sản phải được thực hiện trên cơ sở những dự toán có cơ sở và thực tiễn. Trên thực tế việc lập dự toán chi sửa chữa tài sản vừa phải đảm bảo tính chính xác nhất định vừa phải có tính thực tế thích ứng với sự biến động của tình hình kinh tế tài chính hiện tại. Điều đó có thể thực hiện được bằng cách nắm chắc những diễn biến của các nhân tố ảnh hưởng đến dự toán chi sửa chữa tài sản từ đó kịp thời điều chỉnh dự toán theo những quy định chặt chẽ của Luật NSNN.
1.2.3. Bộ máy quản lý chi sửa chữa tài sản của Cục Hảiquan quan
Tại Cục Hải quan, các bộ phận tham gia quản lý chi sửa chữa tài sản bao gồm: - Cục trưởng, 01 Phó cục trưởng (phụ trách quản lý trực tiếp Phòng Tài vụ- Quản trị). Chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công tác lập dự toán, thực hiện dự toán, quản lý chi, và quyết toán chi sửa chữa tài sản của đơn vị.
- Phòng Tài vụ- Quản trị: trực tiếp tham mưu cho lãnh đạo Cục thực hiện công tác quản lý chi sửa chữa tài sản của đơn vị.
Ngoài ra, công tác quản lý chi sửa chữa tài sản còn có sự phối hợp của các đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản bị sự cố, hỏng hóc.
1.2.4. Nội dung quản lý chi sửa chữa tài sản của cụchải quan hải quan
1.2.4.1. Lập dự toán chi sửa chữa tài sản
Dự toán chi sửa chữa tài sản là bản kế hoạch về chi tiêu cho các trường hợp sửa chữa tài sản của Cục Hải quan. Lập dự toán chi sửa chữa tài sản là quá trình cán bộ phụ trách của Cục Hải quan phân tích đánh giá nhu cầu sửa chữa tài sản của đơn vị trong năm kế hoạch cũng như khả năng bố trí các nguồn lực tài chính ngân sách cho việc sửa chữa tài sản, để từ đó xác lập các chỉ tiêu chi sửa chữa tài sản dự kiến trong kỳ kế hoạch, xác lập các biện pháp chủ yếu để thực hiện các chỉ tiêu đó.
a) Những căn cứ lập dự toán chi sửa chữa tài sản của Cục Hải quan
- Dự báo tình hình hoạt động của Cục Hải quan trong năm kế hoạch.
- Tình trạng hệ thống nhà, công trình, trang thiết bị phục vụ hoạt động của Cục Hải quan.
- Đề nghị của các đơn vị thuộc Cục Hải quan về việc sửa chữa tài sản phục vụ hoạt động của các đơn vị.
- Khả năng ngân sách cho sửa chữa tài sản của Cục Hải quan.
b) Trình tự lập dự toán chi sửa chữa tài sản của Cục Hải quan
Hàng năm, theo hướng dẫn của Tổng cục Hải quan, các Cục Hải quan địa phương tiến hành xây dựng dự toán chi sửa chữa tài sản. Quy trình xây dựng được tiến hành từ dưới lên. Cụ thể, vào thời điểm cuối năm, các đơn vị, bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản nếu phát hiện tài sản gặp sự cố, hư hỏng thì đánh giá nguyên nhân sự cố, hư hỏng tài sản và làm rõ trách nhiệm của cá nhân có liên quan (trong trường hợp tài sản hư hỏng là do nguyên nhân từ cá nhân), báo cáo lên Phòng Tài vụ- Quản trị để phòng này xác định nhu cầu sửa chữa tài sản của toàn Cục cho năm kế hoạch.
- Đối với tài sản là nhà, công trình thì Phòng Tài vụ- Quản trị thuê đơn vị tư vấn hoặc các tổ chức, doanh nghiệp có đủ năng lực để tiến hành đánh giá hư hỏng và lập phương án sửa chữa. Từ phương án sửa chữa, Phòng Tài vụ- Quản trị lập dự toán chi sửa chữa đối với nhà, công trình hư hỏng đó.
- Đối với tài sản là trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động của đơn vị. Việc sửa chữa các tài sản này được quy định tại Quy chế quản lý, sử dụng trang thiết bị chuyên dùng trong ngành Hải quan do Tổng cục Hải quan ban hành trong từng thời kỳ. Theo đó, các đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản bị sự cố, hỏng hóc có trách nhiệm phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa để khảo sát, đánh giá lỗi kỹ thuật và lập phương án sửa chữa, trong đó:
+ Biên bản kiểm tra kỹ thuật phải nêu rõ nguyên nhân hư hỏng và có xác nhận của đơn vị sử dụng và nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa.
+ Phương án sửa chữa phải có báo giá đính kèm để làm cơ sở duyệt sửa chữa và xây dựng dự toán.
+ Kinh phí thực hiện khảo sát, đánh giá lỗi kỹ thuật và lập phương án sửa chữa, đơn vị trực tiếp quản lý chịu trách nhiệm thương thảo và chi trả cho nhà cung cấp dịch vụ bằng nguồn kinh phí chi hoạt động đã được Tổng cục cấp.
Sau phi phương án chi phí sửa chữa tài sản được các đơn vị gửi tới, Phòng Tài vụ- Quản trị tổng hợp và xây dựng dự toán chi sửa chữa tài sản đó.
Bản dự toán chi sửa chữa tài sản của toàn đơn vị trong năm kế hoạch được gửi lên lãnh đạo Cục Hải quan xem xét phê duyệt, sau đó trình lên Cục Tài vụ- Quản trị thuộc Tổng cục Hải quan phê duyệt theo thẩm quyền.
Bản dự toán chi sửa chữa tài sản của toàn đơn vị sau khi được Tổng cục Hải quan phê duyệt sẽ được giao cho Phòng Tài vụ- Quản trị tổ chức thực hiện.
1.2.4.2. Tổ chức thực hiện dự toán chi sửa chữa tài sản
Tổ chức thực hiện dự toán chi sửa chữa tài sản là quá trình Phòng Tài vụ- Quản trị sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế, tài chính và hành chính nhằm thực hiện các chỉ tiêu chi sửa chữa tài sản trong dự toán chi đã được Tổng cục Hải quan phê duyệt. Việc tổ chức thực hiện dự toán chi sửa chữa tài sản tại Cục Hải quan phải thực hiện theo những nguyên tắc sau đây:
- Các khoản chi sửa chữa phải có trong dự toán đã được Tổng cục Hải quan phê duyệt phê duyệt.
- Việc cấp phát ngân sách phải được thực hiện thông qua KBNN dùng hình thức lệnh chi tiền. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt phải kèm theo giấy đề nghị rút tiền mặt, KBNN kiểm tra, nếu đủ điều kiện thì thực hiện thanh toán.
- Trong trường hợp thật cần thiết như ứng tiền trước cho đơn vị sửa chữa theo hợp đồng thì Cục Hải quan được tạm ứng để chi khi có đủ chứng từ hợp lệ, Phòng Tài vụ- Quản trị phải lập bảng kê chứng từ chi và giấy đề nghị thanh toán tạm ứng gửi Kho bạc nơi giao dịch làm thủ tục chuyển tạm ứng sang thực chi ngân sách.
a) Đấu thầu sửa chữa tài sản
Việc đấu thầu sửa chữa tài sản tại Cục Hải quan được thực hiện theo quy định của Luật Đấu thầu hiện hành, và các văn bản dưới luật cho Bộ Tài chính ban hành hướng dẫn một số quy định của pháp luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu trong nội bộ ngành Tài chính; cùng với đó là quy định về thẩm quyền và tổ chức thực hiện đối với lĩnh vực quản lý tài chính, tài sản công, đầu tư xây dựng, ứng dụng công nghệ thông tin, kiểm tra nội bộ và lựa chọn nhà thầu trong các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan do Tổng cục Hải quan ban hành trong từng thời kỳ.
Theo đó, chịu trách nhiệm hoạt động đấu thầu là Cục trưởng Cục Hải quan, Cục trưởng giao cho Phòng Tài vụ- Quản trị thực hiện. Hình thức đấu thầu thường
là đấu thầu rộng rãi. Quy trình đấu thầu (Quy trình lựa chọn nhà thầu) được thực hiện theo Luật Đấu thầu, thông thường bao gồm các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu; Bước 2: Tổ chức lựa chọn nhà thầu;
Bước 3: Đánh giá hồ sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng;
Bước 4: Thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; Bước 5: Hoàn thiện, ký kết hợp đồng.
Việc lựa chọn được nhà thầu có năng lực tốt sẽ giúp cho quá trình sửa chữa tài sản được diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm, hiệu quả hơn. Do đó, đây là một nội dung quan trọng cần có sự kiểm soát tốt từ phía Lãnh đạo Cục Hải quan.
b) Cấp phát, thanh toán chi sửa chữa tài sản
Việc cấp phát, thanh toán chi phí sửa chữa tài sản được thực hiện thông qua KBNN. Trong quá trình cấp phát, thanh toán chi sửa chữa tài sản, KBNN có trách nhiệm kiểm soát các khoản chi có trong dự toán chi.
Trong quá trình đó, Phòng Tài vụ- Quản trị thuộc Cục Hải quan cần phối hợp trao đổi thông tin với KBNN nhằm đảm bảo nguyên tắc chi có trong dự toán nêu trên.
Các đơn vị trực tiếp quản lý tài sản sửa chữa chịu trách nhiệm phối hợp với Phòng Tài vụ- Quản trị và các nhà thầu sửa chữa tài sản nhằm đảm bảo việc cấp phát, thanh toán được thực hiện đầy đủ, kịp thời, đúng luật định.
Theo quy định tại của Bộ Tài chính, việc cấp phát, thanh toán chi sửa chữa tài sản tại Cục Hải quan bao gồm các nội dung:
- Thanh toán tạm ứng sửa chữa tài sản:
Tạm ứng là việc chi trả các khoản chi sửa chữa tài sản cho nhà thầu sửa chữa tài sản trong trường hợp khoản chi của nhà thầu sửa chữa chưa có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định do công việc chưa hoàn thành.
Mức tạm ứng được xác định theo quy định tại hợp đồng đã ký kết giữa Cục Hải quan với nhà thầu sửa chữa tài sản, nhưng tối đa không vượt quá 30% dự toán bố trí cho việc sửa chữa tài sản (trừ trường hợp thanh toán hàng hóa nhập khẩu,
thiết bị chuyên dùng phải nhập khẩu mà trong hợp đồng nhà cung cấp yêu cầu phải tạm ứng lớn hơn và các trường hợp đặc thù khác có hướng dẫn riêng của cơ quan có thẩm quyền, việc thanh toán được thực hiện trong phạm vi dự toán được giao và theo hợp đồng ký kết giữa nhà thầu sửa chữa và nhà cung cấp).
Thanh toán tạm ứng là việc chuyển từ tạm ứng sang thanh toán khi khoản chi đã hoàn thành và có đủ hồ sơ chứng từ để thanh toán.
Khi thanh toán tạm ứng, nhà thầu sửa chữa có trách nhiệm gửi đến KBNN giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, kèm theo các hồ sơ, chứng từ tương ứng có liên quan theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính.
Trường hợp đủ điều kiện quy định, thì KBNN thực hiện thanh toán tạm ứng cho nhà thầu sửa chữa, cụ thể:
+ Nếu số đề nghị thanh toán lớn hơn số đã tạm ứng: căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán của nhà thầu sửa chữa, KBNN làm thủ tục chuyển từ tạm ứng sang thanh toán (số đã tạm ứng); đồng thời, nhà thầu sửa chữa lập thêm giấy rút dự toán ngân sách gửi KBNN để thanh toán bổ sung cho đơn vị (số chênh lệch giữa số KBNN chấp nhận thanh toán và số đã tạm ứng).
+ Nếu số đề nghị thanh toán nhỏ hơn hoặc bằng số đã tạm ứng: căn cứ giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của nhà thầu sửa chữa KBNN làm thủ tục chuyển từ tạm ứng sang thanh toán (bằng số KBNN chấp nhận thanh toán tạm ứng), số chênh lệch sẽ được theo dõi để thu hồi hoặc thanh toán vào tháng sau, kỳ sau.
- Thanh toán khối lượng hoàn thành sửa chữa tài sản:
Phòng Tài vụ- Quản trị, đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản sửa chữa và nhà thầu sửa chữa căn cứ vào mức độ khối lượng công việc hoàn thành, tiến độ thực hiện hợp đồng và khả năng nguồn vốn được ghi trong kế hoạch, tiến hành nghiệm thu.
KBNN căn cứ vào các loại hồ sơ được gửi tới và dự toán chi sửa chữa tài sản của Cục Hải quan, tiến hành kiểm tra, kiểm soát và cấp phát vốn thanh toán cho khối lượng hoàn thành. Việc thanh toán hợp đồng phải phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện ghi trong hợp đồng.
1.2.4.3. Quyết toán chi sửa chữa tài sản
chi sửa chữa tài sản năm kế hoạch của Cục Hải quan, nhằm đánh giá toàn bộ kết quả hoạt động quản lý chi sửa chữa tài sản của năm, từ đó rút ra những ưu, nhược điểm và bài học kinh nghiệm cho những năm tiếp theo.
Chịu trách nhiệm quyết toán chi sửa chữa tài sản của Cục Hải quan là Phòng Tài vụ- Quản trị.
Việc lập báo cáo quyết toán chi sửa chữa tài sản phải chính xác trung thực. Nội dung báo cáo quyết toán phải theo đúng các nội dung ghi trong dự toán chi sửa chữa tài sản được duyệt.
Trình tự thực hiện quyết toán chi sửa chữa tài sản của Cục Hải quan được thực hiện cơ bản như sau:
- Sau khi thực hiện sửa chữa tài sản xong, nhà thầu tự lập báo cáo quyết toán gửi đơn vị trực tiếp quản lý tài sản để nộp lên Phòng Tài vụ- Quản trị chờ tổng hợp, phê duyệt.
- Phòng Tài vụ- Quản trị tiến hành kiểm tra, đánh giá tính đúng đắn của báo cáo quyết toán do nhà thầu. Tiến hành lập báo cáo gửi Cục trưởng Cục Hải quan xem xét phê duyệt. Sau đó tổng hợp chung báo cáo quyết toán chi ngân sách toàn Cục năm kế hoạch trình Cục Tài vụ- Quản trị thuộc Tổng cục Hải quan xem xét phê duyệt theo thẩm quyền.
Cục Tài vụ- Quản trị thuộc Tổng cục Hải quan có trách nhiệm kiểm tra báo cáo quyết toán chi ngân sách của Cục hải quan (trong đó có quyết toán chi sửa chữa tài sản). Trong trường hợp có sai sót thì Cục Tài vụ- Quản trị yêu cầu Phòng Tài vụ- Quản trị thuộc Cục Hải quan điều chỉnh.
1.2.4.4. Kiểm soát chi sửa chữa tài sản
- Kiểm soát chi sửa chữa tài sản tại Cục Hải quan là việc cơ quan hải quan sử dụng các công cụ, phương pháp thích hợp để kiểm tra, đánh giá hoạt động chi sửa chữa tài sản nhằm đảm bảo các nội dung chi được thực hiện một cách nghiêm túc, đúng pháp luật, đúng dự toán đã được cấp có thầm quyền phê duyệt và đạt hiệu quả sử dụng nguồn lực; đồng thời phát hiện và ngăn chặn các khoản chi trái với quy định hiện hành. - Mục đích của công tác kiểm soát chi sửa chữa tài sản tại Cục Hải quan bao
gồm: (1) Đánh giá tình hình triển khai chấp hành dự toán chi chi sửa chữa tài sản tại đơn vị theo quy định của pháp luật, tình hình chấp hành công tác thực hành tiết kiệm, chống lãng phí của đơn vị; (2) Đánh giá chất lượng hoạt động, tình hình chấp hành cơ chế chính sách và quản lý các khoản chi chi sửa chữa tài sản tại đơn vị; (3) Phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, áp dụng các biện pháp xử lý các sai phạm trong chi sửa chữa tài sản. Đồng thời tổ chức rút kinh nghiệm, đánh giá những tồn tại, tìm ra nguyên nhân và đưa ra phương hướng, biện pháp khắc phục nhằm tăng cường công tác quản lý chi sửa chữa tài sản.
- Trách nhiệm kiểm soát chi sửa chữa tài sản tại Cục Hải quan thuộc về: (1) Cục Tài vụ- Quản trị thuộc Tổng cục Hải quan và (2) Phòng Tài vụ- Quản trị thuộc Cục Hải quan.
- Nội dung kiểm soát chi sửa chữa tài sản tại Cục Hải quan bao gồm:
+ Cục Tài vụ- Quản trị thuộc Tổng cục Hải quan thực hiện thanh tra chi sửa chữa tài sản tại Cục Hải quan trong trường hợp cần thiết.
+ Phòng Tài vụ- Quản trị thuộc Cục Hải quan thực hiện kiểm tra, đánh giá việc thực hiện dự toán chi sửa chữa tài sản của đơn vị.
- Hình thức kiểm soát chi sửa chữa tài sản tại Cục Hải quan bao gồm:
+ Kiểm soát định kỳ: là việc thanh tra, kiểm tra, đánh giá của các cơ quan, đơn vị chức năng theo kế hoạch hàng năm.
+ Kiểm soát đột xuất: là việc thanh tra, kiểm tra, đánh giá của các cơ quan,