libol được ứng dụng tại TV nhỏ của các cơ quan và mang tính chất quản lý đơn thuần.
Năm 1999, Phiên bản phần mềm Libol 1.0 được nâng cấp thành phiên bản 2.0 với các tính năng khai thác và quản lý. Phiên bản phần mềm Libol 2.0 có 6 phân hệ, “Phân hệ tra cứu”, “Phân hệ biên mục”, “Phân hệ bổ sung”, “Phân hệ bạn đọc”, “Phân hệ mượn trả”, “Phân hệ quản lý” người dùng.
Cùng với sự hợp tác của Thư viện Quốc gia và Trung tâm Thông tin tư liệu Khoa học công nghệ Quốc gia, Công ty Tinh Vân đã đầu tư nâng cấp phần mềm Libol phiên bản 2.0 lên thành phiên bản 3.0 với một loạt các chức năng quan trọng, hỗ trợ đắc lực cho quản lý nghiệp vụ TV tại các TV lớn với số đầu ấn phẩm lên tới hàng triệu bản ghi bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau. Phần mềm Libol 3.0 được kết hợp thêm một số chức năng rất quan trọng như chuyển dữ liệu theo các chuẩn khác nhau, xây dựng thêm phân hệ quản lý ấm phẩm định kỳ và hoàn thiện quá trình tự động hóa nghiệp vụ TV, như sử dụng mã vạch trong quá trình quản lý ấn phẩm thông tin và thẻ bạn đọc.
Năm 2000, phần mềm Libol được nâng cấp thành phiên bản 4.0 cung cấp thêm rất nhiều tính năng vượt trội, hoàn thiện trong khâu tùy biến dữ liệu. Libol đã đăng ký bản quyền sáng chế cho phần mềm Libol tại Cục Quản lý sở hữu trí tuệ Việt Nam.
Năm 2001, phần mềm Libol được nâng cấp thành phiên bản Libol 5.0, với phiên bản này phần mềm có thêm 2 phân hệ chức năng là “Phân hệ ấn phẩm định kỳ” và “Phân hệ liên thư viện”.
Năm 2005, kế thừa thành công kinh nghiệm tích lũy được từ những phiên bản trước đó. Phòng giải pháp Thư viện điện tử Công ty Tinh Vân đã hoàn thiện phiên bản 6.0. Phiên bản này tiếp tục bổ sung thêm nhiều tiện ích mới nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của các đối tượng khách hàng khác nhau. Về mặt nghiệp vụ Phần mềm Libol 6.0 áp dụng các chuẩn quốc tế về nghiệp vụ thư viện, trên cơ sở cung cấp các tính năng đặc thù cho thư viện Việt Nam. Ở phiên bản này tính bảo mật và hiệu năng của hệ thống được đặc biệt quan tâm. Nhờ tính năng này thư viện có thể quản lý một cách tốt nhất kho tài nguyên thông tin của mình, cán bộ thư viện sẽ không mất nhiều công sức trong các khâu nghiệp vụ và mang lại hiệu quả rất lớn. Về mặt tính năng, phần mềm Libol 6.0 hướng tới người dùng nhiều hơn với giao diện đẹp, thân thiện và dễ sủ dụng. Chuẩn hóa và dễ dàng tùy biến cũng là ưu điểm của phiên bản mới này. Người dùng có thể lựa chọn chức năng ưu thích trong từng phân hệ và tối ưu hóa các thao tác nghiệp vụ trong hệ thống. Điểm nổi bật của Libol 6.0 là phân hệ Quản lý tư liệu điện tử. Nếu như ở các phiên bản Libol trước đây là một nhóm tính năng nằm rải rác trong một số phân hệ, thì tới Libol 6.0 nghiệp vụ này đã được hoàn thiện thành một phân hệ riêng. Phân hệ này cho phép thư viện có thể quản lý các dạng tài liệu phổ biến. Với tính năng tách ra hoạt động độc lập, nó cho phép thư viện đóng vai trò như một nhà cung cấp tài liệu số tới mọi đối tượng người dùng. Như vậy, thư viện có thể quản lý một lượng tài nguyên số đa dạng (âm thanh, hình ảnh, video, text). Phần mềm Libol 6.0 với phân hệ sưu tập số, tích hợp với phân hệ Phát hành nhằm quản lý, biên tập, phân quyền,…và đưa ra khai thác tài nguyên số hóa. Phân hệ này các thư viện hoàn toàn có thể thực hiện trao đổi cung cấp tài liệu điện tử một cách dễ dàng. Ngoài ra, phần mềm Libol 6.0 còn hỗ trợ đa ngữ, giúp người quản trị hệ thống tự thêm mới, soạn thảo ngôn ngữ, sửa giao diện chương trình, lựa chọn ngôn nhữ hiển thị. Khả năng tự đăng nhập một lần (Sigle sign on), cho phép người dùng sử dụng tài khoản chung duy nhất để đăng nhập và thao tác trên nhiều ứng dụng khác nhau.
Phần mềm Libol có đầy đủ các tính năng cần thiết để một TV có thể hội nhập với hệ thống TV quốc gia và quốc tế:
- Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC21, AACR2, ISBD
- Hỗ trợ các khung phân loại thông dụng như: DDC, BBK, NLM, LOC, UDC
- Nhập, xuất dữ liệu theo tiêu chuẩn ISO 2709
- Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet qua giao thức Z39.50 và OAI-PMH
- Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161
- Tích hợp các thiết bị mã vạch, thẻ từ, RFID và các thiết bị mượn trả tự động
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ
- Hỗ trợ các bảng mã tiếng việt như TCVN, VNI, TCVN 6909
- Công cụ xây dựng, quản lý, và khai thác kho tài nguyên số
- Tìm kiếm toàn văn
- Khả năng tùy biến cao
- Bảo mật và phân quyền chặt chẽ
- Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng
- Vận hành hiệu quả trên những cơ sở dữ liệu lớn hàng triệu biểu ghi
- Khai thác và trao đổi thông tin qua web, thư điện tử, GPRS và các thiết bị hỗ trợ khiếm thị
- Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở
- Hỗ trợ hệ thống thư viện nhiều kho, điểm lưu thông
1.1.5 Các phân hệ chính- Phân hệ bổ sung - Phân hệ bổ sung - Phân hệ định kỳ - Phân hệ biên mục - Phân hệ quản lý - Phân hệ bạn đọc - Phân hệ mượn trả - Phân hệ bố sưu tập số
- Phân hệ mượn liên thư viện(ILL) - Phân hệ tra cứu OPAC
1.2 Giới thiệu về Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học FPT
TTTT-TV trường ĐH FPT là một đơn vị trực thuộc trường ĐH FPT, được chính thức thành lập từ ngày trường ĐH FPT ra đời. ĐH FPT được thành lập vào ngày 8/9/2006, là một bộ phận trực thuộc Tập đoàn FPT - Tập đoàn công nghệ thông tin và truyền thông số 1 của Việt Nam.
TV của trường ĐH FPT nằm ở tầng 1 tòa nhà Beta, tổng diện tích trên 800m2, được trang bị đầy đủ bàn ghế, hệ thống giá tủ, hệ thống ánh sáng, điều hòa, thông gió, các thiết bị phòng cháy chữa cháy. Phòng đọc phục vụ cùng lúc 200 bạn đọc.
Thời gian phục vụ bạn đọc:
- Từ thứ 2 đến thứ 6 mở cửa từ 8h30 đến 21h30 - Thứ 7 và Chủ nhật: Từ 8h30 - 17h30
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đạihọc FPT học FPT
Thư viện trường ĐH FPT cơ sở Hòa Lạc là một đơn vị trực thuộc trường ĐH FPT Hà Nội, được chính thức thành lập theo quyết định số 1029/QĐ- ĐHFPT ngày 09/12/2015 của Hiệu trưởng trường ĐH FPT. Trong nội dung quyết định có trình bày rõ chức năng và nhiệm vụ của thư viện như sau:
Chức năng: Là phòng học liệu tích hợp được xây dựng và phát triển nhằm hỗ trợ hiệu quả việc giảng dạy, nghiên cứu và các hoạt động thông tin học thuật tới đội ngũ giảng viên, nhân viên và sinh viên FPT.
Cán bộ Quản lý
BP Hành chính BP Nghiệp vụ BP Phục vụ BP Marketing BP Báo-tạp chí
Nhiệm vụ:
- Thu thập, bổ sung, xử lý, thông báo, cung cấp tài liệu, thông tin về các lĩnh vực khoa học nhằm hỗ trợ hiệu quả cho việc giảng dạy, nghiên cứu, học tập và các hoạt động học thuật của đội ngũ giảng viên, nhân viên và sinh viên;
- Đảm bảo cung cấp thông tin cho người dùng tin một cách đầy đủ, chính xác, đúng đối tượng, điều tra, đánh giá đúng nhu cầu tin của giảng viên, cán bộ nghiên cứu, học viên cao học, nghiên cứu sinh và sinh viên;
- Tham mưu, lập kế hoạch dài hạn, ngắn hạn cho giám đốc cơ sở đào tạo về công tác thông tin tư liệu;
- Tổ chức sắp xếp, lưu trữ, bảo quản kho tư liệu của cơ sở bao gồm tất cả các loại hình ấn phẩm và vật mang tin;
- Xây dựng hệ thống tra cứu tin thích hợp nhằm phục vụ và phổ biến thông tin cho toàn thể người dùng tin;
- Thu thập, lưu chiểu những ấn phẩm do Nhà trường xuất bản, các luận văn, đồ án tốt nghiệp;
- Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác trực tiếp với các trung tâm thông tin – thư viện, các tổ chức khoa học, các trường đại học trong và ngoài nước.
1.2.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ
Hiện tại bên TTTT-TV có 5 cán bộ: 1 giám đốc TTTT-TV phụ trách quản lý chung và 4 CBTV.
Hiện nay, mỗi một bộ phận trong thư viện đảm nhiệm các công việc khác nhau. Hoạt động marketing trực tuyến do nhân viên thuộc bộ phận marketing phụ trách. Mặc dù bộ phận marketing mới được thành lập và bộ phận này cũng
nhận được sự quan tâm của thư viện, nhưng do số lượng nguồn lực của thư viện còn hạn chế nên mỗi nhân lực phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Không có nhân lực chuyên môn phụ trách một nhiệm vụ, công việc cụ thể. Tất cả các thành viên của thư viện đều phải đảm nhiệm các hoạt động nghiệp vụ và phục vụ người dùng tin, chưa kể những công việc phát sinh khác.
Không chỉ vậy, đánh giá của nhân viên thư viện về tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức đối với hoạt động marketing trực tuyến cũng chưa thống nhất. Có tới 40% ý kiến cho rằng cơ cấu tổ chức là không quan trọng đối với hoạt động maketing trực tuyến. Điều này có thể do các nhân viên thư viện chưa nhận được tầm quan trọng của sự chuyên môn hóa trong hoạt động maketing trực tuyến. Mặt khác do số lượng nhân sự thư viện không thể thành lập bộ phận chuyên trách cho hoạt động marketing.
Với đội ngũ cán bộ trẻ, năng động, sử dụng thành thạo máy tính, nắm được các phần mềm quản lý thư viện Luôn tâm huyết với nghề nghiệp, cố gắng phục vụ.
1.2.3 Cơ sở vật chất của Trung tâm
TV của ĐH FPT nằm ở tầng 1 tòa nhà Beta, tổng diện tích trên 800m2, được trang bị đầy đủ bàn ghế, hệ thống giá tủ, hệ thống ánh sáng, điều hòa, thông gió, các thiết bị phòng cháy chữa cháy. Phòng đọc phục vụ cùng lúc 200 bạn đọc.
Thư viện chia thành 2 khu vực: khu vực dành cho người dùng tin và khu vực dành cho cán bộ thư viện. Cán bộ thư viện sử dụng máy tính cá nhân để phục vụ công việc.
Các thiết bị kỹ thuật:
+ Thiết bị nạp từ + thiết bị khử từ: 2 máy + Đầu đọc mã vạch cầm tay cho sách 2 máy + Máy in khổ A4
+ Máy in mã vạch Barcode
Giá sách được sơn tĩnh điện và được vệ sinh hàng ngày vững chắc, sạch sẽ, đảm bảo an toàn cho vốn tài liệu.
TV được tổ chức dưới hình thức kho mở nên đều được trang bị cổng từ và theo dõi để quản lý vốn tài liệu.
1.2.4 Sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện
Hiện tại, TTTT-TV Trường ĐH FPT đã triển khai một số Sản phẩm & dịch vụ như:
- Một số dịch vụ:
+ Dịch vụ đọc tại chỗ: có các giáo trình, luận văn, luận án, đồ án, sách
tham khảo, tạp chí, báo chí và các sách chỉ có cuốn. Bạn đọc có thể đọc tại chỗ. Bạn đọc có thể tra cứu tài liệu tại địa chỉ: http://libol.fpt.edu.vn/opac/, với các menu bên trái “Tìm mọi tài liệu, tài liệu nghe nhìn, tìm giáo trình, sách tham khảo, sách mới, duyệt đề mục”
Dịch vụ đọc tại chỗ là hình thức phục vụ mang tính truyền thống. Đây là một trong những dịch vụ cơ bản của TTTT-TV Trường ĐH FPT. Bạn đọc có thể tìm kiếm và nghiên cứu các tài liệu là sách giáo trình, báo, tạp chí, luận văn, luận án, sách tham khảo các loại đề tài nghiên cứu khoa học kho sách của TV.
TV phục vụ bạn đọc với hình thức kho mở. Bạn đọc được tự do tìm kiếm tài liệu trên các giá sách, báo tạp chí tại TV.
+ Dịch vụ cho mượn tài liệu về nhà: Dịch vụ mượn về nhà cho phép bạn đọc mang tài liệu về nhà sử dụng trong một thời gian nhất định. Dịch vụ này giúp bạn đọc có thời gian lưu trữ sách lâu hơn và góp phần giải quyết nhu cầu về tài liệu của những bạn đọc không có thời gian đến TV nghiên cứu tài liệu.
Đối với sách giáo trình bạn đọc sẽ được mượn đến khi kết thúc kỳ học Đối với Sách tham khảo nội văn thời gian mượn tối đa là 2 tuần
Đối với Sách tham khảo ngoại văn thời gian mượn tối đa 4 tuần
+ Dịch vụ đăng ký mượn qua mạng: Nếu dịch vụ cho mượn tài liệu tại TV
rất thuận lợi với những người dùng tin(bạn đọc) có thời gian đến TV thì dịch vụ đăng ký mượn qua mạng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tin(bạn đọc) không có thời gian đến TV. Với dịch vụ này, người dùng tin(bạn đọc) có thể lên mạng, đăng ký mượn tài liệu trước, sau khi được chấp nhận mới đến thư viện để lấy tài liệu. Dịch vụ này tiết kiệm được rất nhiều thời gian và thuận tiện trong việc mượn tài liệu của người dùng tin(bạn đọc) cũng như người cung cấp thông tin, phù hợp với mô hình hoạt động của một TV hiện đại trong thời đại công