34 NHH NGƯỜI XUẤT KHẨU NGƯỜI NHẬP KHẨU FORWADER BOOKING REQUEST BOOKING NOTE HÃNG TÀU KHAI HẢI QUAN ĐỔI LỆNH CẤP VỎ DƯỚI CẢNG ĐÓNG HÀNG TẠI KHO RIÊNG CỦA KHÁCH HÀNG HẠ HÀNG Ở CY LÊN HÃNG TÀU NỘP TKHQ NỘP PHƠI HẠ HÀNG FORWARDER LÀM SI SHIPPING REQUEST BILL NHÁP BILL GỐC FWD THANH TOÁN VỚI HÃNG TÀU FWD PHÁT HÀNH HOUSE BILL CHO KHÁCH HÀNG( BÊN BÁN)
KHÁCH HÀNG THANH TOÁN VỚI FWD (1) (2) (3) (4) (5) (6) (10) (7) (8) (11) (9) (12)
35 3.4 Diễn giải quy trình
Quy trình 1: Kí kết hợp đồng giữa bên mua và bên bán
Phòng kinh doanh bên xuất khẩu Công ty TNHH SEAHAN GREEN VINA đã kí kết hợp đồng với Công ty KUNHWATECH để xuất khẩu 1 lô hàng than hoạt tính dạng viên. Bên bán sẽ trao đổi, lên kế hoạch tính toán chi phí cho lô hàng than hoạt tính dạng viên để trao đổi báo giá với người nhập khẩu. Các giấy tờ cần thiết cho bước báo giá, kí kết hợp đồng này gồm có:
Form báo giá PI ( Proformal Invoice) Hợp đồng ( Sale Contract)
Báo giá hàng xuất khẩu Số lượng: 40 bags
Net weight: 20,000 KGS Gross weight: 20,600.00 KGS Được đóng trong 1 cont 40’
Quy cách đóng gói: 20,000 Kgs trong 40 bags. 500Kg/bags Thời gian giao hàng dự kiến: 17/12/2019
Phương thức thanh toán: TT
Điều kiện giao hàng theo Incoterm: CIF Tổng giá trị hóa đơn: 11,200 USD
Quy trình 2. Sau khi kí kết hợp đồng thành công giữa người bán và người mua, công
ty xuất khẩu tiến hành tìm kiếm công ty Logistic để tiến hành làm thủ tục xuất khẩu lô hàng nguyên cont, công ty Hanjin sẽ tiến hành đảm nhiệm việc liên hệ với các hãng tàu để kiểm tra lịch tàu, xin báo giá cước biển. Công ty Hanjin sẽ chọn ra 1 hãng tàu có báo giá thấp nhất để tiến hành thực hiện quy trình xuất khẩu cho lô hàng, rồi sau đó gửi báo giá cho khách hàng của mình( người xuất khẩu).
Phân tích chi tiết Booking Request công ty Hanjin gửi cho hãng tàu: Số lượng: 01x40’
36 Grossweight: 22,000.00 KGS
Port of loading: Hai Phong, Viet Nam Port of Discharge: Busan, Korea
Về trách nhiệm, chi phí trên hợp đồng mua bán của cả hai bên xuất và nhập khẩu với điều kiện Incorterm là CIF:
A- Trách nhiệm, chi phí của người bán ( xuất khẩu ):
- Book tàu, trả cước biển, mua bảo hiểm hàng hóa,
- Thanh toán phí Local charges tại đầu cảng xếp : THC, Phí Bill, phí chì,
- Thanh toán phí nâng vỏ , hạ hàng tại Cảng, và chi phí vận tải ( kéo cont từ bãi cảng về kho riêng đóng hàng, hạ bãi xuất tàu. Thanh toán phí cân hàng.
- Cung cấp các giấy tờ xuất khẩu cần thiết : C/O, packing list, Hợp đồng mua bán, (giấy hun trùng mối mọt, kiểm dịch nếu có )…
- Trả chi phi mở tờ khai hải quan hàng xuất ( kiểm hóa nếu có ).
- Chịu chi phí đóng hàng vào container, chèn lót, tăng chằng.
B- Trách nhiệm, chi phí của người mua ( nhập khẩu ):
- Trả chi phí local charges tại đầu cảng đến : THC, DO, vệ sinh cont, CIC, và( DEM ,DET nếu có )
- Trả chi phí mở tờ khai hải quan hàng nhập ( kiểm hóa nếu có ).
- Thanh toán phí nâng hàng , hạ vỏ
- Cược vỏ khi lấy cont
- Chịu chi phí vận chuyển lấy cont từ cảng về kho riêng, rút ruột
37 Quy trình 3: Booking note
Sau khi hãng tàu nhận được Booking Request từ bên công ty Hanjin và hai bên đã chốt được giá cước biển phù hợp. Công ty Hanjin sẽ gửi giá cước biển về lại cho công ty SEAHAN ( người xuất khẩu).
Công việc của hãng tàu Namsung là chuẩn bị Booking Note để gửi lại Booking Note cho công ty Hanjin. Nội dung của Booking Note:
Tên tàu: MITRABHUM Số chuyến: 1932N
Địa chỉ hang tàu:Tòa nhà VOSA, Số 25 Điện Biên Phủ, Q.Ngô Quyền, Hải Phòng
Số lượng cont: 01x40’HC ETD: 17/12/2019
Cảng đích: BUSAN, KOREA Closing Time: 18:00
Nơi cấp container: Bãi TASA Trading Ngày cấp: 3/12/2019
Quy trình 4: Đổi lệnh cấp vỏ dưới cảng
Công ty Hanjin cầm Booking Note hãng tàu Namsunh gửi kèm theo đó là giấy giới thiệu đi đổi vỏ cont, phí chì lên địa chỉ hãng tàu. Xếp vào quầy chứng từ hàng xuất để đổi lệnh cấp vỏ rỗng.
Note: Phí chì có thể thu riêng hoặc tính trong phí Local Charges Trên lệnh cấp vỏ rỗng, gồm có những nội dung chính như sau: + Tên chủ hàng: Công ty TNHH SAEHAN GREEN VINA + Số hiệu container :
+ Số lượng, loại container: 01x40’ HC + Chủ khai thác container:
38
Nhân viên hiện trường của công ty Hanjin xuống bãi Tasa để làm thủ tục chọn vỏ container rỗng, nhân viên kho bãi tại bãi Tasa sẽ cấp cho khách hàng 1 list vỏ container để khách hàng lựa chọn. Nhân viên hiện trường sau khi chọn được container phù hợp trong list cont đã được đưa trước đó, họ sẽ ra bãi để kiểm lại cont. Những lưu ý mà nhân viên hiện trường cần dựa vào để chọn vỏ container cho chất lượng tốt là:
+ Không lấy vỏ rách, thủng hay trục cửa cont không được bị méo hoặc bẹp, sàn sạch, không bẩn
Sau khi chọn xong vỏ container đáp ứng đủ chất lượng mặt hàng, nhân viên hiện trường tích vào list vỏ container đã được nhân viên bãi đưa cho trước đó. Nhân viên hiện trường sau đó sẽ đi vào quầy trong bãi để làm thủ tục đóng phí nâng vỏ ( nếu được yêu cầu sẽ đóng luôn phí hạ hàng vì có nơi yêu cầu đóng cả hai phí, có nơi chỉ yêu cầu đóng phí nâng hàng trước, hạ vỏ tính sau)
Bãi cảng sẽ in ra một phiếu giao container rỗng, đưa cho nhân viên hiện trường. Còn hóa đơn đóng phí nâng hàng, hạ vỏ sẽ được đưa lên hóa đơn cho khách hàng và nhân viên đi lấy lệnh sẽ mang hóa đơn này về.
Sau khi hoàn tất, bộ phận vận tải hoặc bên lái xe sẽ mang phiếu giao container rỗng này để vào cảng lấy container, kéo container vỏ về kho riêng của khách hàng( người xuất khẩu ) để đóng hàng
Quy trình 5: Khai hải quan
Bộ phận mở tờ khai hải quan của công ty Hanjin sau khi nhận được Booking từ hãng tàu, tiến hành mở tờ khai hải quan hàng xuất, các chứng từ quan trọng cần thiết cần phải có bao gồm:
+ Booking Note + Hợp đồng mua bán + Hóa đơn thương mại + Packing List
Các thông tin trên sẽ được cập nhập và truyền dữ liệu trên phần mềm ECUSS5VN.
39
Cơ quan hải quan sau khi kiểm tra thông tin về lô hàng mà bộ phận khai hải quan của công ty Hanjin khai báo sẽ gửi trả kết quả phân luồng:
1- Luồng xanh: Thông quan
2- Luồng vàng: Kiểm tra lại hồ sơ ( mất thêm phí)
3- Luồng đỏ: Bị kiểm hóa ( Kiểm tra lại hồ sơ và cắt chì kiểm tra hàng trong container và sẽ mất thêm phí)
Sau khi tờ khai hải quan được thông quan, nhân viên hiện trường của công ty Logistic sẽ mang tờ khai này lên hãng tàu hoặc lên bãi cảng để nộp và chờ xuất tàu sau khi tàu chạy 2 tuần thì lên thanh lý tờ khai.
Quy trình 6: Đóng hàng tại kho riêng của khách hàng
Lái xe chở vỏ rỗng đến kho riêng của khách hàng đóng hàng, bộ phận kho sẽ bố trí công nhân, bố trí xe nâng để tác nghiệp đóng hàng vào container.
Nhân viên kho kiểm đếm hàng hóa tên, số lượng, số container, số chì cụ thể so với Packing List để sau này gửi cho công ty Hanjin hoặc hãng tàu để làm SI Công nhân tại nhà máy sẽ tăng chằng, chèn lót hàng hóa để tránh bị sô đẩy hay đổ vỡ,… nhân viên kho sẽ trực tiếp kẹp chì vào container. Lái xe của công ty Hanjin sẽ kéo container hàng này về bãi cảng ( bãi hạ hàng )để chuẩn bị xuất tàu.
Trước khi vào cảng, container chứa lô hàng sẽ được cân ( VGM). Việc cân này không bắt buộc phải thực hiện tại cảng mà có thể thực hiện tại công ty dịch vụ bên
40
ngoài. Mục đích của việc cân hàng để đảm bảo tải tọng hàng xếp trong container đúng như quy định của hãng tàu ( dưới 28 tấn/cont).
Container hàng sẽ phải đổi lệnh hạ hàng trước khi vào trong cảng. Nếu chưa đóng phí hạ hàng thì phải đóng tại bước này.
Quy trình 7: Shipping Request
Nhân viên kho chuyển các thông tin số kiện, số tấn, số cont, số chì cho bên bộ phận làm chứng từ của công ty Hanjin để bên công ty Hanjin tiến hành làm Shipping Request. Nội dung của Shipping Request gồm có:
+ Sender: : CÔNG TY TNHH SAEHAN GREEN VINA + Recipient: CÔNG TY KUNGWATECH
+ Company: CÔNG TY KUNGWATECH
+ Address: số 49, Yangdang-ro, Jiksan-eup, Seobuk-gu, Cheonan-si, Chungcheongnam-do, Republic of Korea
+ Phone: 0415553260
+ Shipping Service: Saver International + Package info: 40 bags
+ Gross Weight :22,000KGS + Price: USD 0,56 / KG
41 Quy trình 8: Shipping Instruction
Nhân viên hiện trường tại công ty Hanjin gửi Shipping Request cho hãng tàu bắt đầu làm Shipping Intructions( SI). SI là cơ sở để hãng tàu thiết lập và phát hành vận đơn ( Bill)
Việc đầu tiên là hãng tàu gửi Bill nháp để khách kiểm tra các thông tin trên Bill. Nội dung của Bill gồm có:
+ Số vận đơn (number of bill of lading)
+ Người gửi hàng (shipper): Công ty TNHH Saehan Green Vina + Người nhận hàng (consignee): Công ty Kunhwatech
+ Địa chỉ thông báo (notify address): số 49, Yangdang-ro, Jiksan-eup, Seobuk-gu, Cheonan-si, Chungcheongnam-do, Republic of Korea
+ Tên tàu (vessel hay name of ship): MITRABHUM
+ Cảng xếp hàng (port of loading): HAIPHONG, VIETNAM + Tên hàng (name of goods): ACTIVATED CARBON COAL + Số kiện (number of packages): 40 bags
+ Trọng lượng toàn bộ hay thể tích (total weight or mesurement): 20,000 KG + Cước phí và chi chí (freight and charges): USD 0,56
42 Quy trình 9: Bill
Sau khi công ty SAEHAN ( người xuất khẩu) xác định các thông tin là chính xác, hãng tàu sau đó mới phát hành bill gốc hoặc Surrender/ Seaway Bill. Việc phát hành Bill nào thì bước này phải tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng cũng như việc dựa vào thanh toán trên hợp đồng
Note: Nếu là thanh toán theo L/C thì bắt buộc phải cần tới Bill gốc. Các trường hợp khác để tiện dụng, dễ hiểu hơn thì dung Bill Surrender hoặc Seaway Bill
43
Quy trình 10: Nộp tờ khai hải quan và phơi hạ hàng
Nhân viên hiện trường công ty Hanjin mang tờ khai hải quan bản gốc đã thông quan và phơi lệnh hạ hàng lên hãng tàu để nộp ( lưu ý có thể nộp tại bãi cảng nếu hãng tàu yêu cầu )
Quy trình 11: Công ty Hanjin nộp các khoản phí
Trước khi tàu chạy và lấy Bill, công ty Hanjin sẽ phải thanh toán đầy đủ các khoản phí cho khách hàng:
Các khoản thanh toán gồm có các loại phụ phí như sau: + Phí Bill ( Bill Fee)
+ Seal Fee ( Phí Chì)
+ Phí THC ( Terminal Handling Cost) + Telex Realease
+ Phí cước biển ( Ocean Freight) + Phụ phí nếu có (AFR, AMS,…)
44 + Phí cân đo VGM ( Verified Gross Mass) + Handling Fee
+ Nâng hàng, hạ vỏ
+ Phí Hải quan Giám sát kho bãi
+ Phí sử dụng tiện ích/ Xây dựng công trình cảng biển Hải Phòng + Phí mở tờ khai hải quan hàng xuất
+Phí vận chuyển hàng hóa ( Lấy vỏ rỗng dưới cảng kéo về kho riêng) 3.5 Doanh thu dự kiến của lô hàng
Công ty Hanjin đã lập ra bảng Debit Note để yêu cầu khách hàng của công ty thanh toán số tiền mà công ty đã chi ra trước để thanh toán với hãng tàu, cụ thể chi phí sẽ được ghi rõ trong bảng Debit Note sau:
DEBIT NOTE THANH TOÁN CHO HÃNG TÀU, HÀNG XUẤT NGUYÊN CONTAINER FCL
1 TO: CÔNG TY KUNHWATECH
VSL/VOY: 1932N/MITRABHUM
DESCRIPTION THÀNH TIỀN SỐ LƯỢNG CONTAINER GHI
CHÚ CONT 20’ CONT 40’
BILL fee 800,000 VND 800,000 VND
Seal fee 200,000 VND 200,000 VND
THC USD 180 USD 180
Ocean Freight( OF) USD 380 USD 380
VGM 120,000 VND 120,000 VND
Handling fee USD 40 USD 40
Tỉ giá: 23,500 VND/USD
45 2 Chi phí dưới cảng Nâng hàng, hạ vỏ 1,100,000 VND 1,100,000 VND Phí sử dụng tiện ích/ XD công trình cảng HP 500,000 VND 500,000 VND Total ( tổng tiền VND) 1,600,000 VND 3 Các khoản chi khác Phí mở tờ khai hải quan 1,000,000 VND 1,000,000 VND
Chi phí vận tải đường bộ kéo cont
3,800,000 VND 3,800,000 VND
Chi phí đóng hàng tại kho riêng
1,000,000 VND 1,000,000 VND
Chi phí nâng, hạ cont tại cảng
1,100,000 VND 1,100,000 VND
Chi phí xin cấp C/O 3,000,000 VND 3,000,000 VND
Total( tổng tiền VND) 9,900,000 VND
Tổng doanh thu của Công ty Hanjin sau khi thực hiện lô hàng xuất nguyên container mặt hàng than hoạt tính dạng viên là:
(1) + (2) + (3) = 26,720,000 VND
LỜI CẢM ƠN
Với việc được thực tập thực tế thời gian vừa qua tại Công ty TNHH Hanjin Global Logistics Việt Nam đã mang lại cho em rất nhiều kiến thức bổ ích, những hiểu biết liên quan đến chuyên ngành vận tải biển nói chung và đại lí giao nhận nói riêng. Đây cũng là mục tiêu đào tạo của trường nhằm gắn liền lí thuyết và thực tế. Điều này đã giúp cho em có cái nhìn sâu hơn về chuyên ngành cũng như làm quen
46
được với môi trường làm việc, đây có lẽ là kinh nghiệm quý báu giúp em ra trường không bỡ ngỡ.
Em xin cảm ơn Công ty TNHH Hanjin Global Logistics Việt Nam đã cho em cơ hội để thực tập tại đây và cũng cảm ơn các anh/ chị ở công ty đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập, giúp em làm quen được với công việc cũng như môi trường làm việc ở đây.
Em cũng xin cảm ơn cô Trương Thị Minh Hằng- giáo viên hướng dẫn đã giúp em hoàn thành tốt báo cáo thực tập này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Hợp đồng thương mại
- Hóa đơn thương mại
47 - Booking request