- Dữ liệu chứa trong Table có thể được sắp xếp theo một trật tự nào đó tùy theo yêu cầu của người sử dụng. Word cho chọn tối đa 3 cột để làm cơ sở cho sự sắp xếp (gọi là các khóa sắp xếp). Khóa thứ nhất được ưu tiên sắp xếp trước, nếu giá trị trong khóa thứ nhất bằng nhau thì sắp xếp theo khóa thứ 2, nếu giá trị trong khóa thứ nhất và khóa thứ 2 bằng nhau thì sắp xếp theo khóa thứ 3. Trong mỗi khóa ta có thể chọn sắp xếp tăng (Ascending) hoặc giảm (Descending).
Sử dụng menu Table/Sort
Quét chọn khối cần sắp xếp dữ liệu.
Chọn menu Table/Sort, xuất hiện hộp thoại:
Sort By: khóa sắp xếp thứ
nhất (khóa chính).
Then By: khóa sắp xếp thứ
2, 3 (khóa phụ).
Header Row: thông báo
cho Word biết vùng dữ liệu đã chọn có dòng tiêu đề.
No Header Row: thông
báo cho Word biết vùng dữ liệu đã chọn không có dòng tiêu đề.
Option: cho phép thay đổi
các tuỳ chọn khi sắp xếp dữ liệu.
Chọn có/ không có dòng tiêu đề.
Chọn các khoá sắp xếp và thứ tự sắp tương ứng với khoá.
Click chọn OK để sắp xếp dữ liệu trong bảng.
Sử dụng nút Sort Ascending và Sort Descending trên thanh công cụ Tables And Borders
- Đặt con trỏ vào cột cần sắp xếp
- Click vào nút Sort Ascending để sắp xếp tăng; hoặc Sort Descending để sắp xếp giảm.
k) Lặp lại tiêu đề bảng trên mỗi trang
Khi bảng có nhiều hàng và nằm trên nhiều trang liên tục, khi sang trang thì hàng tiêu đề của bảng sẽ không được lặp lại. Muốn cho Word tự động lặp lại hàng tiêu đề trên đầu của mỗi trang thì thực hiện như sau:
- Chọn các hàng cần lặp lại trên mỗi trang, bắt đầu là hàng đầu tiên của bảng. Sắp xếp dữ liệu trong Table
l) Thực hiện các phép tính trong bảng
Chức năng chính của Word là dùng để soạn văn bản nên việc tính toán bị hạn chế rất nhiều so với phần mềm chuyên nghiệp như EXCEL. Tuy nhiên ta có thể thực hiện các phép tính đơn giản như: cộng, trừ, nhân, chia, tính tổng, tính trung bình, …
Quy ƣớc tên gọi của các ô trong bảng:
A1 B1 C1 D1
A2 B2 C2 D2
A3 B3 C3 D3
Tên cột: cột đầu tiên là cột A, kế tiếp là B, C, D, …
Tên hàng: hàng đầu tiên là hàng 1, kế tiếp là 2, 3, 4, …
Tên ô: giao giữa cột và hàng. Ví dụ: giao của cột C và hàng 2 là ô C2.
Cách thực hiện:
Đặt con trỏ tại ô cần tính toán và chọn lệnh Table/Formula
Công thức bắt đầu bởi dấu =
Nhập trực tiếp hàm cần tính vào ô
Formula hoặc chọn hàm được liệt kê
trong hộp Paste Function.
Tham số của hàm có thể do Word tự động đề nghị (ABOVE, BELOW, LEFT, RIGHT) hoặc có thể được đưa vào bằng tên ô
Chọn dạng hiển thị số tại mục Number Format.
Click chọn OK để thực hiện.
Ghi chú: ta có thể tính toán cho các ô còn lại có cùng phép tính bằng cách:
Sao chép công thức vừa tính được đến các ô khác.
Chọn các công thức vừa được sao chép.
Nhấn phím F9 để cập nhật lại giá trị mới.
m) Các định dạng cơ bản trên bảng
Sau khi tạo bảng xong, để trang trí thêm cho bảng bạn có thể vẽ thêm bảng khác trong bảng hiện tại, kẻ đường viền và tô nền, thay đổi hướng và canh lề cho văn bản trong ô... Các thao tác định dạng nêu trên có thể được thực hiện bằng thanh công cụ Tables And Borders.
Bật/ tắt thanh công cụ: View/ Toolbars/ Tables And Borders
Ý nghĩa các nút trên thanh công cụ: 1. Draw Table: Vẽ bảng. Vẽ các Gridline
của bảng 10. Split Cells: Chia ô
2. Eraser: Xóa các Gridline 11. Align: Chọn kiểu canh lề của văn bản
trong ô
3. Line Style: Chọn kiểu đường biên 12. Distribute Rows: Đặt các hàng bằng
nhau
4. Line Weight: Độ dáy nét 13. Distribute Columns: Đặt các cột bằng
nhau
5. Border Color: Chọn màu đường biên 14. Table AutoFormat: Định dạng bảng tự
động
6. Borders: Gán hoặc xóa các biên 15. Change Text Direction: Thay đổi
hướng văn bản
7. Shading Color: Màu nền 16. Sort Ascending: Sắp xếp tăng. 8. Insert: Chèn bảng, hàng, cột hoặc ô 17. Sort Descending: Sắp xếp giảm. 9. Merge Cells: Nối các ô 18. AutoSum: tự động tính tổng
a. Kẻ khung và tô màu nền cho bảng
- Chọn các ô cần kẻ khung và tô nền.
- Dùng các nút thứ 5, 6 và 7 để kẻ khung và tô màu nền cho bảng.
Lưu ý: Có thể kẻ khung và tô màu nền cho bảng bằng chức năng Borders and Shading trong menu Format
b. Canh lề cho văn bản trong ô
- Chọn các ô cần canh lề.
- Chọn nút thứ 11 (Align) hoặc R_Click bên trong khối chọn tiếp mục Cell Alignment, chọn tiếp kiểu cần canh lề.
c. Thay đổi hướng văn bản
- Chọn các ô cần đổi hướng.
- Chọn nút thứ 15 (Change Text Direction) hoặc R_Click bên trong khối chọn tiếp
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
mục Text Direction hoặc vào menu Format/ Text Direction.
n) Chuyển văn bản thành bảng
Giả sử có đoạn sau, với khoảng cách giữa các cột là một phím Tab. Bây giờ muốn chuyển văn bản trên thành bảng có 4 hàng và 3 cột.
Cách thực hiện:
Chọn khối văn bản muốn chuyển thành bảng.
Chọn lệnh Table/ Convert/ Text to Table, Word sẽ phân tích văn bản được chọn và đề nghị số cột (Number of columns), số hàng (Number of rows). Nếu không đồng ý thì có thể chọn lại.
Separate text at: chọn dấu phân cách văn
bản, Word dựa vào đó để phân chia số cột, số hàng.
Paragraphs: dựa vào đoạn văn bản, mỗi
đoạn tạo thành một ô.
Tabs: dựa vào ký hiệu Tab.
Commas: dựa vào ký hiệu dấu phẩy (,). Others: dựa vào ký hiệu khác do bạn tự
nhập vào.
Click OK để thực hiện.
o) Chuyển bảng thành văn bản
Lệnh Table/ Convert/ Table to Text sẽ chuyển dữ liệu trong các ô của bảng thành văn bản, nghĩa là nó thực hiện công việc ngược lại với lệnh Table/ Convert/ Text to Table.
Cách thực hiện:
Chọn khối có dữ liệu cần chuyển thành văn bản.
Chọn lệnh Table/ Convert/ Table to Text.
Separate text with: chọn dấu phân cách văn bản tạo
thành. Click OK để thực hiện.
Canh lề cho văn bản
Chuyển văn bản thành bảng
Chuyển bảng thành văn bản
5.7. Chèn thêm đối tƣợng vào văn bản
Chèn ký tự đặc biệt Cách làm:
+ Nhấn vào Insert/Symbol
+ Cửa sổ symbol xuất hiện, nhấn chọn Font và ký tự cần
+ Chọn xong nhấn Insert để chèn ký tự đó vào vị trí con trỏ chuột bạn đang đặt.
Chèn hình ảnh Cách làm:
+ Nhấn vào Insert/Picture Clip Art = hình nghệ thuật
From File= chèn ảnh từ 1 file trên máy AutoShape = chèn hình vẽ
5.8. Tạo số trang - tiêu đề, hạ mục
Chèn (tạo) tiêu đề đầu hoặc cuối trang Cách làm: vào View/Header and Footer
Khi đó con trỏ chuột sẽ nháy trên Header, đánh nội dung vào.
Nếu muốn tạo tiêu đề cuối trang thì di chuột xuống cuối trang và nhấn trái chuột vào khung Footer
Chèn (tạo) số trang
Cách làm: vào Insert/Page Numbers Khi đó cửa sổ Numbers xuất hiện Ta thực hiện chọn như sau
Bài tập:
1: Tạo văn bản với các tab
2: Tạo văn bản với các bảng dữ liệu 3: Tạo văn bản với các header và footer 4: Tạo văn bản và thực hiện cách trộn thư
Chƣơng 6. Phần mềm Bảng tính Excel 6.1. Khởi động Excel - Giới thiệu bảng tính
Khởi động Excel
Cách 1: Chọn lệnh Start / Programs / Microsoft Excel
Start / All Programs / Microsoft Office / Microsoft Office Excel Cách 2: D_Click vào biểu tượng Microsoft Excel trong màn hình nền (Desktop). Cách 3: D_Click lên tập tin Excel có sẵn trong máy (*.xls). Tập tin sẽ tự động gọi chương trình excel trước và sau đó mở luôn file excel đó.
Thoát khỏi Microsoft Excel Cách 1: Click vào nút Close .
Cách 2: Chọn lệnh File/ Exit. Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4. 6.2. Cách tạo lập bảng tính
Tập tin của Excel có phần mở rộng .XLS. Các thao tác mở file, đóng file, lưu file tương tự như Word.
6.3. Định dạng dữ liệu trong bảng tính
6.3.1 Định dạng bảng tính
Định dạng hiển thị dữ liệu số - Chọn vùng dữ liệu cần định dạng. - Chọn menu Format/ Cells/ Number.
- Chọn quy định cách thể hiện số cho dữ liệu trong hộp thoại Format Cells.
Dữ liệu số khi nhập vào một ô trên bảng tính sẽ phụ thuộc vào 2 thành phần: Loại (Category) và Mã định dạng (Format code). Một số có thể hiển thị theo nhiều loại như Number, Date, Percentage,... Trong mỗi loại lại có nhiều cách chọn mã định dạng.
Chọn loại thể hiện ở khung
Category:
Thể loại Công dụng Ví dụ
General Định dạng số mặc định, canh phải, giữ nguyên dạng ban 15.75 Địa chỉ của ô hiện hành Kết nối vào trang web Online của Microsoft Office Định dạng hiển thị dữ liệu số
đầu khi nhập vào. 15234
Number
Định dạng số năng động có thể được hỗ trợ bằng các dấu phẩy, số chữ số thập phân tùy ý và màu hay dấu ngoặc đơn (cho các số âm).
3.14159 (1,234.57)
Currency
Định dạng tiền tệ, như dấu đô la, các ký hiệu tiền tệ khác, số chữ số thập phân tùy ý và màu hay dấu ngoặc đơn (cho các số âm).
$15.25 VND 500
Accounting
Định dạng tiền tệ đặc biệt được thiết kế để canh các cột theo các dấu thập phân của giá trị tiền tệ. (Ký hiệu tiền tệ xuất hiện dọc theo các cạnh trái của ô).
$75.50 $5.50
Date Định dạng ngày tháng chung, ngày tháng được hiển thị theo một số kiểu tiêu chuẩn.
09/12/2003 Sep-12-03
Time Định dạng giờ chung, giờ được hiển thị theo một số kiểu tiêu chuẩn.
2:30 PM 14:30:20
Percentage Một cách định dạng mà các giá trị trong các ô được chọn được nhân với 100 và kết quả hiển thị với biểu tượng %.
184% 24.152%
Fraction Kiểu định dạng dưới dạng phân số. 1/5
Scientific Định dạng số khoa học, sử dụng ký hiệu mũ cho các số có quá nhiều chữ số.
1.25E+3 2.0E-2
Text Một định dạng coi số như văn bản (dữ liệu sẽ được canh trái trong ô).
0123 00112
Special Bộ các dạng hữu ích, bao gồm: Zip Code, Phone Number ... 9810-123 12-34-56
Custom Một danh sách các dạng tiêu chuẩn hay bất cứ dạng tuỳ chọn nào mà bạn cần (như mô tả trong hộp thoại trên).
INV-0075 25/12/2003 Ta có thể định dạng nhanh cách hiển thị số bằng cách sử dụng các nút trên thanh công cụ Formatting:
Cách thay đổi đơn vị tiền tệ dùng trong Excel:
Để thay đổi đơn vị tiền tệ dùng trong Excel và các ứng dụng Windows khác, chọn lệnh
Start/ Settings/ Control Panel/ Regional and Language Options
1. Định dạng kiểu tiền tệ.
2. Định dạng kiểu phần trăm.
3. Định dạng kiểu ngăn cách phần ngàn, triệu, ...
4. Tăng thêm một số lẻ thập phân.
5. Giảm bớt một số lẻ thập phân. 1 2 3 4 5
Trong lớp Regional Options, Click chọn lệnh Customize, Chọn lớp Currency, xuất hiện hộp thoại
Nhập ký hiệu tiền tệ mới trong mục Currency Symbol.
Click chọn lệnh Apply.
Canh lề dữ liệu trong ô
Sự phân bố dữ liệu trong một ô
phụ thuộc vào 3 thành phần: phân bố
ngang (Horizontal), phân bố dọc (Vertical) và hướng thể hiện dữ liệu (Orientation). - Chọn vùng dữ liệu cần định dạng.
- Chọn lệnh Format/ Cells/ Chọn lớp Alignment, xuất hiện hộp thoại:
1. Horizontal 2. Vertical 3. Merge and Center 4. Orientation 1 2 4 3
Sự phân bố dữ liệu trong một ô Thay đổi đơn vị tiền tệ
Horizontal: phân bố ngang. - General : dạng mặc nhiên. - Left : canh lề trái.
- Center : canh lề giữa. - Right : canh lề phải. - Fill : lấp dữ liệu đầy ô.
- Justify : canh đều trái phải.
- Center across selection: canh giữa vùng
được chọn
Vertical: phân bố dọc. - Top : canh lề trên.
- Center : canh lề giữa. - Bottom : canh lề dưới. - Justify : canh trên dưới.
Text control: điều chỉnh dữ liệu. - Wrap text : nằm chung trong ô. - Shrink to fit: canh vừa với ô. - Merge cells: nhóm các ô lại.
Orientation: Chọn hướng thể hiện dữ liệu Định dạng ký tự
Dữ liệu trong ô có thể định dạng ký tự theo các thành phần: Font (kiểu chữ), Font Style (loại nghiêng, đậm, gạch dưới ...), Size (kích cỡ chữ), và Effects (hiệu ứng).
Chọn lệnh Format/ Cells/ Chọn lớp Font, bạn chọn thay đổi các thành phần tương tự như với hộp thoại Font của Word.
Ghi chú:
Có thể định dạng nhanh việc canh lề và định định dạng ký tự bằng cách sử dụng các nút công cụ trên thanh Formatting hoặc phím gõ tắt tương ứng.
Kẻ khung cho bảng tính 1. Canh trái 2. Canh giữa 3. Canh phải 4. Canh đều 5. Trộn ô và canh giữa 1 2 3 4 5
Một tính năng hữu ích để làm nổi bật những thông tin cụ thể trong một bảng tính thêm các đường viền (Border) cho các ô quan trọng.
Chọn lệnh Format/ Cells/ Chọn lớp Border
+ Chọn kiểu đường kẻ trong mục
Style.
+ Chọn màu đường kẻ trong mục
Color.
+ Chọn vẽ khung:
Presets:
None: bỏ đường kẻ. Outline: kẻ xung quanh. Inside: kẻ đường bên trong. Border : Kẻ trên, dưới, ...
Ghi chú:
Có thể Click chọn vẽ hay bỏ
khung trực tiếp trong khung hiển thị của hộp thoại.
Tạo đường viền nhanh bằng cách sử dụng thanh công cụ.
- Xác định khối cần định dạng.
- Chọn nút Border trên thanh công cụ định dạng (Formatting).
- Chọn dạng đường kẻ thích hợp. Tô màu nền cho bảng tính
Để tạo hiệu quả bổ sung cho các đường viền đã được vẽ, bạn có thể dùng nhãn Patterns trong hộp thoại Format Cells để tô màu nền cho nhiều ô trong
bảng tính.
Chọn lệnh Format/ Cells/ Chọn lớp
Patterns
- Chọn màu nền trong mục Color. - Chọn mẫu màu nền trong mục hộp liệt kê thả Pattern.
Tô màu nền nhanh: Sử dụng
thanh công cụ.
Kẻ khung cho bảng tính
Kẻ khung nhanh
Xác định khối cần định dạng.
Chọn nút Fill Color trên thanh công cụ định dạng (Formatting).
Chọn màu nền thích hợp.
Sao chép định dạng bằng nút Format Painter
Đôi khi bạn cần sao chép định dạng từ một này sang
các ô khác mà không sao chép dữ liệu trong ô. Ví dụ như cần sao chép Font chữ, Size chữ, kiểu chữ (Bold, Italic), đường viền, màu nền, ... Để thực hiện được việc này, bạn có thể sử dụng nút Format Painter . Thực hiện theo các bước sau:
Chọn ô có định dạng cần sao chép.
Click vào nút Format Painter
Chọn các ô mà bạn muốn sao chép định dạng.
6.3.2 Sao chép, hủy bỏ định dạng
Để sao chép định dạng trong Excel ta làm như Word
6.3.3 Sử dụng Style
6.4. Thao tác sao chép, di chuyển dữ liệu. 6.4.1. Sao chép và di chuyển dữ liệu
Sử dụng chức năng Copy và Paste để sao chép dữ liệu - Chọn vùng dữ liệu nguồn cần sao chép.
- Vào menu Edit/ Copy; hoặc nhấn Ctrl + C; hoặc Click vào nút Copy . - Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên của vùng đích.
- Vào menu Edit/ Paste; hoặc nhấn Ctrl + V; hoặc Click vào nút Paste .
6.4.2. Chèn xoá ô cột, hàng
a. Thêm hàng (Row)
+ Chọn các hàng mà tại đó muốn chèn thêm hàng mới vào. + Vào menu Insert/ Rows;hoặc R_Click, chọn Insert.
Lưu ý: Hàng mới được thêm vào sẽ đẩy hàng được chọn xuống phía dưới. b. Thêm cột (Column)
+ Chọn các cột mà tại đó muốn chèn thêm cột mới vào. + Vào menu Insert/ Columns;hoặc R_Click, chọn Insert.
Lưu ý: cột mới được thêm vào sẽ đẩy cột được chọn sang bên phải.