II. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tai Công ty kinh doanh Than Hà Nộ
2. Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty
2.2. Các phơng thức bán hàng tại Công ty
Bán hàng là một trong những hoạt động chính có vai trò quan trọng đối với quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Bởi vậy, Công ty luôn chú trọng tới việc tổ chức công tác bán hàng, giúp hạn chế ứ đọng vốn và đem lại lợi nhuận cao. Hiện nay, Công ty đang áp dụng các phơng thức bán hàng sau:
2.2.1. Bán Than theo hợp đồng
Hợp đồng kinh tế là sự thoả thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về công việc sản xuất, dịch vụ và các thoả thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quyết đinh rõ ràng về quyền lợi của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch của mình (Điều 1 trong pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25 tháng 09 năm 1989).
Hợp đồng bán Than của Công ty là hợp đồng kinh tế đợc ký kết giữa hai bên, một bên là Công ty Than và bên kia là các nhà máy, xí nghiệp có nhu cầu sử dụng Than. Việc triển khai thực hiện hợp đồng đợc các trạm trực tiếp thực hiện.
Bán Than theo hợp đồng gồm 2 hình thức:
Bán Than qua kho của trạm gửi hàng
Dựa vào hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa Công ty và khách hàng, trạm tiến hành điều động xe, bốc Than lên xe rồi vận chuyển đến địa điểm để hàng đã ghi trong hợp đồng. Bên mua cử cán bộ đến theo dõi việc cân hàng. Sau khi hai bên cùng xác nhận về số lợng và chủng loại Than giống trong hợp đồng đã ghi thì nhân viên kế toán trạm viết phiếu giao hàng cho từng xe, trạm cử cán bộ theo xe đến tận nơi giao hàng. Cuối ngày, căn cứ vào phiếu giao hàng (Mẫu số 1) kế toán lập một hoá đơn tài chính và hoá đơn tài chính đó cùng phiếu giao hàng về phòng kế toán của Công ty. Thủ kho của trạm là ngời lập thẻ, là ngời theo dõi nhập, xuất, tồn kho. Hoá đơn bán hàng là hoá đơn GTGT (Mẫu số 2) đợc viết làm 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giữ lại trạm, 1 liên gửi về phòng kế toán của Công ty. Phiếu giao hàng cũng đợc lập làm 3 liên: 1 liên giao cho lái xe làm chứng từ đi trên đờng, 1 liên giữ lại trạm, 1 liên gửi cùng hàng hoá và phòng kế toán Công ty.
Ví dụ: Trạm Than Vĩnh Tuy bán Than cho Công ty gốm xây dựng Từ Sơn than cám 6 với giá bán là 315.000 đồng/ tấn với khối lợng là 10 tấn vào ngày 16 tháng 12 năm 2007. Vặn chuyển bằng ô tô.
Tại trạm, kế toán viết giấy giao hàng cho khách hàng sau khi đã xem xét hàng hoá:
Phiếu giao hàng: Biểu số 3 (Phần phụ lục)
Bán Than giao tay ba
Than đợc chuyển về đến cảng, trạm không tiến hngà bốc dỡ lên bãi mà bán trực tiếp cho khách hàng đã gửi cán bộ bán buôn đến tận nơi trực tiếp nhận hàng. Trong trờng hợp này, kế toán trạm viết hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) nh bán qua kho của trạm nhng ghi thêm điều kiện hàng nhập xuất thẳng trên hoá đơn bán hàng.
2.2.2. Phơng thức bán lẻ Than
Khi khách hàng đến mua hàng của các trạm, sau khi xem hàng cẩn thận, phù hợp với yêu cầu cảu mình hoặc của Công ty mình, khách hàng vào phòng nghiệp vụ tiến hành lập phiếu giao hàng (theo mẫu ở phần bán hnàg qua kho). Trên phiếu giao hàng kế toán trạm cũng ghi đầy đủ về số lợng, loại hàng theo yêu cầu của khách hàng. Khách cầm phiều giao hàng tiến hành bốc xếp hàng lên xe (phơng tiện vận chuyển do khách hàng tự lo) và cân hàng. Hàng hoá phải đúng, đủ so với phiếu giao hàng đã lập. Sau khi lấy hàng, khách hàng vào tổ nghiệp vụ để nộp tiền, kế toán viết phiếu thu tiền nếu khách hàng muôn lập hoá đơn GTGT thì kế toán trạm sẽ viết. Khi khách hàng cầm phiếu giao hàng, hoá đơn GTGT có đầy đủ chữ ký và dấu của trạm thì khách hàng mới đợc lấy hàng ra khỏi trạm.
Cuối ngày kế toán trạm tổng hợp phiếu giao hàng của khách hàng. Đối với những hàng không lấy hoá đơn GTGT gửi vào Công ty (hoá đơn kèm với phiếu giao hàng), cũng nh bán Than qua kho của trạm, kế toán trạm cũng lập làm ba liên: một liên giao cho khách hàng, một liên giữ lại trạm, môt liên gửi về phòng kế toán của Công ty.
Nh vậy, kế toán trạm chỉ có nhiệm vụ lập các chứng từ ban đầu, thu nhận, kiểm tra và gửi chứng từ định kỳ về phòng kế toán của Công ty. Việc hạch toán, ghi chép vào sổ sách kế toán là nhiệm vụ cảu phòng kế toán Công ty.
Công ty bán Than cho các đơn vị trực thuộc để các đơn vị này tiếp tục bán ra ngoài.
Hạch toán kế toán bán hàng đựoc minh hoạ bằng ví dụ sau:
Đối với phơng thức bán ngoài
Ví dụ: Ngày 01/12/2007 Công ty kinh doanh Than Hà Nội xuất bán 12.50 tấn than cám với giá 350.000 đồng/ tấn tại trạm than Ô Cách cho Công ty An Bình.
Tiền bán cha có GTGT: 4.375.000 (đồng) Tiền thuế GTGT (5%): 217.750 (đồng) Tổng giá thanh toán: 4.593.750 (đồng)
Căn cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ chi tiết bán hàng của từng trạm, từ đó lập bảng kế số 11 “Phải thu của khách hàng”.
Hoá đơn GTGT. Sổ chi tiết bán hàng và bảng kê sô 11 có mẫu nh sau:
Biểu số 4, Biểu số 5 và biểu số 6 (phần phụ lục)
Đối với phơng thức bán nội bộ
Ví dụ: Ngày 05/12/2007 Công ty kinh doanh Than Hà Nội xuất bán 25 tấn than Cám với giá 350.000 đồng/tấn cho Công ty than Quảng Ninh
Tiền bán cha có GTGT: 8.750.000 (đồng) Tiền thuế GTGT (5%): 437.500 (đồng) Tổng giá thanh toán: 9.187.500 (đồng)
Căn cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ chi tiết bán hàng nội bộ.
Sổ chi tiết bán hàng nội bộ có mẫu nh sau: Biểu số7 (phần phụ lục)