III Tình hình cửa hàng sau khi sử dụng phần mềm CRM
1. Đầu tiên chúng ta cần tìm hiểu silo thông tin là gì?
Thông tin silo xuất hiện khi dữ liệu về cùng một đối tượng được lưu trữ độc lập ở các hệ thống tách biệt. Thông tin silo phát triển mạnh theo thời gian khi càng nhiều cá nhân làm việc và thực thi các vấn đề liên quan đến dữ liệu. Thông tin silo chỉ gây ra vấn đề trong tổ chức doanh nghiệp khi mà các bộ phận phòng ban trong tổ chức cùng sử dụng và chia sẻ dữ liệu về cùng đối tượng. Khi các tổ chức phát triển thì silo tạo ra bản sao dữ liệu và trở thành vấn đề nghiêm trọng.
2. Mô tả
Trong quá trình vận hành hệ thống bán hàng của shop có gặp phải thông tin silo như sau:
Trong thực tế cho thấy rằng, khi khách hàng đặt hàng qua hệ website của công ty hoặc các sàn thương mại điện tử như shoppe, tiki,.. thì phải gặp phải tình trạng không nhận được hàng đúng với thời gian dự tính. Có những khách hàng đặt quần áo bên shop thì rất lâu mới nhận được hàng làm ảnh hưởng đến khách hàng
3. Phân tích
3.1 Khi người kiểm kho kiểm tra lại số lượng hàng trong kho không đáp ứng đủ đơn đặt hàng nhưng lại không thông báo lại cho bộ phận bán hàng biết. Khi đó, bộ phận bán hàng không thông báo lại cho khách hàng biết trạng thái đơn hàng dẫn đến khách hàng phải đợi rất lâu mới nhận được hàng.
3.2 Bộ phận bán hàng chuyển thông tin khách hàng tới bộ phận kiểm hàng không chính xác gây ra nhầm lẫn khi viết thông tin giao hàng và kết quả là khách hàng không nhận được hàng.
Hình 14-15: Quy trình kiểm tra, cập nhập hàng và thông tin khách hàng
3.3 Ảnh hưởng thông tin silo: - Ảnh hưởng đến khách hàng
- Ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của cửa hàng
4. Đề xuất phương án hạn chế, khắc phục thông tin silo
Hình 16: Phần mềm KiotViet
Phần mềm kiotviet cho phép bộ phận quản lí kho hàng và cả bộ phận bán hàng dùng chung để cả nhân viên bán hàng và người kiểm tra hàng, đóng hàng đều có thể nhìn thấy được thông tin khách hàng để tránh bị nhầm lẫn giữa các ban.
Phần mềm này còn cho phép nhân viên đặt hàng sản phẩm của shop và in bill cho khách mua tại cửa hàng, còn hỗ trợ cho khách mua online, thanh toán bằng tiền mặt, thẻ visa hay chuyển khoản.
Hình 18: Khách hàng mua hàng online
Hình 19: Chọn sản phẩm ngay tại shop và được thanh toán bằng 3 loại thanh toán
Quy trình đề xuất sau khi sử dụng phương án này
Hình 21-22: Hai quy trình sau khi sử dụng hệ thống chung
Nhờ có Kiot Việt thì những trục trặc về silo thông tin đã được giải quyết, nhân viên bán hàng và kiểm hàng có thể kiểm tra thông tin hàng hóa và thông tin khách hàng 1 cách nhanh chóng mà chính xác nhất.
KẾT LUẬN
Qua phần tìm hiểu này, chúng em đã hiểu thêm được phần nào công việc của một cửa hàng kinh doanh thời trang, thế nào là thông tin silo và cách tìm giải pháp ứng dụng công nghệ để giải quyết một số vấn đề đặt ra của một doanh nghiệp nhỏ.
Bên cạnh đó, qua môn học, chúng em đã biết cách để sử dụng những phần mềm như Bizagi để mô tả lại các quy trình làm việc, sử dụng căn bản phầm mềm CRM từ Hubspot và cuối cùng là sự cần thiết và quan trọng của hệ thống thông tin quản lý đối với một doanh nghiệp.
Có thể nói rằng, hệ thống thông tin là một hệ thống đóng vai trò làm vật trung gian giữa các công ty, doanh nghiệp với môi trường, xã hội. Nó là một hệ thống nằm ở trung tâm của doanh nghiệp, giúp cho quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách thuận lợi nhất. Vai trò của hệ thống thông tin được thể hiện qua hai mặt là bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Chúng em rất chân thành cảm ơn thầy đã hỗ trợ và hướng dẫn chúng em trong suốt thời gian qua. Chúng em xin chúc thầy có thật nhiều sức khỏe và luôn nhiệt huyết với công việc!
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Silde bài giảng môn Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 2. Phần mềm hỗ trợ bán hàng : https://www.kiotviet.vn/
3. So sánh CRM và ERP, sự khác biệt giữa 2 giải pháp: https://onlinecrm.vn/so- sanh-crm-va-erp-khac-nhau
4. Investopedia.com, (2021). What are the Primary Activities of Michael Porter’s value chain https://www.investopedia.com/ask/answers/050115/what-are-primary- activities-michael-porters-value-chain.asp
5. Bizagi modeler tutorial: How to model your first business process using BPMN: https://www.youtube.com/watch?v=GpXYgNVcdMU