7. Kết cấu của đề tài
3.2.3. Kiểm tra thường xuyên, đột xuất công tác soạn thảo và ban hành
Để từng bước nâng cao năng lực công tác văn bản cho cán bộ, công chức, nhân viên của Viện và ứng dụng công tác văn bản vào trong thực tiễn hoạt động của Viện thì cần triển khai các nhiệm vụ cụ thể như sau:
+ Tuyển dụng cán bộ, nhân viên có chuyên môn vào các vị trí công việc hành chính, văn thư, lưu trữ của Viện;
+ Chọn, cử cán bộ có khả năng về công tác văn bản đi học tập, đào tạo tại các nhà trường đào tạo chuyên môn về nghiệp vụ soạn thảo văn bản: Học viện Hành chính; Trường Đại học Khoa học Xã hội và nhân văn; Trường Đại học Nội vụ Hà Nội..
+ Mở các lớp tập huấn hướng dẫn nghiệp vụ về công tác soạn thảo văn bản tại cơ quan cho các đối tượng: cán bộ quản lý các cấp; cán bộ làm công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; cán bộ nghiên cứu khoa học. Khi mở lớp tập huấn cần phân loại từng đối tượng để xây dựng chương trình và mở lớp tập huấn cho phù hợp với từng đối tượng, cụ thể
3.2.3. Kiểm tra thường xuyên, đột xuất công tác soạn thảo và ban hành văn bản. hành văn bản.
Để công tác soạn thảo, ban hành văn bản được thống nhất trong toàn Viện theo mục tiêu, yêu cầu đề ra thì phải thường xuyên thực hiện kiểm tra công tác này của Viện nhằm kịp thời biểu dương các tập thể, cá nhân thực
hiện tốt, phát hiện và kịp thời khắc phục những thiếu sót đối với những tập thể, cá nhân thực hiện chưa tốt hoặc để xảy ra sai sót. Phải coi nhiệm vụ kiểm tra công tác soạn thảo và ban hành văn bản là nghĩa vụ và trách nhiệm gắn với việc đánh giá năng lực, hiệu quả quản lý của đội ngũ cán bộ, đồng thời là một tiêu chí để xem xét đánh giá kết quả thi đua khen thưởng đối với các tập thể, cá nhân hàng năm trong cơ quan. Có nhiều phương pháp kiểm tra, tập trung vào 02 phương pháp chủ yếu sau:
- Kiểm tra thường xuyên
Lãnh đạo Viện trực tiếp kiểm tra hoặc uỷ quyền cho Chánh văn phòng kiểm tra công tác văn bản của các đơn vị trong toàn viện; Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc trực tiếp kiểm tra hoặc uỷ quyền cho Trưởng phòng Hành chính kiểm tra công tác soạn thảo và ban hành văn bản của đơn vị mình.
Đối tượng kiểm tra là toàn bộ văn bản, bao gồm: văn bản của Lãnh đạo Viện; văn bản của các đơn vị trực thuộc; văn bản của Chủ nhiệm các chương trình, đề tài, dự án nghiên cứu khoa học.
Nội dung kiểm tra gồm: Kiểm tra về quy trình soạn thảo, ban hành văn bản; kiểm tra thể thức văn bản; kiểm tra thẩm quyền ban hành văn bản; kiểm tra văn phong văn bản.
Cách kiểm tra: kiểm tra thông qua các báo cáo về công tác văn bản của đơn vị; kiểm tra trực tiếp công tác văn bản tại đơn vị (kiểm tra văn bản hành chính gồm: kiểm tra Văn thư của đơn vị thông qua tập lưu văn bản đến, văn bản đi, kiểm tra thông qua hồ sơ công việc của cán bộ; kiểm tra văn bản khoa học gồm: kiểm tra văn bản của các chương trình, đề tài dự án nghiên cứu khoa học theo quy định về công tác văn bản của Quy chế quản lý hoạt động khoa học của Viện). Để công tác kiểm tra trở thành nề nếp, đạt hiệu quả thiết thực và không hình thức thì theo phân cấp quản lý, đơn vị phải xây dựng kế hoạch kiểm tra. Sau khi kiểm tra phải có văn bản đánh giá kết luận về công
tác văn bản theo phân cấp trách nhiệm giữa người kiểm tra và đối tượng được kiểm tra và lưu hồ sơ kiểm tra của đơn vị.
- Kiểm tra đột xuất
Phương pháp này được áp dụng để cấp trên kiểm tra cấp dưới nhằm đạt mục tiêu nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, viên chức, nhân viên trong toàn cơ quan đối với công tác văn bản theo các quy định của Nhà nước và của cơ quan.
Nội dung kiểm tra bao gồm việc nhận thức về công tác soạn thảo và ban hành văn bản; kiểm tra trình độ soạn thảo, kiểm tra việc thực hiện các quy trình về soạn thảo, ban hành văn bản, kiểm tra thể thức, văn phong và kỹ thuật trình bày văn bản, kiểm tra trình độ ứng dụng công nghệ tin học trong soạn thảo và ban hành văn bản.
Cách kiểm tra thường được vận dụng là kiểm tra xác xuất một số đơn vị theo hàng quý trong năm, khi kiểm tra tập trung vào những khâu trọng yếu đối với từng đơn vị, ví dụ: đối với Văn phòng Viện thì tập trung kiểm tra công tác Văn thư tại Phòng Hành chính, kiểm tra công tác quản lý văn bản tại Phòng Lưu trữ; đối với các đơn vị trực thuộc kiểm tra việc ban hành văn bản tại Phòng Hành chính, kiểm tra việc quản lý văn bản tại các phòng nghiên cứu khoa học.
Thông qua kiểm tra đột xuất, kịp thời biểu dương các cá nhân, tập thể thực hiện tốt, đồng thời phê bình và khắc phục kịp thời những sai sót, tồn tại để nâng cao chất lượng công tác văn bản của đơn vị được kiểm tra và của cơ quan.
3.2.4. Đánh giá chất lượng, hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Việc đánh giá chất lượng, hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản là nhiệm vụ cần thiết để so sánh, xem xét mức độ phát triển của Viện về
lĩnh vực này. Để công tác soạn thảo, ban hành văn bản của Viện đi vào nề nếp, thống nhất và không ngừng nâng cao chất lượng, đồng thời thường xuyên cập nhật kịp thời các quy định mới của Nhà nước về công tác văn bản thì Viện cần ban hành Quy chế đánh giá việc soạn thảo và ban hành văn bản để làm cơ sở cho việc thực hiện công tác đánh giá việc xây dựng và ban hành văn bản của Viện. Trong Quy chế cần đưa ra tiêu chuẩn để đánh giá văn bản theo các tiêu chí:
- Sự cần thiết ban hành văn bản;
- Đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản;
- Tính hợp pháp, hợp lý, tính thống nhất, tính khả thi của văn bản; - Kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ và văn phong văn bản;
- Tính khoa học, tính hợp lý trong xây dựng văn bản;
- Tính hiệu quả, tính thực tiễn trong bảo quản, khai thác và sử dụng văn bản;
- Việc áp dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo, khai thác và sử dụng văn bản.
Sau khi đánh giá công tác văn bản của đơn vị cần chỉ rõ nguyên nhân dẫn đến các định mức đạt được của đơn vị, đề xuất với lãnh đạo cấp trên để kịp thời biểu dương, khen thưởng đối với đơn vị thực hiện tốt, đồng thời có biện pháp đối với đơn vị chưa thực hiện tốt nhằm thúc đẩy đơn vị thực hiện ngày một có hiệu quả cao hơn công tác văn bản.
3.2.5. Lựa chọn đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo, ban văn bản.
- Để lựa chọn cán bộ làm nhiệm vụ soạn thảo văn bản phù hợp với khả năng, trình độ, đồng thời để đảm bảo cho ra đời văn bản có hiệu quả cao thì việc lựa chọn cán bộ làm nhiệm vụ soạn thảo văn bản có vai trò quyết định. Đối với Viện, với đặc thù là cơ quan sự nghiệp, không có chức năng ban hành văn bản quản lý nhà nước, song do tính chất, nhiệm vụ, Viện có rất nhiều
ngành nghiên cứu khoa học có liên quan đến nhiều lĩnh vực của hoạt động xã hội, do vậy các văn bản của Viện khi soạn thảo đòi hỏi phải có tầm khái quát cao, chính đặc điểm này đã đặt ra yêu cầu cao đối với việc lựa chọn cán bộ khi giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. Ngoài ra, khi lựa chọn cán bộ soạn thảo văn bản cần phải chú ý đến mức độ quan trọng của văn bản (văn bản mật; văn bản gửi lên Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; văn bản gửi các cơ quan của Đảng...), văn bản quản lý, văn bản hành chính... để giao nhiệm vụ soạn thảo cho phù hợp với khả năng, trình độ, vị trí công tác của cán bộ.
- Lựa chọn cán bộ có trình độ chuyên môn sâu về văn bản, để đảm bảo văn bản ban hành phải đúng pháp luật, đúng thể thức, có tính hệ thống, thống nhất và phù hợp với thực tiễn, có như vậy thì công tác ban hành văn bản của Viện mới đi vào nề nếp và đảm bảo được chất lượng, hiệu quả mong muốn.
Để thực hiện có hiệu quả việc lựa chọn cán bộ làm công tác soạn thảo, ban hành văn bản của Viện đáp ứng được với yêu cầu nhiệm vụ cần thực hiện nghiêm túc việc tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ như đã nêu ở phần trên, đồng thời lãnh đạo các cấp cần chú trọng thường xuyên đến công tác lựa chọn cán bộ, chú ý đến việc đào tạo và đa dạng các loại hình đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ nhân viên ngay trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của họ theo chuyên môn được giao, có như vậy mới từng bước nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác này trong cơ quan. Đây là nhân tố quyết định đến chất lượng, hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện trong giai đoạn hiện nay và trong tương lai.
3.2.6. Tiêu chuẩn hoá văn bản (mẫu hóa văn bản)
-Tiếp tục quy định cụ thể về thể thức văn bản, về tính thống nhất các loại văn bản và tiêu chuẩn hoá văn bản của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Việc mẫu hoá văn bản là một yêu cầu đặt ra đối với công tác cải cách hành chính của Viện và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện.
3.2.7. Nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của Viện nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức khoa học các tài liệu nhằm phục vụ mục đích khai thác, sử dụng của cơ quan, cá nhân. Công tác văn thư và công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với nhau, được thể hiện qua quá trình soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ và đưa vào lưu trữ lịch sử.
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, tài liệu đã xử lý làm căn cứ là rất quan trọng, lưu trữ cung cấp cho người soạn thảo những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác nhất cho người soạn thảo. Để đưa ra quyết định quản lý đúng đắn, kịp thời và sát với thực tế thì cần những tài liệu lưu trữ. Như vậy việc nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ sẽ góp phần nâng cao chất lượng văn bản.
3.2.8. Đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Để công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản của Viện đảm bảo được chất lượng, đáp ứng được yêu cầu trước mắt và lâu dài các hoạt động của Viện thì việc đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất là rất quan trọng. Cơ sở hạ tầng dành cho công tác này bao gồm: hệ thống máy tính (máy tính để bàn, máy tính xách tay), hệ thống mạng Internet, việc bố trí phòng làm việc, trang thiết bị kỹ thuật đồng bộ và các vật tư đảm bảo khác (hệ thống điện, giấy, mực in v.v…) là điều kiện quyết định đến chất lượng công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản của Viện hiện nay.
Trong xu thế phát triển chung của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ để nâng cao chất lượng soạn thảo, ban
hành và quản lý văn bản ở Viện là yêu cầu đòi hỏi cấp thiết hiện nay. Do đặc thù là cơ quan nghiên cứu về khoa học xã hội vè nhân văn nên nhu cầu khai thác, cập nhật các nguồn thông tin của đội ngũ cán bộ ở Viện rất lớn, yêu cầu tin học hóa các công việc về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của các đơn vị khi tác nghiệp về công tác văn bản rất cao. Vì thế cần thực hiện các giải pháp như:
- Xây dựng, bổ sung, hoàn chỉnh hệ thống văn bản đảm bảo tính pháp lý trong việc giao tiếp giữa các đơn vị, cá nhân qua mạng;
- Tổ chức các lớp bồi dưỡng về tin học cho tất cả các cán bộ công chức trong cơ quan để đảm bảo ai cũng có thể sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn bản;
- Xây dựng các phần mềm về soạn thảo, ban hành văn bản và hồ sơ công việc;
- Xây dựng phần mềm về hệ thống thông tin .
Cùng với các công việc: Xây dựng quy trình ban hành văn bản, mẫu hóa hình thức văn bản thì việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho cán bộ công chức giảm rất nhiều thời gian trong việc thực hiện việc xây dựng và ban hành văn bản, tạo ra những văn bản có chất lượng, phù hợp với đường lối, quan điểm của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước, phù hợp với tình hình thực tế khách quan, có tính khả thi. Văn bản ban hành đúng quy trình, đúng nội dung, thẩm quyền, đúng pháp luật, đúng đối tượng thi hành thì sẽ mang lại hiệu quả tốt cho hoạt động quản lý.
Tiểu kết:
Trên cơ sở phân tích thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, chương 3 đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác này trong điều kiện thực tế của Viện. Các giải pháp trên có thể áp dụng tại Viện và các cơ quan khác.
KẾT LUẬN
Chất lượng của văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động quản lý nói chung và hoạt động của các cơ quan hành chính sự nghiệp nói riêng, nhất là trong cơ quan nghiên cứu về khoa học xã hội và nhân văn như Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam thì văn bản là một tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lượng hoạt động của cơ quan, đơn vị. Thông qua hệ thống văn bản được hình thành trong cơ quan và thông qua công tác quản lý văn bản của cơ quan đó người ta có thể nhận xét, đánh giá được chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ quan đó. Nếu chất lượng các văn bản của một cơ quan không tốt, không phù hợp với thực tiễn; công tác quản lý văn bản không khoa học, không thực hiện đúng các quy định về quản lý văn bản thì chác chắn hoạt động của cơ quan đó hiệu quả sẽ không cao. Ngược lại nếu một cơ quan có hệ thống văn bản tốt, được quản lý đúng quy định và khoa học, đảm bảo kịp thời, đầy đủ thông tin cho hoạt động quản lý thì chắc chắn hoạt động của cơ quan đó sẽ đạt hiệu quả chất lượng cao.
Có thể khẳng định rằng, chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ quan luôn song hành với chất lượng hệ thống văn bản của cơ quan đó, muốn nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ quan thì tất yếu phải nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác ban hành và quản lý văn bản. Trong giai đoạn hiện nay, Nước ta đang thực hiện đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá để xây dựng và phát triển, công cuộc cải cách hành chính đang diễn ra nhanh, từng bước chuyển dịch từ nền hành chính công truyền thống sang nền hành chính quản lý công mới “ Hành chính công phục vụ”, hướng đến nền hành chính phát triển và chính phủ điện tử thì công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản có ý nghĩa rất quan trọng, nhất là đối với cơ quan hành chính sự nghiệp làm công tác nghiên cứu về khoa học xã hội như Viện Hàn lâm KHXH