- Quyết định số 143/2007/QĐ-NASB, ngày 16/04/2007 của Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Bắc Ả về việc ban hành quy chế kiểm toán
nội bộ
áp dụng trong hệ thống NASB.
- Quyết định số 144/2007/QĐ-NASB, ngày 16/04/2007 của Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Bắc Ả về việc ban hành chính sách kiểm
toán nội
bộ của Ngân hàng TMCP Bắc Ả.
- Quyết định số 145/2007/QĐ-NASB, ngày 16/04/2007 của Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Bắc Ả về việc thành lập Ban kiểm toán nội bộ
Ngân hàng TMCP Bắc Ả.
- Quyết định số 718/QĐ-HĐQT-BacABank, ngày 15/08/2012 của Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Bắc Ả về việc ban hành quy định về tổ chức
và hoạt động của Ban kiểm toán nội bộ.
- Quyết định số 720/QĐ-BKS-BacABank, ngày 15/08/2012 của Ban kiểm soát Ngân hàng TMCP Bắc Ả về việc ban hành quy chế hoạt động
- Ngân hàng TMCP Bắc Á đã xây dựng xong quy chế hoạt động của BKS theo Thông tư 13 năm 2018 của NHNN, trong đó có quy định nội bộ về hoạt động của bộ phận KTNB. Quy chế này sẽ được trình Đại hội đồng cổ đông phê duyệt trong kỳ họp đại Hội cổ đông năm 2019 sắp tới, khi Quy chế này được phê duyệt, Ban KTNB Ngân hàng TMCP Bắc Á sẽ xây dựng quy định nội bộ về hoạt động KTNB theo định hướng của BKS cũng như nội dung tinh thần Thông tư 13 của NHNN.
• Mô hình tổ chức của Ban KTNB Ngân hàng TMCP Bắc Ả
Mô hình tổ chức của Ban KTNB Ngân hàng TMCP Bắc Á đến thời điểm 31/12/2018 như sau:
Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức của Ban KTNB Ngân hàng TMCP Bắc Ả
Với mô hình kiểm toán tập trung tại Hội sở của Ban kiểm toán nội bô Ngân hàng TMCP Bắc Á theo sơ đồ 2.2 trên đã phù hợp theo các quy định
của NHNN, cụ thể: Ban KTNB trực thuộc BKS của Ngân hàng TMCP Bắc Á, độc lập và tách biệt với các hoạt động kinh doanh và là tuyến bảo vệ thứ 03 trong HTKSNB của Ngân hàng.
Đến thời điểm 31/12/2018 nhân sự Ban KTNB Ngân hàng TMCP Bắc Á có tổng cộng 25 cán bộ, nhân viên và được tổ chức thành 04 phòng, bao gồm: Phòng kiểm toán tuân thủ, phòng kiểm toán báo cáo và giám sát, phòng kiểm toán giám sát từ xa và phòng kiểm toán khu vực Phía Nam. Việc tổ chức thành 04 phòng như vậy giúp cho hoạt động KTNB quản lý theo hình thức chuyên môn hóa, và đồng thời các phòng hỗ trợ, phối hợp nhau trong công việc nhằm giúp cho công việc kiểm toán hiệu quả và chất lượng hơn.
Trưởng Ban KTNB là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với công việc KTNB trước khi báo cáo cho BKS, HĐQT và Tổng giám đốc Ngân hàng TMCP Bắc Á.
Phòng kiểm toán phía nam của Ban KTNB tại Ngân hàng TMCP Bắc Á mới thành lập, nó là một cánh tay nối dài của Hội sở, được đặt tại địa bàn Hồ Chí Minh, mục đích chính là để kiểm toán các Chi nhánh Ngân hàng TMCP Bắc Á khu vực Phía Nam (đến cuối năm 2018 khu vực này có 7 Chi nhánh), và hỗ trợ cho Ban kiểm toán Hội sở chính, đảm bảo luôn có sự kiểm tra, giám sát kịp thời và tiết giảm chi phí, thời gian di chuyển của các KTV. Tuy nhiên phòng kiểm toán này nhân sự chưa đủ, cho nên khi thực hiện công việc kiểm toán, Ban KTNB vẫn phải hỗ trợ nhân sự, công việc. Cuối năm 2018 Ban KTNB đã trình BKS Ngân hàng TMCP Bắc Á về kế hoạch phát triển nhân sự cũng như hoạt động kiểm toán đối với phòng kiểm toán khu vực Phía Nam này.
b. Quy chế hoạt động của Ban KTNB Ngân hàng TMCP Bắc Á
Theo Quyết định số 720/QĐ-BKS-BacABank ngày 15/08/2012 của BKS Ngân hàng TMCP Bắc Á về việc ban hành quy chế hoạt động KTNB và
bộ quy tắc đạo đức nghề nghiệp đã quy định các nguyên tắc hoạt động của Ban KTNB Ngân hàng TMCP Bắc Á, nội dung chính của các nguyên tắc này như sau:
Đảm bảo nguyên tắc độc lập: Ban KTNB Ngân hàng TMCP Bắc Á là một đơn vị, bộ phận độc lập với các đơn vị, bộ phận khác trong hệ thống Ngân hàng TMCP Bắc Á, không kiêm nhiệm, không đảm nhận các công việc thuộc tuyến bảo vệ thứ nhất và thứ hai. Trong công việc KTNB, các KTVNB, Ban KTNB không chịu sự chi phối bởi bất cứ một cá nhân, một bộ phận nào trong công việc cũng như đưa ra các đánh giá, các khuyến nghị, các kiến nghị lên cấp có thẩm quyền.
Nguyên tắc độc lập còn được thể hiện trong việc chi trả lương, thưởng và các chế độ khác, kể cả trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm.. các chức danh của Ban KTNB. Nếu như trước đây HĐQT Ngân hàng TMCP Bắc Á trả lương, thưởng... cho Ban KTNB, mà đơn vị này lại kiểm toán lại các hoạt động quản trị điều hành của HĐQT cũng như Ban điều hành thì công tác KTNB sẽ bị ảnh hưởng bởi sự chi phối từ các nhà quản lý nên chất lượng sẽ không cao.
Đảm bảo nguyên tắc khách quan: Trong công việc thực hiện công tác KTNB, các KTVNB cũng như các Đoàn KTVNB cũng như trong việc báo cáo, đánh giá phải trung thực dựa trên cơ sở dữ liệu, thông tin thu thập được và có sự kiểm chứng, xác minh không thiên vị và không bị chi phối, can thiệp bởi bất cứ đơn vị, bộ phận nào trong Ngân hàng.
Đảm bảo nguyên tắc chuyên nghiệp: Tất cả các KTVNB trong Ban KTNB Ngân hàng TMCP Bắc Á khi thực hiện công việc phải thể hiện tính chuyên nghiệp cao nhất. Chuyên nghiệp trong tác phong làm việc, trong xử lý thông tin, tài liệu, trong giao tiếp, ứng xử với các cá nhân, bộ phận kiểm toán cũng như các đơn vị khác trong hệ thống Ngân hàng TMCP Bắc Á.
Trên cơ sở tuân thủ những nguyên tắc này, chất lượng hoạt động kiểm toán của Ban KTNB tại Ngân hàng TMCP Bắc Á trong những năm vừa qua được nâng lên rõ rệt, đã ngăn ngừa, hạn chế được rất nhiều rủi ro trong hoạt động ngân hàng như rủi ro hoạt động, rủi ro vận hành, rủi ro tín dụng...
2.2.2 Nội dung hoạt động kiểm toán nội bộ tại Ngân hàng TMCP Bắc Á
Nội dung hoạt động của KTNB của Ban KTNB Ngân hàng TMCP Bắc Á được quy định tại chính sách KTNB do HĐQT ban hành năm 2012, bao gồm 02 mảng sau đây::
Thực hiện nghiệp vụ kiểm toán: Nội dung chính của mảng này là đánh giá tính đầy đủ, hiệu lực và hiệu quả của HTKSNB. Công việc này được thực hiện bởi các cán bộ KTVNB trực tiếp tham gia kiểm toán, hoạt động này được thực hiện bằng hai phương pháp như sau:
Một là, hoạt động giám sát từ xa được thực hiện thường xuyên liên tục hàng tháng, quý, năm. Nội dung chính của phương pháp này là kiểm soát thông qua các thông tin báo cáo định kỳ, và thực hiện giám sát qua hệ thống mạng nội bộ nhằm: Giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về hoạt động kinh doanh của ngân hàng, giám sát việc chấp hành các chỉ tiêu về an toàn vốn theo quy định của pháp luật của NHNN trong từng thời kỳ, giám sát các hoạt động kinh doanh chủ yếu (tín dụng, kho quỹ, giấy tờ có giá.). Thông qua kết quả giám sát từ xa kịp thời tham mưu giúp Ban lãnh đạo Ngân hàng TMCP Bắc Á chỉ đạo điều hành hoạt động kinh doanh an toàn và đạt kết quả cao, góp phần phòng ngừa, hạn chế những vi phạm và giúp cho việc kiểm tra tại chỗ có trọng tâm trọng điểm hơn. Mặc dù vậy, trong thời gian qua hiệu quả hoạt động của công tác này cũng còn hạn chế, việc phát hiện sai sót còn chậm dẫn đến kết quả xử lý chưa kịp thời.
Hai là, Kiểm tra trực tiếp (Kiểm tra tại chỗ): là phương pháp các KTV của Ban KTNB tiến hành kiểm tra đột xuất hay định kỳ theo kế hoạch. Nhiệm
vụ chủ yếu là kiểm tra đánh giá việc tuân thủ các cơ chế, quy chế, quy trình nghiệp vụ và pháp luật hiện hành. Đây là phương pháp được thực hiện chủ yếu trong thời gian qua, trong quá trình không ngừng đổi mới hoạt động này cũng đã gặt hái được những thành công nhất định: Không chỉ đơn thuần kiểm tra theo vụ việc đã xảy ra hoặc theo đơn thư phản ánh mà kiểm tra mang tính chủ
động theo kế hoạch, tập trung vào những lĩnh vực dễ xảy ra rủi ro cao... qua đó phát hiện được nhiều sai phạm, kịp thời kiến nghị chỉnh sửa khắc phục đạt hiệu quả, góp phần hạn chế, phòng ngừa rủi ro, nâng cao ý thức chấp hành pháp luật của các bộ phận nghiệp vụ và đóng góp vào hiệu quả chung trong hoạt động kinh doanh của Ngân hàng TMCP Bắc Á. Bên cạnh đó, hoạt động KTNB vẫn còn những hạn chế như: chưa phát hiện hoặc phát hiện chưa hết các sai phạm phát sinh ở các hoạt động nghiệp vụ.
Phát triển và đảm bảo chất lượng kiểm toán: công việc này được tiến hành bởi các cán bộ KTNB tại Hội sở chính bao gồm: phát triển thiết lập chính sách, xây dựng phương pháp luận cho KTNB và đảm bảo rằng bộ phận thực hiện nghiệp vụ tuân thủ phương pháp luận này. Thực chất công việc của bộ phận này là xây dựng các quy trình kiểm toán, chương trình kiểm toán cụ thể cho từng nghiệp vụ, xây dựng các quy định đánh giá chất lượng kiểm toán và quan trọng hơn là thực hiện soát xét toàn bộ công việc kiểm toán của các cán bộ thực hiện trực tiếp. Trên thực tế hiện nay, Ngân hàng TMCP Bắc Á chưa
có bộ phận này.
2.2.2 Ph ương pháp kiểm toán nội bộ tại Ngân hàng TMCP Bắc Á
Do công tác phát triển và đảm bảo chất lượng kiểm toán chưa có nên tác giả chỉ tập trung vào công tác thực hiện kiểm toán. Thực hiện nghiệp vụ KTNB tại Ngân hàng NHTM Bắc Á vừa kết hợp công việc giám sát từ xa với kiểm toán thực tế tại đơn vị. Bởi vì công tác giám sát từ xa nó hỗ trợ rất nhiều
Thứ nhất, công tác giám sát từ xa được thực hiện như sau: Hàng tháng vào ngày đầu tháng, sau khi có đầy đủ dữ liệu từ các báo cáo đa chiều của từng nghiệp vụ (tín dụng, kho quỹ, giấy tờ có giá...) của tháng trước, cán bộ kiểm toán thực hiện chiết xuất, xử lý dữ liệu để lập các báo cáo giám sát hoạt động của các chi nhánh, các đơn vị. Trên cơ sở đó, phân tích đánh giá hiệu quả hoạt động, mặt mạnh, mặt yếu, mức độ rủi ro của từng chi nhánh, cũng như toàn hàng. Từ đó có được cái nhìn tổng thể đối với từng chi nhánh cũng như toàn hàng, để bổ sung và điều chỉnh kịp thời kế hoạch kiểm toán năm cho phù hợp với mục tiêu rủi ro. Kết quả giám sát từ xa cũng là cơ sở để BKS đưa ra các kiến nghị và đề xuất để Ban điều hành Ngân hàng TMCP Bắc Á có những chỉ đạo phù hợp đối với từng chi nhánh, từng đơn vị để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh an toàn và đúng định hướng đề ra. Tuy nhiên, do số lượng cán bộ KTNB còn mỏng trong khi quy mô hoạt động của Ngân hàng TMCP Bắc Á ngày càng mở rộng, cùng với khối lượng dữ liệu rất lớn, xử lý dữ liệu mất nhiều thời gian, cần phải báo cáo nhanh nên việc rà soát hệ thống gặp nhiều khó khăn. Nếu thời gian rà soát quá lâu sẽ làm mất tính thời sự, nếu rà soát trong thời gian ngắn thì hiệu quả không cao, do không đi sâu phân tích chi tiết từng đối tượng, hiện tượng.
Thứ hai, công tác kiểm toán thực tế của Ngân hàng TMCP Bắc Á được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Lập kế hoạch kiểm toán theo định hướng rủi ro
• Định hướng theo rủi ro
Trên cơ sở định hướng, mục tiêu của Ban lãnh đạo Ngân hàng TMCP Bắc Á, và những cảnh báo, chỉ thị của NHNN về những rủi ro trong hoạt động ngân hàng và căn cứ vào tình hình thực tế tại Ngân hàng trên cơ sở báo cáo, kết quả kiểm toán.Ban KTNB tiến hành phân tích, đánh giá tổng hợp và phân loại đơn vị, bộ phận, nghiệp vụ tương ứng với các mức độ rủi ro cao, thấp, trung bình để từ đó xây dựng kế hoạch kiểm toán trình BKS xem xét và phê duyệt, hồ sơ đánh giá rủi ro như sau:
vụ rủi ro và kiểm toán toàn diện)
Trung bình Trung bình
01 lần trong 12 tháng (Kiểm toán toàn diện hoặc kiểm toán theo chuyên đề)
Thấp Tốt
01 lần trong 24 tháng (Kiểm toán toàn diện hoặc kiểm toán theo chuyên đề)
• Kế hoạch kiểm toán bao gồm kế hoạch kiểm toán năm và kế hoạch từng cuộc kiểm toán.
Trên cơ sở quản trị rủi ro cũng như đánh giá mức độ rủi ro từng hoạt động nghiệp vụ, đơn vị ... để sắp xếp những đơn vị, những lĩnh vực có mức độ rủi ro cao sẽ được thực hiện kiểm toán trước và theo từng quý trong năm, ví dụ trong quý 1, quý 2 thực hiện kiểm toán những đơn vị có rủi ro cao, trung bình, còn đối với quý 4 là những đơn vị có rủi ro thấp, hoạt động kiểm soát tốt.
Tuy nhiên trong quá trình kiểm toán thực tế theo yêu cầu của BKS, Ban Lãnh đạo Ngân hàng TMCP Bắc Á, theo kết quả đánh giá của công tác giám sát từ xa, hoặc theo mức rủi ro thay đổi của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ban KTNB có thể điều chỉnh, thay đổi nghiệp vụ kiểm toán, đơn vị kiểm toán trong kế hoạch tổng thể để đảm bảo ngăn ngừa, và kiểm soát kịp
thời những rủi ro phát sinh.
Việc lập kế hoạch trước mỗi cuộc kiểm toán tại Ngân hàng TMCP Bắc Á là công việc hết sức quan trọng, nó có thể quyết định chất lượng, hiệu quả đồng thời giảm thời gian, chi phí trong công tác KTNB như: sắp xếp nhân sự KTVNB như nào, bao nhiêu người, sử dụng phương thức kiểm toán nào, tập trung chủ yếu vào hoạt động gì, kết quả đạt được là gì, thời gian kiểm toán bao lâu, thời hiệu kiểm toán từ khi nào đến khi nào... Đây là những nội dung chính để xây dựng Quyết định kiểm toán tại mỗi đơn vị trình BKS xem xét, phê duyệt và xây dựng đề cương công việc kiểm toán gửi cho các cá nhân, được kiểm toán để họ chuẩn bị.
Bước 2: Thực hiện kiểm toán
Trên cơ sở những đề cương, nội dung công việc KTNB đã lên kế hoạch và đã được Trưởng đoàn KTNB phân công công việc ở bước 01. Sau khi đã được các cá nhân, đơn vị cung cấp các hồ sơ, tài liệu, thông tin theo yêu cầu, theo đề nghị, các KTVNB kết hợp nhiều phương pháp kiểm toán với nhau để thực hiện công việc như phương pháp kiểm toán BCTC, phương pháp kiểm toán cơ bản, phương pháp kiểm toán tuân thủ, ngoài ra còn sử dụng các thử nghiệm như thử nghiệm kiểm toán hệ thống, thử nghiệm hệ thống cơ bản.
Trong công việc thực hiện kiểm toán, các KTVNB Ngân hàng TMCP Bắc Á còn tiến hành phỏng vấn hoặc đặt các câu hỏi mở đối với các cá nhân, các bộ phận trong đơn vị để xác minh, đánh giá thêm trong công việc như: về hiểu nội dung quy định hay thực hiện các bước trong một quy trình, quy định nào đó mà KTVNB đang xem xét. Ngoài ra còn đi kiểm tra thực tế khách hàng vay vốn, xem xét tài sản đảm bảo thực tế của khách hàng có đúng với các thông tin trên hồ sơ của các cán bộ tín dụng không, và hoạt động kinh doanh, năng lực tài chính của khách hàng có đúng với các nội dung đánh giá trên hồ sơ không, khách hàng có thiện chí trong việc trả nợ không, sử dụng
vốn vay có đúng mục đích không...
Trên cơ sở các bằng chứng thu thập được ở bước kiểm toán này làm căn cứ quan trọng trong việc lập báo cáo.
Bước 3: Lập báo cáo KTNB
Báo cáo KTNB được lập trên cơ sở các chứng từ, tài liệu, hồ sơ đã