Bước 1: Sau khi nhận được yêu cầu đặt hàng từ khách, phòng bán hàng sẽ thực hiện tạo đơn bán hàng. Quá trình này bao gồm kiểm tra tồn kho, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, ngày hết hạn thanh toán và điều khoản thanh toán trong khoảng thời gian cố định.
Trường hợp số lượng hàng trong kho không đủ số lượng, bộ phận bán hàng sẽ gửi email để xác nhận với khách hàng giao trước số lượng hiện có trong kho. Và gửi số lượng còn thiếu hiện tại càng sớm càng tốt.
Bước 2: Nếu khách hàng đồng ý, tiến hành xác nhận đơn hàng đã tạo đồng thời tạo phần dở dang. Nếu khách hàng không đồng ý, đơn hàng sẽ bị hủy.
Bước 3: Sau khi đơn hàng đã được xác nhận. Bộ phận kho sẽ liên lạc bên kho vận, giao trước lượng hàng hiện có trong kho.
Đánh giá kiểm tra chất lượng, nếu đạt thì giao hàng thành công, không đạt hàng sẽ quay về kho và thay thế bằng sản phẩm khác.
Bước 4: Khi số lượng hàng trong kho nhỏ hơn mức tối thiểu, bộ phận mua hàng sẽ nhận được yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp. Sau khi xác nhận. Kho vận sẽ đánh giá chất lượng và nhận hàng để nhập kho.
Ngay lập tức khi hàng nhập kho, bộ phận kho sẽ chịu trách nhiệm xuất hàng cho đơn hàng dở dang trước đó.
Bước 5: Lúc này bộ phận bán hàng sẽ tạo hóa đơn. Hình thức thanh toán trường hợp này là thanh toán 1 lần bằng tiền mặt. Hóa đơn được gửi cho bộ phận kế toán để ghi nhận thanh toán
Hình 5.3.2. Quy trình bán hàng thiếu sản phẩm thanh toán ngay