II. ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN VÀ ĐỐI TƯỢNG QUẢN LÝ CHI TIẾT:
b) Thiết lập qui trình và luân chuyển chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng:
một lúc tại một thời điểm, không phát sinh công nợ.
- Phương thức thanh toán sau (trả chậm): sự vận động của hàng hóa và tiền tệ có khoảng cách thời gian, không cùng một thời điểm (phát sinh công nợ 331).
Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín nhiệm. Ví dụ: 1/10, n/20: trong 10 ngày đầu kể từ ngày chấp nhận nợ, nếu người mua thanh toán công nợ sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán là 1%. Từ ngày thứ 11 đến hết 20 ngày người mua phải thanh toán hết toàn bộ công nợ là “n”. Hết 20 ngày người mua chưa thanh toán nợ sẽ phải chịu lãi suất tín dụng.
b. Hình thức thanh toán: - Thanh toán bằng tiền mặt.
- Thanh toán qua ngân hàng séc, ủy nhiệm chi, thẻ tín dụng, bằng tiền gửi ngân hàng tiên vay.
- Thanh toán bằng tiền tạm ứng.
- Thanh toán bằng hàng: trao đổi hàng hóa: hàng hóa tương đương: không phát sinh một khoản tiền nào từ sự trao đổi đó; hàng hóa không tương đương: phát sinh thêm một khoản tiền từ sự trao đổi hàng hóa. Hàng xuất ra là hàng bán, hàng nhập vào là hàng mua.
b) Thiết lập qui trình và luân chuyển chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng: vụ mua hàng:
• Thiết lập quy trình:
•Yêu cầu mua hàng:
- Người yêu cầu mua hàng phải viết phiếu yêu cầu mua hàng theo biểu mẫu NQ/ MH – BM01.
- Phiếu yêu cầu mua hàng phải được quản lý trực tiếp của bộ phận đó xem xét và ký duyệt.
- Bất kỳ loại hàng hoá, dịch vụ nào cũng phải có tiêu chuẩn hàng hoá đính kèm theo phiếu yêu cầu mua hàng. Nếu tiêu chuẩn đã được duyệt từ trước thì không cần phải đính kèm tiêu chuẩn đó.
- Bảng tiêu chuẩn phải được kế toán trưởng duyệt trước khi thực hiện việc mua hàng.
•Duyệt:
Thẩm quyền phê duyệt phiếu yêu cầu mua hàng được quy định như sau.
- Giám đốc kinh doanh được duyệt phiếu đề nghị mua hàng. - Kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra phiếu đề nghị và lập phiếu chi.
- Trưởng bộ phận sản xuất và bảo trì được lập phiếu yêu cầu. •Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp:
Nhân viên mua hàng hoặc người được Giám đốc điều hành chỉ định chịu trách nhiệm tìm kiếm, đánh giá và làm các thủ tục ký hợp đồng với nhà cung cấp.
- Việc tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp thực hiện theo quy trình tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng.
- Nhân viên mua hàng hoặc người được chỉ định chỉ được mua hàng khi:
+ Nhà cung cấp đó đã được Giám đốc duyệt.
+ Phải thực hiện việc mua hàng theo thứ tự các nhà cung cấp được ưu tiên 1,2,3.
+ Đối với các nhà cung cấp chưa được duyệt thì phải báo cáo GD xin ý kiến chỉ đạo, mọi trường hợp tự ý mua mà chưa được duyệt sẽ không có hiệu lực cho việc thanh toán.
• Chứng từ liên quan:
• Phiếu yêu cầu vật tư
• Phiếu đề nghị mua vật tư
• Phiếu nhập kho
• Phiếu chi/ Giấy báo nợ ngân hàng
Phiếu yêu cầu vật tư:
- BP phát hành :
+ BP sản xuất, hoặc
+ Thủ kho phát hành
- Có 1 hoặc 2 chữ ký :
+ Người lập
+ Người kiểm tra (nếu có)
- Phát hành ít nhất là 2 liên :
+ 1 liên BP phát hành giữ
+ 1 liên chuyển cho BP vật tư
Phiếu đề nghị mua vật tư :
- Có 3 chữ ký :
+ Người lập (NV mua hàng)
+ Người kiểm tra (Trưởng BP mua hàng)
+ Người phê duyệt (Cấp có thẩm quyền)
- Phát hành 3 liên :
+ 1 liên lưu tại BP mua hàng
+ 1 liên giao cho nhân viên đi mua hàng
+ 1 liên chuyển cho BP kế toán để theo dõi
- Phiếu này đính kèm với phiếu yêu cầu vật tư và kế hoạch mua hàng chi tiết.
Phiếu nhập kho:
- BP phát hành : BP vật tư
- Có 5 chữ ký :
+ Người lập (NV VT)
+ Người kiểm tra (Trưởng BP VT)
+ Người giao hàng (Đại diện NCC)
+ Người phê duyệt nhận hàng
+ Thủ kho
- Phát hành 4 liên :
+ 1 liên BPVT lưu
+ 1 liên thủ kho giữ xem như là lệnh nhập kho
+ 1 liên chuyển cho BP kế toán
Phiếu chi/ Giấy báo nợ ngân hàng :
- BP phát hành : BP kế toán
- Có 5 chữ ký :
+ Người lập
+ Người kiểm tra
+ Người phê duyệt
+ Người chi tiền
+ Người nhận tiền
- Phát hành 4 liên :
+ 1 liên gốc lưu BP KT
+ 1 liên chuyển cho thủ quỹ (lệnh chi tiền)
+ 1 liên chuyển cho BP VT (theo dõi công nợ)
+ 1 liên giao cho khách hàng (nếu KH yêu cầu)