Hội nghị truyền hình là công nghệ mới mang lại nhiều tiện ích thiết thực cho các tổ chức, doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian mà còn nâng cao văn hóa doanh nghiệp. Tuy nhiên để có một hệ thống hội nghị truyền hình tốt là không đơn giản. Nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: giải pháp, thiết bị, nhà cung cấp dịch vụ mạng, v.v... do đó các doanh nghiệp cần tìm hiểu và lựa chọn kỹ để áp dụng phù hợp với nhu cầu của mình.
1. Yêu cầu thiết bị
Các hệ thống HNTH đa điểm gồm 4 thành phần cơ bản: thiết bị đầu cuối HNTH (Thiết bị VCS), thiết bị điều khiển đa điểm (MCU), Gateway và Gatekeeper. Ngoài ra còn có các thiết bị tùy chọn khác (thiết bị chia sẻ dữ liệu, thiết bị ghi hình lại hình ảnh Video Conferencing, thiết bị lập lịch và quản lý hội nghị, …)
- Thiết bị VCS: Có chức năng thu nhận hình ảnh, âm thanh (qua camera, micro) mã hóa chúng rồi chuyển qua giao diện mạng. Các VCS còn có cổng giao tiếp với máy tính (PC, Laptop) cho phép kết nối và trình chiếu các tài liệu từ máy tính vào phiên làm việc HNTH. VCS sử dụng màn hình TV, màn hình máy tính hoặc máy chiếu làm thiết bị hiển thị và có thể sử dụng bất kỳ hệ thống âm thanh nào có sẵn.
- Thiết bị MCU: Có chức năng điều khiển đa điểm, cho phép kết nối nhiều VCS vào một phiên làm việc HNTH. Hình ảnh, âm thanh từ các thiết bị VCS được nhận về, trộn và chia hình hiển thị theo yêu cầu của người quản lý hệ thống. Ngòai ra, MCU còn hỗ trợ kết nối các đầu cuối thoại (Voice only) vào phiên làm việc HNTH. Để đáp ứng yêu cầu làm việc đa phương tiện, đa mạng thiết bị MCU còn hỗ trợ chuyển mã (transcoding) các yếu tố liên qua đến chất lượng HNTH như: giao diện mạng, băng thông, chuẩn mã hóa Video/Audio, tốc độ khung hình…
- Thiết bị Gateway: Có chức năng chuyển đổi tín hiệu giữa 2 mạng khác nhau, làm nhiệm vụ giao tiếp, chẳng hạn như giao tiếp giữa mạng H.323 (mạng IP) và mạng H.320 (mạng ISDN).
- Thiết bị Gatekeeper: Là thành phần tùy chọn trong hệ thống nhưng có vai trò quan trọng trong việc điều khiển việc thiết lập cuộc gọi, quản lý thiết bị và kiểm soát băng thông.
Các yêu cầu trên đây chỉ cần thiết trong hệ thống hội nghị truyền hình đa điểm (3 điểm trở lên), trong trường hợp hội nghị giữa 2 điểm thì chỉ cần 2 thiết bị VCS tại 2 điểm.
2. Yêu cầu đường truyền
Đường truyền sử dụng trong giải pháp Hội Nghị Truyền hình là đường ISDN hoặc IP.
Đối với hệ thống hội nghị truyền hình đa điểm SD (bao gôm các dòng ký hiệu là VSX "ví dụ VSX7000s"), đường truyền tại các site nhánh phải đạt ít nhất 384 Kbps đối xứng.
Đối với hệ thống hội nghị truyền hình đa điểm HD (bao gồm các dòng ký hiệu là HDX "ví dụ HDX8002"), đường truyền tại các site phải đạt ít nhất 1Mbps đối xứng.
Trong trường hợp sử dụng đường truyền IP, đường truyền tại các site phải cộng thêm 20%-35% header của gói IP, nên để đạt yêu cầu về tốc độ, đường truyền đến site nhánh phải đạt ít nhất 1.2Mbps. Để có đủ băng thông cần thiết cho cả video, audio và content trong cuộc họp hội nghị đối với hệ thống dùng công nghệ HD và 460Kbps đối với công nghệ SD.