II. Những giải pháp chủ yếu
1. Nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin
Thu thập thông tin về thị trường là quá trình tìm kiếm thông tin về các điều kiện môi trường có liên quan. Yêu cầu đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp muốn phát triển sản xuất kinh doanh, thâm nhập thị trường mới hay bất kì việc ra một quyết định nào là phải có thông tin. Thông tin nhận được càng nhiều thì mức độ tin cậy của các quyết định càng cao. Thực tế đã chứng minh, doanh nghiệp nào càng bỏ nhiều công sức vào việc thu thập thông tin về môi trường bên ngoài phục vụ cho các quyết định sản xuất kinh doanh thì càng có khả năng sống sót. Điều này được lý giải tại sao các công ty lớn ở nước ngoài có thể tiêu tốn rất nhiều tiền để tài trợ cho các tổ chức khủng bố, các quan chức chính phủ, hay việc đào tạo ra các tình báo viên để thu thập thông tin.
Trong nhiều năm qua, thông tin mà cán bộ của công ty cơ khí Z179 thu nhận được còn rất hạn hẹp. Các thị trường trong nước chỉ được thu nhận thông qua các cuộc
thị sát không thường xuyên của giám đốc hoặc các cán bộ nghiệp vụ, còn thông tin từ thị trường nước ngoài thì hầu như rất ít khi được chú ý đến. Lượng thông tin thu thập được có thể làm cho các quyết định thiếu chính xác. Vì vậy, yêu cầu bức thiết hiện nay là công ty nên thành lập một hệ thống thông tin mang tính chất chuyên nghiệp hơn.
Công ty có thể phân chia công tác nghiên cứu thị trường thành hai phần. Phần đầu công ty nên nghiên cứu khái quát thị trường, phần sau mới nghiên cứu chi tiết thị trường để từ đó thu được lượng thông tin cần thiết. Công ty có thể sử dụng hai phương pháp sau để thu thập thông tin:
- Phương pháp nghiên cứu tại chỗ: còn gọi là phương pháp nghiên cứu tại văn phòng, là cách nghiên cứu thu thập thông tin qua các tài liệu như sách báo, tạp chí…Phương pháp nghiên cứu này cho phép ta nhìn thấy được khái quát thị trường vật tư cần nghiên cứu. Đây là phương pháp tương đối dễ làm, có thể nhanh, ít tốn chi phí, nhưng đòi hỏi người nghiên cứu phải có chuyên môn, biết cách thu thập tài liệu, đánh giá và sử dụng các tài liệu được thu thập một cách đầy đủ và tin cậy. Tuy nhiên phương pháp này có hạn chế là dựa vào tài liệu đã được xuất bản nên thời gian đã qua, có thể có độ trễ so với thực tế.
- Phương pháp nghiên cứu tại hiện trường: Đây là phương pháp trực tiếp cử cán bộ đến tận nơi để nghiên cứu. Cán bộ nghiên cứu thông qua việc trực tiếp quan sát, thu thập các thông tin và số liệu ở các đơn vị cung cấp vật tư cho công ty bằng cách điều tra trọng điểm, điều tra chọn mẫu, …Nghiên cứu tại hiện trường có thể thu thập được các thông tin sinh động, thực tế, hiện tại. Tuy nhiên cũng tốn kém chi phí và cần phải có cán bộ vững về chuyên môn và có đầu óc thực tế.
Tóm lại, để có một hệ thống thu thập thông tin liên tục, công ty cần có đại diện ở những thị trường cần thiết, các đại diện này làm nhiệm vụ chuyên thu thập và báo cáo thường xuyên về tình hình thay đổi của thị trường. Nó giúp cho các quyết định của giám đốc hay cán bộ nghiệp vụ trong lĩnh vực thu mua vật tư được chính xác nhất.