Chức năng này cho phép trình bày tài liệu dưới dạng cột (như cách trình bày của các bài báo).
Nếu muốn xem văn bản dạng báo chí trên màn hình, bạn phải chuyển sang chế độ hiển thị Print Layout hoặc Print Preview. Trong các chế độ hiển thị khác của Word, văn bản chỉ được hiển thị trên cột đơn.
Bạn có thể tạo văn bản dạng cột bằng hai cách: Sử dụng nút Columns trên thanh công cụ chuẩn hoặc dùng menu Format/Columns.
Cách 1: Sử dụng nút Columns - Chọn phần văn bản cần chia cột.
- Click vào nút , sau đó Drag để xác định số cột.
Cách 2: Sử dụng menu Format/Columns
- Chọn phần văn bản cần chia cột.
- Vào menu Format/Columns, xuất hiện hộp thoại: - Presets: các mẫu chia cột định sẵn.
- Number of columns: chọn số cột muốn chia.
- Width and spacing: độ rộng cột (Width) và khoảng cách (Spacing) giữa các cột. - Line between: bật/tắt đường phân cách giữa các cột.
- Equal column width: Nếu chọn, các cột sẽ có độ rộng bằng nhau. - Apply to: phạm vi văn bản được chia thành cột.
Selected text: chia cột cho khối văn bản được chọn (mặc nhiên).
Whole document: cho toàn văn bản.
This Point Forward: từ vị trí dấu nháy trở về sau.
Lưu ý:sau khi đã thực hiện các bước trên, bạn có thể chia lại độ cao các cột bằng tay theo ý muốn (cân bằng các cột). Bạn thực hiện như sau:
Đặt dấu chèn tại vị trí muốnchia cột.
Vào menu Insert/Break/chọn mục ColumnBreak. Click chọn OK. hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter