Bước 1: Sau khi nhận được yêu cầu đặt hàng từ khách, phòng bán hàng sẽ thực hiện tạo đơn bán hàng. Quá trình này bao gồm kiểm tra tồn kho, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, ngày hết hạn thanh toán và điều khoản thanh toán trong khoảng thời gian cố định.
Trường hợp số lượng hàng trong kho không đủ số lượng, bộ phận bán hàng sẽ gửi email để xác nhận với khách hàng giao trước số lượng hiện có trong kho. Và gửi số lượng còn thiếu hiện tại càng sớm càng tốt.
Bước 2: Nếu khách hàng đồng ý, tiến hành xác nhận đơn hàng đã tạo đồng thời tạo phần dở dang. Nếu khách hàng không đồng ý, đơn hàng sẽ bị hủy.
Bước 3: Sau khi đơn hàng đã được xác nhận. Bộ phận kho sẽ liên lạc bên kho vận, giao trước lượng hàng hiện có trong kho.
Đánh giá kiểm tra chất lượng, nếu đạt thì giao hàng thành công, không đạt hàng sẽ quay về kho và thay thế bằng sản phẩm khác.
17
Bước 4: Khi số lượng hàng trong kho nhỏ hơn mức tối thiểu, bộ phận mua hàng sẽ nhận được yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp. Sau khi xác nhận. Kho vận sẽ đánh giá chất lượng và nhận hàng để nhập kho.
Ngay lập tức khi hàng nhập kho, bộ phận kho sẽ chịu trách nhiệm xuất hàng cho đơn hàng dở dang trước đó.
Bước 5: Lúc này bộ phận bán hàng sẽ tạo hóa đơn. Hình thức thanh toán trường hợp này là thanh toán 1 lần bằng tiền mặt. Hóa đơn được gửi cho bộ phận kế toán để ghi nhận thanh toán
Hình 5.3.2. Quy trình bán hàng thiếu sản phẩm thanh toán ngay
5.3.3. Quy trình bán hàng khách hàng thanh toán dư
Giống quy trình bán hàng đủ sản phẩm hoặc thiếu sản phẩm nhưng khi khách hàng tiến hành thanh toán. Bộ phận kế toán sẽ ghi nhận số tiền dư và khấu trừ vào lần mua tiếp theo của khách hàng.
5.4. Quy trình chăm sóc khách hàng của Odoo
18
Bước 1: Xem xét các câu hỏi được khách hàng gửi về từ web, email, fanpage
Bước 2: Phân công công việc cho nhân viên sale
Bước 3: Nhân viên sale liên hệ khách hàng. Nếu liên hệ thành công sẽ thực hiện quy trình chăm sóc khách hàng, xác nhận phản hồi. Nếu khách hàng chốt đơn sẽ tạo báo giá mới, lên đơn cho khách hàng. Tiếp tục quy trình bán hàng.
Hình 5.4. Quy trình chăm sóc khách hàng trên Odoo
KẾT LUẬN
Các doanh nghiệp thường gặp phải những khó khăn chính liên quan đến việc học để tiếp thu công nghệ, thay đổi quy trình trong doanh nghiệp do phù hợp với quy trình phần mềm, thay đổi cơ cấu tổ chức của công ty.
Bài học từ kinh nghiệm triển khai ERP của công ty 3 Sạch Food cũng là bài học
19
cho các doanh nghiệp khác muốn triển khai: Lựa chọn đúng giải pháp, lựa chọn đúng đơn vị triển khai, lập kế hoạch dự án một cách cẩn thận, tập trung vào những lợi ích đã xác định. Lựa chọn đội dự án với các thành viên phù hợp, đảm bảo có sự cam kết từ cấp lãnh đạo, hạ tầng CNTT cần phải được đồng bộ hóa, thuần hóa và củng cố, cần có sự hợp tác hỗ trợ từ các đối tác và nhà tư vấn.