4. Bố cục bài báo cáo
2.2.3. Xin duyệt Lệnh cấp container rỗng và nhận container rỗng tại cảng để
đóng hàng
Hiện nay, nhiều hãng tàu đã gộp Lệnh cấp container rỗng và Booking Note vào một chứng từ để giảm thiểu chi phí cấp chứng từ, in ấn, đơn giản hóa quy trình. Một số hãng tàu duyệt lệnh qua mail như ZIM, MAERSK, CM, COSCO, một số hãng duyệt tại văn phòng như YANGMING, TS LINE, PACIFIC LINES, … còn một số hãng tàu không cần duyệt lệnh có thể đem booking xuống cảng lấy container như EVERGREEN, WANHAI, NYK, PIL, ... Trên Booking sẽ có ghi chú cụ thể.
Trường hợp duyệt lệnh qua mail:
Nhân viên giao nhận Trans Wagon sau khi nhận được Booking Confirmation của hãng tàu sẽ gửi mail lại cho hãng tàu và yêu cầu duyệt lệnh cấp container rỗng để đóng hàng. Các thông tin trên mail phải bao gồm: Số booking, tên Shipper, ngày lấy contaniner, nhiệt độ cài đặt, độ thông gió, ... Sau đó, hãng tàu sẽ duyệt lệnh và gửi Lệnh cấp container rỗng (Empty Release Order) trên đó sẽ thể hiện nơi chỉ định giao container rỗng, số container, số seal…
Trường hợp duyệt lệnh tại văn phòng:
Nhân viên giao nhận sẽ đem Lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu (YANG MING) tại cảng Cát Lái để đổi lệnh lấy container. Ở bước này, phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận bộ hồ sơ gồm: Packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có chữ kí tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng.
Sau khi duyệt lệnh thành công, nhân viên giao nhận sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình Lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và lấy container rỗng vận chuyển đến kho nhà xuất khẩu đóng hàng. Khi nhận container thì đội xe đầu kéo Trans Wagon phải luôn luôn chú ý:
- Nếu nhận container vào ban đêm hoặc chủ nhật thì phải đăng ký trước với văn phòng hãng tàu để có thể tiến hành đổi Lệnh cấp container sớm vào giờ làm việc thông thường.
- Bàn giao kỹ vệ sinh và điều kiện của container trước khi xe về kho riêng.
- Khi nhận seal từ hãng tàu phải lưu giữ seal đó cẩn thận, không được làm mất.
- Không nên lơ là trong kiểm tra, nhận nhầm container cũ, container hư, container thủng, ... tránh trường hợp đổi lại và chịu chi phí cho việc đổi lại. Để tránh làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của công ty đối với khách hàng. Cách kiểm tra container như sau:
• Kiểm tra bên ngoài container: Quan sát thật kỹ lưỡng để phát hiện các dấu vết cào xước, hư hỏng, khe nứt, lỗ thủng, … Cần kiểm tra phần mái, nóc lắp ghép của container bởi đây chính là chỗ thường hay bị bỏ sót nhưng lại là cơ cấu trọng yếu của container có liên quan tới sự an toàn chuyên chở.
• Kiểm tra bên trong container: Kiểm tra về độ kín nước bằng việc khép kín từ bên trong và quan sát ra bên ngoài thấy các tia sáng lọt qua để phát hiện ra các lỗ thùng hoặc các khe nứt. Kiểm tra kỹ lưỡng các đinh tán, rive xem có bị hư hỏng hay bị nhô lên không, kiểm tra tấm bọc phủ hoặc những trang thiết bị như lỗ thông gió, ống dẫn hơi lạnh.
• Kiểm tra cửa của container: Kiểm tra kỹ lưỡng về tình trạng hoạt động khi đóng cánh cửa và chốt đệm cửa nhằm đảm bảo cửa mở an toàn, niêm phong chắc chắn và kín để không bị nước xâm nhập vào trong.
• Kiểm tra thông số kỹ thuật của container:
- Trọng lượng tối đa hay trọng tải toàn phần của container (Maximum Gross Weight) khi container đã chứa đầy hàng hóa đến một giới hạn an toàn cho phép, chúng gồm có trọng lượng tối đa cho phép và trọng lượng vỏ container.
- Trọng tải tịnh của container (Maximum Payload), đây là trọng lượng hàng hóa với mức tối đa cho phép trong container gồm có: trọng lượng hàng hóa, bao bì, pallet, cùng các vật liệu sử dụng để chèn lót, chống đỡ hàng hóa trong container.
- Trọng lượng của vỏ container (Tare Weight) tùy thuộc vào vật liệu sử dụng để chế tạo container.
- Đối với container lạnh cần kiểm tra tấm chắn gió (hay còn gọi là tấm hướng gió air baffle plate) trong container lạnh trước khi đóng hàng. Vì tấm chắn gió là một trong những thiết bị quan trọng cấu thành nên container lạnh, nếu mất tấm chắn gió container sẽ không hoạt động tốt và có nguy cơ làm hỏng hàng hóa rất cao. Để đảm bảo container lạnh hoạt động tốt cũng như hàng hóa được đảm bảo trong suốt quá trình vận chuyển từ lúc nhận hàng đến lúc giao hàng thì nên kiểm tra tấm chắn gió bên trong container rỗng trước khi mang về kho cũng như kiểm trước khi đóng hàng tại kho nhằm bảo vệ an toàn cho lô hàng lạnh.
Nhận xét: Ở khâu nhận container rỗng, nhân viên của Trans Wagon đã thực hiện rất thận trọng, kiểm tra container kỹ càng để tránh phải bồi thường những khoản hư hại vô lý cũng như ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa nếu container gặp vấn đề khi vận chuyển. Mặt khác, thói quen sử dụng chứng từ khác nhau của các hãng tàu dễ gây nhầm lẫn cho nhân viên giao nhận chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc xử lý chứng từ.