Thụng tin tuyệt mật chỉ cú ban quản lý nội bộ cú quyền được tiếp cận thụng tin. Đú là cỏc bỏo cỏo tài chớnh thực tế và bảng cõn đối kế toỏn thực tế và một số sự thay đổi nhạy cảm trong quỏ trỡnh thực thi dự ỏn
Ban điều hành dự ỏn dự ỏn Trưởng phũng thụng tin Cỏc trưởng phũng khỏc Kế toỏntrưởng (Phũng tài chớnh)
6.3.5. Truyền thụng trong từng giai đoạn của dự ỏn.
- Giai đoạn chuẩn bị:
+ Quảng bỏ trờn cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng ( Website, Truyền hỡnh, Bỏo chớ, ...) để tỡm kiếm cỏc nhà tài trợ và thụng bỏo điều kiện đấu thầu cho những người cú nhu cầu tham gia.
+ Liờn hệ với cỏc chuyờn gia tư vấn và thiết kế. - Giai đoạn thực thi:
+ Thụng bỏo tổ chức đấu thầu rộng rói trong cả nước + Thụng bỏo đơn vị trỳng thầu và thiết kế thực hiện dự ỏn + Bỏo cỏo kết quả trỳng thầu cho chủ đầu tư
- Giai đoạn kết thỳc: Thụng bỏo về kết quả hoạt động của dự ỏn.
6.4. Bỏo cỏo tỡnh hỡnh hoạt động
6.4.1 Đầu vào:
BẢNG XÁC ĐỊNH CÁC LUỒNG THễNG TIN
STT Cụng việc Phương thức tiếp cận truyền tin
1 Tiếp nhận chỉ thị, điều chỉnh từ ban điều hành.
Thụng qua trao đổi trực tiếp của cỏc bờn liờn quan và thụng qua cỏc cuộc họp thường kỡ.
2 Tiếp nhận yờu cầu từ phớa chủ đầu tư. Qua gặp gỡ trực tiếp hoặc thụng qua văn bản, trao đổi
3 Tiếp nhận cỏc phản hồi và cỏc phỏt sinh trong quỏ trỡnh thi cụng.
Tiếp xỳc thường xuyờn với cỏc bộ phận.
4 Liờn tục cập nhật những quy định và những thay đổi trong cỏc luật định về xõy dựng.
Cú 1 luật sư tư vấn riờng chịu trỏch nhiệm về cỏc quy định luật phỏp liờn quan đến quỏ trỡnh xõy dựng.
5 Thu thập bảng kờ giỏ vật liệu, trang thiết bị, mỏy múc thi cụng và cỏc văn bản hướng dẫn liờn quan của bộ xõy dựng.
Tiến hành khảo sỏt định kỡ, tham khảo và cập nhật thụng tin từ nhiều nguồn.
6 Tổng hợp, phõn tớch, truyền tin và lưu trữ.
Thụng qua bộ phận lưu trữ thụng tin của cụng ty.
6.4.2. Đầu ra:
- Bỏo cỏo thường xuyờn trong ngày với những sự cố phỏt sinh trong quỏ trỡnh thi cụng. - Bỏo cỏo tiến độ thi cụng theo tuần, theo thỏng
- Bỏo cỏo những cụng việc cụ thể sẽ thực hiện tiếp theo.
- Dự bỏo dự ỏn, tiờn đoỏn trạng thỏi tương lai của dự ỏn dựa trờn thụng tin quỏ khứ và xu hướng phỏt triển cho tương lai
Quản trị thụng tin cú liờn hệ mật thiết đối với cỏc phần quản trị khỏc: quản trị nhõn sự, quản trị rủi ro, quản trị chi phớ... Do vậy, ngoài khuụn mẫu hệ thống thụng tin sắp đặt sẵn, ban quản lý dự ỏn cần cú biện phỏp xử lý đặc biệt riờng mỗi khi cú sự cố thụng tin đột xuất, khú kiểm soỏt để khụng ảnh hưởng đến sản phẩm của dự ỏn.
6.5.1 Đầu vào:
- Tài liệu nhận xột, đỏnh giỏ về quỏ trỡnh thi cụng - Biờn bản nghiệm thu phõn đoạn cụng trỡnh. - Biờn bản ghi nhận phỏt sinh ngoài dự kiến. - Bỏo giỏ vật liệu.
6.5.2 Đầu ra: