II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY.
4. Phòng kỹ thuật: Nhiệm vụ chính:
Lập dự toán, triển khai các hợp đồng, lập dự trù vật tư, cung cấp toàn bộ thông số kỹ thuật, bản vẽ chế tạo cho xưởng; Lập kế hoạch thuê thầu phụ; Cung cấp thông số kỹ thuật các yêu cầu nhập khẩu để phòng kinh doanh tiến hành nhập khẩu; Lập các quy trình chế tạo và kiểm tra chất lượng sản phẩm;Thiết kế sản phẩm, dự tính định mức vật tư, dự toán giá thành, lập quy trình chế tạo và kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Trưởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm phân công kỹ sư phụ trách dự án theo đúng chuyên môn và năng lực của họ; Tiến hành thực hiện các hợp đồng thầu phụ theo chỉ
đạo của Giám đốc điều hành; Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành nhân sự phòng kỹ thuật, xây dựng môi trương làm việc lành mạnh và phát huy được năng lực và chuyên môn của từng người; Ngoài ra thực hiện các công việc khác của TGĐ và Giám đốc điều hành. - Chức năng:
Báo cáo các vấn đề có liên quan đến chất chất lượng, tiến độ và an toàn trong các dự án phụ trách; Tiếp xúc trực tiếp với khách hàng khi triển khai dự án.
- Các mối quan hệ của phòng:
+ Quan hệ với phòng Kinh doanh: Cung cấp thông tin giá thành và thiết kế sơ bộ theo yêu cầu của khách hàng cho phòng kinh doanh; Cung cấp các thông tin bóc tách vật tư để phòng kinh doanh tiến hành nhập khẩu.
+ Quan hệ với Nhà máy: Cung cấp cho Nhà máy tất cả các yêu cầu kỹ thuật, khối lượng công việc, thời gian hoàn thành định mức tiêu thụ vật tư để triển khai hợp đồng ( hồ sơ thực hiện dự án), quy trình chế tạo sản phẩm.
+ Quan hệ với phòng kế toán: Hoàn thiện hồ sơ kỹ thuật khối lượng công việc, triển khai hợp đồng chuyển cho phòng kế toán nhằm thanh lý hợp đồng, cung cấp cho phòng kế toán các thông tin về định mức vật.
Biểu 7: Cơ cấu phòng kỹ thuật
STT Chức năng nhiệm vụ Slượng Trình độ Chuyên môn Độ tuổi 1 Trưởng phòng 1 Đại học KS. cơ khí <30 2 Bộ phận điện 1 Trên ĐH Thạc sĩ điện <30 3 Thiết kế máy 3 Đại học KS xây dựng _ 4 Bộ phận thiết kế và bóc
tách vật tư
4 Đại học KS cơ khí _
Qua bảng số liệu trên ta thấy cơ cấu phòng kỹ thuật như vậy là rất hợp lý. Đội nhân viên trong phòng có trình độ cao, đạt 100% đại học và trên đại học, trình độ đào tạo đúng chuyên môn. Về độ tuổi thì cả phòng đạt 100% độ tuổi dưới 30, độ tuổi như vậy rất phù hợp với chức năng và nhiệm vụ trong phòng, thể hiện sự năng động sáng tạo trong công việc. Với tuổi trẻ và trình độ đào tạo cao như vậy phòng đã từng bước đáp ứng được những yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng trong và ngoài nước.
2.1.5. Phòng vật tư và thiết bị.
+ Nghiên cứu, theo dõi thu thập thông tin thị trường vật tư để nắm được thông tin thị trường và các xu hướng biến động của giá cả.
+ Lập và thường xuyên cập nhật để bổ sung danh sách các nhà cung cấp trong và ngoài nước, giữ mối liên hệ với các nhà cung cấp để nắm được các sản phẩm, dịch vụ họ có thể cung cấp.
+ Lập kế hoạch mua vật tư và thiết bị cho Nhà máy, căn cứ vào dự trù vật tư cho các hợp đồng do phòng kỹ thuật cung cấp, căn cứ vào nhu cầu thiết bị và thực trạng vật tư dự trữ trong kho do quản đốc Nhà máy đề xuất, rồi căn cứ vào khả năng cung ứng và các điều kiện thị trường để tiến hành để xuất lập kế hạch mua vật tư và trang bị cho Nhà máy, cho từng hợp đồng sản xuất khác.
+ Lập và đề xuất quy trình mua sắm vật tư thiết bị phù hợp với chính sách mua sắm vật tư, thiết bị của công ty.
+Lập báo cáo tuần và hàng tháng gửi Giám đốc điều hành và TGĐ. + Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của TGĐ.
- Chức năng:
+ Lập kế hoạch mua vật tư
+ Tham mưu cho TGĐ và Giám đốc điều hành trong việc lựa chọn nhà cung cấp hoặc trực tiếp lựa chọn khi được uỷ quyền.
+ Tham gia thương thảo giá cả và các điều kiện mua cùng với TGĐ và Giám đốc điều hành.
+ Ký các đơn hàng mua vật tư, thiết bị và dụng cụ được uỷ quyền. - Mối quan hệ bên trong Công ty:
+ Phối với kế toán để làm các thủ tục mua vật tư thiết bị, cung cấp cho nhà cung cấp.
+ Phối hợp với phòng kỹ thuật và Nhà máy để kịp thời xác định các yêu cầu về vật tư, thiết bị và những phát sinh về các yêu cầu này.
Hiện nay phòng Vật tư và thiết bị chỉ do một cán bộ đảm nhận. Cán bộ này có trách nhiệm đảm bảo cung cấp vật tư và thiết bị cho toàn Công ty. Cán bộ này là kỹ sư cơ khí, có khả năng làm việc với cường độ cao, năng động, sáng tạo và quyết toán trong công việc. Phòng vật tư và thiết bị này còn gặp những khó khăn và vướng mắc trong công việc nhập
kho, phân phối vật tư và giúp cán bộ trong công tác lên kế hoạch mua vật tư và cung cấp vật tư cho Nhà máy làm hạn chế đến quá trình sản xuất và chất lượng sản phẩm.
Ngoài các phòng ban trên Công ty còn có thêm hai bộ phận nữa, đó là bộ phận trợ lý nhân sự và bộ phận cố vấn trong đó:
* Trợ lý nhân sự với chức năng: Trợ lý TGĐ trong các vấn đề về thực hiện các phương án sắp xếp, cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tạo bồi dưỡng, tuyển dụng và điều phối sử dụng hợp lý thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên, nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Công ty. Còn nhiệm vụ của trợ lý nhân sự gồm:
+ Thực hiện các chức năng nhận xét cán bộ, thực hiện công tác nâng lương giúp TGĐ giải quyết đúng đắn, hợp lý chính sách lao động tiền lương cũng như các chế độ chính sách khác đối với cán bộ công nhân viên.
+ Cùng các phòng ban chức năng khác nghiên cứu đề xuất biện pháp giải quyết đơn thư khiếu lại, khiếu tố khi cần thiết.
+ Tổng hợp văn bản.
+ Có phương án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám và điều trị bệnh cho cán bộ công nhân viên.
+ Nghiên cứu đề xuất các phương án tổ chức sản xuất và quản lý, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chức trách và quan hệ lề lối công tác giữa các đơn vị, phòng ban theo điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty và các quy chế chức năng cụ thể khác.
+ Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt cán bộ, công tác tuyển dụng, đào tạo tay nghề, bổ sung cán bộ công nhân đáp ứng nhu cầu sản xuất và quản lý của Công ty.
Bộ phận này hiện nay chỉ do một cán bộ đảm nhận, với độ tuổi 42, trình độ đào tạo không đúng chuyên môn nghiệp vụ đang làm, nhưng có kinh nghiệm lâu năm trong vấn đề trang bị bảo hộ lao động và các vấn đề an toàn lao động.
* Cố vấn: Bộ phận cố vấn của Công ty do hai giảng viên đại học đảm nhiệm với nhiệm vụ cố vấn cho TGĐ về quy trình sản xuất và các thiết bị mới. Trực tiếp hướng dẫn nhân viên kỹ thuật và marketing trong việc thiết kế bản vẽ và các hình thức quảng cáo sản phẩm của Công ty. Sở dĩ Công ty hình thành bộ phận này vì do đặc tính riêng của sản phẩm cần phải cập nhật thông tin công nghệ mới và hướng dẫn đội ngũ nhân viên kỹ thuật thực hiện tốt
các bản vẽ. Bộ phận cố vấn này đã giúp cho sản phẩm của Công ty đảm bảo về chất lượng và đáp ứng đây đủ các yêu cầu của khách hàng trong và ngoài nước.
2.2. Khối đơn vị sản xuất trực tiếp:
Có thể mô tả khối sản xuất trực tiếp của công ty qua sơ đồ sau:
Các tổ sản xuất chịu sự quản lí và giám sát trực tiếp của quản đốc và phó quản đốc Nhà máy. Trong mỗi tổ đều có người tổ trưởng có trình độ và chuyên môn cao, trực tiếp giám sát và hướng dẫn các thành viên trong tổ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, ngoài ra còn đôn đốc công nhân thực hiện tốt công tác bảo hộ lao động. Hiện nay số công nhân trực tiếp sản xuất dưới nhà máy là 59 người với trình độ tay nghề từ bặc 4/7 trở lên và độ tuổi trung bình là 35 tuổi. Với đội ngũ công nhân lành nghề như vậy nên sản phẩm của công ty luôn đạt chất lượng cao và thực hiện đúng tiến độ giao hàng. Tuy khối sản xuất đã chia thành các tổ như vậy nhưng quá trình thực hiện còn nhiều bất cập vì quy trình sản xuất của công ty chưa hoàn chỉnh, chưa có nội quy lao động, không có cán bộ nhân sự dưới Nhà máy vì thế mà các vấn đề về tiền lương, tiền thưởng có đôi lúc bị chậm, người công nhân chưa có ý thức chấp hành trang bị bảo hộ lao động.
Qua quá trình phân tích trên ta thấy, trình độ đào tạo của toàn Công ty là rất cao. Với quy mô lao động không nhiều ( chỉ hơn 80 người) nhưng trình độ của nhân viên văn phòng đạt 100% đại học và trên đại học, công nhân trực tiếp sản xuất có trình độ từ trung cấp trở lên, có kinh nghiệm nhiều năm trong nghề. Mặt khác độ tuổi lao động của toàn Công ty còn rất trẻ, thể hiện sự năng động, sáng tạo trong công việc vì thế công ty đã từng bước trinh phục được khách hàng trong và ngoài nước với sản phẩm chất lượng cao và giá cả cạnh tranh nhất.