Ở một số bài trước chúng ta đã tìm hiểu cách đặt lề rồi chọn khổ giấy cho văn bản, cũng như thiết kế Header, Footer hay chèn số trang. Tuy nhiên các chức năng này được giới thiệu riêng lẻ chắc các bạn cũng hơi khó khăn khi theo dõi. Trong phần này chúng ta sẽ nhắc lại những phần đó một cách hệ thống để các bạn có thể có cái nhìn tổng quan về những công việc cuối cùng phải làm trước khi in ấn văn bản.
Hoàn thiện văn bản
Ngoài việc hoàn chỉnh nội dung, định dạng văn bản, trước khi in văn bản bạn còn phải để ý xem văn bản có cần thiết kế Header Footer không? Thông thường với những văn bản dài như tài liệu về một chủ đề nào đó bạn nên có Header, footer, hai đối tượng này sẽ thể hiện nội dung của chương, đoạn, phần văn bản đang thể hiện. Nhắc người dùng biết được họ đang đọc nội dung của, chương, bài, phần nào trong văn bản. Để thiết chèn Header, Footer vào văn bản bạn nhấp chọn các lệnh trong nhóm Header & Footer
thuộc Tab Insert.
Một đối tượng khác không kém phần quan trọng đó là trang văn bản, hầu như với văn bản nào chúng ta cũng nên đánh trang trừ trường hợp là những mẫu quy định, hay những văn bản chỉ có một trang duy nhất. Việc đánh trang sẽ giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm tới một nội dung nào đó, cũng như tránh cho việc văn bản bị sắp xếp không theo trật tự. Để thêm trang vào văn bản bạn nhấp chọn lệnh Page Number trong nhóm lệnh Header & Footer trên Tab Insert.
Để tăng khả năng tìm kiếm nội dung trong văn bản, ngoài đánh số trạng bạn nên có mục lục cho văn bản (trường hợp văn bản dài, nhiều nội dung). Có rất nhiều cách tạo mục lục cho văn bản, tuy nhiên do thời lượng của cuốn sách này chúng tôi không giới thiệu ở đây. Bạn có thể tự tìm hiểu và thiết kế cho văn bản của mình một mục lục thật khoa học và nhanh tróng.
Thiết lập trang in
Trước khi in ấn bạn nên kiểm tra lại các thông số về khổ giấy, căn lề của văn bản. Giúp cho việc chọn đúng khổ giấy đang có của máy in tránh in sai lãng phí. Để kiểm tra các thông tin này bạn nên bật hộp thoại Page Setup bằng cách nhấp chọn biểu tượng mũi tên phía dưới nhóm lệnh Page Setup trên Tab Page Layout.
Trong hộp thoại này ở hai tab Margins và Pager sẽ cho phép bạn thiết lập các thông số như lề văn bản, khổ giấy, chiều của khổ giấy (Ngang, dọc). Bạn nên chú ý với những trường hợp in văn bản pháp quy như hợp đồng, đơn từ, quyết định,… chúng ta đặt lề trái và phải gần bằng nhau. Với các trường hợp văn bản là tài liệu, sách,… cần đóng gáy thì chúng ta để lề trái nhiều hơn lề phải với một tỷ lệ vừa đủ để sau khi đóng gáy, nội dung sẽ nằm giữa trang văn bản.
Lưu ý: Với trường hợp in hai mặt chúng ta xử lý như sau: Chọn Mirror margins trong mục Multiple pages của Tab Margins.