Có 2 cách để sử dụng phím tắt. Giả sử để in đậm một chữ bạn có thể sử dụng:
1. Phím truy cập các Tab và lệnh trên màn hình.
2. Tổ hợp phím không nằm trên thanh Ribbon.
Nhiều người cho rằng bất kỳ sự kết hợp của một tồ hợp phím nào dẫn đến việc thực thi một lệnh đều có thể gọi là phím tắt, về cơ bản thì đó là một cách nghĩ đúng. Nhưng trong bài này chúng ta sẽ có một định nghĩa chính xác hơn về phím tắt. Xác định sự khác biệt rất quan trọng vì từng loạt phím tắt khác nhau sẽ có phương thức hoạt động khác nhau.
Access Keys (phím truy cập)
Access Key cho phép bạn truy cập thanh Ribbon, nó liên hệ mật thiết với các Tab, lệnh và những thứ mà bạn nhìn thấy trên màn hình. Bạn sử dụng Acces Key bằng cách nhấn Alt rồi sau đó nhấn tiếp một phím hoặc một chuỗi tuần tự các phím.
Mỗi lệnh trên thanh Ribbon, trong trình đơn của nút Microsoft Office và trên
Quick Access Toolbar đều có một phím truy cập riêng, mỗi phím truy cập được gán
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 87 quen thuộc ở các phiên bản trước khi muốn truy cập các trình đơn bằng cách sử dụng phím Alt.
Key combinations (tổ hợp phím)
Các tổ hợp phím dùng để thực hiện một lệnh nào đó và nó không liên quan tới những gì bạn nhìn thấy trên màn hình. Các phím phải được nhấn cùng một lúc để kích hoạt các lệnh, trong đa số trường hợp, dù không phải tất cả, đều có liên quan tới phím Ctrl (ví dụ nhấn Ctrl + C để copy).
Tổ hợp phím không thay đổi trong phiên bản Office 2007, nó hoạt động giống hêt 5cac1 phiên bản trước.