6. Bố cục của đề tài
2.2.7. Quản lý văn bản
2.2.7.1.Quản lý văn bản đi
Đối với văn bản đi: Văn bản đi là tất cả các văn bản, công văn do viện phát hành ra ngoài. Bộ phận văn thư luôn đảm bảo việc soạn thảo văn bản theo đúng thể thức quy định, cần có sự xem xét, phê duyệt của lãnh đạo và kiểm tra kĩ càng trước khi phát hành.
Việc chuyển phát văn bản đều đã đảm báo nhanh chóng, chuẩn xác và bảo mật. Trước khi chuyển phát cần lưu trữ tại cơ quan và hồ sơ. Sắp xếp văn bản lưu theo thứ tự đăng kí :
- Đánh máy và nhân sao văn bản - Trình ký, đóng dấu văn bản đi - Đăng ký văn bản đi
- Làm thủ tục gửi văn bản đi
- Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra, thu hồi văn bản đi
• Đánh máy và nhân sao văn bản :
Bản gốc văn bản được duyệt để in (nhân bản), phát hành phải bảo đảm đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định và có chữ ký duyệt của người ký văn bản. Các bản thảo cần đánh máy phải có chữ ký của người phụ trách đơn vị có bản thảo. Người đưa bản thảo đến đánh máy, in cần nêu rõ yêu cầu
về số lượng bản và thời gian hoàn thành, yêu cầu về cách trình bày. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm hoàn chỉnh thể thức văn bản trước khi đưa đánh máy. Khi giao nhận văn bản đánh máy cần đăng ký vào sổ rõ ràng theo từng năm .
• Trình ký, đóng dấu văn bản đi :
Văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký chính thức đều phải chuyển chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính kiểm tra lại về nội dung và thể thức văn bản. Văn thư cơ quan có trách nhiệm trực tiếp trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký văn bản. Để thống nhất việc ký văn bản, mỗi cơ quan cần có quy định về ký văn bản. Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, phải được đóng dấu của cơ quan, tổ chức và làm thủ tục phát hành ngay.
• Đăng ký văn bản đi :
Các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành đều phải tập trung thống nhất ở văn thư cơ quan để cho số và đăng ký.
Số văn bản đi của cơ quan, tổ chức được đánh bằng chữ số Ả rập theo từng thể loại văn bản và theo năm.
• Làm thủ tục gửi văn bản đi :
Văn bản đi phải gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. Để tránh gửi sót hoặc gửi trùng, mỗi cơ quan cần lập danh sách các đầu mối thường xuyên nhận văn bản. Danh sách các đầu mối nhận văn bản phải trình Chánh văn phòng duyệt và điều chỉnh kịp thời khi thêm, bớt đầu mối. Văn bản đi phải gửi đi ngay trong ngày sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan, tổ chức hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; văn bản đi có dấu chỉ mức độ khẩn phải được ưu tiên gửi trước.
Mỗi văn bản đi ban hành chính thức đều lưu lại một bản (giấy tốt, chữ in rõ nét bằng mực bền lâu, có chữ ký trực tiếp của người ký văn bản). Đối
với các thể loại văn bản quan trọng như nghị quyết, quyết định, chỉ thị và những văn bản cần lập hồ sơ đại hội, hội nghị, vấn đề, vụ việc lưu hai bản. Bản gốc những loại văn bản quan trọng và các bản có bút tích sửa chữa về nội dung của lãnh đạo cơ quan cần lưu kèm bản chính. Bản gốc những văn bản khác lưu lại 1 năm cùng bản chính để đối chiếu khi cần thiết. Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi theo tên gọi và phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
2.2.7.2. Quản lý văn bản đến
Đối với văn bản đến thì Viện đã đảm bảo quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến hiệu quả. Tất cả các văn bản, công văn đến cần được tập trung tại văn thư cơ quan để thực hiện các thủ tục tiếp nhận, phân loại, đăng ký, chuyển giao, lưu trữ. Sau khi nhận văn bản và photo, văn thư đã vào sổ cẩn thận và gửi đến các phòng ban, cá nhân liên quan. Đảm bảo chuyển giao kịp thời văn bản đến Chủ tịch khi có việc cần xử lý trong ngày.
- Tiếp nhận văn bản đến :
Tất cả văn bản, tài liệu đều phải tập trung tại văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ hoặc cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên máy tính. Phải kiểm tra kỹ số lượng bì, các thành phần ghi trên bì, dấu niêm phong (nếu có) đối chiếu số và ký hiệu ghi trên bì với sổ giao nhận tài liệu rồi ký nhận. Những bì văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn cần ưu tiên làm thủ tục trước để chuyển ngay đến đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết. Văn thư cơ quan không mở những bì văn bản đến ghi rõ tên người nhận hoặc có dấu “Riêng người có tên mở bì”.
- Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến
- Đóng dấu đến vào góc trái, trang đầu, dưới số, ký hiệu văn bản đến. - Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi quá trình giải quyết và tra tìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản đến.
+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Số văn bản đến được đánh theo năm và theo từng sổ.
+ Sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến trong hệ điều hành tác nghiệp dùng chung để đăng ký văn bản đến.
- Phân phối và chuyển giao văn bản đến - Trình xin ý kiến phân phối
- Chuyển giao văn bản đến:
Khi chuyển giao văn bản, văn thư phải đăng ký đầy đủ vào sổ chuyển văn bản đến và có ký nhận rõ ràng .
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Giải quyết văn bản đến Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc giải quyết văn bản đến .
2.2.7.3. Quản lý sử dụng con dấu
Các loại con dấu: dấu cơ quan, tổ chức và dấu các đơn vị trực thuộc cơ quan (nếu có); ngoài ra còn có các loại dấu chỉ mức độ khẩn, mức độ mật, dấu đến; dấu chức danh cán bộ; dấu họ và tên người có thẩm quyền ký văn bản; dấu của tổ chức Đảng và các đoàn thể trong cơ quan...
+ Quản lý và sử dụng con dấu
- Trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu. Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng một con dấu Con dấu của cơ quan phải được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho một cán bộ văn thư có trách nhiệm và có trình độ chuyên môn giữ và đóng dấu.
+ Đóng dấu :
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản chuyên ngành được thực hiện theo quy định của thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
Đối với công tác lưu trữ văn bản thì viện đã xác định được Việc lưu trữ văn bản nhằm hỗ trợ cho việc khai thác sử dụng một cách có hiệu quả hệ thống văn bản, hồ sơ tài liệu đồng thời đảm bảo tính an toàn lưu trữ tài liệu.
Nhân viên lưu trữ đã xây dựng các nội quy, cách thức lưu trữ tài liệu. Đã phân loại chính xác tài liệu và sắp xếp một cách khoa học. Xây dựng sơ đồ tài liệu hoặc hệ thống tra cứu tài liệu một cách khoa học, đảm bảo việc tìm kiếm được nhanh chóng. Cập nhật ngay khi có tài liệu mới cần lưu trữ. Bên cạnh đó, cần đảm bảo tài liệu không bị ẩm mốc, hư hỏng.