2.1 DANH SÁCH THẺ ĐỌC
Mục đích: Lập danh sách các thẻ đọc của thư viện, các thẻ đọc được chia thành 02 nhóm thẻ: thẻ đọc cho giáo viên, cán bộ, và thẻ đọc cho học sinh..., các dữ liệu thẻ đọc này được lấy từ dữ liệu giáo viên trong phân hệ quản lý Nhân sự
Để thêm mới một thẻ đọc vào trong danh sách các thẻ đọc của thư viện, NSD có thể thực hiện bằng một trong ba cách sau đây:
Cách 1. Lập thẻ đọc cho giáo viên: NSD kích chọn chức năng Thêm thẻ GV trên thanh công cụ, hệ thống Thư viện kết nối đến dữ liệu của phân hệ PEMIS, lấy các thông tin cơ bản về cán bộ giáo viên của nhà trường, NSD không cần nhập lại các thông tin này (số hồ sơ cán bộ, họ tên, năm sinh, giới tính, nơi ở, tổ bộ môn công tác..)
NSD di chuyển để chọn cán bộ giáo viên cần lập thẻ đọc, ấn nút CHỌN trên thanh công cụ, các thông tin này sẽ được chuyển vào phần nội dung lập thẻ đọc.
Để có thể chọn nhanh được giáo viên trong danh sách giáo viên của nhà trường, NSD thiết lập các tham số để lọc danh sách giáo viên: tổ bộ môn hiện công tác, tên giáo viên, mã số hồ sơ giáo viên.
Cách 2. Lập thẻ đọc cho học sinh: NSD kích chọn chức năng Thêm thẻ HS trên thanh công cụ, hệ thống Thư viện kết nối đến dữ liệu của phân hệ VEMIS_Student, lấy các thông tin cơ bản về học sinh theo từng năm học và lớp học, NSD không cần nhập lại các thông tin này (số hồ sơ, họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi ở, lớp..)
chọn nhanh được học sinh trong danh sách học sinh của nhà trường, NSD thiết lập các tham số để lọc danh sách học sinh: năm học, lớp, tên học sinh, mã số hồ sơ học sinh.
Cách 3. Lập trực tiếp thẻ đọc cho các đối tượng khác, hoặc khi chương trình không kết nối được đến CSDL của các phân hệ quản lý cán bộ, và quản lý học sinh: NSD kích chọn chức năng Thêm thẻ đọc trên thanh công cụ, NSD cần nhập các thông tin cơ bản để lập thẻ: Họ tên chủ thẻ, ngày sinh, giới tính, đơn vị công tác....
Chú ý: Hạn sử dụng thẻ đọc được xác định trong khoảng giá trị Từ ngày - Đến ngày, NSD xác nhận giá trị của hạn thẻ, khi thực hiện việc Mượn - Trả ấn phẩm, chỉ những thẻ còn hạn sử dụng mới có thể thực hiện được các yêu cầu mượn - trả
Đối với những thẻ đọc vi phạm quy định của thư viện (mượn quá nhiều chưa trả, quá hạn phải trả, làm mất ẩn phẩm,...), NSD có thể ghi nhận để đánh dấu các trạng thái của thẻ, tiện cho việc quản lý thẻ đọc và mượn ấn phẩm.
2.2 ẤN PHẨM - VĂN BẢN
Mục đích: Ghi nhận mã ấn phẩm trong danh mục ấn phẩm của thư viện trường học, NSD phải khai báo mã ấn phẩm trước khi thực hiện các thao tác nhập xuất, mượn trả ấn phẩm trong thư viện...
Cách thức: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Thư viện\Ấn phẩm - Văn bản
• Đơn vị tính
• Trích yếu nội dung:
• Dùng cho cấp học, khối học, môn học...
• Phân loại ấn phẩm theo nội dung: sách giáo khoa, sách giáo viên....
• Phân loại ấn phẩm theo định dạng: sách in, sách điện tử, bản đồ....
• Tác giả (chủ biên), đồng tác giả...
• Nhà xuất bản...
• Năm xuất bản, thông tin lần xuất bản, số tập
• Phân loại theo ngôn ngữ: Tiếng Việt, Anh, Trung...
• Phân loại theo khổ sách:
• Số trang
• Giá bìa
• Độ rộng của mã đăng ký cá biệt: 4 (5,6)
Từ các thông tin cơ bản này của một ấn phẩm, khi thực hiện thêm mới ấn phẩm, người sử dụng nhập thêm các thông tin về: ngày ghi sổ, số ghi sổ, nguồn cung cấp, số chừng từ đi kèm, và số đăng ký mã cá biệt từ-đến số...Căn cứ vào các thông tin này, mỗi ấn phẩm sẽ được gán một gía trị mã cá biệt, phục vụ in mã cá biệt theo dõi chi tiết đến từng ấn phẩm, hoặc in phích tra cứu theo tên sách, theo tác giả...
Việc nhập mã cá biệt này được ghi nhận trong chức năng Nhập mới ấn phẩm
Các thao tác nhập dữ liệu trên cửa sổ màn hình giao diện Ấn phẩm, về cơ bản tương tự các thao tác làm việc với thanh công cụ chung. Đối với cửa sổ này, chức năng lọc danh sách ấn phẩm giúp NSD nhanh chóng tìm, quan sát những ấn phẩm theo các tiêu chí tìm kiếm tại cửa sổ con lọc danh sách ấn phẩm. Các tiêu chí để lọc ấn phẩm bao gồm: theo cấp học, theo khối học, theo loại ấn phẩm, theo môn học, theo tên ấn phẩm, theo chủ biên...
Trong quá trình nhập ấn phẩm, có sử dụng các bảng tham chiếu bao gồm: danh mục tác giả, danh mục định dạng.... NSD không cần thoát khỏi chức năng Cập nhật danh mục ấn phẩm, chỉ cần kích chọn chức năng Danh mục trên thanh công cụ, cửa sổ giao diện hiện lên cho phép NSD có thể làm việc với các bảng danh mục tham chiếu, giảm thiểu thao tác của NSD khi nhập liệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.3 NHẬP MỚI ẤN PHẨM
Mục đích: Ghi nhận tăng ấn phẩm tại thư viện trường học
Thực hiện: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Thư viện\Nhập mới ấn phẩm, màn hình giao diện nhập ấn phẩm có dạng như sau:
Các chức năng Thêm, sửa, xoá, in ấn, di chuyển...được thực hiện theo quy định chuẩn của các màn hình nhập dữ liệu trong phần mềm, xin tham khảo chi tiết trong mục Thanh công cụ chung.
Khi nhập mới ấn phẩm, NSD cần ghi rõ các thông tin sau đây:
• Ngày ghi sổ
• Với mỗi ấn phẩm nhập trong chứng từ nhập ấn phẩm, NSD cần ghi rõ số lượng của từng ấn phẩm, đơn giá bìa (hoặc giá mua ấn phẩm), các diễn giải của từng mục ấn phẩm (nếu có)
• Sau khi xác định số lượng ấn phẩm nhập mới, NSD phải xác định mã số cá biệt của ấn phẩm, được quy định theo quy tắc sau đây:
o Ký tự đăng ký mã số cá biệt: được quy định trong mục Danh mục phân loại ấn phẩm theo nội dung, ví dụ: SGK – Sách giáo khoa, SGV – Sách giáo viên, STK – Sách tham khảo...
o Độ rộng mã đăng ký cá biệt: Được xác định khi khai báo mã ấn phẩm trong mục Thư viện\Ấn phẩm – Văn bản, độ dài mã đăng ký cá biệt sẽ là 4 (5,6)
o Từ số cá biệt... đến số cá biệt: NSD gõ giá trị từ mã số cá biệt, giá trị đến số cá biệt sẽ bằng giá trị số cá biệt từ cộng với số lượng ấn phẩm. o Ví dụ: NSD nhập Sách giáo khoa Toán lớp 10, độ rộng mã đăng ký cá
biệt là 4, số lượng nhập là 10 quyển, mã đăng ký cá biệt từ số 25 đến số 35, thì kết quả khi mã đăng ký số cá biệt sẽ là: SGK0025, SGK0026,...SGK0035.
o
2.4 MƯỢN - TRẢ ẤN PHẨM
Mục đích: Theo dõi công tác mượn - trả tại thư viện ...
Thực hiện: NSD chọn chức năng trong menu Thư viên\Mượn trả ấn phẩm,
Sau khi đã có thẻ bạn đọc, NSD chỉ cần gõ mã thẻ bạn đọc trong ô Chọn mã thẻ bạn đọc. Chương trình sẽ liệt kê các thông tin về thẻ đọc và nhật ký mượn - trả của mã thẻ đọc đó
• Mượn ấn phẩm: của thẻ đọc hiện thời, kích chọn chức năng Mượn ấn phẩm.
Các thông tin ghi nhận khi mượn ấn phẩm: ấn phẩm cần mượn, tình trạng của ấn phẩm trước khi mượn, ngày hẹn trả, các ghi chú.
• Trả ấn phẩm: của thẻ đọc hiện thời
NSD di chuyển đến dòng ấn phẩm cần trả, kích chọn chức năng Trả ấn phẩm, ghi nhận ngày thực trả, tình trạng ấn phẩm khi trả.
2.5 DỰ TOÁN ĐỀ NGHỊ MUA ẤN PHẨM
Mục đích: Lập đề nghị dự toán mua bổ sung, đề nghị trang cấp ấn phẩm... Thực hiện: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Thư viện\Dự toán đề nghị mua ấn phẩm, màn hình giao diện nhập ấn phẩm có dạng như sau:
Cửa sổ 1. Danh sách các phiếu đề nghị mua ấn phẩm: Liệt kê toàn bộ các phiếu đã được lập trong năm học (năm tài chính)
Cửa sổ 2: Màn hình làm việc với một phiếu đề nghị mua ấn phẩm.
Để thêm một ấn phẩm vào phiếu đề nghị: NSD gõ ký hiệu ấn phẩm, khi ấn Enter, một danh sách các ấn phẩm có ký hiệu “gần giống” với giá trị NSD nhập liệu hiện thị. NSD di chuyển đến đúng dòng chứa mã ấn phẩm cần nhập mới. Thực hiện gõ số lượng ấn phẩm cần đề nghị mua vào cột Slg. (Số lượng). Sau đó ấn phím Enter để kết thúc việc nhập ấn phẩm.
Với việc các ấn phẩm được tổ chức mã thống nhất, theo bảng danh mục ấn phẩm chung của ngành đào tạo, thì việc xác định ấn phẩm thông qua mã ấn phẩm được thực hiện khá là đơn giản, dễ nhớ.
Để huỷ bỏ một ấn phẩm đã được nhập vào trong phiếu, NSD di chuyển con trỏ đến dòng chứa ấn phẩm cần loại bỏ khỏi phiếu, kích chọn chức năng Bớt dòng.
Các thao tác khác trên màn hình nhập liệu tương tự như cách thức thực hiện trên thanh công cụ.
2.6 GHI NHẬN ĐỀ NGHỊ THANH LÍ ẤN PHẨM (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mục đích: Ghi nhận các ấn phẩm bị mất khi thực hiện kiểm kê ấn phẩm theo định kỳ, hoặc người đọc báo cho thủ thư việc để mất ấn phẩm mượn....
Thực hiện: NSD chọn chức năng trong menu Thư viên\Ghi nhận đề nghị thanh lí ấn phẩm.
Các thao tác trên cửa sổ nhập của chức năng này, về cơ bản hoàn toàn tương tự chức năng Nhập mới ấn phẩm.
2.7 THANH LÍ ẤN PHẨM
Mục đích: Lập phiếu liệt kê các ấn phẩm hỏng, rách, quá hạn..trong kho của thư viện để đề nghị thanh lý ấn phẩm.
Thực hiện: NSD chọn chức năng trong menu Thư viên\Thanh lí ấn phẩm
Các thao tác trên cửa sổ nhập của chức năng này, về cơ bản hoàn toàn tương tự chức năng Nhập mới ấn phẩm.
Các thao tác trên cửa sổ nhập của chức năng này, về cơ bản hoàn toàn tương tự chức năng Nhập mới ấn phẩm.
2.9 BÁO CÁO QUẢN LÍ THƯ VIỆN
Mục đích: Các mẫu báo cáo dùng trong quản lý thư viện cấp trường
Thực hiện: NSD chọn chức năng trong menu Thư viện\Báo cáo quản lý thư viện,
Để thực hiện in ấn báo cáo nào, NSD chỉ cần chọn vào mục báo cáo cần lập, chọn các tham số về thời gian. Kích chọn chức năng Báo cáo. Khi mẫu in hiển thị, thực hiện các thao tác như trong hướng dẫn với thanh công cụ in chung.
2.10 TÌM KIẾM ẤN PHẨM
Mục đích: Thực hiện việc tìm kiếm ấn phẩm theo các tiêu chí tìm kiếm:... Thực hiện: NSD chọn chức năng trong menu Thư viện\Tìm kiếm ấn phẩm, giao diện cửa sổ tìm kiếm có dạng như sau:
NSD có thể nhập các thông tin tìm kiếm tại các ô nhập liệu tương ứng để chương trình tìm lọc trong danh sách ấn phẩm, và trả về danh sách các kết quả thoả mãn điều kiện. Ví dụ khi gõ tên ấn phẩm là Tiếng Việt, sau đó kích nút Tìm kiếm, sẽ xuất hiện những ấn phẩm thỏa mãn yêu cầu :
PHẦN III: BÀI TẬP THỰC HÀNH
1 - BÀI TẬP VỀ THIẾT LẬP HỆ THỐNG
Bài tập 1: Hãy đăng kí đơn vị sử dụng theo đúng tên đơn vị trường học. Bài tập 2: Thiết lập tham số chung của hệ thống.
2 - BÀI TẬP VỀ THIẾT LẬP CÁC DANH MỤC
Bài tập 3: Cập nhật thêm mới, sửa xoá một số bảng danh mục của phân hệ Quản lý thư viện: - Danh mục tác giả, - Danh mục nhà xuất bản, - Danh mục ngôn ngữ, - Danh mục khổ sách. - ...
3 - BÀI TẬP VỀ CHỨC NĂNG QUẢN LÍ THƯ VIỆN.
Bài tập 4: Thực hiện các chức năng: thêm, sửa, xoá, in ấn, lọc ấn phẩm. Bài tập 5: Thực hiện chức năng Nhập mới ấn phẩm tại thư viện:
- Lập phiếu nhập mới ấn phẩm
- Khai báo đầy đủ các thông tin phiếu nhập mới - Khai báo, sinh và in ấn mã cá biệt
- In phiếu nhập ấn phẩm.
Bài tập 6: Thực hiện chức năng khai báo thẻ đọc thư viện:
- Khai báo thẻ đọc thư viện của giáo viên, cán bộ nhân viên của đơn vị - Khai báo thẻ đọc thư viện của học sinh
- Đánh dấu, huỷ các thẻ hết hạn sử dụng
- Đánh dấu các thẻ bị cấm mượn ấn phẩm do vi phạm các quy định của thư viện (mượn quá hạn, làm mất ấn phẩm....)
Bài tập 7: Thực hiện chức năng Mượn ấn phẩm. Bài tập 8: Thực hiện chức năng Trả ấn phẩm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bài tập 9: Thực hiện chức năng đề nghị dự toán mua - đề nghị cấp ấn phẩm. Bài tập 10: Thực hiện chức năng ghi nhận ấn phẩm bị mất, hỏng.
Bài tập 11: Thực hiện chức năng ghi nhận ấn phẩm bị mất, hỏng đề nghị thanh lý. Bài tập 12: Thực hiện chức năng ghi nhận biên bản thanh lý ấn phẩm.
4 - BÀI TẬP VỀ TÌM KIẾM VÀ KẾT XUẤT THÔNG TIN
Bài tập 15: Thực hiện chức năng phục hồi dữ liệu và kiểm tra lại kết quả của việc phục hồi đó.
6- NHỮNG SẢN PHẨM VÀ TÀI LIỆU GỬI VỀ DỰ ÁN
1) Những file danh mục ấn phẩm tại thư viện bằng excel (mang đi từ nhà). 2) Nhật ký mượn trả ấn phẩm tại thư viện bằng excel (mang đi từ nhà) 3) 6 file bakup kết quả đã làm trong những ngày tập huấn đó là:
- VEMIS.bak - VEMIS_S.bak - VEMIS_STUDENT.bak - PEMIS.bak - TPS.bak - VEMIS_Library.bak