hành văn bản hành chính củaUBND huyện Đại Từ.
Tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, bộ phận chịu trách nhiệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản là các cán bộ phòng Văn thư lưu trữ của UBND Huyện và một số cán bộ chuyên môn có liên quan.
2.1. Cơ cấu cán bộ phòng văn thư lưu trữ UBND huyện Đại Từ:
Hình 1: Sơ đồ cơ cấu cán bộ phòng lưu trữ UBND huyện Đại Từ
Phân công nhiệm vụ công tác cụ thể của từng cán bộ trong bộ phận Văn thư, lưu trữ như sau:
- Đ/c Chu Thị Lương: Làm trưởng bộ phận Văn thư, lưu trữ: Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc cán bộ thuộc bộ phận Văn thư, lưu trữ. Trực tiếp làm công tác văn thư, thủ quỹ của cơ quan Văn phòng, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ tài sản, công cụ, dụng cụ phục vụ cho công việc đảm nhận.
- Đ/c Đoàn Thị My: Cán bộ làm công tác văn thư. Chịu trách nhiệm giữ con dấu của HĐND, UBND và các dấu chức danh của Lãnh đạo HĐND, UBND, Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND; Dấu của Chi bộ Văn phòng HĐND&UBND huyện.
Trưởng phòng (bộ phận) văn thư lưu trữ:
Chu Thị Lương Cán bộ đánh máy vi tính, photo copy văn bản: Dương Thị Tâm Cán bộ văn thư: Đoàn Thị My Cán bộ lưu trữ: Nguyễn Thị Liễu
- Đ/c Nguyễn Thị Liễu: Cán bộ làm công tác lưu trữ, kiêm thủ kho và phối hợp thực hiện làm công tác văn thư.
- Đ/c Dương Thị Tâm: Cán bộ làm công tác đánh máy vi tính, photocopy văn bản, phối hợp thực hiện làm công tác văn thư.
Ảnh 2: Một số hình ảnh về phòng văn thư lưu trữ UBND huyện Đại Từ
2.2. Chức năng nhiệm vụ của phòng Văn thư lưu trữ:
+ Tiếp nhận đầy đủ văn bản đến, trình, chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân khi đã có ý kiến xử lý của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND và Chánh Văn phòng.
+ Mở sổ theo dõi việc nhận, chuyển các đơn thư khiếu nại tố cáo báo cáo Chánh Văn phòng hàng tuần.
+ Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, ký duyệt để ban hành.
+ Vào sổ theo dõi, đóng dấu các văn bản khi đã có chữ ký chức danh theo quy định. Không được đóng dấu lưu không khi văn bản không có nội dung, không có chữ ký hoặc chữ ký photo mà không co sbarn gốc kèm theo. Không đóng dấu UBND Huyện vào các văn bản mà Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký vào lề, góc văn bản. Tuyệt đối giữ bí mật nội dung các văn bản đi và đến theo quy chế bảo vệ bí mật.
+ Tiếp nhận và gửi đi các văn bản sau khi đã kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày. Ghi số và ngày tháng, đóng dấu mức độ
Văn bản đi, đến phải được chuyển kịp thời cho người có trách nhiệm giải quyết. Những văn bản có dấu mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay cho Chánh Văn phòng sau khi nhận được.
+ Bảo quản sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác theo quy định tại Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ.
+ Thường trực và quản lý máy điện thoại, máy FAX, không được sử dụng vào việc riêng. Thông báo kịp thời các tin tức chuyển đến và đi cho Chánh Văn phòng. Không được cho người không có nhiệm vụ vào trong quầy Văn thư – Lưu trữ.
+ Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, viên chức.
+ Thực hiện sao y, trích sao hoặc sao lục văn bản khi có ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng (Theo đúng thể thức quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và Thông tư số 01/TT-BNV ngày 29/01/2011 của Bộ Nội vụ). + Lập hồ sơ tên gọi (theo quy định trong Thông tư số 33/TT ngày
10/12/1992 của Bộ trưởng – Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ). Văn bản trong hồ sơ tên gọi phải là văn bản chính, sắp xếp theo thứ tự đúng với số đăng ký trong sổ công văn theo từng tháng, quý, 6 tháng, cả năm và tiến hành chỉnh lý, kết thúc hồ sơ, nộp vào lưu trữ huyện.
+ Thu thập, xử lý, đưa vào lư trữ hàng năm các tài liệu của HĐND, UBND và Văn phòng HĐND&UBND ban hành.
+ Kiểm kê thống kê, xây dựng công cụ tra cứu và lập cơ sở dữ liệu tra cứu.
+ Sắp xếp bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản
+ Lập kế hoạch thu thập, xử lý đưa vào lưu trữ các nguồn tài liệu thuộc nguồn lưu trữ huyện.
+ Giữ gìn bí mật nội dung các văn bản lưu trữ, chỉ được phép cho các cá nhân, tổ chức tham khảo tài liệu khi có ý kiến của Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện.
+ Phối hợp cùng văn thư thực hiện một số công việc khác khi Chánh Văn phòng phân công.
+ Có nhiệm vụ đánh máy, nhân bản các văn bản của HĐNDUBND huyện và các cơ quan lien quan đảm bảo những yêu cầu sau:
+ Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.
+ Chỉ được đánh máy các văn bản đã được TT HĐND-UBND Huyện hoặc Lãnh đạo văn phòng phê duyệt. Chỉ được nhân bản khi lãnh đạo cơ quan hoặc người soạn thảo trực tiếp kiểm tra đối chiếu bản thảo. Văn bản được nhân bản xong chuyển phòng văn thư để vào sổ, lưu và phát hành theo chỉ đạo.
+ Nhân bản đúng số lượng quy định.
+ Các văn bản đánh vi tính xong phải lưu giữ vào máy, ghi ký hiệu vào sổ theo dõi. Các văn bản được duyệt đánh vi tính và nhân bản phải vào phiếu báo chuyển bộ phận tài vụ cấp phát giấy in.
+ Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy nhân bản theo đúng thời gian quy định.
+ Sử dụng máy vi tính, máy photo copy đúng kỹ thuật, chủ động phát hiện những trục trặc hư hỏng để báo cáo với lãnh đạo Văn phòng sửa chữa kịp thời phục vụ công tác thường xuyên của HĐND và UBND. + Bảo quản các trang thiết bị làm việc trong phòng máy vi tính, không