1. Đánh giá của Hội đồng Quản trị về các mặt hoạt động của Công ty:
- Hội đồng Quản trị đã thực hiện họp định kỳ hàng quý để xây dựng định hướng phát triển, và họach định chiến lược, giao các chỉ tiêu kinh doanh, tài chính cho Ban Điều Hành. Trong năm 2019-2020, Hội đồng quản trị đã tổ chức 11 cuộc họp thường kỳ và bất thường, đồng thời ban hành 12 nghị quyết. Trong những phiên họp của HĐQT có sự tham gia của Ban kiểm toán nội bộ, Ban Điều Hành Công ty. Hội đồng Quản trị đã xem xét, đánh giá họat động của Công ty để kịp thời đưa ra những quyết định, chỉ đạo Tổng Giám Đốc thực hiện các nhiệm vụ kế hoạch, triển khai thực hiện các dự án và giải quyết các báo cáo, kiến nghị của Ban điều hành cũng như các vấn đề liên quan đến hoạt động của Công ty.
- Hội đồng Quản trị thực hiện đầy đủ chức năng theo quy định điều lệ và làm tốt công tác giám sát hoạt động của Ban Điều hành, nêu cao tinh thần trách nhiệm, tích cực triển khai công việc, có kết luận cụ thể về các định hướng hành động và điều chỉnh kịp thời phù hợp với thực tiễn kinh doanh nhằm đảm bảo mục tiêu phát triển an toàn, hiệu quả.
- Thực hiện đầy đủ, công khai, minh bạch theo đúng quy định của cơ quan ban ngành về công bố thông tin định kỳ, đột xuất; các báo cáo tài chính hàng quý, giữa niên độ và năm. Báo cáo tài chính kiểm toán được công bố trên trang website của Công ty, trên các phương tiện thông tin và được trình bày trước Đại hội đồng cổ đông thường niên.
- Thực hiện trả cổ tức năm tài chính 2019 ( 9 tháng ) bằng tiền mặt theo Nghị quyết ĐHĐCĐ thường niên là 30 % trên VĐL. Thực hiện tạm ứng cổ tức năm 2019-2020 bằng tiền mặt tỷ lệ 22% trên VĐL.
- Hội đồng quản trị đã lựa chọn đơn vị kiểm toán Báo cáo tài chính năm 2019-2020 là Công ty TNHH Kiểm toán AFC Việt Nam theo sự ủy quyền của Đại hội đồng cổ đông.
2. Đánh giá của Hội đồng Quản trị về hoạt động của Ban Tổng Giám Đốc:
- Hội đồng Quản trị chỉ đạo và giám sát hoạt động của Ban điều hành thông qua các Nghị quyết; đồng thời phân công một số thành viên trực tiếp làm việc, hỗ trợ Ban điều hành để giải quyết những vướng mắc, khó khăn.
- Định kỳ, Hội đồng Quản trị yêu cầu Tổng Giám đốc báo cáo tình hình quản lý, điều hành Công ty, những vấn đề phát sinh trong quá trình kinh doanh và chỉ đạo các công việc liên quan đến thực hiện nghị quyết, quyết định của ĐHĐCĐ và HĐQT.
- Hoạt động của Ban Tổng Giám đốc đều tuân thủ theo pháp luật, điều lệ và các quy chế, quy định của Công ty.
Báo cáo thường niên năm 2019 -2020 30
Các kế hoạch, định hướng của Hội đồng Quản trị:
- Cung cấp hàng hoá xăng dầu đúng về chất lượng, đủ về số lượng, minh bạch rõ ràng đảm bảo thực hiện đúng theo các quy định của nhà nước.
- Chú trong công tác chăm sóc tốt các khách hàng hiện hữu, phát triễn thêm nhiều khách hàng mới bằng nhiều chính sách bán hàng linh hoạt phù hợp với tình hình thị trường và thời điểm.
- Ứng dụng đầu tư công nghệ trong trong hoạt động chung của Công ty, đặc biệt là trong công tác quản lý, công tác bán hàng nhằm tiết giảm chi phí, tăng năng suất lao động, đồng thời mang đến cho khách hàng tiện ích mới, tối ưu góp phần tăng tính cạnh tranh và hình ảnh Công ty.
- Quản lý hiệu quả hoạt động vận tải của xe bồn, thực hiện công tác điều phối, theo dõi, tính toán bảo đảm đủ hàng hoá tại Cửa hàng KDXD không bị gián đoạn kinh doanh. Rà soát bố trí mặt bằng, các mặt hàng xăng dầu cho phù hợp với nhu cầu thị trường và cơ sở vật chất của Cửa hàng nhằm nâng cao năng lực phục vụ và tăng sản lượng.
- Tập trung đẩy mạnh bán dầu nhờn Revotec thông qua mạng lưới kinh doanh tại các Cửa hàng xăng dầu, đẩy mạnh bán dầu nhờn cho các khách hàng vận tải, nhà máy, khu công nghiệp, công trình... Công ty xây dựng và triển khai chương trình trực tiếp giới thiệu và bán sản phẩm dầu nhờn đến các khách hàng.
- Tổ chức ca bán hàng với số lượng lao động hợp lý, bố trí giờ bán hàng phù hợp nhất và chú trọng tăng cường lao động bán hàng vào giờ cao điểm để có thể phục vụ hết lượng khách hàng đến Cửa hàng với thời gian nhanh nhất, không để xảy ra tình trạng ùn tắc, khánh hàng bỏ đi. CBNV Cửa hàng phải nghiêm túc thực hiện “5 bước bán hàng”, nói lời " Cảm ơn – Xin lỗi"; luôn vui vẻ, hoà nhã, lịch sự… trong giao tiếp với khách hàng. - Đầu tư cải tạo, sửa chữa các Cửa hàng xăng dầu khang trang, sạch đẹp phù hợp với quy định và tình hình kinh doanh thực tế tại Cửa hàng xăng dầu; nghiên cứu đầu tư các thiết bị công nghệ mới cho hệ thống bán lẻ xăng dầu nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và tăng sản lượng bán ra.
- Tận dụng, khai thác hết tiềm năng cơ sở vật chất hiện có để tăng doanh thu mảng dịch vụ mặt bằng của Công ty. Tuy nhiên phải đảm bảo phù hợp với quy định của Pháp luật. - Xây dựng bổ sung và sửa đổi để ban hành các quy chế, quy định, quy trình phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị; Thực hiện và giám sát một cách triệt để các quy trình quy định của Cty, đảm bảo tuyêt đối về công tác an toàn, PCCC, chất lượng hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng. Đảm bảo tất cả các hoạt động của công ty phải được giám sát, kiểm tra tuân thủ đúng, đủ các quy trình, quy định của công ty và các cơ quan quản lý nhà nước; phát huy vai trò kiểm tra, kiểm soát, hướng dẫn các đơn vị của “Ban Quản lý chất lượng” Công ty;
- Sắp xếp, kiện toàn bộ máy tổ chức hoạt động công ty đảm bảo sự phù hợp, hiệu quả trong quản lý. Chú trọng công tác tuyển dụng, tổ chức đào tạo cho CB lãnh đạo, nhân viên nhằm nâng cao năng lực, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng bán hàng… và mục tiêu cuối
Báo cáo thường niên năm 2019 -2020 31
cùng là đảm bảo việc quản trị công ty một cách hiệu quả, quản lý và phục vụ khách hành một cách tốt nhất;
- Hội đồng Quản trị thực hiện cơ chế giao chi phí cho từng lĩnh vực hoạt động của Công ty; hoạt động bán lẻ, bán buôn xăng dầu; hoạt động vận chuyển và hoạt động khai thác dịch vụ mặt bằng. Đảm bảo việc kiểm soát chi phí đúng, đủ, phù hợp và tạo cơ chế chủ động cho Ban điều hành Công ty.