CẦU VỒN G.
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
- Bộ máy tổ chức quản lý của chi nhánh Cầu vồng được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Kiểu tổ chức này có ưu điểm là: Duy trì tính kĩ luật, bảo đảm tính thống nhất trong vấn đề đưa quyết định của giám đốc. Phân định một cách rõ ràng giữa quyền hạn và trách nhiệm trong mỗi bộ phận .Nhưng bên cạnh đó còn có nhược điểm là giám đốc phải là người có kiến thức toàn diện, phải làm việc nhiều bộ phận khác nhau. b- Chức năng , nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban:
- Giám đốc: là người có thẩm quyền cao nhất, có nhiệm vụ quản lý, chỉ đạo chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh là người đại diện cho công ty và là người đại diện cho công ty và chịu trách nhiệm trước cơ quan chính quyền cấp trên và pháp luật, có toàn quyền quyết định những vấn đề trong Công Ty. Mọi cán bộ công nhân viên Công Ty phải nghiêm chỉnh chấp hành các chỉ thị, mệnh lệnh của giám đốc cũng như phần việc được phân công đảm nhận.
- Quản lý nhân sự: phụ trách công tác tổ chức nhân sự và an toàn lao động trong kinh doanh, báo cáo cho giám đốc về tổ chức các bộ máy kinh doanh , bố trí bộ máy quản lý phù hợp với yêu cầu với yêu cầu và phát triển của Công Ty, xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên, quản lý lao động, tiền lương, , công tác bảo vệ Công Ty, chế độ khen thưởng và chế độ khác theo quy định của Công Ty.
-Phòng kinh doanh : tham mưu cho giám đốc về hoạt động kinh doanh trên cơ sở nghiên cứu, nắm bắt kịp thời những yếu tố thay đổi thị trường về mạng lưới kinh doanh là cung cấp tiếp nhập hàng hoá (bán hàng) thanh quyết hợp đồng, lập kế hoạch thu hồi trong tháng báo cáo tình hình công nợ, báo cáo kiểm kê hàng hoá, báo cáo bán hàng và xuất nhập tồn kho, báo cáo hoạt động kinh doanh, lập phương án kinh doanh và triển khai thực hiện hợp đồng doanh nghiệp phối hợp với các phòng nghiệp vụ lập kế hoạch kinh doanh .
- Phòng kế toán: tham mưu giám đốc về mặt tài chính của Công Ty, xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, phân tích kiểm tra đánh giá tình hình tài chính của Công Ty. Nhằm đề xuất các biện pháp quản lý có hiệu quả trong kinh doanh, ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh, thu thập phân tích và xử lý số liệu nhằm cũng cố thông tin cho lãnh đạo Công Ty và các cơ quan có liên quan, tổng hợp số liệu làm báo cáo kế toán, báo cáo tài chính theo qui định tổ chức hiện nay, công tác tài chính hiện nay , công tác tài chính kế toán đúng luật pháp nhà nước tính toán ghi chép và phản ánh một cách chính xác con số thực tế tình hình luôn chuyển, tình hình sử dụng vật tư, hàng hoá, tiền vốn, quá trình và kết quả sản xuất kinh doanh . Thực hiện quyết toán định kỳ đúng chế độ và thời hạn.
- Phòng Marketing: làm nhiệm vụ bán hàng giới thiệu sản phẩm lập báo cáo hàng thu chi. Doanh số bán ra, nắm bắt kịp thời về yếu tố khách hàng kịp thời phản ánh cho ban giám đốc.Làm công tác tiếp, quảng cáo về chất lượng sản phẩm về giá thành đáp ứng kịp thời, tận tình cho khách hàng.
2- Công tác tổ chức tại chi nhánh:
- Tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh Công Ty tập trung tại chi nhánh cầu vồng a- Sơ đồ quản lý bộ phận kế toán :
Kế toán trưởng
Thủ quỹ Kế toán kho Thủ kho Thu ngân b- Trách nhiệm từng bộ phận:
b.1- Thủ quỹ: hằng ngày việc thu chi tiền mặt do thủ quỹ tiến hành trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi có đầy đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán cụ thể như sau:
+ Công tác thu tiền mặt:
- Thu tiền bán hàng của các nhà hàng từ các trưởng bộ phận (QLNH) tại các nhà hàng.
- Rút tiền gửi hoặc vay ngân hàng: do kế toán trưởng phát hành séc hoặc giấy lĩnh tiền mặt, họ tên, chứng minh nhân dân của người lĩnh tiền.
- Thủ quỹ thu tiền có trách nhiệm vật chất về tiền về tiền rách, tiền giả không sử dụng được.
- Sau khi thực hiện nghiệp vụ thu, thủ quỹ ký tên và sử dụng các chứng từ này ghi vào sổ quỹ.
- Cuối ngày thủ quỹ phải nộp chứng từ thu chi lại cho kế toán.
- Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tiền quỹ tồn thực tế và đối chiếu với số liệu của sổ quỹ và kế toán. Nếu có sự chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp.
- Cuối tháng phòng kế toán kiểm kê tồn quỹ thực tế hoặc bất kỳ ngày nào trong tháng có sự giám sát của kế toán trưởng, các nhân viên của phòng kế toán và thủ quỹ lập biên bản kiểm kê gửi giám đốc.
b.2- Kế toán kho:
- Công tác nhập kho: cập nhật số liệu hàng ngày, kế toán kho đếm số lượng nhập kho, có xác nhận của người giao và người nhận, nếu hàng nhập này chưa có hoá đơn kế toán phải nhập số lượng hàng ngày vào kho với giá trị thực tế và khi hoá đơn về kế toán chỉ nhập kho giá trị thuế của lô hàng đó.Trường hợp khi hoá đơn về mà giá trị giá trị hàng này có sự chênh lệch này vào phí cho phù hợp.
- Công tác xuất kho: sử dụng kê thường xuyên kết hợp phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho và cuối tháng kế toán kho phải theo dõi thường xuyên số lượng xuất kho, cập nhật dữ liệu mỗi ngày. Số lượng xuất kho dựa vào báo cáo nhập xuất của bộ phận bếp và báo cáo nhập xuất của thủ kho.
- Kiểm kê kho: kho nước và gia vị phải kiểm kê thường xuyên hàng tồn , kho thực phẩm kiểm kê định kỳ 2 tuần 1 lần.
- Vào thời điểm 15 giờ hôm sau kế toán kho phải nộp báo cáo nhập xuất của hôm trước cho kế toán trưởng kiểm tra
- Báo cáo nhập xuất tồn thực tế kho cuối tháng , kế toán kho phải nộp báo cáo vào ngày 3 hàng tháng.
b.3- Thủ kho:Bộ phận bếp phải nôp bảng dự trữ thực phẩm tối thiểu và yêu cầu ngay khi không đủ số lượng tối thiểu cần dự trữ. Nhân viên tiếp phẩm mua hàng theo yêu cầu có xác nhận của quản lý nhà hàng. Trong trường hợp hàng mua về không đúng với phiếu yêu cầu thì phải báo ngay cho người xác nhận yêu cầu đó.
- Hàng nhập kho: hàng hoá sau khi mua về thủ kho có trách nhiệm kiểm tra để làm thủ tục nhập kho như sau: lập thẻ kho vào sổ kho số lượng nhập (chỉ theo dõi số lượng mà không theo dõi giá trị của hàng hoá), ký vào bảng kê số lượng giao nhận tực tế khi không có hoá đơn của lô hàng nhập đó, gửi cho kế toán kho biên bản giao nhận hàng hoá và thẻ kho nhập để kế toán kho nhập kho số lượng hàng này ở sổ kế toán có giá trị của hàng hoá.
- Hàng xuất kho:hàng được xuất khỏi kho khi có phíêu yêu cầu, của bếp và có sự đồng ý của QLNH, thủ kho phải lập thẻ xuất kho và ghi vào sổ kho , gửi 1 liên của thẻ xuất kho và phiếu yêu cầu xuất hàng hoá cho kế toán kho làm thủ tục xuất kho trên sổ kế toán.
- Cuối ngày thủ kho niêm phong kho và giao chìa khoá cho QLNH để có thể xuất kho khi có yêu cầu đột xuất. Khi xuất nhập kho đột xuất QLNH phải yêu cầu kế toán quầy làm thủ tục nhập – xuất kho, kế toán quầy có trách nhiệm báo cho thủ kho và kế toán kho biết phát sinh đột xuất này vào ngày hôm sau. Kế toán kho kiểm tra và nhập bổ sung số liệu cho lô hàmg này.
- Kho nước và thực phẩm: thủ kho theo dõi nhập - xuất mỗi ngày theo biểu mẫu, nếu có sai biệt với sổ của kế toán kho thì phải trình kế toán trưởng xử lý ngay. Kho thực phẩm chỉ xuất một ngày 1 lần.
- Thủ kho phải nộp báo cáo nhập xuất hàng ngày về phòng kế toán trước 13 giờ 30 ngày hôm sau.
- Cùng với kế toán kho tiến hành kiểm kê kho gia vị và nước, hàng tồn kho thực phẩm 2 tuần 1 lần. Và ngày 15 hàng tháng kiểm kê toàn bộ tài sản công cụ dụng cụ của nhà hàng.
b.4- Thu ngân:
- Nhận tiệc của khách hàng và các tour du lịch, theo dõi số lượng tour và tập hợp chứng từ của từng tour nợ về phòng kế toán để kế toán ra hoá đơn và có biện pháp đòi nợ của các tour này. Lập phiếu tính tiền và nhận tiền thanh toán cá khách hàng báo cho quản lý nhà hàng biết số khách nợ để QLNH xác nhận cho khách hàng được nợ và chịu tránh nhiệm đòi nợ.
- Hàng ngày vào cuối ngày thu ngân nộp tiền cho QLNH và QLNH ký niêm phong số tiền này.
- Trong trường hợp QLNH đi vắng và thu ngân chưa thu ngân chưa thu xong tiền của khách thì QLNH ký niêm phong tại thời điểm thu tiền, phần còn lại thu ngân nộp cho QLNH vào ngày hôm sau. Thu ngân có trách nhiệm nộp lại báo cáo doanh thu và hoá đơn cho phòng kế toán để kế toán kiểm tra lượng doanh thu đầu ra hoá đơn và theo dõi những khách hàng cần hoá đơn và có kế hoạch ra hoá đơn cho từng tour khách.
b.5-Kế toán trưởng:
- Quản lý và kiểm tra việc tực hiện của từng bộ phận và có biện pháp xử lý thích hợp cho từng bộ phận khi có sai sót.
- Lập kế hoạch tài chính hàng tháng dựa trên cá kế hoạch mua vật tư và doanh thu của các trưởng bộ phận nộp về phòng kế toán trước ngày 5 hàng tháng để trình giám đốc phê duyệt.
- Quản lý việc thu chi tài chính cho đúng nguyên tắc của kế toán.
- Lập kế hoạch thanh toán nợ đến từng khách hàng. Đối chiếu công nợ đến từng khách hàng.
- Chấp nhận các khoản chi ngoài kế hoạch khi được phê duyệt trực tiếp của giám đốc. - Tổng hợp việc thực hiện kế hoạch để báo giám đốc.
- Đôn đốc các QLNH thu các khoản nợ. - Báo cáo thuế VAT.
- Bảng báo cáo thuế VAT và bảng cân đối kế toán, tài khoản, kết quả kinh doanh hàng tháng.
- Bảng phân tích chi phí theo yếu tố.
- Tình hình giảm tăng công cụ, dụng cụ, tình hình sử dụng thực phẩm. c-Hình thức kế toán và sổ sách theo dõi tại công ty :
-Là chi nhánh nên qui mô kinh doanh thuộc loại vừa , để có thể thích ứng nhanh nhiều mặt của nghiệp vụ ở chi nhánh DL Cầu Vồng áp dụng hinhg thức kế toán" Chứng từ ghi sổ "
c1-Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán :
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ Sổ chi tiết Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ
Chú thích : : Ghi hàng ngày định kỳ : Ghi cuối tháng hoặc cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu
c2-Trình tự ghi sổ :
-Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Đồng thời cá chứng từ gốc cũng được sử dụng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sau đó từ các chứng từ ghi sổ kế toán tiến hành ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan.
-Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu các sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết rồi đối chiếu với các số phát sinh, đối chiếu số tổng cộng số phát sinh với sổ tổng hợp số phát sinh với sổ tổng cộng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ nếu thấy khớp đúng tiến hành lập báo cáo kế toán.