GSTC.
a. Sơ đồ tổ chức.
Sơ Đồ 2.1: Bộ Máy Tổ Chức Tại Công Ty b. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.
* CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ GSTC:
Để thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình, Công ty TNHH TV KT CN GSTC đã xây dựng một cơ cấu tổ chức chặt chẽ, bao gồm các phòng ban chức năng phối hợp đồng bộ tạo nên sức mạnh tập thể và đảm bảo thực hiện các dịch vụ cho Quý khách hàng một cách hoàn thiện, chu đáo.
Cơ cấu tổ chức của công ty GSTC gồm có Ban Giám Đốc, 5 phòng chức năng hỗ trợ, 1 xưởng cơ khí. Sau đây là phần giới thiệu tóm tắt về chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban:
1. BAN GIÁM ĐỐC
* Giám đốc Công ty: Ông Nguyễn Đức Dương
* P.Giám đốc quản lý dự án: Ông Nguyễn Ngọc Cảnh * Trưởng phòng kỹ thuật: Đặng Phước Quang
* Trưởng phòng đấu thầu – kiểm soát: Lê Nhất Vỉnh * Trưởng phòng kinh doanh: Đào Ngọc Thảo
* Trưởng phòng vật tư: Lê Anh Tuấn
* Kế toán trưởng – Phó giám đốc tài chính: Nguyễn Phú Hoàng
Ban giám đốc tổ chức, điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh trong công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh, đại diện cho toàn thể công nhân viên và thay mặt công ty quan hệ pháp lý với các đơn vị, tổ chức bên ngoài.
Giám đốc: Là người nắm quyền hành cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh, về việc đảm bảo thực thi các chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước.
Các Phó giám đốc: là người tham mưu trợ giúp cho giám đốc trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty. Thay thế giám đốc điều hành công ty khi giám đốc đi vắng, tư vấn cho giám đốc về mặt kỹ thuật, quản lý và ký kết các hoạt động công ty.
2. PHÒNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ
-Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty, xây dựng các chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng, thay đổi nhân sự ở các bộ phận phòng ban.
-Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trợ lương, tổ chức đào tạo, huấn luyện, tuyển chọn nhân sự toàn công ty.
-Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chính sách về nhân sự.
3. PHÒNG KINH DOANH
-Tham mưu cho giám đốc xây dựng chiến lược kinh doanh, các chương trình phát triển dài hạn, trung hạn và ngắn hạn.
-Xây dựng và tổng hợp các kế hoạch hàng tháng, giúp các đơn vị cơ sở trong việc triển khai, quyết toán và phân tích các hoạt động kinh doanh.
-Dự toán soạn thảo văn bản, hợp đồng và được sự ủy nhiệm của Ban Giám đốc ký kết một số hợp đồng kinh tế, đồng thời chịu trách nhiệm thanh lý, quyết toán hợp đồng.
-Quản lý vật tư, cung ứng và duyệt vật tư.
-Tư vấn pháp lý, pháp chế quản lý kinh tế cho lãnh đạo công ty.
4. PHÒNG KẾ TOÁN
-Chịu trách nhiệm và giám sát tình hình vốn, tài sản của công ty.
-Theo dõi và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính tháng, quý, năm.
-Xây dựng kế hoặc tài chính, kế hoạch vay vốn, thay mặt giám đốc giám định với ngân hàng về mặt tài chính.
-Xây dựng và tổ chức bộ máy kế toán cũng như kế hoạch báo cáo định kỳ.
5. PHÒNG KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ
-Đề xuất các giải pháp công nghệ, tham gia xây dựng, tổ chức thiết kế dự án cho các đơn vị và công ty;
-Đánh giá thực trạng về máy móc thiết bị công nghệ, đề xuất các giải pháp cho phòng ban, chịu trách nhiệm và sửa chữa khi cần thiết;
-Nghiên cứu ứng dụng công nghệ, nghiên cứu thiết kế sản phẩm, quản lý chất lượng sản phẩm;
6. PHÒNG DỰ ÁN – CÔNG TRÌNH -Thiết lập kênh dự án cho công ty;
-Phối hợp tổ chức thi công với phòng kỹ thuật công nghệ và công trình;
-Tư vấn hướng dẫn các kế hoạch triển khai;
-Tư vấn đầu tư dự án.
7. PHÒNG VẬT TƯ KHO VÀ CÔNG TRÌNH
-Cung ứng vật tư kịp thời cho các công trình đang thi công xây lắp;
-Đảm bảo vật tư, hàng hóa, dự trữ;
-Lên kế hoạch nhập xuất hàng theo tuần, tháng, năm;
8. TÌNH HÌNH QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH tư vấn kỹ thuật công nghệ GSTC.
a. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.
Sơ Đồ 2.2: Phòng Kế Toán Của Công Ty *Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:
- Kế toán trưởng: Tổ chức, quản lý bộ máy kế toán, công tác hạch toán kế toán
của Công ty theo đúng quy định của Nhà nước và các chuẩn mực kế toán.
Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý sử dụng tài sản và nguồn vốn hình thành tài sản toàn Công ty theo đúng quy chế quản lý tài chính của Công ty và chế độ chính sách hiện hành của Nhà nước.
Xác định nhu cầu và kế hoạch về vốn của Công ty, có giải pháp huy động nguồn vốn để đáp ứng nhu cầu về vốn của Công ty, quản lý sử dụng vốn hợp lý đạt hiệu quả cao nhất trong SXKD.
Chủ trì nhiệm vụ xây dựng ngân sách hàng năm toàn Công ty.
Thực hiện mọi báo cáo thường kỳ, đột xuất liên quan lĩnh vực Tài chính-KT theo quy định của Tổng Công ty và Công ty.
Cung cấp thông tin, số liệu kế toán đúng, đầy đủ và kịp thời theo quy định của pháp luật; tham mưu xây dựng, ban hành các quy trình kiểm soát, quản lý tài chính
nội bộ phù hợp với mục tiêu phát triển của Công ty, chế độ chính sách của Nhà nước.
Chủ trì các cuộc họp định kỳ, đột xuất. Tham gia các cuộc họp giao ban của Công ty, họp chuyên đề có liên quan đến nhiệm vụ của Phòng hoặc cần đến sự phối hợp của phòng kế toán.
Báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của Phòng kế toán cho Giám Đốc, tiếp nhận, phổ biến và triển khai thực hiện kịp thời các chỉ thị của Giám Đốc.
- Kế toán tổng hợp : Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết lên kế toán tổng
hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nước và Công ty. Kiểm tra, tổng hợp báo cáo của các phần hành kế toán khác bảo đảm tính chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác phân tích tình hình hoạt động kinh doanh toàn Công ty.
Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các kế toán phần hành thực hiện trên máy, để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời.
Phối hợp kiểm tra các khoản chi phí sử dụng theo kế hoạch được duyệt, tổng hợp phân tích chỉ tiêu sử dụng chi phí, doanh thu của công ty bảo đảm tính hiệu qủa trong việc sử dụng vốn. Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán trưởng và Giám Đốc khi được yêu cầu. Thực hiện công tác lưu trữ số liệu, sổ sách, báo cáo liên quan đến phần hành phụ trách đảm bảo an toàn, bảo mật.
- Kế toán tiền lương: Thực hiện tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp các số
liệu về số lượng lao động, thời gian kết quả lao động, năng suất lao động, tính lương và các khoản trích theo lương, sau đó phân bổ chi phí lao động theo các đối tượng sử dụng lao động. Hướng dẫn, giám sát, kiểm tra các nhân viên hạch toán kế toán ở các bộ phận sản xuất- kinh doanh, các phòng ban thực hiện đầy đủ các chừng từ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp. Theo dõi tình hình trả - tạm ứng tiền lương, tiền thưởng các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động. Lập các báo cáo về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương, theo định kỳ tiến hành phân tích điều chỉnh tình hình lao động, tình hình quản lý và chi tiêu quỹ lương, cung cấp các thông tin chi tiết chính xác về lao động tiền lương cho bộ phận quản lý một cách kịp thời.
- Kế toán thuế: Thực hiện kê khai thuế, nộp thuế của Công ty và các đơn vị
trực thuộc đúng với quy định của pháp luật hiện hành, quản lý, cấp phát, lưu giữ hoá đơn, chứng từ theo đúng quy định của Nhà nước và của Công ty.
- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt tại quỹ, thực hiện nghĩa vụ thu
chi. Báo cáo quỹ theo đúng quy định. Kiểm tra tiền mặt để phát hiện các loại tiền giả và báo cáo kịp thời. Thực hiện việc thanh toán tiền mặt hàng ngày theo quy trình thanh toán của công ty. Tự động thực hiện kiểm kê đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán tổng hợp.
b. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty.
Công ty TNHH tư vấn kỹ thuật công nghệ GSTC với đặc điểm kinh doanh quy mô vừa, do vậy việc lựa chọn hình thức kế toán phù hợp để áp dụng là rất quan trọng. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, và dùng chương trình được viết riêng cho bộ phận kế toán là phần mềm Kế Toán Việt Nam.
Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ, sử dụng phần mềm Kế toán Việt Nam.
Sơ Đồ 2.3: Hình Thức Kế Toán Áp Dụng Tại Công Ty
Ghi chú:
- Ghi hàng ngày :
- Ghi cuối tháng :
- Đối chiếu, kiểm tra :
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ:
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát
PHẦN MỀM KẾ TOÁN Kế Toán Việt Nam
MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại SỔ KẾ TOÁN - Chứng từ ghi sổ - Sổ chi tiết - Sổ cái
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản trị,... sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối tài khoản.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả tài khoản trên Bảng cân đối tài khoản phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ- Có của các tài khoản trên Bảng cân đối tài khoản phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối tài khoản phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Sơ Đồ 2.4: Hình Thức Kế Toán Áp Dụng Vào Máy Tính
Ghi chú:
-Nhập số liệu hằng ngày :
-In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm :
Giao diện phần mềm Kế Toán Việt Nam công ty đang sử dụng c. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty:
-Công ty TNHH tư vấn kỹ thuật công nghệ GSTC thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ nên chế độ kế toán sẽ áp dụng theo hướng dẫn tại Thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành 26/08/2016 để phản ánh và hoạch toán các giao dịch kinh tế phát sinh phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị.
- Công ty thực hiện tất cả công tác kế toán trên máy vi tính, phần mềm kế toán công ty sử dụng là phần mềm kế toán Việt Nam.
-Kỳ kế toán: Bắt đầu từ 01/01 kết thúc ngày 31//12 hằng năm
-Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ, được sử dụng phần mềm kế toán Việt Nam.
-Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ).
-Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp Bình quân gia quyền
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VỀ CÁC KHOẢN THEO LƯƠNG.
2.2.1. Đặc điểm lao động chung về lao động và tiền lương tại công ty TNHH tư vấn kỹ thuật công nghệ GSTC.
Công ty tương đối hoàn chỉnh chặt chẽ về quản lý lao động. Việc sử dụng lao động ở doanh nghiệp được thực hiện theo đúng quy định người lao động, bố trí đảm bảo các chế độ theo luật lao động, đồng thời lao động phải có năng lực để hoàn
thành công việc được phân công. Tất cả mọi người trong công ty phải có trách nhiệm thực hiện tốt nhiệm vụ của doanh nghiệp. Những lao động có thành tích tốt và chưa tốt thì doanh nghiệp sẽ có chế độ thưởng, phạt thỏa đáng.
Công ty có quyền tuyển, thuê sử dụng lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh và có nghĩa vụ bảo đảm quyền, lợi ích của người lao động theo quy định của pháp luật và quy chế quản lý nội bộ; thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các chế độ bảo hiểm khác cho người lao động theo quy định của pháp luật. Tính đến thời điểm hiện tại chất lượng đội ngũ lao động có trình độ chuyên môn là: -Đại học: 5 người -Kỹ sư: 11 người -Cử nhân: 5 người -Cao đẳng: 7 người -Trung cấp: 2 người
Đặc điểm về tiền lương:
-Hạn trả lương: Tất cả nhân viên lãnh đạo công ty được chi trả tiền lương vào ngày cuối cùng của tháng.
-Việc tính lương dựa trên cơ sở chính xác về số liệu, đảm bảo thời gian trả lương cho người lao động đúng quy định.
2.2.2. Phương pháp tính lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH tư vấn kỹ thuật công nghệ GSTC.
Công thức tính lương
Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian cho tất cả các bộ phận. Là hình thức trả tiền lương mà thu nhập của một người phụ thuộc vào hai yếu tố: số thời gian lao động thực tế trong tháng và trình độ thành thạo nghề nghiệp của người lao động. Các hình thức trả lương thời gian gồm: lương tháng, lương tuần, lương ngày và lương giờ nhưng tại công ty chỉ áp dụng lương tháng.
Lương tháng là hình thức trả lương cho nhân viên căn cứ vào mức lương ngày và số ngày làm việc thực tế trong 1 tháng.
Lương tháng = ((Lương + Các khoản phụ cấp)/Số ngày đi làm theo quy định))*Số ngày làm việc thực tế
Lương thực nhận = Tiền lương tháng - Các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN)
Lương cơ bản tại công ty là mức lương trả cho người lao động làm hành chính trong điều kiện bình thường theo thời gian làm việc thực tế trong tháng.
Các khoản phụ cấp tại Công ty:
Ngoài mức lương chính nhận được qua thỏa thuận và ghi rõ trong hợp đồng lao động thì người lao động còn nhận được các khoản trợ cấp và phụ cấp .
Các khoản trợ cấp tại Công ty: